Zoho Workdrive 3.0 – Alles, was Sie wissen müssen

Unternehmen und Fachleute auf der ganzen Welt haben begonnen, das hybride Arbeitsmodell anzunehmen. Aus diesem Grund haben sich bereits so viele Geschäftsprozesse ins Internet verlagert. Auf die Tools, die ein Unternehmen verbessern, kann schnell zugegriffen werden, und es ist auch einfach, mit den verteilten Teams zusammenzuarbeiten, die oberste Priorität haben.

Daher hat Zoho die neueste Version von Zoho WorkDrive entwickelt, die beim Zugriff auf Dateien und der Zusammenarbeit mit einem Team von jedem Standort aus hilft. Es ist ein Online-Dateiverwaltungssystem , das Benutzern hilft, das Beste aus den Funktionen herauszuholen, um die Konzentration des Teams auf Ziele zu verbessern und eine produktive Belegschaft zu fördern.

Zoho ist sich bewusst, dass es mitten in einem Übergang, Datenzugriff und Inhaltszusammenarbeit einige Herausforderungen bei der Online-Dateispeicherung gibt, denen viele Unternehmen gegenüberstehen. Daher die Einführung von Zoho WorkDrive 3.0 für den Zugriff, die Zusammenarbeit und die Optimierung der Daten von überall aus.

In diesem Blog erfahren Sie alles über Zoho WorkDrive 3.0 in allen Einzelheiten.

Erstellen von WorkDrive-APIs

WorkDrive 3.0 lässt sich problemlos in die Business-Apps integrieren und optimiert auch den Datenfluss im gesamten Unternehmen. Es handelt sich um ein Cloud-basiertes Dateikollaborationssystem , das einfach in andere Anwendungen oder Tools von Drittanbietern integriert werden kann. Es kommt mit den unten genannten Funktionen.

1. Teamordner optimieren

Die Teamordner sind wie ein virtueller Arbeitsbereich, in dem Dateien erstellt, geteilt und sogar gemeinsam bearbeitet werden können. Mit Zoho WorkDrive 3.0 ist es jetzt möglich, Ihren Teams mit einigen neuen Verbesserungen den effektiven Zugriff auf und die Arbeit an Dokumenten zu erleichtern.

• Ordner anheften: Die Gesamtzahl der Teamordner, die in einem Unternehmen erstellt werden, kann eine wichtige Zahl sein. Mit diesen Ordnern kann es ziemlich schwierig sein, Daten zu finden, wenn sie benötigt werden.
  Wenn Sie mit Ihren Kunden telefonieren, aber den Ordner mit den Projektdetails für diesen Kunden nicht finden können, kann ein Problem vorliegen. Mit der Pin-Funktion können Benutzer Teamordner finden, indem sie sie oben in der Liste anheften.

• Bessere Benutzeroberfläche: Zoho WorkDrive 3.0 ist eine Plattform für die Zusammenarbeit an Inhalten , die mit einer detaillierten Ansicht der Teamordner ausgestattet ist, damit Sie die richtigen Daten zur richtigen Zeit finden. Sie können die Teamordner finden, die Sie angeheftet haben, und auch diejenigen, denen Sie beitreten sollen.
  In diesem Update gibt es auch eine Funktion zum Hinzufügen einer Fähigkeit, die bei der Bestimmung hilft, welche Teamordner auf der linken Seite angezeigt werden müssen. Darüber hinaus ist es auch möglich, alle Teamordner anzuzeigen, nur die angehefteten und manchmal gar keine.

• Duplizieren Sie den Teamordner : Ein freigegebener Bereich, der für ein Team oder einen festen Zweck erstellt wurde, wird als Teamordner bezeichnet. Stellen Sie sich ein Krankenhaus vor, das die gleichen Pläne für die Patientenversorgung mit verschiedenen Krankenschwestern oder Ärzten teilen soll.
  Die neuen Funktionen von Zoho ermöglichen es den Benutzern, den kompletten Teamordner zu kopieren, um ihn mit anderen Mitgliedern zu teilen und zusammenzuarbeiten.

