Was ist Verkaufsberichterstattung?

Veröffentlicht: 2021-05-24

Planung, Ausführung und Kontrolle.

Alle drei Elemente sind gleichermaßen wichtig, um den Erfolg eines Unternehmens sicherzustellen.

Leider verstehen viele Unternehmen dies nicht und geben der Berichterstattung nicht den nötigen Respekt. Dies ist jedoch der falsche Ansatz. Sie können Ihr Geschäft nur dann wirklich entwickeln und eine zuverlässige datengesteuerte Strategie haben, wenn Sie sich der Ergebnisse aller Aktivitäten in Ihrem Unternehmen voll bewusst sind.

Die erste Station auf dem Weg zur Größe ist die Verkaufsberichterstattung.

Was ist ein Verkaufsbericht?

Ein Verkaufsbericht , auch Verkaufsanalysebericht genannt, ist eine umfassende Aufzeichnung aller Verkaufsaktivitäten, die innerhalb eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum stattfinden.

Im Wesentlichen bietet es Vertriebsleitern einen Überblick über alle Vertriebsprozesse und -vorgänge, die vom Unternehmen durchgeführt werden. Es spiegelt sowohl die verschiedenen Trends des Verkaufsvolumens in einem bestimmten Zeitraum wider als auch gibt einen Einblick in die verschiedenen Schritte des Verkaufstrichters. Darüber hinaus enthält es auch analytische Informationen zur Leistung aller Vertriebsmitarbeiter im Team.

Es gibt kein streng definiertes Formular, dem jedes Unternehmen bei der Erstellung seiner Verkaufsberichte folgen muss. Abhängig von den Anforderungen und internen Arbeitsabläufen des jeweiligen Unternehmens können die im Bericht enthaltenen Elemente variieren. Nichtsdestotrotz bestehen Verkaufsberichte traditionell aus den folgenden Merkmalen :

Die Projektübersicht

Bevor Sie in den eigentlichen Bericht gehen und die Details des erfassten Zeitraums behandeln, müssen Sie der Person, die Ihren Bericht liest, einige Hintergrundinformationen geben. Schließlich wissen Sie nie, wer Ihren Bericht am Ende lesen wird, daher ist es wichtig sicherzustellen, dass die darin enthaltenen Informationen auch für Personen zugänglich sind, die wenig oder gar keine Kenntnisse über die bisherigen Vertriebserfolge Ihres Unternehmens haben.

Der beste Ansatz besteht darin, sowohl das Ziel des Berichts als auch eine Erinnerung an die Errungenschaften früherer Zeiträume einzubeziehen.

Datenaufschlüsselung

Obwohl es eine gute Idee ist, Ihre Berichte so detailliert wie möglich zu gestalten, damit jeder, der sie liest, Ihre Verkaufsprozesse besser verstehen kann. Nichtsdestotrotz ist das Einbinden von endlosen Tabellenkalkulationen und Tabellen nicht immer der beste Weg, um Ihre Daten zu präsentieren – es ist oft ineffizient und verwirrend.

Stattdessen sollten Sie alle Informationen, die Sie gesammelt haben , in kleinere, besser handhabbare Teile zerlegen . Stellen Sie es zusammen und präsentieren Sie es in verdaulichen Stücken, wobei jedes Element einen einzelnen Prozess zeigt oder eine einzelne Metrik widerspiegelt. Vergessen Sie nicht, klar anzugeben, was jeder Artikel misst und welchen genauen Zeitrahmen er betrachtet. Stellen Sie dann sicher, dass Sie die möglichen Schwankungen der Daten und alle anderen zusätzlichen Informationen erläutern, die Ihren Lesern ein besseres Verständnis der Zahlen in Ihrem Bericht vermitteln würden.

Interpretation der Ergebnisse

Nachdem Sie Ihre Ziele festgelegt und die gesammelten Daten präsentiert haben, ist es an der Zeit zu erklären, was die Daten für Ihr Unternehmen im Gesamtbild bedeuten. Anstatt Ihren Verkaufsberichtlesern einfach eine Reihe zufälliger Zahlen und Grafiken zuzuwerfen, erklären Sie, was diese für Ihr Unternehmen bedeuten.

