Warum Sie Produktivität nicht ernst nehmen können, wenn Sie nicht optimieren, wie Ihre Mitarbeiter Ihren Raum nutzen
Veröffentlicht: 2019-08-04Die Umgebung Ihres Arbeitsplatzes bestimmt Ihre Produktivität.
Die Produktivität sinkt, wenn es an Besprechungsräumen mangelt.
Startups entscheiden sich zunehmend für Shared Spaces wie WeWork.
Ich finanziere Startups für meinen Lebensunterhalt und davor leitete ich zwei von mir gegründete Software-Startups. Ich habe unzählige Stunden damit verbracht, mir historische Finanzen, Budgets, Prognosen und Zukunftsprognosen anzusehen. Bei einem Standard-Tech-Startup kann ich Ihnen im Schlaf sagen, dass Ihre zwei größten Kostenpunkte bei weitem Menschen (zwischen 60–75 % der Gesamtkosten) und Raum (10–20 % der Gesamtkosten) sind. Die einzige andere signifikante Kostenposition, die ich bei einigen Startups in der Frühphase sehe, ist das Inventar (für Hardware- oder E-Commerce-Unternehmen).
In den Anfangsstadien eines Unternehmens wird ein Startup oft so viele Leute wie möglich in kleine Räume stopfen, um Bürokosten zu sparen. Wenn ein Unternehmen Kapital aufbringt, beginnt es unweigerlich, nach Büroräumen zu suchen, um die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern. Da es schwer vorherzusagen ist, wie viel Speicherplatz Sie benötigen, wenn Sie expandieren (oder, schlucken, nach unten), haben sich Startups zunehmend Shared Spaces wie WeWork zugewandt, die sich ein bisschen wie Cloud-Hosting verhalten, da sie es Ihnen ermöglichen, sie zu vergrößern oder zu verkleinern Ihr Geschäft expandiert oder verlangsamt sich.
Jeder, der Zeit mit Startups verbracht hat, kann Ihnen sagen, dass es eine Reihe von Produktivitätseinbußen gibt, die von diesen Umgebungen ausgehen können:
- Mangel an Besprechungsraum für Diskussionen
- Unfähigkeit, sich zu konzentrieren, weil man von „lauten Rednern“ umgeben ist
- Riesige Schlangen warten an gemeinsamen Sicherheitskontrollen, Aufzügen oder Mittagspausen
Die Kenntnis der Probleme bei der „Verwaltung von Menschen in Räumen“ war einer der Hauptgründe, warum ich die Firma Density unterstützt habe, die einen „Tiefensensor“ gebaut hat, der über Türen hängt und Räume anonym verfolgt, wie im GIF unten zu sehen ist.
Die Technologie wird jetzt bei vielen Kunden eingesetzt, darunter LinkedIn, NYU, Dropbox, Envoy und viele andere, sodass wir viel darüber gelernt haben, wie Menschen Lösungen wie Density nutzen, um die Produktivität zu steigern, die physische Sicherheit zu verbessern und den Raum besser auf die Menschen abzustimmen. Nachfolgend finden Sie einige großartige Beispiele für häufige Probleme und Lösungen, die wir gesehen haben:
Der Besprechungsraumcamper / der Besprechungsraumbesetzer/Phantom
Gartner schätzt, dass der durchschnittliche Mitarbeiter 27 Stunden pro Jahr damit verbringt, nach verfügbaren Räumen für Besprechungen zu suchen – dies liegt selten daran, dass Unternehmen nicht genügend Platz haben. Meistens liegt es daran, dass sie nicht die richtige Mischung aus kleinen / großen / flexiblen Arbeitsräumen haben und die Leute daher dazu neigen, Raum zu beanspruchen, wenn er verfügbar ist.
