Der vollständige Leitfaden für effektives Ressourcenmanagement für Innovationen und Wachstum

Mit dem dramatischen technologischen Wachstum und den häufigen Änderungen im Verbraucherverhalten stehen Unternehmen heute unter erhöhtem Druck, ständig innovativ zu sein. Um einen Wettbewerbsvorteil auf einem sich ständig weiterentwickelnden Markt zu erlangen, strategische Ziele zu erreichen und gleichzeitig relevant zu bleiben, die Kundenerwartungen zu erfüllen und den Umsatz zu steigern, sind die Ressourcen des Unternehmens entscheidend.

In den meisten Fällen gehen Unternehmen jedoch aufgrund der ineffizienten Nutzung der verfügbaren Ressourcen Kompromisse bei ihren Gewinnen ein. Um neue Erfolgshöhen zu erreichen und größere Verluste zu vermeiden, muss jede Organisation ein effektives Ressourcenmanagement praktizieren.

Dieser Beitrag beschreibt praktische Methoden zur Verwaltung von Unternehmensressourcen und stellt Techniken bereit, die den Prozess erleichtern können.

Was ist Ressourcenmanagement?

Ressourcenmanagement bezieht sich auf die richtige Nutzung von Organisationsressourcen. Es umfasst die Planung, Terminierung und Zuweisung sowohl materieller als auch immaterieller Ressourcen für eine bessere Leistung. Ihr oberstes Ziel ist es, die Ressourceneffizienz zu maximieren und damit die Erfolgschancen Ihrer organisatorischen Ziele, Projekte oder Aufgaben zu verbessern.

Während des Prozesses bestimmt der Geschäftsinhaber oder Manager, wie er die verfügbaren Ressourcen am besten nutzt, identifiziert die zusätzlich benötigten Ressourcen und identifiziert die Ressourcen, die verschwendet werden.

Bedeutung des Ressourcenmanagements

Ein gutes Ressourcenmanagement ermöglicht es einer Organisation, ihre Arbeit so effizient wie möglich zu erledigen und gegenüber ihren Konkurrenten wettbewerbsfähig zu bleiben. Aus diesem Grund ist Ressourcenmanagement für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

• Minimieren Sie die Kosten und steigern Sie die Effizienz bei der Durchführung von Projekten, indem Sie dem richtigen Projekt zur richtigen Zeit die richtige Ressource zuweisen
• Sehen Sie den Bedarf an Ressourcen voraus und identifizieren Sie potenzielle Herausforderungen wie Terminkonflikte oder Ressourcenknappheit im Voraus und verhindern Sie so das Scheitern von Projekten
• Ermöglichen Sie die optimale Nutzung von Ressourcen, indem Sie die richtige Balance finden zwischen der Maximierung der Produktivität Ihres Teams und der gleichzeitigen Sicherstellung, dass es sich nicht überarbeitet fühlt
• Verbessern Sie Transparenz und Kommunikation und vermeiden Sie Konflikte am Arbeitsplatz. Mit einem Überblick über die Ressourcenverfügbarkeit und die geplante Arbeitsbelastung können Sie eine Überallokation vermeiden.
• Ermöglichen Sie eine bessere strategische Planung und Entscheidungsfindung, indem Sie Einblick in die Unternehmensressourcen, ihre Verfügbarkeit und ihren Zeitplan geben.

Arten von Organisationsressourcen

Eine Organisation ist für die Durchführung von Projekten auf mehrere Ressourcen angewiesen, und diese fallen in zwei Kategorien; materielle und immaterielle Ressourcen. Zu diesen Ressourcen gehören in der Regel:

Ressourcenverwaltungsprozess

Der von Mavenlink eingeführte Ressourcenmanagement-Lebenszyklus listet 5 Phasen auf, „die den Lebenszyklus der Projektabwicklung vom Beginn bis zur Analyse widerspiegeln: Schätzen, Planen, Ausführen, Analysieren und Optimieren“.

Die Schätzphase

Ein effektives Ressourcenmanagement beginnt mit der Schätzung Ihres Bedarfs (Art und Menge) an internen und externen Ressourcen, um ein Projekt abzuschließen. Nachdem die Projektaufgaben definiert wurden, sollten die Ressourcen identifiziert werden, die zu ihrer erfolgreichen Durchführung benötigt werden.

