Sieben Wege, intelligenter zu arbeiten, nicht härter

Wir hören es die ganze Zeit, eines der Sprichwörter des Unternehmertums – arbeite intelligenter, nicht härter. Aber was bedeutet das in unserem täglichen Leben? Weniger lange arbeiten, aber mehr rausholen. Aber wie erreicht man das? Wie viele andere Dinge scheint auch diese Idee abstrakt schwer zu erreichen zu sein, aber wenn sie aufgeschlüsselt wird, zeigt sie, dass es viele Möglichkeiten gibt, Ihren Arbeitsstil zu verbessern. Versuchen Sie, jeden Tag mindestens ein oder zwei dieser Ideen in die Praxis umzusetzen, und schließlich werden Sie der Meister Ihrer Arbeitsqualität.

Vermeiden Sie Ablenkungen

Denken Sie an Ihren typischen Arbeitstag. Gönnen Sie sich lange Zeiträume, in denen Sie sich wirklich in eine Aufgabe vertiefen können, oder arbeiten Sie eher zwischen Unterbrechung und Unterbrechung nur in kleinen Zeitabschnitten? Wechseln Sie ständig zwischen Projekten und Ihren E-Mail- oder Social-Media-Websites hin und her? Kommen Ihre Mitarbeiter oft vorbei, um Fragen zu stellen oder sich beraten zu lassen? Mach, dass es aufhört!

Wussten Sie, dass die durchschnittliche Person 15 Minuten braucht, um sich von einer Ablenkung zu erholen ? Das bedeutet, dass Sie eine Viertelstunde lang herumzappeln und versuchen, Ihre Gedanken wieder dorthin zu bringen, wo sie vor der Unterbrechung waren – und dann werden Sie wahrscheinlich wieder unterbrochen! Hier sind einige Ideen zur Minimierung von Ablenkungen im Büro:

• Lassen Sie Anrufe an die Voicemail weiterleiten und beantworten Sie sie dann in einem Block.
• Planen Sie ein oder zwei feste Zeiten ein, um E-Mails im Laufe des Tages zu prüfen und zu beantworten, anstatt sie zu prüfen, sobald sie eingehen.
• Deaktivieren Sie Benachrichtigungen für eingehende E-Mails, Nachrichten oder Benachrichtigungen von sozialen Websites. Ja, das kann auch bedeuten, dass Sie Ihr Telefon ausschalten.
• Wenn Ihr Büro Instant Messenger verwendet, schalten Sie ihn aus oder stellen Sie sich auf „Abwesend“, während Sie versuchen, sich zu konzentrieren.
• Schließen Sie Ihre Bürotür, hängen Sie ein Schild an Ihre Kabine und bitten Sie darum, nicht unterbrochen zu werden, oder wenn Sie wirklich verzweifelt sind, tragen Sie große Kopfhörer oder tun Sie so, als würden Sie telefonieren.

So viele Ablenkungen, die unsere Produktivität beeinträchtigen können

Organisieren und priorisieren

Zu viele Menschen hetzen ohne einen klaren Aktionsplan in den Tag, was zu Frustration und Zeitverschwendung führt, wenn Sie herausfinden, worauf Sie Ihre Bemühungen zuerst konzentrieren müssen. Was sind deine Ziele für den Tag? Was muss unbedingt erledigt werden, womit muss man vorankommen und was kann eine Pause einlegen? Planen Sie am Ende des Arbeitstages etwas Zeit ein, um den kommenden Tag zu strukturieren. Für manche Menschen bedeutet dies die Implementierung einer ausgeklügelten Projektmanagement-Software; für andere bedeutet dies, eine lange Aufgabenliste zu schreiben und Haftnotizen auf ihrem Schreibtisch zu verteilen. Einige bevorzugen vielleicht sogar ein einfaches Gantt-Diagramm als visuelle Anleitung. Was auch immer Sie bevorzugen, wenn Sie einen Teil Ihres Tages auslassen, lassen Sie auf keinen Fall die zehn oder fünfzehn Minuten aus, die Sie damit verbringen, Ihren Tag zu organisieren und zu priorisieren.

Kein Multitasking – Arbeiten Sie parallel

Ungeachtet dessen, was Sie vielleicht glauben, seien Sie ehrlich: Multitasking ist nicht möglich. Jeder, der schon einmal versucht hat, zu telefonieren und gleichzeitig auf E-Mails zu antworten, versteht das. Was wir „Multitasking“ nennen, bedeutet nicht wirklich, zwei (oder mehr – Schande über dich!) Dinge gleichzeitig zu tun; Es ist nur dein Gehirn, das schnell zwischen zwei Dingen hin und her wechselt. Das ist nicht nur schlecht für deine Konzentration – erinnerst du dich daran, wie es 15 Minuten dauert, um sich von einer Ablenkung zu erholen? – aber es zermürbt auch dein Gehirn und macht dich schneller müde.

