Warum Projektmanagement-Software verwenden? | #10 Einstieg ins Projektmanagement

Erfordert die Umsetzung jedes Projekts den Einsatz von Software? Vermutlich nicht. Aber lohnt es sich, komplizierte Berechnungen im Gedächtnis mit einem Taschenrechner durchzuführen, wenn Zeit und Genauigkeit des Ergebnisses wichtig sind? Lohnt es sich, mit einem Ordner voller Notizen zu einem Meeting zu kommen, wenn die Teilnehmer eine interessante und prägnante Präsentation lesen möchten?

Warum Projektmanagement-Software verwenden? - Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Zeit sparen
3. Überwachen Sie den Status des Projekts
4. Informationen verfügbar machen
5. Stellen Sie die Projektkontinuität sicher
6. Zusammenfassung

Warum Projektmanagement-Software verwenden? Einführung

Es ist wahrscheinlich, dass niemand davon überzeugt werden muss, eine Projektmanagement-Software zu verwenden. Vor allem, wenn es sich um große und komplexe Projekte handelt, die einfach nicht auf Papier laufen können. Es lohnt sich jedoch, herauszufinden, welche Vorteile der Einsatz von Projektmanagement-Software bietet. Überlegen Sie zunächst, ob wir in unserer PM-Praxis all diese Bereiche im Griff haben. Zweitens können wir die Software auswählen, die am besten zu den Besonderheiten unserer Projekte und Teamarbeit passt.

Wir möchten vier Bereiche hervorheben, deren Verbesserung für Benutzer von Projektmanagement-Software entscheidend ist. Diese sind:

• Zeit sparen
• Überwachung des Projektstatus
• Verankerung der Verfügbarkeit von Informationen
• Sicherstellung der Projektkontinuität

Wir werden sie uns im Folgenden einzeln ansehen, gefolgt von einer Erörterung erwähnenswerter Softwarefunktionen sowie einem Blick auf einige der beliebtesten Lösungen, die auf dem Markt erhältlich sind.

Zeit sparen

Die zeitsparenden Vorteile der Software liegen vor allem in der verbesserten Projektorganisation. Denn es bedeutet einfaches Planen und flexibles Skizzieren des Projektrahmens. Die Erstellung eines Projektauftrags oder eines Gantt-Diagramms ist viel einfacher und praktischer, wenn dies direkt in dem Programm erfolgt, mit dem wir später das Projekt verwalten.

Anstatt externe Tools zu verwenden, können Pläne im Laufe des Projekts mit detaillierten Aufgaben ergänzt werden, die auf Kanban-Boards oder im Projektrückstand veröffentlicht werden. Dies ermöglicht eine absolut realistische Messung der Zeit, die von konkreten Projektteammitgliedern für bestimmte Aufgaben aufgewendet wird.

Allerdings ist beim Projektzeitmanagement die Wahl der Software selbst und ob sie dem Team bereits vertraut ist, von erheblicher Bedeutung. Schließlich unterscheiden sich Projektmanagementprogramme erheblich in ihrer Komplexität, und die Lernkurve kann schwierig werden. Während Firmbee eine transparente Umgebung ist, die alle Tools enthält, die zum Verwalten eines Projekts erforderlich sind, ist Jira ein kolossales und sehr komplexes Tool, das die Automatisierung von Aufgaben und die Integration mit externen Programmen ermöglicht.

Überwachen Sie den Status des Projekts

Der zweite Schwerpunkt von Projektmanagement-Software ist die Echtzeitüberwachung des Projektstatus. Jedes Programm enthält Analysewerkzeuge zur Visualisierung von Statistiken. Sie zeigen unter anderem:

• der aktuelle Stand der Aufgabenumsetzung – wie viele Aufgaben wurden zu welchem ​​Zeitpunkt erledigt, wer hat welche Aufgaben erledigt,
• Vergleichen realer Ergebnisse mit Annahmen – zum Beispiel anhand eines Diagramms, das die durchschnittliche Zeit einer Aufgabe mit ihrem realen Verlauf vergleicht,
• der Stand der Haushaltsausführung sowie
• Vorhersagewerkzeuge, um zu beurteilen, ob sich die Dinge in die richtige Richtung entwickeln.

Informationen verfügbar machen

Ein weiteres Problem, bei dessen Lösung die Software hilft, ist die Verfügbarkeit von Projektinformationen in Echtzeit für das Team und die Beteiligten. Die Hauptvorteile einer Projektmanagement-Software sind die Möglichkeit, sich jederzeit anmelden zu können, sowie die Differenzierung von Berechtigungen – beispielsweise zum Bearbeiten von Aufgaben oder zum Einsehen der Leistungsstatistiken einzelner Teammitglieder. Beispielsweise kann einem Client die Möglichkeit gegeben werden, die in einer bestimmten Woche abgeschlossenen Aufgaben anzuzeigen, aber nicht die Berechtigung, die Liste der Aufgaben zu bearbeiten, die in den folgenden Tagen abgeschlossen werden sollen.

Kurz gesagt, der dritte wichtige Bereich besteht darin , die Aufrechterhaltung der richtigen Ordnung im Projekt sowie die Transparenz der Kommunikation zu erleichtern. Nicht zuletzt trägt die Verwendung eines bearbeiteten, spontanen, kollaborativen Projektdokuments dazu bei, ein Gefühl der Teamzugehörigkeit und Verantwortung für die Erledigung zugewiesener Aufgaben zu entwickeln, die zum Projektziel beitragen.

Stellen Sie die Projektkontinuität sicher

Ein wichtiger, aber oft übersehener Vorteil des Einsatzes von Projektmanagement-Software ist die Kontinuität bei personellen Veränderungen. Diese können sowohl den Projektmanager als auch andere Teammitglieder betreffen. Dank der Verfügbarkeit historischer Projektdaten und Analysetools kann sich eine neue Person relativ einfach ein Bild von der Situation machen und schnell an neue Aufgaben herangeführt werden. Ohne die gesamte Projektdokumentation zu sichten, erfährt sie unter anderem auch, was bereits erledigt wurde, welche Aufgaben dem Team Schwierigkeiten bereiten und ob das Projekt plan- und budgetgerecht umgesetzt wird.

Zusammenfassung

Projektmanagement-Software reduziert die Zeit, die zum Abschließen von Projekten benötigt wird. Von der Planung über das Delegieren von Aufgaben bis hin zur Überprüfung ihrer Erledigung durch Teammitglieder, die nicht jedes Mal vom Projektmanager aufgezeichnet werden muss. Alle diese Schritte werden effizienter ausgeführt. Es lohnt sich also, Zeit in das Erlernen des richtigen Programms zu investieren.

Es erleichtert auch die Überwachung der aktuellen Situation und stellt sicher, dass alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf sie betreffende projektbezogene Informationen haben. Hinzu kommt der erhebliche Komfort, alle Daten an einem Ort gesammelt zu haben, wo man sie leicht in den Griff bekommen kann. Diese Features erleichtern auch die Sicherstellung der Projektkontinuität, selbst bei tiefgreifenden personellen Veränderungen.

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Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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Einstieg ins Projektmanagement:

1. Was ist ein Projekt?
2. Was ist Projektmanagement?
3. Wie verwaltet man Projekte?
4. Methoden des Projektmanagements
5. Arten von Projekten
6. 4 Projektbeispiele
7. Priorisierung von Projekten
8. Bereiche der Projekttätigkeit
9. Erfolgsdefinition im Projektmanagement
10. Warum Projektmanagement-Software verwenden?