Was ist Lohn- und Gehaltsabrechnung? So verarbeiten Sie die Gehaltsabrechnung in 7 Schritten

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist für Unternehmen die methodische Möglichkeit, die Zahlungen ihrer Mitarbeiter zu verwalten. Dazu gehört die Berechnung von Gehältern, die Nachverfolgung von Abzügen wie Steuern und Sozialleistungen sowie die Sicherstellung, dass jeder genau und pünktlich bezahlt wird.

Darüber hinaus hilft dieser systematische Prozess Unternehmen dabei, die Mitarbeitervergütung im Einklang mit Vorschriften und Unternehmensrichtlinien zu verwalten. Im Laufe der Zeit hat die Weiterentwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung die Arbeitsweise von Unternehmen revolutioniert, indem fortschrittliche Technologien eingeführt wurden, die die Genauigkeit erheblich verbessert, Fehler reduziert und die Effizienz im Finanzmanagement gesteigert haben.

Mit all diesen Vorteilen können Unternehmen jetzt komplexe Regulierungsrichtlinien verwalten und gleichzeitig ein förderliches Arbeitsumfeld fördern.

Was ist Lohn- und Gehaltsabrechnung?

​​Unter Lohnabrechnung versteht man die vollständige Verwaltung der Mitarbeiterzahlungen innerhalb eines Unternehmens. Dabei geht es um die sorgfältige Berechnung, Nachverfolgung und Auszahlung von Gehältern bei gleichzeitiger Sicherstellung präziser Abzüge für Steuern, Sozialleistungen und andere Ausgaben.

Unternehmen können unterschiedliche Ansätze für die Verwaltung ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung verfolgen – manuell durch bestimmte Personal- oder Personalabteilungen oder mithilfe automatisierter Lohn- und Gehaltsabrechnungsverarbeitungssysteme, die den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess transformieren und optimieren können.

Das Ziel der Lohn- und Gehaltsabrechnung besteht darin, die Mitarbeiter korrekt zu bezahlen und dabei Regeln und Vorschriften einzuhalten. Dies bedeutet, dass Sie die erforderlichen Schritte verstehen, unabhängig davon, ob sie intern oder über spezielle Systeme abgewickelt werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter korrekt und im Einklang mit dem Gesetz bezahlt werden.

So verarbeiten Sie die Gehaltsabrechnung in 7 einfachen Schritten

Bei einem Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem geht es um mehr als nur die Vergütung Ihrer Mitarbeiter. Es handelt sich um einen integralen Bestandteil des Geschäftsbetriebs, der mit Landes- und Bundesgesetzen verflochten ist und sich auf Ihr Unternehmen auswirkt. Das Verständnis der Vorschriften ist für Inhaber kleiner und mittlerer Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

Hier sind 7 grundlegende Schritte bei der Verarbeitung der Gehaltsabrechnung und einige gesetzliche Details, die für die Einhaltung wichtig sind. Lesen Sie also weiter, um mehr über die wichtigsten Schritte des Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesses und die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erfahren.

Schritt 1: Sammeln Sie Steuerinformationen für Mitarbeiter

Die Hauptphase der Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst die Erfassung wichtiger Steuerdaten Ihrer Mitarbeiter. Traditionell sammelten Arbeitgeber Steuerdaten, indem sie ihre Mitarbeiter verschiedene Steuerformulare ausfüllen ließen, um die Berechtigung zu prüfen und die staatlich vorgeschriebene Quellensteuer zu erfüllen.

Moderne Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme vereinfachen diese Aufgabe jedoch, indem sie eine benutzerfreundliche digitale Plattform bereitstellen. Diese Plattform ermöglicht es Mitarbeitern, Steuerdokumente sicher online auszufüllen und einzureichen, wodurch der Papieraufwand reduziert und die Einhaltung der Steuervorschriften des Indian Revenue Service und der staatlichen Finanzbehörden sichergestellt wird.

