Was sollte eine Rechnung beinhalten? – 12 wesentliche Elemente

Wer ein Unternehmen gründet, muss früher oder später Rechnungen für verkaufte Waren und Dienstleistungen ausstellen. Was sollte eine Rechnung beinhalten? Da es sich um ein amtliches Dokument handelt, ist sein Inhalt streng gesetzlich geregelt. Mit den hier gegebenen Tipps kommen Sie sicher mit der korrekten Rechnungsstellung zurecht.

Was sollte eine Rechnung beinhalten? - Inhaltsverzeichnis:

1. Das Wort RECHNUNG
2. Eindeutige Rechnungsnummer
3. Name und Adresse des Verkäufers
4. Name und Adresse des Käufers
5. Ausstellungsdatum der Rechnung
6. Liefertermin
7. Beschreibung der erbrachten Produkte und Dienstleistungen
8. Preis und Menge für jedes Produkt oder jede erbrachte Dienstleistung
9. Gesamtbetrag fällig
10. Geburtstermin
11. Zahlungsarten
12. Geltende Steuern

Das Wort RECHNUNG

Was sollte eine Rechnung beinhalten ? Wenn Sie eine Rechnung ausstellen möchten, muss darauf das Wort „Rechnung“ stehen . Dies sagt Ihnen, dass es sich um ein offizielles Dokument handelt, das den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen bestätigt. Dieses Wort unterscheidet die Rechnung von anderen Dokumenten, die in Unternehmen verwendet werden, wie z. B. einem Lagerfreigabeformular oder einem kommerziellen Angebot, die ebenfalls einige Elemente enthalten können, die für Rechnungen typisch sind.

Eindeutige Rechnungsnummer

Jede Rechnung sollte eine eigene eindeutige Nummer haben. Die Nummern sollten fortlaufend vergeben werden und es sollten keine Sequenzbrüche vorhanden sein . Zur Vereinfachung können Sie verschiedene Serien von Rechnungsnummern verwenden. Dies ist besonders in großen Unternehmen sinnvoll. Jede Serie kann ihre eigene Nummerierung haben und sich auf Verkäufe aus verschiedenen Lagern und Handelsplattformen beziehen. Dank der Gruppierung Ihrer Rechnungen können Sie die Einnahmequellen Ihres Unternehmens leichter erkennen.

Name und Adresse des Verkäufers

Auf der Rechnung müssen Sie Angaben machen, die Sie als Verkäufer identifizieren . Je nach Art des Unternehmens kann dies Ihr Name oder der vollständige Name Ihres Unternehmens sein. Hier geben Sie auch Ihre geschäftliche Postanschrift und Ihre Steueridentifikationsnummer an.

Name und Adresse des Käufers

Aus der Rechnung muss eindeutig hervorgehen, an wen Sie Ihre Waren oder Dienstleistungen verkauft haben. An dieser Stelle hinterlegen Sie einen ähnlichen Datensatz wie bei Ihrem Unternehmen. Handelt es sich bei dem Käufer um eine Privatperson, müssen Sie in der Regel keine Rechnung ausstellen . Möglicherweise müssen Sie jedoch auf Wunsch des Käufers ein solches Dokument erstellen. In diesem Fall reicht es aus, den Vor- und Nachnamen des Käufers in das dafür vorgesehene Feld für die Daten des Käufers einzutragen.

Ausstellungsdatum der Rechnung

Sie haben eine bestimmte Zeit, um die Rechnung auszustellen . Woher wissen Sie, wann Sie es ausstellen müssen? Dies wird durch steuerliche Vorschriften bestimmt. Da Rechnungen unter anderem zur Berechnung fälliger Steuern verwendet werden, können Sie mit der Ausstellung nicht zu lange warten. Wieso den? Rechnungen, die nach Ablauf der Frist ausgestellt werden, können als vorsätzliche Steuerumgehung gewertet werden. Wenn Sie es nicht verpassen möchten, fragen Sie Ihren Buchhalter oder verwenden Sie ein Tool, das Ihnen mitteilt, wie viel Zeit Sie für die Ausstellung Ihrer Rechnung haben.