Wenn Sie beispielsweise gerade eine neue Strategie implementiert haben und einige Schwankungen in den Verkaufszahlen feststellen, können Sie beurteilen, ob die betreffende Strategie erfolgreich war oder nicht. Dann können Sie noch weiter gehen und versuchen herauszufinden, was genau zu den Schwankungen geführt hat.

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Warum ist die Verkaufsberichterstattung wichtig?

Auch wenn die Verkaufsberichterstattung vielleicht nicht so aufregend ist wie andere, kreativere Teile des Verkaufsprozesses, ist sie doch ein wichtiger Teil einer erfolgreichen Verkaufsstrategie.

Schon allein die Definition eines Verkaufsberichts deutet darauf hin, dass es sich um ein leistungsstarkes Analysetool handelt, mit dem Unternehmen sowohl ihre aktuelle Verkaufsleistung als auch ihre umfassendere Verkaufsstrategie bewerten können. Verkaufsberichte beinhalten jedoch mehr als nur das. Um die zahlreichen Gründe besser zu verstehen, warum Vertriebsleiter aus der ganzen Welt ihre Zeit und Energie in die regelmäßige Erstellung von Vertriebsberichten investieren, werfen wir einen Blick auf die Vorteile, die Vertriebsberichte bieten:

Damit lassen sich Engpässe im Verkaufstrichter erfolgreich lokalisieren und beseitigen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen den Stagnationspunkt erreichen oder sogar einen Umsatzrückgang und damit einen Gewinnrückgang verzeichnen. Tatsächlich machen alle, selbst die erfolgreichsten Unternehmen, dies in ihrem Leben durch. Die effizienten Vertriebsleiter behalten den Überblick über alle Vertriebsaktivitäten, die in ihrem Unternehmen stattfinden, sodass sie bei einem Umsatzrückgang in der Lage sind, das Problem zu lokalisieren und es effektiv zu beseitigen. Ein detaillierter und intuitiver Verkaufsbericht bietet Ihnen die Möglichkeit, schnell zu erkennen, wann genau das Problem aufgetreten ist und was die Ursache dafür gewesen sein könnte.
Es hilft Vertriebsmitarbeitern, mehr Geschäfte abzuschließen. Vertriebsberichte bieten Vertriebsleitern Kontext und heben hervor, welche Prozesse zu welchen Ergebnissen geführt haben. Im Gegenzug können Vertriebsleiter genau feststellen, was Vertriebsmitarbeiter verbessern könnten, um mehr Geschäfte abzuschließen. Sie können Schulungen und Workshops durchführen, um bestimmte Fähigkeiten zu verbessern und mehr Fachwissen in bestimmten Bereichen zu erwerben, denen diese fehlen.
Es bietet die Möglichkeit, positive Trends in bestimmten Gebieten zu entdecken. Wenn Sie eine umfassende Aufzeichnung Ihrer Verkaufsaktivitäten haben, können Sie sehen, welche Leads woher kommen. Das bedeutet, dass Sie erkennen können, welche Lead-Quellen die qualitativ hochwertigsten Leads generieren und welche Praktiken am effektivsten sind, um diese zu pflegen und zu skalieren.
Es mildert die Nachteile der Personalfluktuation. Eine hohe Fluktuationsrate ist für größere Unternehmen völlig normal. Menschen kommen und gehen, wenn sie neue Möglichkeiten für sich entdecken. Die Karrierewege Ihrer Mitarbeiter müssen sich jedoch nicht negativ auf die Vertriebsleistung Ihres Unternehmens auswirken. Sie möchten nicht, dass Ihre wesentlichen Verkaufsinformationen mit der einzelnen Holding aus der Tür gehen, wenn sie das Unternehmen verlassen. Um alle Ihre Daten sicher und gut organisiert aufzubewahren, sollten Sie über ein zentralisiertes Vertriebsberichtssystem verfügen.
Es gibt dem Verkaufsteam eine bessere Orientierung und motiviert es. Während Verkaufsberichte dazu führen können, dass sich Ihre Mitarbeiter genau beobachtet und sogar überfordert fühlen, können sie dadurch auch motivierter werden, härter zu arbeiten. Wenn sie wissen, dass es eine Möglichkeit gibt, ihre Leistung zu verfolgen, werden sie versuchen, alle Verkaufsziele zu erreichen.