Es gibt sechs Eingaben, die bei der Schätzung der Aktivitätsressourcen verwendet werden müssen. Diese sind

• Aktivitätsliste
• Aktivitätsattribute
• Organisatorische Prozess-Assets
• Die betrieblichen Umweltfaktoren
• Projektmanagementplan
• Verfügbarkeit von Rohstoffen

Es stehen mehrere Techniken zur Verfügung, um die Aktivitätsressourcen abzuschätzen,

• Das Urteil von Experten ; Fragen Sie Experten, die ähnliche Aufgaben bereits ausgeführt haben, und holen Sie ihre Meinung zur Art der erforderlichen Ressourcen ein
• Alternative Analyse ; Dies beinhaltet die Berücksichtigung verschiedener Optionen, die für die Zuweisung von Ressourcen zur Verfügung stehen. Sie können die Anzahl oder Art der verwendeten Ressourcen ändern und verschiedene Möglichkeiten zum Ausführen einer Aufgabe erkunden und sich zwischen verschiedenen Alternativen entscheiden.
• Veröffentlichte Schätzdaten ; Verstehen Sie, wie viele Ressourcen Sie benötigen, indem Sie sich auf Studien, Artikel und Forschungsergebnisse beziehen, die relevante Daten von anderen Personen und Organisationen enthalten.
• Projektmanagement-Software ; Diese bieten Projektmanagern häufig Funktionen, mit denen sie die für ein Projekt erforderlichen Ressourcen leicht abschätzen und Einschränkungen identifizieren können.
• Die Bottom-up-Schätzung ; Zerlegen Sie die komplexen Aufgaben in kleinere Aufgaben und schätzen Sie die benötigten Ressourcen für jeden einzelnen Schritt ein. Die Kosten der einzelnen Aufgaben können dann zu einer Gesamtschätzung addiert werden.

Die Planphase

In dieser Phase des Ressourcenmanagementprozesses besteht Ihr Ziel darin, herauszufinden, wie die identifizierten Ressourcen so effizient wie möglich genutzt werden können. Das bedeutet, dass Sie Ihre Ressourcen für High-Level-Projekte basierend auf Fähigkeiten, Rollen und Verfügbarkeit buchen.

Während dieser Phase müssen Sie einen klaren Überblick über Ihren Ressourcenpool haben, der die Ressourcen, ihre Fähigkeiten, Rollen und Erfahrungen, Verfügbarkeit, Kostensätze und Rechnungssätze umfasst. Auf diesen Ressourcenpool können Sie zurückgreifen, wenn Sie verfügbare und geeignete Ressourcen Projektaufgaben zuweisen.

Mit der Ressourcenplanung können Sie eine Unterauslastung und Überallokation von Ressourcen verhindern und Aufgaben- und Ressourcenabhängigkeiten minimieren.

Die Ausführungsphase

Mittlerweile sind Ressourcen eingeplant und der Projektplan umgesetzt. Während dieser Phase

• Verfolgen Sie die Leistung der Ressourcen im Verlauf des Projekts. Weisen Sie falsch zugewiesene Ressourcen neu zu, um die Leistung zu verbessern
• Informieren Sie sich regelmäßig bei den Ressourcen, um sicherzustellen, dass sie gute Leistungen erbringen und über die erforderlichen Tools zur Erfüllung ihrer Aufgaben verfügen
• Erstellen Sie eine Liste von Ressourcensicherungen für den Fall von Konflikten, die während des Projekts auftreten können

Die Analysephase

Diese Phase widmet sich der Analyse der Genauigkeit der Ressourcenallokation, ihrer Leistung und ihres Beitrags zum Projekterfolg. Um diese Phase effektiv auszuführen, müssen Sie während des gesamten Lebenszyklus des Ressourcenmanagements Einblicke und Daten sammeln. Dazu gehören Informationen wie geleistete Arbeitsstunden, Fälligkeits- und Fertigstellungstermine für Aufgaben, Erhöhungen des Qualifikationsniveaus usw.