Schritt 2: Erstellen Sie einen Datensatzverwaltungsprozess

Die Führung von Aufzeichnungen umfasst die Verwaltung verschiedener Dokumente im Zusammenhang mit Mitarbeitern, wie z. B. Arbeitsverträge und Dokumente, in denen die zusätzlichen Vorteile erläutert werden, die sie durch die Arbeit erhalten. Die Aufrechterhaltung eines organisierten Mitarbeiterdatenverwaltungsprozesses stellt die Genauigkeit der Lohnabzüge und anderer beschäftigungsbezogener Unterlagen sicher, die für den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess in der Personalabteilung unerlässlich sind.

Zu den Methoden gehören papierbasierte Ablagesysteme, Vor-Ort-Server oder cloudbasierte Dokumentenspeicherung, jede mit ihren Vorteilen in Bezug auf Zugänglichkeit und Compliance.

Bei Papierakten müssen physische Kopien sicher aufbewahrt werden. Wenn Unternehmen jedoch wachsen, kann die Pflege dieser Dateien mühsam werden. Vor-Ort-Server bieten eine digitale Alternative und sparen physischen Platz, erfordern jedoch angemessene Hardware und sichere Einrichtungen.

Die von vielen bevorzugte cloudbasierte Dokumentenspeicherung ermöglicht den Zugriff von überall und reduziert Compliance-Risiken, Verwaltungsaufwand und den Bedarf an umfangreicher Speicherausrüstung. Diese cloudbasierten Plattformen bieten beispiellose Effizienz und Einhaltung von Compliance-Standards, was sie zu einer attraktiven Wahl für moderne Unternehmen macht.

Schritt 3: Bestimmen Sie die Gehaltspläne

Genaue Mitarbeiterinformationen ebnen den Weg für die Entscheidung über die Häufigkeit der Zahlungen im Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess. Typische Zahlungsperioden wie zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich sind für Unternehmen Standard.

Die Weitergabe dieses Zeitplans an die Mitarbeiter ist für die Transparenz von entscheidender Bedeutung und ermöglicht es ihnen, Zahlungsfristen vorherzusehen. Jede Zahlungshäufigkeit hat ihre eigenen administrativen Nuancen, die sich auf den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Gehaltsschecks auswirken.

Schritt 4: Verfolgen Sie Zeit und Anwesenheit

Die genaue Verfolgung der Arbeitszeiten, Pausen und Anwesenheit der Mitarbeiter ist für ein präzises Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem in der Personalabteilung von entscheidender Bedeutung. Dabei werden Arbeitsbeginn und -ende sowie die Pausenzeiten der Mitarbeiter erfasst.

Der Einsatz verschiedener Methoden wie Zeitkarten, Stundenzettel oder mobile Apps hilft dabei, auf unterschiedliche Präferenzen einzugehen und sicherzustellen, dass die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter korrekt erfasst werden.

Der Übergang vom manuellen Tracking zum automatisierten Tracking mit HRMS-Software wie SkizzleHR bietet Unternehmen vielseitige Methoden wie biometrische, mobile Apps, Gesichtserkennung und Geotagging. Dies gewährleistet eine genaue Anwesenheitsverfolgung und ermöglicht eine präzise Lohnberechnung auf Basis der erfassten Arbeitsstunden.

Schritt 5: Abzüge berechnen

Zur Berechnung von Abzügen gehört das Verständnis von Kategorien wie Vor-, Steuer- und Nachsteuerabzüge im Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess. Diese Abzüge wirken sich auf das Nettogehalt eines Mitarbeiters aus und erfordern eine Berechnung unter Einbeziehung des Bruttogehalts und der obligatorischen Abzüge.

Abzüge vor Steuern sind Beträge, die vom Gehaltsscheck vor Steuern abgezogen werden, z. B. Krankenversicherungs- oder Rentenbeiträge. Steuerabzüge decken die dem Staat geschuldeten Beträge ab, die von den Arbeitgebern ermittelt und an die Behörden weitergeleitet werden.

Abzüge nach Steuern erfolgen nach Steuern und können Zahlungen für Zusatzversicherungen, bestimmte Rentenbeiträge oder gesetzliche Zahlungsanweisungen wie Lohnpfändungen umfassen, die den endgültigen Nettolohn für Mitarbeiter bestimmen.

