Wann sollten Sie eine Rechnung ausstellen?

Das Ausstellen von Rechnungen ist einer der angenehmeren Teile des Unternehmertums. Wieso den? Denn es ist der letzte Schritt, um bezahlt zu werden. Aber es stellt sich die Frage – wann muss eine Rechnung ausgestellt werden, damit sie legal ist? Es stellt sich heraus, dass es auf diese Frage keine einzige Antwort gibt. Es hängt alles von den Umständen ab. Meistens wird eine Rechnung nach der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen ausgestellt. Es gibt jedoch einige Ausnahmen. Dieser Artikel erklärt, wann Sie Rechnungen ausstellen sollten. Es hängt hauptsächlich von der Art der Rechnung ab, daher werden wir hier auf die eingehen, die am häufigsten vorkommen.

Wann sollten Sie eine Rechnung ausstellen? - Inhaltsverzeichnis:

1. Verkaufsrechnung
2. Schlussrechnung
3. Fortschrittsrechnung
4. Vorausrechnung
5. Proforma-Rechnung
6. Wiederkehrende Rechnung

Verkaufsrechnung

Dies ist eine ziemlich übliche Art, Rechnungen auszustellen. Es ist besonders in Geschäften anzutreffen. Wenn Sie als Verkäufer die gekauften Artikel dem Kunden persönlich übergeben, können Sie auch gleich eine Rechnung ausstellen. In diesem Fall ist es in der Regel mit der Annahme von Zahlungen verbunden, entweder in Form von Bargeld oder der Zahlung per Kreditkarte. Außerhalb Ihres Unternehmens kann es jedoch vorkommen, dass Sie Waren direkt an den Kunden liefern.

Es scheint, dass Sie außerhalb Ihres Büros Ihrem Kunden nicht sofort eine Rechnung stellen können. Glücklicherweise können Sie eine mobile Rechnungs-App verwenden. Damit können Sie mit Ihrem Smartphone abrechnen. Und was ist mit dem Drucken? Das müssen Sie auch nicht, denn Sie können die Rechnung per E-Mail versenden. Eine elektronische Rechnung hat den gleichen rechtlichen Wert wie eine Papierrechnung.

Schlussrechnung

Bei Dienstleistungen ist es üblich, Rechnungen zu sehen, die nach Abschluss der Arbeiten ausgestellt werden. Wie unterscheiden sie sich von Rechnungen, die am Tag des Verkaufs ausgestellt wurden? Theoretisch können Sie in dem Moment, in dem Sie Ihre Leistung erbracht haben, eine Rechnung ausstellen. Dies ist eine gute Möglichkeit, dies zu tun, wenn Sie persönlichen Kontakt mit dem Kunden haben. In diesem Fall sieht der Kunde sofort das Ergebnis Ihrer Arbeit und kann die Rechnung annehmen und freigeben.

Wenn der Kunde die Arbeit, die Sie für ihn geleistet haben, jedoch noch nicht gesehen hat, prüfen Sie lieber, ob er mit dem Endergebnis zufrieden ist. Wenn sie Anmerkungen haben, können Sie Korrekturen vornehmen, bevor Sie eine Rechnung ausstellen. Andernfalls könnte sich herausstellen, dass der Kunde die Rechnung nicht akzeptiert, weil er das Projekt kommentiert hat. Dies würde den Bezahlvorgang verlängern. Sie können dies vermeiden, indem Sie dem Kunden eine Nachricht senden, in der er gefragt wird, ob er die geleistete Arbeit akzeptiert und wenn nicht, welche Korrekturen noch erforderlich sind.

Fortschrittsrechnung

Insbesondere bei größeren Projekten kann es zu Teilrechnungen kommen. In diesem Fall kann die Arbeit in Phasen unterteilt werden. Nach deren Fertigstellung wird eine Rechnung ausgestellt, die die erbrachten Leistungen abdeckt. Wo können Sie diese Art der Rechnungsstellung treffen? Jedes Mal wird die ganze Arbeit über die Zeit gestreckt.

