Ein vollständiger Überblick über Zoho Sign

In einer Welt, in der alles immer digitaler wird, hängt unser Leben zunehmend von digitalisierten Methoden ab. Stellen Sie sich ein Tool vor, mit dem Unternehmen Geschäfte schnell abschließen und den Unterzeichnungsprozess problemlos in der Cloud durchführen können. Eine Software, mit der die Mitarbeiter von Organisationen alle Sorgen loslassen können, die durch das Scannen, Drucken und Faxen der Dokumente entstehen. Klingt nahtlos, oder?

Nun, die elektronische Signatursoftware von Zoho Sign macht genau das. Es bewirkt im Grunde eine Vertragsunterzeichnung, die jederzeit, überall und auf jedem Gerät erfolgen kann. Die Implementierung des Zoho-Zeichens ist für Organisationen jeder Größe von großer Bedeutung, sei es in den Bereichen Immobilien, Gesundheitswesen, Bauwesen, Fertigung oder mehr. Es ist bequem, zugänglich und benutzerfreundlich.

Darüber hinaus ist die Implementierung des Zoho Sign wichtiger denn je geworden, da COVID-19 weit verbreitet ist, immer mehr Menschen ins Homeoffice wechseln und alles völlig papierlos wird.

In diesem Blog bieten wir einen vollständigen Überblick über Zoho Sign. Wir beginnen jedoch zunächst damit, zu verstehen, was Zoho Sign im Detail ist.

Was ist Zoho Sign?

Zoho Sign ist ein Tool für digitale Signaturen , mit dem Unternehmen Geschäfte innerhalb von Minuten abschließen und gleichzeitig den Signaturprozess nahtlos in der Cloud durchführen können. Es ist ein Service, der all die zusätzliche Spannung, Zeit und das Geld eliminiert, die beim Transportieren und Scannen von Papierdokumenten aufgewendet werden, indem es Benutzern und ihren Kunden ermöglicht, digital zu unterschreiben und rechtsverbindliche Dokumente zu überprüfen.

Die Verwendung von Zoho Sign hilft dabei, den Prozess der Vertragsunterzeichnung unterwegs von jedem Ort und von jedem Gerät aus zu optimieren. Dies geschieht, um die Geschäfte dank der App-Integration mit einer Vielzahl von Zoho-Apps und anderen Drittanbieter-Apps wie OneDrive, DropBox, Google Drive und anderen voranzutreiben. Dies macht Zoho Sign zu einer wertvollen Lösung für KMU und große Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen, darunter Immobilien, Fertigung, Gesundheitswesen und Bauwesen.

Mit der Zoho Sign-Anmeldung kann ein gewisses Maß an Sicherheit für den Datenschutz und die Vertraulichkeit von Dokumenten erreicht werden. Es verwendet Audit-Trails, Zugangscodes und Multi-Faktor-Verifizierung zum Schutz von Dokumenten. Darüber hinaus garantiert es auch, dass digital signierte Dokumente in der Zoho Sign-App eine ähnliche rechtliche Behandlung haben wie handschriftliche Unterschriften gemäß Rechtsakten.

Die Verwendung von Zoho Sign unterstützt verschiedene Dateien wie pdf, doc, docx, txt, jpeg, png usw. Darüber hinaus kann es auch in verschiedenen gängigen Webbrowsern wie Google Chrome, Mozilla Firefox usw. verwendet werden Zoho Sign ist eine komfortable und zugängliche Lösung für alle Benutzer. Was man sich merken muss, ist, dass kein Konto benötigt wird, um ein Dokument zu signieren. Es ist lediglich eine E-Mail erforderlich, die einen eindeutigen Link enthält, über den der Empfänger auf das Dokument zugreifen und es signieren kann.

Zoho Sign – Signieren, Senden und Verwalten von Dokumenten

Zoho Sign bietet eine schnelle Möglichkeit zum Signieren, Senden und Verwalten von Dokumenten. Wie einfach es ist, rechtsverbindliche Dokumente digital zu signieren, zu versenden und zu verwalten, erfahren Sie in den unten genannten Schritten.

Senden eines Dokuments

Mit Zoho Sign können Sie im Handumdrehen ein Dokument an die Empfänger senden. Befolgen Sie die unten aufgeführten Schritte, um das Dokument zu senden.

