魅力的なバーチャル ワークプレイスを作成するための 5 つの必須アイテム

私はベッドルームで仕事をしています (ベッドもソファもありません。ベッドルームをオフィスに改造したものなので、午後の昼寝をするために実際にオフィスを出なければなりません)。

PMG は完全に仮想的な職場であるため、19 人の従業員は自宅でのみ働いています。 オフィススペースはありません。 そして、私たちはそれを10年間機能させてきましたが、私たちのチームは確かにその取り決めを高く評価しています. 私たちはまた、私たちだけではないことも知っています。他の多くの中小企業が仮想職場を運営しており、ますます多くの大企業が在宅勤務のアイデアや、従業員が少なくとも数日間自宅で仕事をするハイブリッドな状況を採用しています.週。

Families and Work Institute の 2014 年全国雇用主調査では、2009 年に実施された前回の調査以降、少なくとも一部の従業員に時折在宅勤務を許可している雇用主の数が 17% 増加し、15% 増加したことが報告されています。従業員が定期的に在宅勤務することを許可した雇用主の数。

あなたの会社が時々または毎日仮想職場であるかどうかにかかわらず、これらの設定には特別な注意が必要であることを理解することが重要です. 私たちの同僚であり友人でもある Nancy Settle-Murphy は、企業が仮想チームをうまく管理できるよう支援することに全事業を捧げており、彼女の顧客リストには、Procter & Gamble、IBM、Partners Healthcare などの名前が含まれています。 ナンシーは最近、ウォール ストリート ジャーナルのスー シェランバーガーから、彼女の仕事と家族に関する記事の 1 つについて連絡を受けました。 (注: WSJ の購読者だけが記事全体を表示できます。)

成功した仮想職場で享受できる主な利点には、次のようなものがあります。

• 優秀な人材を惹きつけ、維持する
• ワークライフバランスを真に認める風土づくり
• オフィス スペースや関連費用を拡大することなく、オーバーヘッドを削減し、拡張性を向上
• 個人とチームの生産性向上

もちろん、雇用主と従業員の両方にとって、バーチャルで働くことには潜在的な落とし穴がないわけではありません。 求職者を面接するとき、私たちは常に、仮想職場は万人向けではないことを指摘しています。

バーチャルで作業することで発生する可能性のある一般的な課題には、次のようなものがあります。

• 孤立感、特に他人からエネルギーをもらっている外向的な人の場合
• チームが物理的に存在することを好むマネージャーにとって、コントロールの低下を感じます。
• ビジネスの脈動を把握する能力が低下します (物理的なウォーター クーラー、休憩室、小部屋のおしゃべりはありません)。
• プロジェクトに関するコミュニケーションの欠如。
• 気晴らし、仕事と家庭生活の境界線があいまい。 仕事から離れることがないように感じるかもしれませんし、対照的に、仕事に完全に集中できるように感じることもありません。

仮想職場を 15 年以上運営してきた私たちは、多くのことを学んだと感じています。また、この種のビジネスがメリットを活用し、落とし穴を回避するために必要なものをしっかりと理解しています。 私たちは 2015 年のスティービー賞で最優秀女性経営職場賞を受賞しましたが、これは非常に誇りに思っています。

優れた仮想ワークプレイスを作成するために企業が必要とする 5 つの必需品を以下に示します。

1. 技術

チームが部分的または完全に仮想化されている場合、コミュニケーションとコラボレーションは非常に重要であるため、技術ツールは一流でなければなりません。 幸いなことに、Trello から Dropbox、Zoom から Slack まで、いくつかの優れたツールを利用できます。

適切なテクノロジー ツールは、チーム メンバーと連絡を取り合い、プロジェクトを円滑に進め、すべてのドキュメントと情報にすばやくアクセスできるようにします。 マネージャーがフィードバックを収集し、ビジネスを監視するのに役立ちます。 また、強力な企業文化をサポートするのにも役立ちます。そうです、仮想職場では、人々が並んで働いていなくても、それが可能です (そして重要です!)。