Sobald Organisationen skalieren, implementieren sie unweigerlich Systeme, um die Buchung gemeinsam genutzter Räume rationalisierter und normalerweise demokratischer zu gestalten – das allgemeine Verfahren besteht darin, dass Sie über ein Planungssystem stundenweise „einen Besprechungsraum buchen“. Wir alle haben den „Hausbesetzer“ erlebt, der einfach in einen Besprechungsraum geht und Startups, die daran arbeiten, ein 1:1-Meeting in einem für 12 Personen gebauten Raum abhalten und sich nicht die Mühe machen, es zu buchen. Einige Leute gehen den umgekehrten Weg und buchen Stunden am Ende, damit sie in einem Besprechungsraum „campen“ können, um lange Zeiträume in Ruhe zu erledigen, oder 1-1 Meetings auf Kosten der Gruppenbedürfnisse abhalten können.
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Ebenso problematisch ist das „Phantom“, das den Besprechungsraum stundenlang bucht, um den Raum zu blockieren und ihn nur zeitweise nutzt. Ich habe diese Art von Verhalten sogar vor 20 Jahren gesehen, als ich bei Accenture arbeitete, wo die Mitarbeiter hauptsächlich vor Ort beim Kunden waren, aber als sie ins Büro zurückkehrten, gab es einen Ansturm, die begrenzten Besprechungsräume phantom zu buchen.
Bei Density haben wir mit Kunden zusammengearbeitet, um sie in ihr Outlook-System zu integrieren, damit das Management besser auswerten konnte, wann Teams Besprechungsräume gebucht hatten, und dann mit den Daten der Density-Sensoren vergleichen konnte, um zu sehen, wann der Raum tatsächlich genutzt wurde. Es kann die gebuchten und genutzten Stunden sowie die Anzahl der gebuchten und besuchten Personen vergleichen, um dem Unternehmen zu helfen, seine begrenzten Platzressourcen besser zu verwalten.
Das Mittagsrätsel
Ein weiterer großer Produktivitätsverlust, wenn Unternehmen skalieren (oder wenn sich gemeinsame Arbeitsbereiche füllen), sind Wartezeiten bei der Mittagspause. Wir haben den Anstieg von Unternehmen gesehen, die Density verwenden, um den Personenfluss durch die Kommissäre beim Frühstück, Mittag- und Abendessen besser zu verfolgen. Sie haben dies mit internen Systemen auf Slack oder Facebook Messenger integriert, damit die Mitarbeiter die Wartezeiten in Echtzeit überprüfen und ihre Tage entsprechend planen können. Dies hat dem Management auch dabei geholfen, herauszufinden, wie das Restaurantpersonal in Stoßzeiten personell aufgestockt werden kann. Wir haben sogar gesehen, dass einige zukunftsorientierte Fluggesellschaften und Reiseunternehmen diese Sensoren verwenden, um den Personalbestand von Lounges den ganzen Tag über besser zu verfolgen.
Der Heckklapper
Die meisten Büros setzen physische Sicherheit ein, um sowohl Vermögenswerte als auch Sicherheit zu schützen, aber wir alle haben den „Tailgater“ erlebt, der darauf wartet, dass jemand anderes seine oder ihre Karte scannt, und dann schnell hinter ihm hergeht und Zugang erhält. In Hochhäusern mit ausreichend Sicherheitspersonal ist dies viel schwieriger zu bewerkstelligen, aber selbst dort bestehen nach Feierabend Probleme. Wie Sie im folgenden Video sehen werden, hat Dropbox Density in Verbindung mit seinem Zugangskontrollsystem verwendet, um für Sicherheit zu kennzeichnen, wann immer es einen Tailgater gibt. In dem Video zeigen sie eine Situation aus dem wirklichen Leben (Gesichter verschwommen), in der ein Zuhälter sich als ein weiterer Angestellter ausgibt, der auf sein Smartphone schaut, der dann einbricht und mehrere Laptops stiehlt. Dieses Problem ist auf Campussen noch ausgeprägter, wo Gebäude mehr Eingangs- und Ausgangspunkte haben. Dropbox hatte mehr als 100 Tailgating-Ereignisse pro Woche, und obwohl die meisten davon wahrscheinlich nicht schändlich sind, ist es die erste Verteidigungslinie, dass Mitarbeiter auf das Problem aufmerksam werden.