• Hochladen: Fahren Sie fort und laden Sie die Dokumente vom lokalen Laufwerk Ihres Geräts hoch oder importieren Sie sie von Ihrem bevorzugten Cloud-Speicherdienst.
• Empfänger hinzufügen: Fügen Sie nun die Empfänger hinzu, definieren Sie Rollen und legen Sie eine Signaturreihenfolge für ein Dokument fest.
• Senden: Platzieren Sie abschließend die Formularfelder für jeden Unterzeichner und drücken Sie die Schaltfläche Senden.

Signieren eines Dokuments

Die Implementierung eines Tools für digitale Signaturen wie Zoho Sign ermöglicht es Benutzern, Dokumente einfach zu signieren. Befolgen Sie die unten aufgeführten Schritte, um die Dokumente von überall aus zu signieren.

• Link öffnen : Sie können den Signiervorgang starten, indem Sie auf den Link klicken, der an Ihre E-Mail gesendet wird.
• Geben Sie den Authentifizierungscode ein : Fahren Sie fort und geben Sie den Authentifizierungscode ein, wenn er erzwungen wird, und starten Sie den Signiervorgang.
• Füllen Sie die Feldwerte aus: Füllen Sie alle Felder aus, um den Signiervorgang vollständig und effizient zu beenden.

Dokumente verwalten

Mit Zoho Sign können Sie Dokumente nahtlos verwalten. Befolgen Sie die unten aufgeführten Schritte, um Dokumente zu verwalten.

• Überprüfen Sie den Dokumentstatus: Überprüfen Sie zunächst den Dokumentstatus während der Ausführung und ergreifen Sie basierend auf dem Status schnelle Maßnahmen.
• Abschluss-Audit-Trails: Sie können einen vollständigen Verlauf aller Aktionen erhalten, die an einem Dokument durchgeführt wurden, zusammen mit einer Abschlussbescheinigung für die fertigen Dokumente.
• Passen Sie die Vorlagen an: Beginnen Sie mit dem Erstellen anpassbarer Vorlagen und verwenden Sie sie jederzeit, wann immer es nötig ist.

Vorteile von Zoho Sign

Zoho Sign ist tatsächlich eine äußerst praktische und zuverlässige Lösung für alle Unternehmen, die die Unterzeichnung rechtsverbindlicher Dokumente und Verträge online abwickeln müssen. Es ist mit verschiedenen Vorteilen ausgestattet, die enorm zur Rationalisierung des E-Signatur-Prozesses beitragen. Zu den Vorteilen von Zoho Sign gehören:

1. Benutzerdefinierter Dokumentensignaturprozess

Mit Zoho Sign können Sie verschiedene Arten von Dokumenten unterzeichnen und versenden, darunter Angebote, Unternehmensregeln und -richtlinien, unabhängige Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, Mietverträge, Bestellungen usw. Damit bietet die Anwendung die Tools, die bei der Anpassung oder Anpassung helfen Anpassung der zugesandten amtlichen Dokumente an unterschiedliche Bedürfnisse.

Eine Person kann eine personalisierte Vorlage einmal erstellen und diese zur späteren Wiederverwendung speichern. Darüber hinaus können die Dokumente auch mit E-Mails und Firmenlogos gebrandet werden, um das Markenimage einzubinden. Um Zeit zu sparen, können Sie mehrere Dokumente auf einmal versenden und gleichzeitig alle unterschreiben lassen.

Darüber hinaus ermöglicht Zoho Sign auch das Festlegen eines Ablaufdatums für die Dokumente. Es sendet Benachrichtigungen, wenn die Frist näher rückt, um sicherzustellen, dass die vertraulichen Dokumente weder übersehen noch zurückgelassen werden.

2. Verfolgung offizieller Dokumente

Die Implementierung einer Software für elektronische Signaturen wie Zoho Sign hilft dabei, den Überblick über Dokumente zu behalten, indem sichergestellt wird, dass man vollständigen Zugriff, Überblick und Kontrolle über die offiziellen Dokumente hat. Um sicherzustellen, dass Sie mit einzelnen oder verschiedenen Empfängern vollständig auf dem Laufenden bleiben, können Sie auch eine Notiz auf jedem offiziellen Dokument hinterlassen oder über die privaten und Gruppennachrichten der Anwendung kommunizieren.

Jedes Mal, wenn ein Empfänger mit einem offiziellen Dokument interagiert, wird der Absender benachrichtigt. Alle Aktionen, einschließlich Anzeigen, Signieren und Abschließen des Signiervorgangs, sind einem Unterzeichner bekannt. Da es sehr wichtig ist, sicherzustellen, dass das Dokument in keiner Weise übersehen wird, werden auch Benachrichtigungen als Erinnerung an den Empfänger gesendet, wenn ein Dokument signiert werden muss.

