10 häufige Zoho CRM-Fehler und wie man sie vermeidet

Die Customer-Relationship-Management-Systeme haben vielen Unternehmen beim Wachstum geholfen, indem sie den gesamten Verkaufsprozess optimiert haben. Die wichtigste Voraussetzung für eine gute Leistung der CRM-Struktur ist jedoch ein erfolgreicher Einsatz des Systems. Es gibt viele Faktoren, die zur Effektivität des Online-CRM-Systems beitragen . Dazu gehören die Sicherstellung, dass alle Funktionen enthalten sind, die prozessorientierte Implementierung und die korrekte Integration von Drittanbietern.

Egal, wie sehr der Fokus darauf gelegt wird, bei der CRM-Einführung keine Fehler zu machen, schnell geht das eine oder andere schief. Als die CRM-Systeme anfangs eingeführt wurden, boten sie Unternehmen eine langfristige Strategie, um Kundenbeziehungen umgehend zu pflegen und zu verwalten, mehr Geschäfte abzuschließen und jede Art von wiederkehrenden Aufgaben zu automatisieren.

Ein häufiger Irrglaube, der mit einer Zoho CRM-Implementierung einhergeht, ist, dass sie als einmaliges Ereignis angesehen wird. Die Leute machen den Fehler zu glauben, dass nach der Implementierung von Zoho alle verlorenen Leads, kaputten Verkaufsmethoden und fehlende Follow-ups repariert werden. Auch wenn das Zoho-CRM-System darauf ausgelegt ist, den Verkaufsprozess durch und durch zu unterstützen, muss man auch bedenken, dass das System allein das Geschäft nicht wachsen lässt.

Daher ist es notwendig, die CRM-Einführung als einen wichtigen langfristigen und unternehmensweiten Prozess im Gegensatz zu einem einmaligen Ereignis zu betrachten. Oftmals haben die Manager die besten Absichten, aber ihre Strategien landen in der Umsetzungsphase auf hartem Boden. In diesem Blog werden wir sehen, warum das so ist, indem wir uns die 10 häufigsten Zoho CRM-Fehler ansehen und wie man sie vermeidet .

1. Unfähigkeit, ein Problem zu unterstreichen

Irgendwie ist dies einer der häufigsten Fehler während des Prozesses der Zoho CRM-Implementierung . Zu verstehen, dass Sie ein Problem haben, ist der erste Schritt. Vielleicht haben Sie das auch schon einmal gehört, aber lassen Sie uns diesen Punkt in Bezug auf den Verkaufszyklus betrachten.

Sie müssen verstehen, dass sich die CRM-Strategie genau dann entfaltet, wenn Sie über die Auswahl eines CRM-Systems nachdenken. Es ist sehr gut möglich zu denken, dass Sie nicht einmal ein Problem haben. Sie müssen wissen, wie Sie alle Berührungspunkte verwalten, die ein potenzieller Kunde möglicherweise mit Ihrem Unternehmen haben kann.

Faktoren wie das Durchsuchen von E-Mails, die wichtigen Punkte in Ihrem Notizblock, die Verwaltung Ihrer Anruflisten, die Kunden in Ihrer Verkaufspipeline und die zu erwartenden Einnahmen im nächsten Monat sind alle wichtig. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihnen einer dieser Faktoren nicht verständlich oder nicht bekannt ist, besteht eine gute Chance, dass ein Problem in Ihrem Verkaufszyklus vorliegt.

Wenn Sie alle Probleme kennen, können Sie die Funktionen des CRM-Systems viel besser nutzen. Schließlich sind die CRM-Systeme dazu da, Sie zu unterstützen und Ihr Arbeitsleben einfach zu verwalten. Sie müssen also das Problem als das sehen, was es ist, und es akzeptieren, denn die gute Nachricht ist, dass es immer eine Lösung gibt.

2. Versäumnis, den Wert von CRM zu erwerben

Denken Sie daran, dass Kommunikation in dieser Situation der Schlüssel ist. Als Manager sollten Sie den Wert verstehen, den ein CRM-System Ihrem Unternehmen bringen kann. Sobald Sie diesen Wert richtig verstanden haben, werden Sie in der Lage sein, das Gesamtbild und den Wert, den CRM Ihrem Unternehmen bringen kann, besser zu verstehen.