2. Bessere Sichtbarkeit der Inhalte

Es gehörte der Vergangenheit an, nach oben und unten zu scrollen, um die richtigen Dokumente zu finden. Zoho WorkDrive 3.0 hilft dabei, mithilfe des kompakten Ansichtsmodus von WorkDrive mehr Elemente in einem Ordner anzuzeigen.
Die Teammitglieder können den Inhalt eines Ordners einfach überprüfen und zur Kenntnis nehmen, da WorkDrive 3.0 eine verbesserte Sichtbarkeit der Inhalte bietet.

3. Unterwegs arbeiten

In der heutigen Welt sind die meisten Mobilgeräte zu einer Erweiterung von Bürogeräten geworden. Zoho WorkDrive 3.0 bringt die neuesten Verbesserungen für mobile Apps. Einige von ihnen werden unten erwähnt.

• Auf Ordner zugreifen : Der gesamte Prozess, jede Datei für den Offline-Zugriff zuzulassen, kann ziemlich zeitaufwändig sein. Mit Zoho WorkDrive 3.0 können Sie einen kompletten Ordner offline verfügbar machen, um unterwegs auf Arbeitsdateien zuzugreifen. Und das auch ohne funktionierende Internetverbindung.
• Verbesserte Kreativität : Unabhängig davon, ob Sie an einem Designplan arbeiten oder einen Charakter erstellen, ist es möglich, mit Scribble zu erstellen und auf das WorkDrive hochzuladen. Sie können Bleistift, Skizze, Farbpalette und Radiergummi verwenden, um Ihre Ideen zum Leben zu erwecken.
• Widgets : Wenn Sie es leid sind, sich jedes Mal bei einer mobilen Anwendung anzumelden, um eine Datei zu finden oder ein Dokument hochzuladen, können Sie die Widgets zum Hochladen von Bildern und zum Durchsuchen von WorkDrive direkt vom Startbildschirm aus verwenden.

4. WorkDrive Genie (Beta) für Mac

Seit der Einführung des WorkDrive-Updates gab es viele Anfragen. Zoho hat das neue WorkDrive Genie (Beta) für Mac im neuen Zoho WorkDrive 3.0 eingeführt.
Windows- und Mac-Benutzer können die in WorkDrive gespeicherten Dateien einfach mit einer kompatiblen Anwendung vom Desktop aus bearbeiten.

5. Standardisiertes Dokumentenformat

Von der rechtlichen Dokumentation bis hin zu Kundenprotokollen und Mitarbeiterakten helfen die Vorlagen beim Erstellen von Dateien mit einer konsistenten Dokumenteneinstellung. Die neue Version von Zoho WorkDrive 3.0 enthält zwei wichtige Verbesserungen.

• Vorlagen kategorisieren : Die meisten Unternehmen in der heutigen Welt erfordern die Verwendung von Vorlagen für viele Zwecke. Dies kann es oft schwierig machen, die Dokumente an nur einem Ort zu finden und sogar zu verwalten.
  Die neue Version kommt mit Kategorien. Mit der Erstellung von Kategorien wird es einfach, die Vorlagen beliebig zu gruppieren.

• Vorlagen suchen: Die Suche nach einer neuen Vorlage ist keine herausfordernde Aufgabe mehr. Über die integrierte Suchleiste kann man die gewünschte Vorlage finden. Alles, was Sie tun müssen, ist, den Namen, den Autor und das Schlüsselwort im Inhalt zu kennen, damit Sie direkt von dieser Leiste aus suchen können.
  In der neuen Erweiterung können Sie die globale Suche verwenden, um eine Vorlage aus der Galerie zu finden, ohne die Vorlagen weiter manuell durchsuchen zu müssen.

6. Vorschauverbesserungen

Die neue Version von Zoho WorkDrive 3.0 ermöglicht Ihnen eine Vorschau der PDFs und sogar der Bilder in einer Vielzahl von Größen.
Die neue Funktion der Vorschauverbesserungen hilft beim einfachen Vergrößern und Verkleinern, beim Zurücksetzen des Zooms zur Anpassung an die Größe eines Fensters und beim Springen zu jeder Seite.