Liefertermin

Was sollte eine Rechnung beinhalten? Sie müssen auch das Lieferdatum der Waren oder Dienstleistungen auf Ihrer Rechnung angeben. Dies ist oft ein bestimmtes Datum, aber für einige Dienstleistungen kann es der Monat sein, in dem die Dienstleistung erbracht wurde. Wenn Sie Ihren Kunden im Voraus berechnen, kann sich das Lieferdatum auf das geplante Lieferdatum von Waren oder Dienstleistungen beziehen und in die Zukunft gelegt werden.

Beschreibung der erbrachten Produkte und Dienstleistungen

Rechnungen müssen genau beschreiben, was Sie verkauft haben . Dies gilt sowohl für Waren als auch für Dienstleistungen. Bei Waren ist es etwas einfacher, da Sie beispielsweise eine EAN- (European Article Number) oder GTIN- (Global Trade Item Number) Nummer angeben können. Wenn Sie Dienstleistungen verkaufen, sollten Sie auch angeben, worum es bei der Dienstleistung geht, damit kein Zweifel daran besteht, dass Sie sie erbracht haben.

Preis und Menge für jedes Produkt oder jede erbrachte Dienstleistung

Ihre Rechnung muss den Preis und die Menge für jedes Produkt oder jede erbrachte Dienstleistung enthalten. Wenn der Kunde mehr als eine Ware oder Dienstleistung gekauft hat, sollten Sie deren Wert angeben . Wie es geht? Multiplizieren Sie einfach die Anzahl der gekauften Stücke mit ihrem Preis.

Gesamtbetrag fällig

Dies ist zweifellos eines Ihrer Lieblingselemente auf der Rechnung. Es bestimmt, wie viel Geld Sie für verkaufte Waren und Dienstleistungen erhalten. Denken Sie daran, dass dies eine genaue Zusammenfassung der Preise für jeden Artikel sein muss. Hier ist kein Platz für einen Fehler. Ein falsch eingegebener Gesamtbetrag erfordert eine Korrektur, was wahrscheinlich die Zahlung des Käufers verzögert .

Geburtstermin

Hier legen Sie das Datum fest, bis zu dem Ihr Kunde die von ihm gekauften Waren und Dienstleistungen bezahlen muss. Dank dessen wissen Sie, wann Sie mit der Zahlung rechnen können. Natürlich kann es vorkommen, dass Ihr Auftragnehmer viel früher zahlt. Allerdings halten Kunden manchmal die vereinbarten Zahlungsfristen nicht ein . Da es sich bei der Rechnung um ein Rechtsdokument handelt, können Sie durch Festlegen des Fälligkeitsdatums rechtliche Schritte einleiten, die es Ihnen ermöglichen, die fällige Zahlung zu erhalten.

Zahlungsarten

Was sollte eine Rechnung beinhalten? Bei der Rechnungsstellung müssen Sie auch angeben, welche Zahlungsmethoden Sie akzeptieren. Geschäftsinhabern stehen verschiedene gängige Zahlungsmethoden zur Verfügung: Barzahlung, Nachnahme, Banküberweisung, PayPal etc.

Geltende Steuern

Wenn in dem Land, in dem Sie Ihr Unternehmen betreiben, Mehrwertsteuer anfällt, müssen die Mehrwertsteuersätze und -beträge auf der Rechnung aufgeführt werden . Es gibt jedoch einige Ausnahmen, da einige Unternehmen von der Zahlung der Mehrwertsteuer befreit sind. In einem solchen Fall müssen Sie sich keine Gedanken über die Steuersätze machen. Anders kann die Situation aussehen, wenn Sie Waren und Dienstleistungen ins Ausland verkaufen. Selbst wenn Ihr Unternehmen in dem Land registriert ist, in dem keine Mehrwertsteuer anfällt, oder Sie von der Mehrwertsteuer befreit sind, müssen Sie möglicherweise trotzdem Mehrwertsteuer auf Auslandstransaktionen berechnen.

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Autor: Andy Nichols

Ein Problemlöser mit 5 verschiedenen Graden und unendlichen Motivationsreserven. Das macht ihn zu einem perfekten Business Owner & Manager. Bei der Suche nach Mitarbeitern und Partnern schätzt er Offenheit und Neugier auf die Welt am meisten.

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