Was können Sie also tun, wenn nicht Multitasking? Versuchen Sie stattdessen, parallel zu arbeiten. Diese Technik wird bereits häufig von Teams verwendet, die an demselben Material arbeiten – denken Sie an Designteams oder Programmierer –, aber auch Sie können davon profitieren. Werden einige Ihrer Projekte hin und her geschickt? Führen Sie diese Projekte zuerst durch und arbeiten Sie an anderen Dingen, während Sie darauf warten, dass andere sie zurücksenden. Das bedeutet weniger frustrierende Wartezeiten für Sie und Ihre Kollegen und mehr Zeit, Dinge zu erledigen. Alternativ können Sie die Echtzeit-Zusammenarbeit mit Ihrem Team oder Kollegen ausprobieren, eine weitere Möglichkeit, intelligenter zu arbeiten und Zeit zu sparen.

Erfahren Sie, wie lange Aufgaben dauern

Sobald Sie Ihre Ablenkungen eliminiert oder kontrolliert haben, lernen Sie Ihren Zeitplan und Ihre Arbeitsweise kennen. Mit der Zeit sollten sich Muster abzeichnen – Sie brauchen immer mindestens drei Stunden, um einen solchen Bericht fertigzustellen, während Sie ein anderes Projekt in dreißig Minuten fertigstellen können. Woher würden Sie das wissen, wenn Sie diese Unterbrechungen nicht mit dem Lasso eingefangen hätten? Dies ist nicht nur nützlich, um einen Zeitplan für sich selbst zu blockieren, sondern auch, um zu wissen, wann Sie zu einem Job oder Projekt nein sagen müssen.

Delegierter: Eine unverzichtbare Fähigkeit, um intelligenter zu arbeiten

Jeder weiß, dass Delegieren wichtig ist, aber aus irgendeinem Grund halten zu viele Menschen daran fest, Aufgaben zu erledigen, die andere effizienter oder einfach besser erledigen könnten. Denken Sie darüber nach, warum Sie bestimmte Aufgaben erledigen – wenn die Antwort einfach lautet „weil ich das schon immer getan habe“, müssen Sie sich genau überlegen, ob diese Aufgabe wirklich zu Ihnen gehören sollte. Bestimmte Aufgaben – besonders mühsame oder solche, für deren Übernahme jemand anderes leicht geschult werden könnte – sind kein Kinderspiel.

Verbessern Sie Ihre Prozesse kontinuierlich

Veränderung ist gut, besonders wenn sie bedeutet, Dinge effizienter, zweckdienlicher oder kostengünstiger zu erledigen. Das letzte Unternehmen, für das ich gearbeitet habe, belohnte Prozessverbesserungen. Auch wenn dies bei Ihnen nicht der Fall ist, sollten Sie immer nach Wegen Ausschau halten, die Dinge besser zu machen – es könnte bedeuten, dass Sie Ihren Arbeitstag leichter verwalten können, oder Sie könnten sogar eine Gehaltserhöhung bekommen.

Erkennen Sie den Punkt sinkender Renditen an

Dies ist vielleicht der wichtigste Punkt hinter dem Sprichwort „Work smarter, not harder“ – es gibt einen Punkt, an dem mehr arbeiten nicht bedeutet, dass Sie mehr erledigen. Die Produktivität lässt nach und es kann immer frustrierender sein, die gleichen Ziele zu erreichen, die Sie zuvor mit Leichtigkeit erreicht haben. Das bedeutet nicht, dass Sie einen schlechten Job machen – es könnte nur bedeuten, dass Sie sich auf eine neue Strategie konzentrieren oder sogar eine Pause einlegen und frisch an die Aufgabe zurückkehren müssen. Wenn Sie anerkennen, dass es einen solchen Punkt gibt, werden Sie bei der Arbeit weniger frustriert sein.

Oben sind einige praktische Dinge aufgeführt, die Sie tun können, um intelligenter statt härter zu arbeiten. Hast du noch mehr tolle Tipps? Teilen Sie sie in den Kommentaren und wenn es wirklich großartig ist, fügen wir es dem Artikel hinzu.

Adrienne Erin ist Bloggerin und Autorin. Wenn sie nicht gerade über Technik und soziale Medien bloggt, übt sie vielleicht ihr Französisch, zaubert ein paar Rezepte, die sie auf Pinterest gefunden hat, oder beschäftigt sich mit alten Postkarten und Briefmarken.