7. Datenintegrität

Der Zweck von Datenvorlagen besteht darin, die meisten Dateien auf Teamebene zu klassifizieren und zu organisieren. Mit dem neuen Update des von Zoho WorkDrive 3.0 eingeführten Cloud-basierten Dateikollaborationssystems ist es möglich, Benutzern beim automatischen Zuordnen einer Datenvorlage zu helfen.
Darüber hinaus ist es auch möglich, die benutzerdefinierten Eigenschaften automatisch zu jeder Datei oder jedem Ordner hinzuzufügen. Auf diese Weise können die meisten Benutzer nach der erforderlichen Datei suchen und diese sofort finden.

8. Gesammelte Dateien verwalten

Zoho WorkDrive hilft beim Empfangen von Dokumenten von internen und externen Benutzern. Es verfügt über verbesserte Funktionen zur Verwaltung des Erfassungsprozesses.

• Dateien kategorisieren : Die Speicherung aller Dateien an nur einem Ort machte es schwierig, zur richtigen Zeit auf die richtigen Daten zuzugreifen. Die neue Version von Zoho WorkDrive 3.0 ermöglicht es Benutzern, einen Ordner für jeden Benutzer basierend auf seinem Namen, seiner Telefonnummer und seiner E-Mail-Adresse zu erstellen.
• Sammlungsbericht : Es ist notwendig, die Dateien sicher zu erhalten, aber es ist wichtig, die Details der Einreichung zu kennen. Diese Sammlungen können einige Zeit in Anspruch nehmen und benutzerspezifisch sein. Sie können ein detailliertes Protokoll aller Personen erhalten, die die Dateien zu welchem ​​​​Zeitpunkt eingereicht haben, indem Sie einen Sammlungsbericht erstellen.

9. PDF- und Bildanmerkungen

Anmerkungen werden Anmerkungen genannt, die einem Text oder Diagramm hinzugefügt werden, um zusätzliche Informationen bereitzustellen. Die neue Version von Zoho WorkDrive 3.0 enthält PDF- und Bildanmerkungsfunktionen.

• PDF-Anmerkung : PDFs werden in einer Organisation massiv verwendet, und oft möchten Sie vielleicht sogar mit einem Kunden oder einem Teammitglied an einem Portfolio arbeiten. Durch die Verwendung von Zoho WorkDrive 3.0 können Sie die Anmerkung ganz einfach verwenden und mit dem Team zusammenarbeiten. Die meisten Benutzer können auch zu einer Seite gehen und Kommentare zu einem Text oder einem Bereich auf der Seite hinzufügen.
• Bildanmerkung : Angenommen, Sie haben mit Ihrem Designer an einem Creative gearbeitet und möchten Vorschläge machen, wenn er das Design sendet. Durch die Verwendung der Bildanmerkung können Sie ganz einfach Kommentare zu einem bestimmten Teil eines Bildes hinzufügen und auch mit Ihrem Designer zusammenarbeiten.

10. Verbessertes Videoerlebnis

Die Videos können in den meisten Organisationen verwendet werden, um die Reichweite, das Engagement und sogar den Umsatz zu steigern. Zoho versteht die Bedeutung von Videos und bringt drei Hauptfunktionen mit.

• Videoanmerkung : Stellen Sie sich vor, das Team arbeitet an einem Marketingvideo und es muss zur Überprüfung an das Produktteam gesendet werden. Sobald das Video an das Produktteam gesendet wurde, wird es die Frames notieren, die geändert werden müssen, und dies dem Marketingteam im Voraus mitteilen.
  Mithilfe der Videoanmerkungen kann das Team zu jedem Frame gehen und Kommentare mit einem Zeitstempel hinzufügen. So kann das Team seine Erwartungen direkt mitteilen und das Marketingteam kann effizient am Video arbeiten.

