効果的な机上演習を設計して実行するための 4 つのステップ

机上演習は、TTX または TTE と略されることが多く、危機に備えるための具体的な形式です。 他のリスク管理アプローチと比べて最も特徴的なのは、ストレスのない雰囲気です。 そのため、チームは、実行する対策の個別の範囲、特定のチームメンバーの役割、および考えられるシナリオについて、すべて促進されたグループディスカッションの形式で話し合います。

すべては、野外演習のように実際に行動したり行動したりするのではなく、話し、共有し、解決策を見つけることで起こります。 このような形で重要なことは、理論上の規定が実際の緊急事態に反映されるかどうかを学び、確認することです。 この記事から、机上演習が組織にどのような価値をもたらすのか、机上演習をいつ実施する価値があるのか​​、そして正しく実施する方法について学びます。

机上演習を行うための基本的なルール

机上演習とは、緊急時に従うべき手順や措置を設計することを目的とした会議です。 組織の種類によっては、サイバー攻撃、地震などの自然災害、突然のテロ攻撃への対応方法の概要を説明することが含まれる場合があります。 また、重要なチームメンバーの喪失や市場における競合他社の突然の出現にどう対処するかを考えるなど、よりカジュアルな範囲も含まれる可能性があります。

緊急の度合いに関係なく、机上演習には共通点が 1 つあります。それは、取るべき具体的な対策とその進行を備えた既製のシナリオです。 シナリオがなければ、TXT を実施する意味がありません。 なぜなら、これらの演習の主な目的は、組織内で運用されている理論上の規定が現実に反映されているか、変更が必要かどうかを確認することだからです。 したがって、組織に緊急時の行動計画が定義されていない場合は、最初のステップとしてそのようなシナリオを作成する必要があります。

演習はリラックスした環境で行われ、チームメンバー全員が特定の状況に対応する際の自分の役割を自由に定義し、恐れや恥じることなく厄介な問題について話し合うことができるようにします。 ここで重要なのは、競争や従業員がプレッシャーの下で行動できるかどうかを試すことではなく、学び、チームとして働くことです。

机上演習を行うことにはどのような価値がありますか?

机上演習の実施には野外演習ほど時間はかかりませんが、それでも時間を割いて個々のチームメンバーを招集する必要があります。 ある程度のリソースを投入する必要がありますが、その見返りとして得られるものは、組織だけでなくチームメンバーにとっても多くのメリットです。

TXTが組織にもたらす価値

• 危機時の「ライブ」テストよりも、カジュアルな会議中に手順を検証する方がはるかに望ましい
• ルールを改良し、ギャップを埋め、是正措置を実施する機会
• 緊急時対応技術を向上させる機会
• 個々のチームメンバー間の絆を強化する
• 従業員がプロトコルの理論的規定を理解し、それに従っていることを確認する

TXTがチームメンバーにもたらす価値

• カジュアルな形式で自分の役割を遂行する機会
• 特定の状況に対処するための次のステップを思い出すためのより良い条件
• 質問して知識を広げる機会
• シナリオとテストを実行すると、個々のレコードに対する変更や改善の提案が容易になります。

机上演習を行うにはどうすればよいですか?

1. 机上演習を行う目的を特定する

机上演習の計画は、実施後に達成したい目標と、達成された結果をどのように活用するかを定義することから始める必要があります。 一部の人にとって、重要な問題は、これまで計画のさまざまな条項を分析する機会を逃したチーム メンバーの教育に関わることになるでしょう。 他の人は、理論的原則が現実に反映されているかどうかを評価する機会を見つけるでしょう。 このような演習を行う主な動機が何であれ、計画よりもはるかに多くの利益をもたらすに違いありません。

2. 関係者を指名し、演習における役割を定義する

机上演習は静的で、カジュアルなグループ会話の形で行われますが、従うべき特定のルールがまだあります。 演習に参加する人を指定し、特定の役割を割り当てる必要があります。 他の人もシナリオを見て従うことはできますが、混乱を避けるため、演習自体には積極的に参加しないでください。 オブザーバーは自分の意見を表明することもでき、これは演習の評価や文書化の際に役立ちます。そのため、TXT の直後に質問したり提案したりする時間を設定する価値があります。

