PDF ソフトウェアを選択する際に考慮すべき 10 の重要な機能
公開: 2023-02-22世界中で 3 億 3000 万人を超える人々が、日常的に PDF ドキュメントを利用しています。 PDF は、特にリモートワーク文化の台頭により、現代の企業の業務運営のバックボーンとして浮上しています。
使用、保管、操作が簡単です。 ただし、それらを処理するには正しいプラットフォームを使用する必要があります。 多くの PDF ソフトウェアは、基本的な操作をサード パーティに依存して使用するのが困難です。
システムに負担をかけずに PDF を処理できる PDF ソフトウェアを選択してください。 PDFソフトウェアを選択する際に考慮すべき重要な機能のいくつかを見てみましょう.
PDF ソフトウェアを選択する際に考慮すべき 10 の重要な機能
Portable Document Format (PDF) は、名前が示すように、電子的に簡単に処理、保護、共有できる情報を含むデジタル ドキュメント形式です。 これは、今日のデジタル ワークスペースで最も重要な基盤の 1 つとして浮上しています。
あらゆる企業の業務において、プラットフォーム間で作成、編集、共有される PDF を広範に使用する必要があります。 デジタル時代のビジネスでは、日常的に PDF を利用する必要があります。
そのためには、使いやすく、業務の性質と範囲に適した機能を提供する PDF ソフトウェアが必要です。 PDF ソフトウェアを選択する際に考慮すべき最も重要な機能を考え出しました。 見てください。
- マルチフォーマット変換
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PDFソフトウェアで最初に確認する必要がある最も重要な機能は、PDFドキュメントをWord、Excel、PPT、JPGなどのWordなどの他のさまざまな形式に変換できるかどうかです.
これは、PDF ファイルが編集に固執し、柔軟に使用できることで悪名高いためです。 企業は、PDF ファイルから最適な使用方法を抽出するために、外部ツールに依存する必要があることがよくあります。 外出先で変換できるソフトウェアを使用すると、ワークフローが容易になります。
Smallpdfのツールを使用してPDFをWordに簡単に変換し、Word文書をPDFに戻して、文書の用途に合わせて簡単に変換できます。 プラットフォームで受け入れられているものに応じてドキュメントを変更できるため、さまざまなプラットフォームでのドキュメントの共有と処理が容易になります。
- 使いやすさ
PDF ソフトウェアは、オフィスでの操作のワークフローを容易にする日常的なツールです。 従業員が使用するために学習曲線を必要とする複雑なツールである必要はありません。 PDF ソフトウェアは、誰もが最大限に活用できるように、使いやすくなければなりません。
ユーザーは、ドキュメントを簡単に編集してスキャンできる必要があります。 画像内のテキストを認識して画像をテキストに変換する OCR 機能、つまり光学式文字認識を探してください。 これにより、PDF を外出先で処理できる編集可能なドキュメントに変換できます。
それ以外に、ソフトウェア ソリューションが作業プロセスをスピードアップするために使用できるテンプレートを提供していることを確認してください。 選択できるテンプレートがあれば、最初からドキュメントを作成したり、デザインやレイアウトなどに時間を費やしたりする必要はありません。
- 価格とライセンス
PDF ソフトウェア ソリューションは、通常、SaaS 製品として利用できます。つまり、毎月または毎年のサブスクリプション ベースで購入する必要があります。 企業が毎日使用するツールであるため、生涯サブスクリプションを選択することもよくあります。
PDF ソフトウェアの価格とライセンスは、購入の決定において重要な役割を果たします。 無料で利用でき、基本的な機能と時には優れた機能を提供する PDF ソフトウェアがあります。 他の人はより高い価格で多くの独占的な機能を提供しています.