• Video-Titelbild : Zoho WorkDrive 3.0 verleiht einem Video viel mehr Sichtbarkeit und Wert, indem es die Titelbildoption von WorkDrive verwendet. Sie haben auch eine hervorragende Möglichkeit, das vom System generierte Standard-Titelbild zu ändern.
  WorkDrive verfügt über eine Option zum Ändern der Standardbilder in ein benutzerdefiniertes Titelbild, während nur das angezeigt wird, was im Video zu sehen ist. Die neu aktualisierten Bilder können jetzt in allen Vorschauen, eingebetteten Ansichten und als Miniaturansicht in der Auflistung angezeigt werden.

• Videokapitel : Die meisten Videos neigen dazu, langweilig zu sein. Aus diesem Grund verfügt Zoho WorkDrive 3.0 über Kapitel zum einfachen Navigieren zwischen den Abschnitten.
  Die Videokapitel helfen auch dabei, ein Video in Abschnitte zu unterteilen, sodass Sie sehen können, was im Video behandelt wird, und zu dem Thema springen können, das Sie interessiert.

11. Bessere Sicherheit

Die gemeinsame Nutzung ermöglicht es den meisten Unternehmen, wichtige Dateien an Kunden, Geschäftspartner und Interessengruppen zu senden. Dies ist eine neue Funktion, die mit zwei Verbesserungen ausgestattet ist, um externe Links viel sicherer zu machen.

• Passwörter: Die Organisationen teilen sensible Dateien mit ihren Geschäftspartnern und daher ist es wichtig, die Inhalte sicher zu teilen, da sie das Unternehmen verlassen könnten.
  Zoho WorkDrive hilft dabei, alle Benutzer zum Festlegen von Passwörtern zu verpflichten, wenn es darum geht, externe Freigabelinks zu erstellen. Es hilft auch bei der Festlegung einer starken Kennwortrichtlinie, wenn dies erforderlich ist, und macht die Links sicherer.

• Ablauffrist : Es gibt Zeiten, in denen viele Unternehmen offizielle Vereinbarungen, rechtliche Hinweise und Angebotsschreiben austauschen müssen. Zoho WorkDrive 3.0 verfügt über eine Erweiterung, die es Benutzern ermöglicht, eine standardmäßige Ablaufzeit für externe Freigabe-Links und Download-Links festzulegen, um unerwünschten Zugriff einzuschränken.
  Die standardmäßige Ablauffrist kann auch automatisch angewendet werden. Darüber hinaus können Benutzer das Ablaufdatum bei Bedarf manuell ändern und sogar deaktivieren.

12. Benachrichtigungsmodus

Schließlich hilft Zoho WorkDrive 3.0 Benutzern auch bei der Entscheidung für den Benachrichtigungsmodus, sodass sie leicht wissen, was mit einer Unternehmensdatei passiert, während sie über die Aufgaben und Teamprojekte auf dem Laufenden gehalten werden.
Zoho WorkDrive hilft Ihnen bei der Auswahl der Liste der Benachrichtigungen, die Sie benötigen, zusammen mit der Art des Mediums, das zum Empfangen von Benachrichtigungen benötigt wird.

Fazit

Wenn Sie sich für WorkDrive entscheiden, müssen Sie sich keine Sorgen um die Übertragung von Unternehmensdaten machen. Mit Zoho WorkDrive 3.0 können Sie die Dateien einfach von einem Desktop oder anderen Cloud-Diensten verschieben.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass alle Unternehmen mit Daten arbeiten, unabhängig von der Branche, in der sie tätig sind. Das Hauptziel besteht darin, Benutzern ein effizientes Datenverwaltungstool zum Teilen, Speichern und gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten anzubieten.

Daher werden jedes Jahr Zoho WorkDrive-Verbesserungen zur Verbesserung der Online-Dateiverwaltung veröffentlicht. In der kommenden Zeit können sich alle Nutzer gespannt auf die spannenden neuen Updates von Zoho mit vielen neuen Features freuen.