Workflow-Automatisierung: Definition, Bedeutung, Tools und wie Sie sie verwenden können

Jedes Unternehmen oder jede Organisation verfügt über einen Arbeitsablauf, den die Mitarbeiter befolgen müssen. Allerdings können diese Aufgaben manchmal sehr zeitaufwändig und fehleranfällig sein.

Obwohl Unternehmen heutzutage Projektmanagement-Tools und Excel zur Bewältigung überflüssiger Aufgaben einsetzen, reicht dies immer noch nicht aus. Um diese mühsamen Aufgaben zu rationalisieren, haben wir Tools zur Workflow-Automatisierung kennengelernt.

Aber was genau ist Workflow-Automatisierung und wie hilft sie Unternehmen? In diesem Blog werfen wir einen Blick auf die Definition, Bedeutung und die besten Tools, die Sie verwenden können. Darüber hinaus werden wir auch über einige Anwendungsfälle sprechen. Also lasst uns anfangen.

Was ist Workflow-Automatisierung?

Vereinfacht ausgedrückt ist Workflow-Automatisierung die Technik, die sich wiederholende Aufgaben automatisiert, um den Workflow reibungsloser und schneller zu gestalten. Wenn Sie die Regeln festlegen, kann Automatisierungssoftware Aufgaben planen, E-Mails versenden, Marketingkampagnen starten und vieles mehr – ohne regelmäßige Aufsicht.

Darüber hinaus ist die Workflow-Automatisierung eine Arbeitsweise, die die Arbeit effizienter macht, Zeit spart, Fehler reduziert und die Produktivität der Mitarbeiter steigert. Lassen Sie es uns anhand von Beispielen besser verstehen.

Beispiele für Workflow-Automatisierung

Hier ist ein Beispiel dafür, wie die Workflow-Automatisierung für Marketingagenturen funktioniert.

Angenommen, Sie arbeiten in einer Marketingagentur und versenden täglich Berichte an die Kunden. Anstatt die Daten aus mehreren Quellen manuell zusammenzustellen, können Sie eine Workflow-Plattform verwenden, um ein Setup zu erstellen, das automatisch die erforderlichen Details extrahiert, sie in einen Bericht formatiert und den Versand täglich plant.

Dies spart nicht nur Zeit und reduziert Fehler, sondern stellt auch sicher, dass Ihre Kunden ihre Berichte jeden Tag zeitnah erhalten. Darüber hinaus kann Ihnen eine Workflow-Software bei Folgendem helfen:

• Automatisieren Sie die Lead-Erfassung, um potenzielle Kunden zu identifizieren
• Planen und veröffentlichen Sie Social-Media-Beiträge auf mehreren Plattformen
• Automatisieren Sie Aufgaben zur Inhaltserstellung
• Leistungsberichte automatisch erstellen und versenden
• Senden Sie Willkommens-E-Mails und vereinbaren Sie erste Treffen.
• Sammeln Sie Kundenfeedback und senden Sie Folgemitteilungen

Top 5 Tools für die Workflow-Automatisierung

Nachdem Sie nun verstanden haben, was Automatisierung ist und welche Bedeutung sie hat, wollen wir einige der besten Beispiele für Workflow-Automatisierungssoftware entdecken.

• ClickUp
• Jira
• Zapier
• Microsoft Power Automate
• Kissflow

1. Klicken Sie auf „Nach oben“.

ClickUp ist ein cloudbasiertes All-in-One-Projektmanagement-Tool, das verschiedene Funktionen zur Workflow-Automatisierung umfasst. Es hilft Ihnen, Routineaufgaben mithilfe von Prozessvorlagen einfach zu erstellen und zu automatisieren. Es kann automatisch Arbeit zuweisen, Bewertungen bereitstellen, Status verfolgen und vieles mehr. ClickUp lässt sich auch in andere Tools wie Slack, Dropbox, GitHub, Bugsnag usw. integrieren.

Funktionen von ClickUp

• Anpassung ohne Code
• Bietet Gantt-Diagramme, Kanban und Workflow-Bibliotheken
• Nahtlose Zusammenarbeit und Kommunikation im Team
• Echtzeitberichte mit visuellen Darstellungen
• Funktionen zur Zeit- und Aufgabenverwaltung

Preise für Clickup:-

ClickUp bietet einen kostenlosen Plan und drei kostenpflichtige Pläne.