Der verschwendete Platz / die überdimensionalen Besprechungsräume
Vielleicht ist die Gruppe, die die Fähigkeit, zu wissen, wie Menschen Räume nutzen, am meisten zu schätzen wissen, die für die Raumplanung verantwortlichen Facility-Management-Gruppen. Wenn Unternehmen expandieren, finden Sie natürlich Besprechungsräume, die für 12 Personen gebaut wurden, aber hauptsächlich für 2–4 Personen gleichzeitig genutzt werden, die effektiver in 2 Besprechungsräumen gebaut werden würden. Wir sehen Unternehmen, die große Akquisitionen tätigen und herausfinden müssen, wie sie Unternehmen und Mitarbeiter konsolidieren können. Während eines Kundenpilotprojekts entdeckte ein Fortune-1000-Unternehmen, dass ein Konferenzraum für 8 Personen während 78 % aller Geschäftszeiten von 3 oder weniger Personen genutzt wurde; es wurde nur 3 % der Zeit von 8 Personen (beabsichtigte Kapazität) genutzt. Durch die Erweiterung der Studie und die richtige Dimensionierung ihres Konferenzraummixes wird dieses Unternehmen wahrscheinlich sein Problem mit den Konferenzräumen lösen und zig Millionen Dollar an vermiedenen Immobilienerweiterungskosten einsparen.
Das Versicherungsrisiko
Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass beim Betreten einer Bar, eines Konzertsaals, eines Stadions oder eines ähnlichen Veranstaltungsortes eine Person mit einem Tresen klickt, wenn Sie hindurchgehen? Was sie mit ziemlicher Sicherheit tun, ist die manuelle Überwachung der Menschenmenge zu Versicherungszwecken (und letztendlich zu Sicherheitszwecken).
Wir haben jetzt Veranstaltungsorte, die Density verwenden, um die Menschenmenge zu kontrollieren und sicherzustellen, dass sie nicht gegen ihre Versicherungspolicen verstoßen. Eine Bar, mit der wir zusammenarbeiten, erhielt von der Feuerwehr jeden Monat mehrere Bußgelder in Höhe von 1.000 US-Dollar, weil sie überlastet war – und das, obwohl Personal zur Hand war, um manuell zu zählen. Nach der Installation von Density sah sich der Feuerwehrmann die Zählung auf dem iPhone des Barchefs an und sagte: „Das ist wirklich cool.“ Dann ließ er sie in Ruhe, weil sie beweisen konnten, dass sie den Kodex einhielten.
Unbeabsichtigte Anwendungsfälle
Inzwischen haben wir viel gesehen! Von Leuten, die möchten, dass Density nachverfolgt, dass sich Alzheimer-Patienten nicht außerhalb eines zuvor vereinbarten Raums bewegen, bis hin zu Gig-Economy-Unternehmen, die in der Lage sein möchten, anonym nachzuverfolgen, ob ihre Mitarbeiter oder ob ihre Kunden unerwünschten physischen Kontakt initiieren. Die Leute fragen mich oft: „Warum benutzen sie nicht einfach Kameras?“ Natürlich gibt es einige gute Anwendungen für Kameras in Bereichen wie der Überwachung, aber in der modernen Welt gibt es viele Orte, an denen wir den Personenfluss verfolgen möchten (Badezimmernutzung, nur ein Beispiel!), aber keine Personen aufzeichnen möchten. Darüber hinaus ist die Fähigkeit, die Daten zu interpretieren und mit der Menge an Informationen umzugehen, viel kostengünstiger, wenn Sie mit „Polygonen“ (Formen von einem Laser) arbeiten, als mit vollständigem Videomaterial.
[Dieser Artikel erschien zuerst auf beiden Seiten des Tisches und wurde mit Genehmigung reproduziert.]