Alles in allem ist die Verkaufsberichterstattung ein äußerst wichtiger Prozess, den es zu verstehen gilt. Sie müssen es entsprechend behandeln und an alle Metriken denken, die Sie messen müssen, um die Verkaufsprozesse in Ihrem Unternehmen vollständig und genau zu reflektieren.

Die verschiedenen Arten von Verkaufsberichten

Wie bereits erwähnt, sind Sie derjenige, der die zu verfolgenden Metriken definiert und anschließend über die Auswahl der verschiedenen zu erstellenden Berichte entscheidet. Wenn Sie diese erstellen, müssen Sie Ihre spezifischen Geschäftsprozesse sowie die Fähigkeiten Ihres Vertriebsberichtssystems berücksichtigen. Wenn Sie jedoch nach einigen wesentlichen Informationen suchen, die für Unternehmen aller Art und Kaliber geeignet sind, finden Sie hier einige der weiter verbreiteten Arten von Berichten, die Sie in Ihren Verkaufsberichtsprozess aufnehmen können.

Lassen Sie uns zunächst eine Grenze zwischen zwei verschiedenen Arten von Berichten ziehen – Sie können sich entweder Verkaufsberichte oder Pipeline-Berichte ansehen.

Die häufigsten Verkaufsberichte sind:

Alle Deals gewonnen

Dieser Bericht spiegelt die Anzahl der Geschäfte wider, die Sie über einen bestimmten Zeitraum erfolgreich gewonnen haben (einschließlich derjenigen, die sich derzeit in der Wahrscheinlichkeitsphase von 100 % befinden). Er gilt als traditioneller abgeschlossener Umsatzbericht, da Sie die Ansicht von der Anzahl der gewonnenen Deals auf die Höhe des generierten Umsatzes umschalten können.

Sie können diese Art von Bericht verwenden, um zu analysieren, wie gut Sie in Bezug auf die Umsatzgenerierung abschneiden und ob Sie Ihre Verkaufsziele erreichen oder nicht. Darüber hinaus eignet sich der All Deals Won-Bericht hervorragend zur Analyse der Effektivität verschiedener Lead-Quellen. Bei den meisten Verkaufsberichtssystemen können Sie in den Ansichtsmodus „nach Quellen“ wechseln, um visuell zu sehen, welche Quellen in einem bestimmten Zeitraum am meisten zum Umsatzwachstum beigetragen haben.

Traditionell wird diese Art von Bericht monatlich, vierteljährlich und/oder jährlich erstellt.

Alle Angebote verloren

Dieser Bericht spiegelt die Anzahl der Geschäfte wider, die Ihr Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum verloren hat.

Warum ist es also wichtig zu wissen, wie viele Geschäfte im verfolgten Zeitraum verloren gegangen sind? Es gibt viele Gründe, der wichtigste ist, zu verstehen, dass Ihre aktuelle Verkaufsstrategie etwas fehlerhaft ist und sofortige Aufmerksamkeit erfordert.

Am besten sehen Sie sich den Bericht „Alle verlorenen Geschäfte“ zusammen mit dem zuvor erwähnten Verkaufskonto „Alle gewonnenen Geschäfte“ an. Auf diese Weise können Sie das Ausmaß des Problems einschätzen und über die nächsten Schritte entscheiden.

Darüber hinaus können Sie auch sehen, an welchem Punkt genau die Dinge schief gelaufen sind, um zu verstehen, welche Aktionen Ihrer Vertriebsmitarbeiter zum Scheitern des Geschäfts geführt haben:

Schlechte Nachverfolgung
Unentschlossenheit
Falsche Entscheidungsträger
Fehlende Referenzen
Mangel an Fachwissen
Ressourcenmangel usw.

Genau wie All Deals Won wird All Deals Lost monatlich, vierteljährlich und/oder jährlich produziert.

Vom Vertriebsmitarbeiter gewonnen

Eine weitere wichtige Art von Berichten ist Won by Sales Rep. Diese ermöglichen es Ihnen, besser zu verstehen, wie jeder einzelne Vertriebsmitarbeiter in Bezug auf die Pflege von Leads und den Abschluss von Geschäften abschneidet. Sobald Sie wissen, wo Ihre Vertriebsmitarbeiter stehen, können Sie sich Gedanken über Ihre weitere Strategie machen.

