組織的で生産的な人々が毎日行う 11 のこと
公開: 2017-11-05最も穏やかでストレスの少ない人が最も多くのことを成し遂げるのには理由があります
私たちは、生産的であることと、1 日 1 秒ごとにできるだけ速く仕事をすることとを混同しがちです。 整理整頓を遅らせると生産性が低下するのではないかと恐れていますが、事実はそうではないことを示唆しています。
- 平均的な会社員は、毎日 1 時間以上、物を探すだけに費やしています。
- 平均的な米国のエグゼクティブは、乱雑なデスクや整理されていないファイルを調べて、間違った場所にある情報を探すのに年間 6 週間を費やしています。
- 成人の 23% は、請求書を紛失したために支払いが遅れていると述べています。
まとまりがないことは、お金と時間の両方の面でコストがかかります。 しかし、ペースを落として整理するように自分を納得させることができれば、ROI は驚くべきものになるでしょう。
「組織化に費やす 1 分ごとに、1 時間が稼げます。」 - ベンジャミンフランクリン
ベンジャミン・フランクリンの見積もりは誇張されていますが、整理に時間を費やすことは依然として価値のある投資です。 専門家は、計画と整理に 1 時間費やすごとに、無駄になる時間を 3 ～ 4 時間節約できると見積もっています。
最も穏やかでストレスの少ない人が最も多くのことを成し遂げるのには理由があります。彼らは整理整頓の重要性を理解し、それに応じて習慣を適応させています。
良いニュースは、彼らが依存している習慣を真似するだけで、あなたもより組織的で生産的になることができるということです.
デスクが散らかることはありません
どこに、どの紙の山に特定の文書があるかを正確に知っていると思うかもしれません。 しかし、机がきれいに整理されていれば生産性が向上するとは思わないのは冗談です。 机の上にあるものを整理するだけで頭の中が整理されます。 さらに、プリンストン大学で実施された研究では、散らかった机の上で競合する刺激によって脳が攻撃されるほど、集中力が低下することが明らかになりました。 これは単なる主観的な証拠ではありません。 彼らは被験者の脳活動の MRI の違いを見ることができました。
彼らは二度と物に触れない
整理整頓された生産的な人々は、物を 2 回触るのは時間の無駄になるため、何も保持パターンに入れません。 後で対処するために電子メールや電話を保存しないでください。 何かに注意を向けたらすぐに、それに対処するか、委任するか、削除する必要があります。
届いたメールに返信しない
生産的な人は、電子メールが絶え間なく中断されることを許しません。 スケジュールに従って電子メールをチェックすることに加えて、送信者ごとにメッセージに優先順位を付ける機能を利用しています。 彼らは、最も重要なベンダーと最良の顧客に対してアラートを設定し、残りは作業の停止点に到達するまで保存します。 一部の人々は、送信者がいつ電子メールを再度チェックするかを知らせる自動応答を設定しています.
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彼らは単一のToDoリストから作業します
人々が高価な革張りの手帳を購入し、優先度ごとに色分けされた To Do リストで埋めていた時代を覚えていますか? それらは今では少し古風に見えるかもしれませんが、それが効果的だったことは誰も否定できません. それらのプランナーが効果的だったのはなぜですか。 やることリストを 1 つにまとめることの重要性を思い出させてくれました。 すべてを 1 つのリストにまとめると、いつどこを見ればよいかがわかるため、必要な情報が含まれているリストを探すのに時間を費やす必要がなくなります。
彼らは高いレベルの自己認識を持っています
生産性が高く組織的な人は、自分が誰であるかについて明確な感覚を持っています。 彼らは自分の弱点を知っており、それを克服するために組織構造を整えています。 会議が長すぎる傾向がある場合は、タイマーを設定します。 会議の生産性を維持するのに問題がある場合は、議題を作成します。 朝、ボイスメールをチェックするのを忘れた場合は、リマインダーを設定します。 詳細は問題ではありません。 重要なのは、彼らが慎重に考え、組織の弱点に対処する特定の補助手段やルーチンを使用することです。
彼らは昼食の時間を作る
私たちは皆、そこに行ったことがあるでしょう。あなたは頭が下がるほど忙しく、見上げる頃にはランチタイムを過ぎています。 あなたは、スナックマシンからドーナツまたはチップスの袋なしで行くか、つかむことになります. どちらも本当に悪い考えです。 ドーナツは約20分間エネルギーを高めますが、その後、集中力は岩のように落ちます. 食事を抜く限り、それは集中力、生産性、問題解決能力に影響を与えるだけでなく、ウエストラインにも影響を与えます。 オハイオ州立大学の研究によると、食事を抜くことで減った体重は筋肉量であり、後で脂肪として回復する.