Alle Mitarbeiter sind wie Puzzleteile, die sich in ein größeres Bild Ihres Unternehmenswachstums einfügen. Ein besserer Kontext darüber, wie das CRM diese Rollen unterstützen kann, kann den Mitarbeitern helfen, sich für die CRM-Strategie zu entscheiden. Sie können Ihrem Team helfen, den Wert von CRM optimal zu nutzen, indem Sie Faktoren wie die Unternehmenswachstumsstrategie von CRM, den Wert, den CRM für jede Zeit und jedes Unternehmen bietet, und den Kontext eines bestehenden CRM-Prozesses berücksichtigen.

Bei all dem ist es wichtig zu bedenken, dass das Verkaufsteam während der Änderung besondere Aufmerksamkeit benötigt. Sie möchten nicht, dass das Verkaufsteam denkt, dass Sie ihrem bereits bestehenden arbeitsreichen Tag eine alltägliche Aufgabe hinzufügen. Sie können sich von dem erfahrenen Vertriebsprofi überzeugen, indem Sie einen Kontext dafür bieten, wie das CRM-System entwickelt wurde, um mühsame Aufgaben und Probleme aus dem Weg zu räumen, sodass der Fokus auf dem Abschluss von Geschäften liegen kann.

3. Versäumnis, Ziele zu kommunizieren

Jede Änderung kann Missverständnissen, Motivationsverlust und Frustration Tür und Tor öffnen. Als Manager können Sie von Anfang an Erwartungen setzen. Es spielt keine Rolle, ob Ihre Ziele im Moment nicht klar sind, Sie können Ihrem Team eine Vorstellung davon geben, wohin Sie wollen und wie das Online-CRM-System dabei helfen wird, dies zu erreichen.

Es muss klar sein, dass ein CRM wie eine konsequent funktionierende Strategie ist, die einem Team hilft, mehr Geschäfte abzuschließen, damit das Unternehmen wachsen kann. Sie können Ihr Team motivieren, indem Sie Fragen beantworten, wie z. B. was ist die Implementierung eines CRM-Systems erforderlich, wie unterstützt das CRM-System die einzelnen Rollen und wie kann ein CRM-System einen besseren Kontext zu diesen Prozessen bieten?

4. Keine laufende Unterstützung durch die Geschäftsführung

Vermeiden Sie es, der Profi zu sein, der ein Meeting mit dem Personal hat, nur um später zu verschwinden. Es ist notwendig, am Integrationsprozess präsent und beteiligt zu sein. So geben Sie Ihren Mitarbeitern nicht nur einen neuen Prozess, sondern integrieren ein System in einen bereits bestehenden Prozess.

Ihre Mitarbeiter sollten Ihnen vertrauen können, und wenn Sie proaktiv sind und gleichzeitig Ihr Team für die Integration des Prozesses verantwortlich machen, wird die Online-CRM-Implementierung und -Funktion einfach. Der Fokus sollte darauf liegen, das Team auf dem Laufenden zu halten, indem eine regelmäßige Kommunikation darüber erleichtert wird, wie die Mitarbeiter CRM in den Prozess integrieren.

Abgesehen davon müssen Sie auch in der Lage sein, individuelle Meetings mit Mitarbeitern zu planen und sie um ihren speziellen Input zur Verbesserung von Prozessen innerhalb des CRM-Systems zu bitten. Darüber hinaus sollten Sie auch in der Lage sein, die Teamleiter für die Unterstützung einer langfristigen Strategie mit der Integration des CRM-Systems verantwortlich zu machen.

5. Keine Strategie in Kraft

Es ist leicht zu wissen, dass wir ein CRM-System brauchen, aber es ist viel schwieriger, das CRM-System in geeigneter Weise zu implementieren und zu verwenden. Es ist möglich, dass Sie Ihr CRM-System eingesetzt haben, um alle wichtigen Punkte abzuhaken. Sie hätten auch Rollen und Profile erstellen, die richtigen Daten migrieren, die Workflow-Automatisierung einrichten, Webformulare auf Ihrer Website platzieren, die Sales-Pipeline-Berichte planen und Lead-Zuweisungen einrichten können.

Die größten Herausforderungen kommen jedoch, wenn Sie Ihre Teams dazu bringen, alles zu nutzen. Sie müssen diesen Teil gebührend berücksichtigen, damit der Job erfolgreich sein kann. Das Einrichten und Bereitstellen des Online-CRM-Systems ist ein kleiner Teil der gesamten CRM-Strategie. Die Implementierung des CRM-Systems wird auch nach der Bereitstellung fortgesetzt. Dies ist eine langfristige Strategie.