3. Sichere und rechtskonforme Dokumente

Die Grundlage, auf der das Tool für digitale Signaturen von Zoho Sign erstellt wurde, basiert tatsächlich auf der Kryptografie mit öffentlichen Schlüsseln, die die Sicherheit und Rechtskonformität digitaler Signaturen gewährleistet. Das Tool verwendet eine hohe Sicherheit bei der Verschlüsselung und dem Schutz von Dokumenten, da es auf einer Public-Key-Infrastruktur basiert.

Zoho Sign wird mit AES-256-Verschlüsselung und während der Übertragung geschützt; Die SSL-Verschlüsselung schützt auch Ihre Dateien. Darüber hinaus verfügt es über einen rollenbasierten Zugriff, der beim Festlegen von Berechtigungen und Definieren von Benutzerrollen hilft. Dies bietet eine enorme Kontrolle darüber, wem der Zugriff auf ein Dokument gewährt oder verweigert wird.

Im Wesentlichen ist der Authentifizierungsprozess so fortgeschritten, dass er sofort eine E-Mail an den Unterzeichner liefert, um zu garantieren, dass der oder die richtigen Empfänger das Dokument erhalten haben. Es enthält Audit-Trails, die bei der Überwachung des Signaturprozesses und der Änderungen des Dokuments helfen.

4. Optimierung der Signier-Workflows

Mit der Unterstützung von Zoho-Implementierungspartnern bei der Einführung von Zoho Sign können Unternehmen manuelle Prozesse rationalisieren, was Zeit und Fehler spart. Die Software ist beispielsweise so ausgelegt, dass Sie mehrere Empfänger für ein Dokument hinzufügen und gleichzeitig die Antwortzeit beschleunigen können.

Wenn es eine Reihenfolge gibt, die Sie beim Versenden von zu signierenden Dokumenten befolgen müssen, kann eine Signaturreihenfolge für die Empfänger festgelegt werden. Mit Hilfe eines Dokumentenbetrachters kann man die Dokumente vor dem Versenden einfach prüfen.

Der Prozess der Vorschau ermöglicht es Ihnen, Empfänger und E-Mails hinzuzufügen. Abgesehen davon können Sie das Dokument auch ausdrucken und dann herunterladen. Grundsätzlich können Sie bei der Interaktion mit den Dokumenten zu einer bestimmten Seite springen und sich mit Hilfe der Drag-and-Drop-Option zwischen Feldern bewegen.

5. Remote-Zusammenarbeit

Die Nutzung von Zoho Sign bietet Remote Collaboration in Form verschiedener Features. Es ist dem Absender möglich, entweder eine öffentliche oder eine private Notiz hinzuzufügen, die die Dokumentinformationen näher erläutert und das Hin- und Hersenden der Dokumente für zusätzliche Klarheit reduziert.

Sie können auch rechtzeitige Erinnerungen festlegen, die dabei helfen, den Dokumentstatus zu verfolgen und Erinnerungen zu senden, damit der Unterzeichnungsprozess rechtzeitig beschleunigt werden kann. Wenn der Absender einen Fehler im Dokument macht oder das Dokument an die falsche Person sendet, müssen Sie sich außerdem keine Sorgen machen, da Sie das Dokument einfach zurückrufen und den Signaturvorgang abbrechen können.

Im Wesentlichen gibt es eine vollständige Kontrolle, die es dem Absender ermöglicht, Dokumente nach Belieben zu genehmigen, abzulehnen oder abzulehnen. Die Implementierung von Zoho Sign macht es sehr einfach, so zu reagieren, wie es eine Person braucht.

Fazit

Zoho Sign ist im Grunde alles, was ein Unternehmen jemals brauchen kann, um den Prozess des papierlosen Signierens abzuschließen. Man kann Dokumente von fast überall und jederzeit signieren, versenden und verwalten.

Wenn Sie ein Unternehmen führen, können Sie den Prozess des Abschlusses von Geschäften, des Sendens, Signierens und Verwaltens von Dokumenten vereinfachen, indem Sie sich an erfahrene Zoho-Implementierungspartner wie Encaptechno wenden. Implementieren Sie noch heute das bemerkenswerte Zoho Sign, um ein müheloses, sicheres und rechtskonformes Signieren von Dokumenten zu gewährleisten.