選択するソリューションは、予算と、ツールから必要な使用量によって異なります。 最終決定を下すために割り当てることができるニーズと予算をリストアップします。 ソリューションが無料試用版を提供している場合は、その機会を利用して、ツールが作業構造と互換性があるかどうかを評価してください。
- クロスプラットフォームでの使用
PDF ソフトウェアを選択する際に考慮すべきもう 1 つの重要な機能は、サードパーティ プラットフォームとの互換性です。 PDF ソフトウェアは、さまざまなタスクのために他のプラットフォームと連携する必要があります。 たとえば、ドキュメントで複数の参加者を許可します。
同様に、PDF ドキュメントは、さまざまなプラットフォームから簡単にアクセスできる必要があります。 このソフトウェアは、複数の関係者が同時に PDF ドキュメントを使用できる柔軟性を提供する必要があります。
- モバイルフレンドリー
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世界中の Web トラフィックの約半分がモバイル デバイスから来ています。 従業員から従業員まで、誰もがモバイル デバイスを使用して PDF にアクセスして作業している可能性があります。 そのため、ソフトウェア ソリューションのモバイル ユーザビリティをチェックすることが重要になります。
PDF は外出先でも編集できる必要があります。 これは、ユーザーがデスクトップからと同じようにモバイル デバイスから作業する必要があることを意味します。 これにより、読みやすさと余白の調整に特に重点が置かれます。
スマートフォンやタブレットなどのモバイル デバイスの画面は小さいため、ソフトウェアはテキストの読みやすさを損なうことなくドキュメントのサイズを調整できる必要があります。 ドキュメントが圧縮されている場合、小さい画面で開いても品質に影響はありません。
- 組み込みのセキュリティ
PDF が企業スペースで頼りになるフォーマットになった主な理由の 1 つは、PDF が提供するセキュリティです。 誰もがそれらにアクセスしたり編集したりできるわけではありません。 内部のコンテンツを損なうことなく、世界中で簡単に共有できます。
選択する PDF ソフトウェアは、文書内の機密情報を保護するために最高のセキュリティを提供する必要があります。 ドキュメントにアクセスできるユーザーを制限するのに役立つパスワード保護などの機能を探します。
ドキュメントを閲覧または編集できるユーザーを選択できる独自の権限があります。 高度なセキュリティ機能を使用すると、ドキュメントがユーザーと共有された後にアクセスを制限または取り消すことができるため、そのユーザーはそれ以上アクセスできなくなります。
- カスタマーサポートとサービス
PDF ソフトウェアは本質的に使いやすいソフトウェア ソリューションですが、プロバイダーは、PDF の可能性を最大限に活用できることを確認する必要があります。 ソフトウェア プロバイダーが、ソリューションの使用方法に関するチュートリアルとガイドを提供していることを確認してください。
単純な問題を簡単に解決するのに役立つ FAQ が必要です。 さらに、より大きな問題の解決に役立つ即時の顧客サービスが必要です。 プロバイダーが提供するサービスの品質を知るには、プロバイダーのレビューとユーザーの意見を確認してください。
これにより、プロバイダーが問題を解決する際の効率性を現実的に把握できます。 さらに、プロバイダー自体に顧客サービスについていつでも尋ねて、提供するサービスの範囲に関する基本的なアイデアを得ることができます.
- クラウドベース
クラウドベースの PDF ソフトウェア ソリューションは、企業が最もよく選択するソリューションの一部です。 これは、簡単に使用でき、アクセス権を付与できる軽量のソリューションであるという単純な理由によるものです。
PDF システムを重くしたり遅くしたりしたくありません。 さらに、システムが遅いと、処理が遅くなり、操作の流れ全体が滞る可能性があります。 クラウドベースのシステムは、迅速、機敏、柔軟に使用できるだけでなく、大多数のユーザーにとって簡単にアクセスできます。
- 電子署名の統合
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電子署名オプションは、ますます多くの企業が仮想ビジネスを行っているため、時間の必要性として浮上しています。 物理的な文書を関係者に送信して、署名付きで戻ってくるまで何日も待つことはできません。
PDF ソフトウェアには、ユーザーが文書にデジタル署名し、品質を損なわずに戻すことができる電子署名ツールが必要です。 当事者間のトランザクションを高速化し、プロセスをより効率的にします。
- オートメーション
自動化は、特にビジネスが大規模に運営されており、毎日大量のドキュメントを処理する必要がある場合に、あらゆる企業プロセスに必要です。 正しい選択ができるように、PDF ソフトウェアの自動化機能を探してください。
ドラッグ アンド ドロップ ツールや検索と置換ツールなどの自動化機能を使用すると、タスクをより迅速かつ簡単に実行でき、エラーを回避することができます。 注釈とマークアップは、PDF をより速く編集するのに役立ちます。
次のユーザーがそれらをより速く処理しやすくするだけでなく、探すべきポイントを即座に知ることができます. このようにして、彼らはすぐにそれらを処理できます。
機能が豊富で機敏な PDF ソフトウェア ソリューションを選択して、日常業務を容易にします
PDF は、企業の業務に欠かせないファイル形式として登場しました。 それらを処理および管理するための適切なソフトウェア ソリューションを選択することは、それらを最大限に活用し、ビジネスとしての日常業務を容易にするのに役立ちます。
PDF ソフトウェアで、外出先での編集やクロスプラットフォームのコラボレーションなどの機能を探してください。 あらゆる種類のユーザーにとって軽量で使いやすいと同時に、最高のセキュリティを提供する必要があります。
コメントで、操作を容易にするために PDF ソフトウェアが持つべき最も重要な機能は何だと思うか教えてください。