Eine Retrospektive zu halten, um über die Erfolge und Misserfolge des Ressourcenmanagements während des Projekts nachzudenken, kann dazu beitragen, mehr Erkenntnisse zu gewinnen, die für zukünftige Schulungs- oder Einstellungszwecke und Ressourcenplanungszwecke genutzt werden können.

Die Optimierungsphase

Basierend auf der durchgeführten Analyse können Sie Maßnahmen ergreifen, um Ihren Ressourcenmanagementprozess weiter zu optimieren. Identifizieren Sie, wo Sie Änderungen implementieren müssen, um Probleme zu vermeiden, und wo im Prozess Sie Verbesserungen vornehmen müssen.

Tipps zum Ressourcenmanagement

Die unten aufgeführten Tipps sollen Ihnen helfen, das Ressourcenmanagement in Ihrer Organisation besser zu implementieren.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die verfügbaren Ressourcen

Ein klarer Überblick über die Ressourcen, mit denen Sie derzeit arbeiten, erleichtert die Planung Ihrer Projekte rund um Ihre Ziele. Darüber hinaus hilft Ihnen die Kenntnis aller Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen,

• Identifizieren Sie schnell die richtigen Ressourcen, die Sie der richtigen Projektaufgabe zuweisen können
• Erkennen Sie potenzielle Engpässe frühzeitig und erhalten Sie ein besseres Verständnis für anstehende Verpflichtungen
• Erstellen Sie genauere langfristige Pläne und prognostizieren Sie Ressourcen zuverlässiger

Erstellen Sie einen zentralisierten Ressourcenpool

Ein Ressourcenpool bietet einen klaren Überblick über verfügbare Ressourcen, die Projektaufgaben zugewiesen werden können. Es hilft dem Projektmanager bei der Zuweisung von Ressourcen und der Planung mehrerer Projekte. Ein zentralisierter Ressourcenpool ermöglicht es jedem im Team, das „große Ganze“ zu verstehen, wo er hineinpasst, welche Rolle er spielen muss und welche Einschränkungen damit verbunden sind. Dies wiederum trägt dazu bei, sie zu motivieren, ihr Bestes zu geben, um ihre individuellen Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.

Entwickeln Sie einen Notfallplan

Es können unerwartete Ereignisse eintreten, die zu Konflikten führen und schließlich zum Scheitern des Projekts führen können. Halten Sie einen proaktiven Notfallplan bereit, um im Notfall auf Ressourcenknappheit und negative Umstände vorbereitet zu sein.

Kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts

Verfolgen Sie die Leistung jeder einzelnen Ressource während des gesamten Projekts, um Situationen mit Über- oder Unterbelegung zu identifizieren. Indem Sie die tatsächliche Leistung mit der prognostizierten Leistung vergleichen, können Sie besser verstehen, wo Zeit verloren geht, und Ihre Zuordnung entsprechend anpassen.

Sorgen Sie für Transparenz

Richten Sie Ihr Team aus und stellen Sie sicher, dass sie gemeinsam auf das Erreichen des gleichen Ziels hinarbeiten, um Transparenz und Vertrauen zu fördern. Dies bedeutet auch, das gesamte Team in den Projektplanungs- und Bereitstellungsprozess einzubeziehen, eine offene Kommunikation zu fördern, wenn potenzielle Risiken für Projektressourcen besprochen werden, und sicherzustellen, dass das Team die Projektprioritäten kennt.

Verwenden eines visuellen Arbeitsbereichs für die Ressourcenverwaltung

Ein einziger, gemeinsam genutzter Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit beim Brainstorming, Planen, Ausführen und Analysieren rund um Ihren Ressourcenmanagementplan hilft bei der Zentralisierung Ihrer Ressourcenmanagement-Workflows und -Ressourcen. Dies wiederum optimiert die teamübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation und ermöglicht einen reibungsloseren Ressourcenverwaltungsprozess.