彼らはカエルを食べる
「カエルを食べる」ことは、先延ばしに対する最良の解毒剤です。 非常に生産的な人々は、毎朝このおいしい「おやつ」から始めます。 言い換えれば、彼らは他のことをする前に、やることリストの中で最も食欲をそそり、最も恐ろしい項目を最初に実行します. その後、彼らは解放され、自分を興奮させ、刺激を与えるものに取り組むことができます。
彼らは毎日の終わりに片付けます
散らかりを解消する最善の方法は、1 日の終わりに約 10 分間、デスクを整理する時間を確保することです。 物に触れるのは 1 回だけがよいことはわかっていますが、電話が鳴ったり、誰かがチャットに立ち寄ったりしたために、タスクの途中で作業を中断したことがあります。 そんなものは本当に防ぐことはできませんが、やり残したことをすべて解決することで、その日を終わらせることができます。
彼らは前の晩に日々の計画を立てる
整理整頓された生産的な人々は、次の日に何を達成できるかを確信して、毎晩就寝します。 彼らは前の晩に優先順位を明確にするので、一日が始まると、「緊急の専制政治」に気を取られる可能性が低くなります。
彼らはテクノロジーを駆使する
現代のテクノロジーによって勤務時間がどのように延長され、常に時間に追われているかについては、多くのことが語られてきました。 それは本当かもしれませんが、テクノロジーは私たちの生産性を高めることもできます。 電子メール フィルターを設定して受信トレイをスパムのない状態に保つか、Evernote のようなアプリを使用して再び必要になる情報を整理するかどうかにかかわらず、テクノロジは常に悪いわけではありません。 適切に使用すると、多くの時間を節約できます。
彼らはカタツムリのメールを無視しません
これについては、「一度触る」という哲学に戻ります。 私たちのほとんどにとって、最近、私たちが実際に楽しみにしているカタツムリのメールはあまりありません. しかし、特に請求書や税金の通知などに関しては、それを無視すると問題が発生する可能性があります. 先に進んで開けて、到着したらすぐに世話をしてください。 そうしないと、延滞した請求書を探してソファのクッションの下を掘ってしまうことになります。
すべてをまとめる
置き忘れたものを探したり、次に何をすべきかを思い出そうとしたりすることに 1 分も費やすと、生産性が低下します。 その結果、あなたのキャリアの可能性が失われます。 良いニュースは、組織化と生産性を維持するために使用できるツールがたくさんあるということです。
著者について
Travis Bradberry 博士は、ベストセラー第 1 位の本 Emotional Intelligence 2.0 の受賞歴のある共著者であり、フォーチュン 500 企業の 75% 以上にサービスを提供している世界有数の感情知能テストとトレーニングのプロバイダーである TalentSmart の共同設立者です。 彼のベストセラー本は 25 の言語に翻訳され、150 か国以上で入手できます。 Bradberry 博士は、Newsweek、BusinessWeek、Fortune、Forbes、Fast Company, Inc.、USA Today、The Wall Street Journal、The Washington Post、および The Harvard Business Review に寄稿したり、取り上げられたりしています。