Nachdem Sie herausgefunden haben, wie viel ein Mitarbeiter vor Abzügen verdient (Bruttolohn genannt), ziehen Sie das Geld für die Abzüge vor Steuern, Pflichtsteuern und Nachsteuern von diesem Bruttoeinkommen ab. Der Betrag, der nach Abzug dieser Abzüge übrig bleibt, ist das, was der Arbeitnehmer tatsächlich erhält (dies wird als Nettolohn bezeichnet).

Stellen Sie sich vor, Sie verdienen 1.000 US-Dollar ohne Abzüge. Wenn 200 $ für Steuern, 50 $ für Versicherungen und 30 $ für den Ruhestand abgezogen werden, würden Sie 200 $ + 50 $ + 30 $ von Ihren 1.000 $ abziehen. Damit bleibt Ihnen der Betrag übrig, den Sie tatsächlich auf Ihrem Gehaltsscheck erhalten, der als Nettolohn bezeichnet wird.

Schritt 6: Mitarbeiter bezahlen

Nach der Berechnung des Nettolohns ist es an der Zeit, mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu beginnen. Im Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess ist es von entscheidender Bedeutung, die Genauigkeit und Pünktlichkeit der Mitarbeitervergütung sicherzustellen, sei es durch direkte Einzahlung, Gehaltskarten oder gedruckte Schecks.

Es ist wichtig, Feiertage zu berücksichtigen, die sich auf die Bearbeitungspläne auswirken könnten, insbesondere bei der manuellen Bearbeitung oder bei der Nutzung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleistern. SkizzleHR , bekannt für seine benutzerfreundliche Oberfläche und automatisierten Zahlungsfunktionen, optimiert effektiv die Auszahlung von Gehaltsabrechnungen.

Durch die Bereitstellung mehrerer Zahlungsmethoden vereinfacht die Software die Lohn- und Gehaltsabrechnung und garantiert genaue und pünktliche Zahlungen an die Mitarbeiter, auch an Feiertagen oder bei unterschiedlichen Verarbeitungsmethoden. Dies gewährleistet eine reibungslose Gehaltsabrechnung bei gleichzeitiger Wahrung von Genauigkeit und Effizienz.

Schritt 7: Reichen Sie Lohnsteuerzahlungen und -erklärungen ein

Nach Abschluss der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind Arbeitgeber dafür verantwortlich, ihren Steuerpflichten nachzukommen, einschließlich der Übermittlung einbehaltener Lohnsteuern an die zuständigen Regierungsbehörden. Die Einhaltung der örtlichen Steuerbehörden und Lohnsteuerbehörden ist erforderlich, da die spezifischen Anforderungen je nach Unternehmensstandort variieren können.

SkizzleHR vereinfacht diese Verfahren durch Steuerkonformität und automatisiert die Prozesse zur Zahlung und Einreichung von Lohnsteuern. Das integrierte System aktualisiert ständig die neuesten Steuervorschriften und erleichtert Unternehmen die präzise und effiziente Erfüllung ihrer Steuerpflichten.

Abschluss

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein kritischer Aspekt jedes Unternehmens und erfordert eine sorgfältige Liebe zum Detail und die Einhaltung sich ständig weiterentwickelnder regulatorischer Normen. Um solche Brainstorming-Berechnungen und Papierkram effektiv durchzuführen, vereinfachen moderne Lösungen wie SkizzleHR komplexe Lohn- und Gehaltsabrechnungsaufgaben und stellen gleichzeitig die Einhaltung von Steuergesetzen und -vorschriften sicher.

Seine intuitiven Funktionen optimieren Steuererklärungen, automatisieren Abzüge und ermöglichen reibungslose Zahlungsprozesse. Darüber hinaus gewährleistet die benutzerfreundliche Oberfläche eine genaue und zeitnahe Auszahlung und trägt so zu einer problemlosen Gehaltsabrechnung bei.

Durch den Einsatz von Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung können Unternehmen ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsanforderungen sicher verwalten, Fehler minimieren und Abläufe rationalisieren, was die Effizienz und Compliance in ihren Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen erhöht.