Sie können Faktoren berücksichtigen, wie Ihr Team das CRM verwenden wird, wie das Team den Vertrieb, das Marketing und den Kundensupport unterstützen wird, wie das Team für die ständige Aktualisierung von Daten verantwortlich gemacht wird, wie die Mitarbeiter geschult werden und welche Online-CRM-Schulungen stellen Sie Ihrem Team zur Verfügung.

Eine effektive Implementierungsstrategie für Zoho CRM umfasst die Entwicklung einer Unternehmenskultur, in der die Kunden im Mittelpunkt eines Unternehmens stehen. Sie müssen engagiert und konsistent mit Ihren Zielen und Ihrer Strategie sein, damit das CRM-System Ihr Unternehmenswachstum auf die richtige Weise unterstützen kann.

6. Mehr Funktionen als nötig nehmen

Ein häufiger Fehler bei der Auswahl und Implementierung des CRM-Systems besteht darin, sich von mehreren Funktionen angezogen zu fühlen, ohne wirklich zu verstehen, ob Ihr Unternehmen diese benötigt oder nicht. Es gibt viele Benutzer, die die Funktionen von CRM nicht richtig nutzen.

Sie müssen sich nicht für die fortschrittlichsten und funktionsreichsten Anwendungen entscheiden. Vielmehr ist es sinnvoll, die für Sie am besten geeigneten Funktionen basierend auf Ihren geschäftlichen Anforderungen zu bestimmen. Stellen Sie sicher, dass alles mit Ihrem Budget und Ihren Prioritäten übereinstimmt.

Erstellen Sie vor der Implementierung eine Liste aller Funktionen, die Sie verwenden möchten. Es ist auch von Vorteil, wenn Sie am Ende die Eingaben Ihrer Endbenutzer erhalten, während Sie sie nach den Workflow-Problemen fragen, die sie lösen möchten.

7. Das Team nicht trainieren

Die Auswahl und Implementierung einer CRM-Struktur ist nur der Anfang eines langen Kampfes. Ein robustes Online-CRM-System bringt nichts, wenn niemand versteht, wie man es benutzt. Daher ist eine korrekte Implementierung und Schulung der Endbenutzer in der Verwendung des CRM-Systems wichtig.

Wenn Sie dies tun, helfen Sie Ihrem Team, die Notwendigkeit und die Vorteile der Verwendung des Systems zu verstehen, und ermutigen sie auch, das CRM in ihre täglichen Aufgaben zu integrieren. Dies wird Ihnen helfen, eine niedrige Adoptionsrate zu erzielen. Unternehmen haben einen langen Weg vor sich, wenn es um die Einführung von CRM geht.

Unternehmen müssen die Bedeutung erkennen, die das CRM-System bei der Steigerung der Verkaufsleistung bringen kann. Der beste Weg, diesen Fehler zu vermeiden, besteht darin, ein geeignetes Schulungsprogramm am richtigen Ort zu haben, damit die Endbenutzer die Möglichkeit haben, das System zu erkunden, bevor sie es offiziell in den Alltag übernehmen.

Die Unterstützung durch einen Zoho-Berater kann Ihnen dabei helfen, das Team für die Verwendung von CRM zu schulen. Sie können die Schulungstipps entdecken, z. B. zum Planen, Verwenden von Ressourcen, Ermitteln von Best Practices und Erstellen von Schulungsmodulen, um das Beste aus einer CRM-Investition herauszuholen.

8. Kein mobiles CRM verwenden

Der wichtigste Vorteil des Zugriffs auf ein CRM mit einem mobilen Gerät besteht darin, dass Sie dies jederzeit und überall tun können. Dies ist einer der häufigsten CRM-Fehler , die von vielen Unternehmen gemacht werden. Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass mobiles CRM Sie bei Ihren Aufgaben auf dem Laufenden hält, ohne dass Sie ständig vor dem Computer sitzen müssen.

Eine nicht ordnungsgemäße Verwendung der mobilen CRM-App kann die Reaktionszeit für Kunden verlangsamen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, wichtige Kunden-Updates zu verpassen. Die meisten Verkäufer, die ihre Mobiltelefone verwenden, sind im Vergleich zu denen, die dies nicht tun, in der Lage, ihre Verkaufsquoten zu erfüllen.