• Kostenlos: Für immer kostenloser Plan mit 100 MB Speicherplatz und unbegrenzten Aufgaben
• Unbegrenzt: Ab 10 $/Monat
• Geschäft: Ab 19 $/Monat
• Unternehmen: Auf Anfrage verfügbar

2. Jira

Jira ist ein No-Code-Automatisierungs-Builder, der eine ideale Lösung für technisch nicht versierte Teams darstellt, um ihre Aufgaben zu rationalisieren. Es eignet sich gut für das Projekt- und Aufgabenmanagement und ermöglicht es Teams, Aufgaben effizient zuzuweisen, zu verfolgen und zu erstellen. Die Software bietet außerdem anpassbare Arbeitsabläufe, sodass Unternehmen sie an ihre Bedürfnisse anpassen können.

Funktionen der Jira Workflow-Automatisierungssoftware

• Automatische Zuweisungs- und automatische Synchronisierungsfunktionen.
• Integrieren Sie Ihre Lieblingstools.
• Hunderte von Automatisierungsvorlagen
• Scrum Board zum Organisieren von Aufgaben.
• Berichte und Insight-Dashboards.
• Drag-and-Drop-Automatisierungs-Builder.

Preise für Jira:-

• Kostenlos: Kostenlose Nutzung des Plans mit bis zu 10 Benutzern und 2 GB Speicher.
• Standard: Ab 8,15 $/Monat
• Premium: Ab 16 $/Monat
• Unternehmen: Auf Anfrage verfügbar

3. Zapier

Genau wie Jira ist auch Zapier eine Software zur Erstellung von Drag-and-Drop-Prozessen ohne Code. Sie können alles automatisieren – von einfachen Aufgaben bis hin zu komplexen Arbeitsabläufen. Darüber hinaus zeichnet sich Zapier dadurch aus, dass es mit über 5.000 verschiedenen Apps verbunden werden kann. Egal, ob Sie Gmail, Slack, Trello oder Stripe verwenden, Zapier kann Ihnen dabei helfen, Aufgaben für alle Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren.

Funktionen von Zapier

• Mehrstufige Zaps zur Automatisierung von Aufgaben
• Erstellen Sie Pfade mit unterschiedlichen Aktionen basierend auf Logik
• Filtermöglichkeit, um bestimmte Aufgaben und Bedingungen zu finden
• Planen Sie Ihren Arbeitsablauf
• Konvertieren Sie Währungen, Daten, Text usw. in Ihr gewünschtes Format
• Empfangen und senden Sie Daten mithilfe von Webhooks

Zapier-Preise

Zapier bietet fünf Arten von Plänen an:-

• Kostenlos: Kostenloser Plan mit 100 Aufgaben pro Monat
• Starter: Ab 20 $/Monat (ca.)
• Professionell: Ab ca. 49 $/Monat
• Team: Ab 70 $/Monat (ca.)
• Firma: Auf Anfrage erhältlich

4. Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate ist eines der bekanntesten Tools zur Geschäftsprozessautomatisierung, das Benutzern hilft, Aufgaben zwischen verschiedenen Apps und Diensten zu automatisieren. Es kann Desktop-Apps und Websites mit KI sowie digitaler und robotischer Prozessautomatisierung automatisieren. Mit Power Automate können Sie synchronisieren, Daten sammeln, Benachrichtigungen empfangen und E-Mails oder Genehmigungsanfragen automatisieren.

Funktionen von Microsoft Power Automate

• KI-Verarbeitung und -Generierung
• Desktop-Automatisierung
• Task- und Process-Mining
• Berichterstattung und Analyse
• Datengesteuerte Geschäftsautomatisierung

Microsoft macht die Preisgestaltung automatisiert

Microsoft Power Automate bietet drei Arten von Plänen: –

• Kostenlos: Kostenlose Nutzung mit Premium-Funktionen für 30 Tage
• Power Automate Premium: Ab 12 $/Monat
• Power Automate-Prozess: Ab 123 $/Monat

5. Kissflow

Kissflow ist eine der besten Workflow-Management-Software, mit der Sie Prozesse automatisieren und Apps sowohl mit Low-Code- als auch No-Code-Ansätzen erstellen können. Es kann für Marketingautomatisierung, Projektmanagement und Workflow-Management verwendet werden. Es bietet Ihnen ein Analyse-Dashboard mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Sie können einfache Berichte mit grundlegenden Metriken überprüfen, um zu sehen, wie Ihr Automatisierungssystem funktioniert, oder Sie können Ihre benutzerdefinierten Berichte erstellen.