Dies geschieht beispielsweise beim Bau eines Hauses. Das ausführende Unternehmen kann nach Abschluss der einzelnen Arbeitsschritte Rechnungen ausstellen. Diese Art der Rechnungsstellung sichert den Cashflow und vermeidet Zahlungsengpässe sowie eine hohe Rechnung nach Abschluss. Bei langfristigen Projekten empfiehlt es sich, zu Beginn einen Zahlungsplan festzulegen. Es kann bestimmte Meilensteine ​​angeben, nach denen Teilrechnungen ausgestellt werden.

Vorausrechnung

Wenn die von Ihnen erbrachten Dienstleistungen erfordern, dass Sie erhebliche Mittel für den Kauf von Komponenten aufwenden müssen, die zur Ausführung der vertraglich vereinbarten Arbeiten erforderlich sind, können Sie eine Vorauszahlung anbieten. In diesem Fall stellen Sie vor Abschluss der Arbeiten eine Rechnung aus.

Diese Lösung erweist sich als nützlich, wenn Ihre Dienstleistungen sehr teuer sind und die unerwartete Stornierung Ihrer Dienstleistungen durch den Kunden sich finanziell negativ auf Sie auswirken würde. Wann kann eine solche Situation eintreten? Zum Beispiel, wenn Sie ein Hochzeitsfotograf sind und der Auftrag darin besteht, eine Hochzeitszeremonie an einem vom Kunden angegebenen Ort festzuhalten. Wenn ein Kunde den Service einen Tag vor der Veranstaltung absagt, werden Sie an diesem Tag höchstwahrscheinlich keine andere Person finden, die bereit ist, dort zu fotografieren. Die Zahlung per Vorkasse sichert Ihre Interessen, so dass Sie in diesem Fall nicht auf der Strecke bleiben.

Proforma-Rechnung

Eine vorläufige Rechnung wird auch als Proforma-Rechnung bezeichnet. Auf den ersten Blick mögen eine Proforma-Rechnung und eine Vorausrechnung ähnlich erscheinen. Sie sind jedoch nicht dasselbe. Eine Anzahlungsrechnung verpflichtet Sie zur Zahlung, während eine Proforma-Rechnung keine solche Verpflichtung begründet. Es handelt sich vielmehr um eine Aufforderung zum Abschluss eines Vertrages.

Sie stellen eine solche Rechnung als Preisvorschlag für den Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen aus, noch bevor der Kunde der Lieferung zustimmt. Kunden verlangen solche Rechnungen beispielsweise, um Angebote mehrerer Unternehmen zu vergleichen oder um zu prüfen, ob eine bestimmte Ausgabe in ihr Budget passt. Stimmt der Kunde Ihren AGB zu, können Sie die Bestellung bearbeiten und anschließend eine ordentliche Rechnung ausstellen, die im Gegensatz zu einer vorläufigen Rechnung mit einer Zahlungsverpflichtung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen verbunden ist.

Wiederkehrende Rechnung

In einigen Geschäftsarten sind wiederkehrende Rechnungen üblich. Beliebt ist bei ihnen die Form einer Pauschalrechnung, also einer im Voraus festgelegten Rate unabhängig vom anfallenden Arbeitsaufwand. Wo findet man solche Rechnungen? Wenn Sie beispielsweise eine Reinigungsfirma betreiben und mit Ihrem Kunden einen Festpreis für die wöchentliche Büroreinigung vereinbart haben, stellen Sie Ihrem Kunden für jede Woche den gleichen Betrag in Rechnung, egal wie lange es dauert.

In einem solchen Fall kann ein Fakturierungsprogramm eine große Hilfe bei der Ausstellung wiederkehrender Rechnungen sein. Sie müssen lediglich Ihre Kundendaten eingeben, den Tag angeben, an dem die Rechnung ausgestellt werden soll, und den Betrag eingeben und schon stellt das Programm zyklisch Rechnungen aus und versendet diese an Ihre Kunden.

Sehen Sie sich die 5 besten kostenlosen Rechnungssoftwarelösungen an!

Wenn Ihnen unsere Inhalte gefallen, werden Sie Teil unserer fleißigen Bienen-Community auf Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Autor: Andy Nichols

Ein Problemlöser mit 5 verschiedenen Graden und unendlichen Motivationsreserven. Das macht ihn zu einem perfekten Business Owner & Manager. Bei der Suche nach Mitarbeitern und Partnern schätzt er Offenheit und Neugier auf die Welt am meisten.

Alle Beiträge anzeigen