Sie können die Vertreter ermitteln, die am besten abschneiden, und sie motivieren, noch härter zu arbeiten, indem Sie ihnen eine Belohnung geben. Alternativ können Sie die Vertriebsmitarbeiter herausgreifen, die Geschäfte nicht so oft wie erwartet abschließen, und sich die Hindernisse genauer ansehen, mit denen sie konfrontiert sind.

Fortschritt in Richtung Verkaufsziel von Vertriebsmitarbeitern

Dieser Bericht geht Hand in Hand mit dem vorherigen und definiert die darin präsentierten Daten weiter. Während die Anzahl der Deals und der daraus generierte Umsatz wichtig sind, ist es noch wichtiger zu verstehen, ob Ihre Vertriebsmitarbeiter ihre Verkaufsziele erreichen oder nicht.

Dieser Bericht enthält Informationen über die Höhe des Umsatzes, der von jedem Vertriebsmitarbeiter generiert wurde, und wie er mit der Planzahl korreliert.

Gewichtete Verkaufsprognose

Nicht jede Verkaufschance führt zu einem abgeschlossenen Geschäft. Sie müssen es erkennen und Ihre Positionen realistisch einschätzen, damit Sie wissen, wie viel Geld Sie in dem gegebenen Zeitraum tatsächlich generieren werden. Aus diesem Grund müssen Sie die gewichtete Verkaufsprognose genau beachten, die sich auf die Identifizierung des Geschäftswerts bezieht, indem Sie jedem Geschäft einen Wahrscheinlichkeitswert zuweisen, basierend auf seiner Position im Verkaufstrichter.

Die Formel, die in dieser Art von Bericht verwendet wird, ist ziemlich einfach:

Abschlusswahrscheinlichkeit * Geschäftswert = gewichteter Wert

Es sind nicht nur Verkaufsberichte, die Sie berücksichtigen müssen. Pipeline-Berichte sind auch im Prozess der Verkaufsberichterstattung äußerst wertvoll und können Ihnen viele wertvolle Erkenntnisse liefern:

Anzahl der Deals in jeder Phase der Pipeline
Der Inhalt dieses Berichts lässt sich leicht aus seinem Namen ableiten. Die Anzahl der Deals in jeder Phase der Pipeline zeigt Ihnen, wie viele Deals Sie derzeit in jeder Phase des Verkaufsprozesses haben. Wenn Sie dies wissen, können Sie verstehen, aus welchen Phasen des Verkaufstrichters die Konvertierung am schwierigsten ist, und können sich daher auf die Entwicklung effektiverer Strategien für diese Engpässe konzentrieren.
Geldbetrag in jeder Phase der Pipeline
Auf die gleiche Weise möchten Sie die Anzahl der Deals in jeder Phase der Pipeline wissen, Sie möchten auch wissen, wie viel Geld diese generieren. Um diese Zahl zu berechnen, multipliziert die Verkaufsberichtssoftware normalerweise die kumulierte Größe der Geschäfte in jeder Phase der Pipeline multipliziert mit ihren jeweiligen Wahrscheinlichkeiten. Auf diese Weise erhalten Sie die genaueste Darstellung Ihrer aktuellen und prognostizierten Verkäufe. Diese Informationen sind nicht nur äußerst wichtig für die Verkaufsplanung, sondern ermöglichen es Ihnen auch, die dünnen Bereiche zu identifizieren, die mehr Aufmerksamkeit erfordern.
Top Deals in der Pipeline
Während Sie auf jeden Fall jeden Ihrer Kunden und Leads gleich behandeln und sicherstellen müssen, dass beide unabhängig von der Größe ihres Geschäfts das bestmögliche Kundenerlebnis haben, ist es nur fair zu bemerken, dass einige Geschäfte für Ihr Unternehmen vorteilhafter sind als andere. Das bedeutet, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter mehr Anstrengungen unternehmen müssen, um diese High-End-Leads zu konvertieren, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Verkaufsziele bis zum Ende des angegebenen Zeitraums erreichen. Möglich wird dies mit dem Report „Top Deals in the Pipeline“. Es hilft, die Top-10- oder Top-20-Geschäfte mit dem höchsten Wert zu identifizieren, die sich derzeit in Ihrer Pipeline befinden, damit Sie ihnen genügend Aufmerksamkeit schenken können.

Es gibt viele verschiedene Dinge, die Sie mit den Möglichkeiten der Verkaufsberichterstattung steuern können. Fangen Sie klein an, aber fangen Sie an!