Funktionen von Kissflow

• Funktionsübergreifende Zusammenarbeit
• Übersichtliches und übersichtliches Dashboard
• Sicherheits- und Zugangskontrollen
• API-Integration
• Passen Sie Workflows an und definieren Sie sie

Kissflow-Preise

Kissflow bietet zwei Pläne an:

• Basic: Ab 1.500 $/Monat
• Unternehmen: Auf Anfrage verfügbar

Vergleichstabelle für Workflow-Automatisierungstools

Bedeutung der Workflow-Automatisierung und warum Sie sich dafür entscheiden sollten?

Tools zur Workflow-Automatisierung sind zu einer unverzichtbaren Software für Unternehmen jeder Größe geworden. Tatsächlich ergab eine aktuelle Studie von Zapier, dass über 66 % der KMU auf Automatisierungstools angewiesen sind, um ihr Geschäft effizienter zu gestalten.

Diese Tools helfen Unternehmen dabei, mühsame Aufgaben zu bewältigen, menschliche Fehler zu reduzieren, die Produktivität zu verbessern und vieles mehr. Hier sind einige Gründe, warum die Workflow-Automatisierung wichtig ist und warum Sie sie in Betracht ziehen sollten.

Erhöhte Effizienz und Produktivität

Wenn routinemäßige Geschäftsabläufe automatisiert werden, müssen Ihre Mitarbeiter ihre Zeit nicht mehr mit sich wiederholenden Aktivitäten oder Aufgaben verschwenden. Dies wird Unternehmen dabei helfen, den Arbeitsprozess zu vereinfachen, ihre Zeit zu verwalten und die Leistung und Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern.

Reduzierte Fehler und verbesserte Genauigkeit

Menschen sind fehleranfällig und es ist normal, dass bei der manuellen Arbeit, insbesondere bei großen Datenmengen, Probleme auftreten. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen gibt es weniger menschliche Berührungspunkte und eine minimale Fehlerquote, was Unternehmen dabei helfen kann, Fehler zu reduzieren und die Genauigkeit zu verbessern.

Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation

Wenn Sie in einer Remote-Umgebung arbeiten, müssen Sie wahrscheinlich viele E-Mails und Nachrichten bearbeiten, die überwältigend sein können. Aber die Workflow-Automatisierung kann helfen, indem sie Ihre Interaktionen im Auge behält und sie übersichtlich organisiert.

Automatisierungstools können an den Arbeitsablauf Ihres Unternehmens angepasst werden, sodass dieser zielorientiert ist. Dies bedeutet, dass alle im Unternehmen zusammenarbeiten können, um die Zusammenarbeit und Kommunikation zu verbessern.

Kosteneinsparungen und Ressourcenoptimierung

Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen können Kosten gespart werden, indem die Arbeitskosten gesenkt und die Effizienz verbessert werden. Beispielsweise kann die Automatisierung von Routineaufgaben den Mitarbeitern mehr Zeit geben, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, wodurch der Bedarf an zusätzlichem Personal oder der Bezahlung von Überstunden verringert wird.

Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Bedürfnisse

Automatisierte Arbeitsabläufe sind natürlich skalierbar und anpassbar. Wenn Unternehmen wachsen und sich weiterentwickeln, kann die Workflow-Automatisierung problemlos alle Änderungen im Umfang oder in der Arbeitskomplexität bewältigen. Diese Skalierbarkeit stellt sicher, dass das System für sich ändernde Anforderungen der Organisation effektiv und effizient bleibt.

Fördert die Verantwortlichkeit

Wenn Dinge manuell erledigt werden, gibt es oft keine Aufzeichnungen und Manager können bei der Nachverfolgung auf Schwierigkeiten stoßen. Mit Automatisierungstools für das Workflow-Management können Sie Aufgaben erstellen, diese Mitarbeitern zuweisen und Prioritäten festlegen. Dies hilft, die Rolle jedes Mitarbeiters zu erkennen und alles klar zu machen.

Wie implementiert man Workflow-Automatisierung?

