Projektstrukturplan – wie kann man Arbeit in einem Projekt effektiv delegieren? | #30 Einstieg ins Projektmanagement

Während der Projektplanung entscheidet der Projektmanager, wie Ziele zugewiesen werden, welche Aufgaben zu erledigen sind und wann und welche Spezialisten hinzugezogen werden. Dabei erstellt er den Projektstrukturplan (PSP).

Projektstrukturplan – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Projektstrukturplan
3. Verantwortung im Team (Team/Collective Ownership)
4. Zusammenfassung

Einführung

Ein adäquat konzipierter Projektstrukturplan (PSP) führt zu einem reibungslosen Team-Workflow. Jeder Beteiligte kennt den Zweck bestimmter Aufgaben, von wem er Aufträge erhält und an wen er sie weitergeben soll. Es wird leichter erkennen, wer mit zu viel Arbeit belastet ist, weil zum Beispiel drei Teammitglieder gleichzeitig Hilfe von einer Person benötigen. So ermöglicht Ihnen WBS bereits in der Planungsphase, den Workflow-Prozess zu optimieren. Dies bietet einen sehr wichtigen Aspekt der Projektarbeit: Teamverantwortung für die Aufgabenerfüllung. Aber wie plant man die beste Arbeitsstruktur für das Projekt?

Projektstrukturplan

Die Struktur der Arbeitsteilung wird üblicherweise anhand eines Baums visualisiert, auf dem die Phasen des Projektlebenszyklus in immer detailliertere Ziele unterteilt markiert sind. Dies erleichtert die Planung der Dauer von Aufgaben und der Kosten für deren Erledigung sowie die angemessene Verteilung der Verantwortlichkeiten unter den Teammitgliedern.

Bedenken Sie dabei, dass der PSP vorgibt, was umzusetzen ist, aber die Frage nach dem „Wie“ nicht beantwortet. Erwähnenswert ist auch das Prinzip der Begrenzung des Detaillierungsgrads. Sie hängt von der Art und den formalen Anforderungen des Projekts ab. Für die Produktion von medizinischen Geräten oder chemischen Reagenzien ist eine andere Planungsebene erforderlich, für die Organisation von Events oder Marketingkampagnen eine andere.

Der Projektstrukturplan ist im PMBOK wie folgt definiert:

„Eine hierarchische Zerlegung des gesamten Arbeitsumfangs, der vom Projektteam durchgeführt werden muss, um die Projektziele zu erreichen und die erforderlichen Leistungen zu erbringen.“

Das Wort „gesamt“ ist hier sehr wichtig, und die „100%-Regel“ hängt damit zusammen. Denn ein übersichtlicher PSP berücksichtigt alle Ziele des Projekts: genau alles, was zu erreichen ist. Einschließlich des Projektmanagements selbst. Mit anderen Worten, indem wir die Aufgaben von der untersten Ebene des Baums lesen, listen wir alle Komponenten der übergeordneten Ebene auf. Dies ist ein Prinzip, das in der Praxis sehr schwer zu befolgen ist. Es wird jedoch oft als wirksames Instrument angeführt, um das sogenannte Scope Creep zu verhindern. Die Festlegung aller zu erledigenden Aufgaben schließt das Hinzufügen neuer Aufgaben aus, die nicht in die vordefinierten Projektziele passen.

Verantwortung im Team

Die vom Team ausgeführten Aufgaben sind Teil eines endgültigen Ziels, das durch eine gemeinsame Anstrengung geschaffen wurde. In vielen Unternehmen und Projekten ist die Sichtbarkeit oder gar Existenz dieses Ziels jedoch nicht offensichtlich. Daher ist eine gut geplante Aufgabenstruktur und ein für das Projektteam klarer Arbeitsablauf die Grundlage für den Aufbau gemeinsamer Verantwortung.

Der Aufbau eines Gefühls der Teamverantwortung (Team-/Kollektivverantwortung) ermöglicht es den Teammitgliedern, die Ziele des Projekts besser zu verstehen und zu verstehen, wie die geleistete Arbeit zum Erreichen dieser Ziele beiträgt. Das steigert die Motivation und das Engagement und verbessert die Teamleistung. Das Engagement für das größere Projekt und dessen erfolgreicher Abschluss führt auch zu einer Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen und einer guten Atmosphäre. Mit anderen Worten: Verantwortungsbewusstsein im Team kann zu besseren Geschäftsergebnissen für das Unternehmen als Ganzes beitragen.

Zusammenfassung

Das Delegieren von Aufgaben in einem Projekt ist eine Aufgabe für einen Projektmanager bei der Planung, um Ziele effektiv zu erreichen. Erstens hilft WBS, den Umfang des Projekts zu organisieren – Gruppen ähnlicher Aufgaben zu isolieren, die Abhängigkeiten zwischen ihnen zu erkennen, die die Reihenfolge bestimmen, in der sie abgeschlossen werden, und auch die Verantwortung des Teams für die von ihnen durchgeführten Aufgaben aufzubauen sie in den Kontext kleinerer und größerer Ziele des Unternehmens zu stellen.

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Autorin: Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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Einstieg ins Projektmanagement:

1. Was ist ein Projekt?
2. Was ist Projektmanagement?
3. Wie verwaltet man Projekte?
4. Methoden des Projektmanagements
5. Arten von Projekten
6. 4 Projektbeispiele
7. Priorisierung von Projekten
8. Bereiche der Projekttätigkeit
9. Erfolgsdefinition im Projektmanagement
10. Warum Projektmanagement-Software verwenden?
11. Wie wählt man die beste Projektmanagement-Software aus?
12. Überblick über Projektmanagement-Software
13. Projektlebenszyklus
14. Wozu dient die Projektvision?
15. Projektziel. Was ist das und wie kann man es gut definieren?
16. Projektinitiierungsphase – worauf ist zu achten?
17. Die Domäne der Planung im Projektmanagement
18. Was ist ein Projektplan und wozu dient er?
19. Wie verwende ich Meilensteine ​​in einem Projekt?
20. Projektabwicklung
21. Wie bereitet man einen erfolgreichen Projektnotfallplan vor?
22. Bedeutung des Projektabschlusses
23. Projekt scheitern. 5 Gründe, warum Projekte scheitern
24. 4P des Managements: Projekt, Produkt, Programm und Portfolio
25. Wichtigste Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Projektleiters
26. Die nützlichsten Fähigkeiten des Projektmanagers
27. Wie wird man Projektmanager?
28. 5 Bücher, die jeder Projektmanager lesen sollte
29. Wie baut man ein Projektteam auf?
30. Projektstrukturplan – wie kann man Arbeit in einem Projekt delegieren?
31. Wie führt man ein Team bei hybrider Arbeit?
32. Herausforderungen, denen Projektmanager bei der Arbeit mit einem Team gegenüberstehen
33. Arten von Projektmeetings
34. Projektüberwachung. Welche Parameter sind zu beachten?
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36. Wie definiert man den Umfang eines Projekts und vermeidet Umfangsschleichen?
37. Machbarkeitsstudie – können wir dieses Projekt umsetzen?
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39. Wie erstelle ich einen Projektauftrag?
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41. Gantt-Diagramm in der Projektmanagementplanung
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