Ein unendlicher visueller Arbeitsbereich wie Creately ermöglicht es Ihnen, Ihre Projektstrukturpläne, Ressourcenstrukturpläne, Teamcharta und Aufgabenverwaltungstafeln nebeneinander zu haben, während Sie Ihr Projekt mit Ihrem Team planen und ausführen. Creately bietet maßgeschneiderte Vorlagen für verschiedene Ressourcenmanagement- und Projektplanungsaufgaben, die Teams sofort verwenden können, um ihre Arbeit zu beschleunigen.

Visuelle Techniken zur Rationalisierung des Ressourcenmanagements

Die folgenden visuellen Tools können verwendet werden, um den Status der Ressourcennutzung und des Ressourcenbedarfs Ihrer Organisation besser zu verstehen, sie besser zuzuweisen und den Projektfortschritt effektiv zu verfolgen.

Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan hilft dabei, große Projekte in kleinere und überschaubarere Teile zu unterteilen, die die Projektleistungen oder -ergebnisse enthalten, die abgeschlossen werden sollen. Dies hilft dabei, schnell die Ressourcen zu identifizieren, die für die Fertigstellung jedes einzelnen Projektergebnisses erforderlich sind.

In unserem einfachen Leitfaden zu Projektstrukturplänen erfahren Sie, wie Sie Schritt für Schritt einen PSP erstellen.

Ressourcenaufschlüsselung

Der Ressourcenstrukturplan stellt die Liste der Ressourcen dar, die für die Ausführung eines bestimmten Projekts erforderlich sind. Es gliedert Ressourcen, die Geld kosten (dh Personen, Ausrüstung und Material), hierarchisch nach Kategorie und Art, und hilft so bei der Schätzung der Kosten des Projekts und informiert über das Budget.

Erfahren Sie hier mehr über die Verwendung des Ressourcenstrukturplans.

Skills-Inventar

Das Qualifikationsinventar ist ein Personalmanagement-Tool, mit dem Informationen über die Fähigkeiten, Ausbildung und Erfahrungen der derzeitigen Mitarbeiter erfasst werden. So können Sie schnell einschätzen, ob das aktuelle Personal die Projektanforderungen erfüllen kann und diese sinnvoll einteilen.

Lesen Sie unseren Leitfaden zur Personalplanung, um mehr über den Personalplanungsprozess und die Tools zu erfahren.

Kanban-Board

Mit dem Kanban-Board können Sie Ihren Workflow über mehrere Phasen des Projekts hinweg visualisieren (z. B. zu erledigen, in Bearbeitung und erledigt). In Bezug auf das Ressourcenmanagement ist das Kanban-Board hilfreich, wenn ein Projekt mit knappen oder begrenzten Ressourcen verwaltet wird, die sinnvoll eingesetzt werden müssen.

Lesen Sie unseren Leitfaden zur besseren Verwaltung Ihrer Projekte mit Kanban-Boards, um mehr über das Erstellen und Verwenden von Kanban-Boards zu erfahren.

Gantt-Diagramme

Gantt-Diagramme bieten einen schnellen Überblick über die geplanten Projektaufgaben, deren Fortschritt und wer daran arbeitet. Die Möglichkeit, die gesamte Arbeitsbelastung des gesamten Teams auf einen Blick zu erfassen, erleichtert das Erkennen von Bereichen, in denen Ressourcen überlastet oder nicht ausgelastet sind.

Sind Sie bereit, Ihren Ressourcenmanagementprozess zu verbessern?

Die Praxis des Ressourcenmanagements ist für alle Organisationen von unschätzbarem Wert, da Ressourcen entscheidend sind, um Unternehmensziele zu erreichen, Kundenbedürfnisse zu erfüllen, Einnahmen zu steigern und das Geschäft auszubauen.

Ein angemessenes Ressourcenmanagement trägt dazu bei, die Teameffizienz zu steigern, Missgeschicke in der Kommunikation zwischen Teammitgliedern, Managern und Kunden zu vermeiden, genaue Prognosen zu erstellen und Engpässe auszubügeln, bevor sie während der Projekte auftreten. Es bietet zwar viele Vorteile, aber wenn es nicht richtig gemacht wird, kann es Sie auch viel kosten.

Wir hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen hilft, Ihren Ressourcenmanagementprozess besser zu verstehen und Ihre Projekte zu verbessern.

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