Sie können die Workflow-Automatisierung implementieren, indem Sie sich wiederholende Aufgaben identifizieren, Workflow-Schritte analysieren, die Automatisierung testen und die Ergebnisse überwachen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung der Workflow-Automatisierung:

Identifizieren Sie wiederkehrende Aufgaben und Arbeitsabläufe

Der allererste Schritt bei der Implementierung der Workflow-Automatisierung besteht darin, sich wiederholende Aufgaben und Workflows zu identifizieren. Prüfen Sie, welche Aufgaben sich gut für die Automatisierung eignen, also solche, bei denen es sich um repetitive manuelle Aufgaben handelt. Berücksichtigen Sie außerdem die Aufgaben, die anfälliger für menschliche Fehler sind.

Analysieren Sie Workflow-Schritte und identifizieren Sie Auslöser und Aktionen

Sobald Sie die zu automatisierenden Aufgaben ermittelt haben, unterteilen Sie den Arbeitsablauf in detaillierte Schritte, um den Prozess klar zu verstehen. Identifizieren Sie dann Auslöser, die bestimmte Aktionen innerhalb des Workflows starten können. Wenn Sie beispielsweise Ihren Einstellungsprozess automatisieren, kann die Workflow-Automatisierung ausgelöst werden, sobald sich jemand auf eine Stelle beworben oder seinen Lebenslauf gesendet hat.

Wählen Sie das entsprechende Tool und richten Sie Automatisierungsregeln ein

Wählen Sie die beste Workflow-Automatisierungssoftware basierend auf Ihren Geschäftsanforderungen und der Komplexität der Aufgaben aus. Überprüfen Sie alle Automatisierungsregeln im ausgewählten Tool und ordnen Sie Ihren Auslöser entsprechend zu.

Testen und verfeinern Sie den Automatisierungsprozess für optimale Leistung

Führen Sie nun gründliche Tests des automatisierten Workflows in der von Ihnen gewählten Software durch. Identifizieren und beheben Sie alle Probleme, Fehler oder Ineffizienzen während der Testphase. Sammeln Sie außerdem Feedback von Benutzern, die am Workflow beteiligt sind, um die Automatisierung zu verfeinern und zu verbessern.

Ergebnisse überwachen und messen

Sobald Sie Ihren Workflow erfolgreich getestet haben, überwachen und messen Sie die Ergebnisse, um den Fortschritt zu verfolgen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Analysieren Sie regelmäßig die Ergebnisse und identifizieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten.

Anwendungsfälle der Workflow-Automatisierung

Software zur Workflow-Automatisierung wird hauptsächlich für die Softwareentwicklung in der IT-Branche eingesetzt. Nachfolgend sind einige Anwendungsfälle der Workflow-Automatisierung aufgeführt:

Verkauf und Marketing

• Rechnungszustellung
• Lead-Generierung
• Social-Media-Beitrag
• E-Mail Marketing
• Kunden-Onboarding und Follow-ups

Bankwesen

• Berichterstellung
• KYC (Kennen Sie Ihre Kunden)
• Kreditkartenantrag
• Kreditbearbeitung
• Kontoeröffnung und -schließung

Personalwesen

• Automatisierter Onboarding-Prozess
• ATS
• Lohn-und Gehaltsabrechnung
• Leistungsbeurteilungen

Legal

• Fallverfolgung
• Neue Fallaufnahme
• Dokumentation
• Einreichung von Berichten
• Abrechnung

Gesundheitspflege

• Patientenaufnahme und -entlassung
• Terminplanung
• Automatisierte Abrechnung
• Patientenberichte

Abschluss

Letztendlich ist die Automatisierung mit Regeln und Logik eine großartige Möglichkeit, Ihre Arbeit zu erleichtern. Es hilft Ihnen, Ihre Aufgaben zu organisieren und anzupassen und Fehler zu reduzieren. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen erhöht außerdem die Zuverlässigkeit, hilft Ihnen, Aufgaben schnell und einfach zu erledigen, erhöht die Verantwortung Ihrer Mitarbeiter, spart Geld, reduziert Fehler und vieles mehr.

Jede Organisation hat ihre eigene Art, Aufgaben je nach Bedarf zu erleichtern. Aber Workflow-Software ist etwas, das jedes Unternehmen in Betracht ziehen sollte.

Je größer Ihre Organisation wird, desto mehr Aufgaben haben Sie. Automatisierung kann dabei helfen. Wenn Sie also mit einem effizienteren Team bessere Ergebnisse erzielen möchten, ist die Workflow-Automatisierung der richtige Weg.

FAQs