Die meisten Teams, die die mobilen CRMs verwenden, verbessern am Ende auch ihre Gesamtproduktivität. Sie können ein CRM-System mit einer hervorragenden mobilen CRM-App auswählen und sicherstellen, dass das Vertriebsteam es herunterlädt und verwendet.

9. Versäumnis, saubere und genaue Daten zu pflegen

Die Kundendaten sind eher das Lebenselixier eines CRM-Systems. Es muss sichergestellt werden, dass Sie korrekte und aktualisierte Kundendaten in das Online-CRM-System migrieren und pflegen .

Obwohl sie sich dessen bewusst sind, tappen viele Unternehmen in die Falle, schlechte Daten zu pflegen, die zu ungenauen Verkaufsprognosen und veralteten Kundeninformationen führen. All die fehlenden, veralteten und unvollständigen Daten kosten die Unternehmen viel Geld.

Um sicherzustellen, dass dies nicht passiert, können Unternehmen eine Standardpraxis für die Dateneingabe erstellen, die das Team befolgen muss. Zum Beispiel der Prozess der Identifizierung von Pflichtfeldern, die beim Erstellen eines neuen Kundenprofils ausgefüllt werden sollten, damit Doppelungen entfernt werden.

Dies kann den vollständigen Namen, den Firmennamen, Kontaktdaten, Festnetz- und Mobilfunkdaten, Adresse und Profile in sozialen Medien umfassen. Abgesehen davon können Sie auch regelmäßige Setups planen, um das Wartungssystem zu reinigen. Dies kann dabei helfen, doppelte oder fehlende Informationen zu sehen, woraufhin Schritte zur Korrektur sofort unternommen werden können, wenn der Prozess regelmäßig durchgeführt wird.

10. Mangel an Integration

Einer der Hauptvorteile der Verwendung eines Business-Tools und mehrerer Softwareanwendungen ist die Möglichkeit, Tools miteinander zu integrieren. Wenn dies nicht der Fall ist, sinkt letztendlich die Produktivität, da die Benutzer gezwungen sind, verschiedene Systeme zu verwenden und zwischen verschiedenen Geschäftstools hin- und herzuschalten.

Infolgedessen steigt die Wahrscheinlichkeit von Datenduplizierung und verstreutem Geschäftswissen. Die meisten Menschen verstehen, dass die fehlende Geschäftsintegration mit anderen Tools eine der größten Herausforderungen bei der Nutzung der CRM-Struktur ist .

Erstellen Sie vor der CRM-Implementierung eine detaillierte Liste aller Business-Tools und prüfen Sie, ob sie miteinander kompatibel sind oder nicht. Die CRM-Anbieter müssen über eine Liste mit nativen und Drittanbieter-Integrationen verfügen, um das System verwenden zu können. Wenn Sie ein CRM-System haben und planen, andere Tools zu abonnieren, können Sie dasselbe tun, indem Sie prüfen, ob das CRM mit diesen Tools integriert ist oder nicht.

Falls Sie feststellen, dass das CRM nicht in ein Business-Tool integriert werden kann, können Sie sich auch an einen Zoho-Berater wenden . Der Berater wird ein Automatisierungstool vorstellen, das Apps und Dienste verbinden kann. Zwei oder mehr Anwendungen werden einfach miteinander verbunden, um alle sich wiederholenden Aufgaben zu automatisieren, ohne dass Code programmiert werden muss oder die Integration von Entwicklern abhängig ist.

Fazit

CRM-Fehler zu machen kann teuer werden. Sie beinhalten nicht nur finanzielle Auswirkungen, sondern führen auch zu einem Verlust wertvoller Zeit und der Verwaltung wichtiger Kundendaten. Das Gute ist, dass eine sorgfältige Recherche zu wichtigen Aspekten wie dem Kennen der richtigen Funktionen, deren geeigneter Integration und dem Verfolgen des Implementierungsprozesses die üblichen CRM-Fehler vermeiden kann .

Sie können alle oben genannten Fehler berücksichtigen, damit sie vermieden werden können, oder Sie können es besser machen und die Unterstützung eines Zoho-Beraters in Anspruch nehmen . Auf diese Weise wird verhindert, dass Ihr Unternehmen später potenzielle Schluckaufe macht.