取り組み全体の重要な要素は、適切なリーダー/ファシリテーターを任命することです。 このタスクのためにチームから誰かを決めるか、専門家を雇うことができます。 いずれにせよ、シナリオ、会社のルール、および個々のチームメンバーのタスクをよく知っているだけでなく、演習を適切に実行するための特定の対人的資質を備えた人物である必要があります。

ファシリテーターは、グループをいつフォローし、いつリードするかを理解し、慎重に決定する必要があります。 また、人が持つべき重要な資産は、創造的な議論に快適な環境を提供し、議論の要点を保つために議長を務める能力です。 確立された机上演習のリーダーは、グループを感じ取り、緩みと厳格なルールの間の健全なバランスを維持します。


3. 特定のシナリオを特定する

シナリオは、組織にとって最も現実的な潜在的な脅威に対応する必要があります。 多くはビジネスの種類によって異なりますが、本社の場所によっても異なります。 このような行動計画は、ハリケーンやその他の要素の発生に対処できるだけでなく、大規模なハッキング攻撃に対処するための次のステップも指定します。

目標が何であるかに関係なく、シナリオではかなり現実的な状況を定義し、詳細に説明する必要があります。 個人が正しい考え方を持ち、正しい意思決定をしているかどうかを確認するための質問を含める必要があります。 これは、各チームメンバーが、危機が発生した場合に誰に連絡すべきか、どのような行動が不可欠であるか、そしてどの残りのリソースを優先して保護する必要があるかを知っている必要があるためです。 予定された会議に十分に準備できるよう、予定された会議の前に一般的なシナリオに慣れる必要があります。

シナリオには特定のスクリプトを含める必要がありますが、ここである程度の柔軟性に賭ける価値はあります。 おそらく、議論の過程でさらなる論点が変わり、チームメンバーのアプローチによって全体の状況に新たな光が当たることになるでしょう。 このような場合、リーダーは議論を中断せず、流れに任せ、元の脚本から少し離れて、より良い、アップグレードされた脚本を作り上げるのが最善です。

4. 最終分析を覚えておいてください

この演習では、チームメンバーが自分たちの役割を理解し、緊急時に正しく対応するためのさまざまな規定を知っているかどうかをテストします。 ただし、机上演習の真の価値は、この議論の分析から生まれ、既存のソリューションを改善し強化する機会にあります。 そのため、演習がすでに行われた後にイベント全体を分析し、それに基づいてレポートを作成することも同様に重要です。 この情報により、緊急時対応計画を改善し、そのギャップを検証できます。

卓上が常に適切なソリューションなのでしょうか?

当然のことながら、リスク管理と緊急事態への備えに対するあらゆるアプローチには長所と短所があります。 それらがもたらす結果は、いくつかの新たな変数、環境、状況、人々によって形成されます。 机上演習でも同様です。 間違いなく、この演習により、既存のガイドラインをテストし、環境と人々を評価できます。 また、他のチームメンバーの提案について知ることもできます。

また、多くのリソースを必要とせず、労力もそれほどかからない、学習と質問の素晴らしい機会でもあります。 さらに、このような演習はリモートで行うこともできるため、世界中に異なる拠点を持つ組織に適しています。

ただし、これはこの方法が理想的な解決策であることを意味するものではなく、欠点もあります。 まず、リラックスした雰囲気や理論的な話は決して実際の出来事を反映するものではなく、その際には、十分に準備を整えた従業員であっても、ストレスや急いで行動する必要性が加わり、失敗する可能性があります。 机上演習中に、全員が自分の役割を認識していることを確認できますが、計画内のすべての欠陥を常に検出できるわけではありません。 それらの中には、理論的な議論ではなく、現実の状況でのみ現れるものもあります。

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著者: キャロライン・ベッカー

プロジェクト マネージャーである Caroline は、最適なワークフローを設計し、プロセスを最適化するための新しい方法を見つける専門家です。 彼女の組織力と時間的プレッシャーの下で働く能力は、複雑なプロジェクトを現実にするのに最適な人材です。

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