2.信頼

マネージャーや事業主が、従業員がリモートで仕事をすることを信頼できない場合、仮想職場は失敗します。 柔軟な職場環境をサポートする組織のトップからの完全な賛同が必要です。

PMG では、求職者に、マイクロマネジメントを必要としない専門家を採用することを伝えています。 チーム メンバーが勤務時間中いつでもどこにいるかを知る必要はありません。

現在、通常の営業時間をある程度守る必要があることも学びました。毎日午後 11 時から午前 7 時まで働きたい、または週末だけ働きたいと考えている人を雇用したくありません。会議など

また、会社での役割、担当する仕事、パフォーマンスの測定方法について、従業員に具体的な期待を設定する必要があります。 この情報が関係者全員にとって明確である場合、彼らがどのように仕事を遂行するかというロジスティクスの詳細はそれほど重要ではありません。

3.時間管理

仮想的に働くことは、すべての人に適しているわけではありません。 仕事と私生活を切り離すのが難しすぎると感じ、その結果、勤務時間中に家庭生活に気を取られてしまう人もいれば、その逆もまたしかりです。 チームが自分自身の境界を設定して、勤務時間中に生産的に集中し、その後はオフにして豊かな私生活を送ることができるように支援することで、仮想職場の成功が高まり、優秀な従業員を維持するのに役立ちます.

適切なテクノロジーとツールにアクセスできるように、自宅に指定されたワークスペースを持つことが重要です。 平日と週全体の計画を立てることも役立ちます。 私たちのチーム メンバーの中には、執筆、設計、分析、またはその他の集中的な作業に集中する時間が必要な場合に、仮想の「忙しい」または「不在」メッセージを表示することが役立つと考える人もいます。 また、日中に「オフィスアワー」の時間を利用できる場合は、Skype ステータスに記録するように勧めました。これにより、チームメイトは、簡単なブレインストーミングのためにいつ手を差し伸べるか、一緒に仮想休憩を取ってチャットできるかを知ることができます。

4. 旅行予算

完全に仮想化された職場で、優れた文化を作り、高い生産性を達成することは絶対に可能です。 しかし、最高の結果を得るために顔を合わせなければならないという事実を回避する方法はありません。 これらのライブイベントはより強いつながりを構築するのに役立つため、半年ごとまたは四半期ごとの会社の集まりのために、人々を集めるための旅行予算が必要です.

全員をまとめるために投資する場合、ビジネスや社交のための時間を計画すると、最も成功することがわかりました。 仕事の時間についてしっかりとした議題を計画し、同僚が訪れてつながることができるカジュアルなディナーや外出の時間を確保してください.

5.一体感

従業員が一日中一緒にいなくても、年に数回しか会わないとしても、チームとしての高い連帯感と高い機能性を享受できます。 上記のヒントは、彼らを信頼し、適切なテクノロジーを提供し、強いつながりを築くための時間を与えることで、大いに役立ちます.

また、チームの通話や仮想会議にできるだけビデオを使用することも良いことです。私たちはこれを始めたばかりです。 私たちは皆、電話会議中にマルチタスクの犠牲になりますが、カメラの前ではこれを行うのははるかに困難です。 さらに、お互いの顔が見えると、チームはより強いつながりを築くことができます。

また、メールや会議中に成功を祝うことは、会社で起こっているすべての良いことを強調する優れた方法であることもわかりました. 私たちは、素晴らしい勝利を収めたチーム メンバーに感謝の意を表したいと思っています。 また、アカウント チームがクライアント プロジェクトに関する仮想ブレインストーミングをスケジュールしたり、別のチームに役立つ可能性のあるケース スタディを共有したりするための時間を確保しています。

会社のニュースや情報を定期的に共有することも、ホーム オフィスで一生懸命働いているときでも、自分が何か大きなものの一部であることを全員が思い出せるようにするのに役立ちます。

適切なテクノロジー、従業員への絶え間ない信頼、時間管理への取り組み、ライブ ギャザリングのための定期的な出張、チーム感覚と全体像があれば、仮想職場は繁栄します。