仕事の生産性を向上させるためのタスク管理の専門家による 7 つのヒント
公開: 2019-09-10品質や創造性を犠牲にすることなく、すべてを組織的な方法で確実に実行するには、効率的なタスク管理が不可欠です。
やるべきことが多すぎると、目的を見失ってしまうのに時間がかかります。 ただし、適切な戦略を使えば常にトップを維持し、目標を達成することができます。
この記事では、タスクをより効果的に管理し、仕事の生産性を向上させるための 7 つの専門的な組織化のヒントについて説明します。 したがって、ビジネス生活がどんなに忙しくても、これらのシンプルな戦略を使用して仕事を成し遂げることができます。
タスク管理の 7 つのヒントとその実装方法
- アイゼンハワー行列を使用する
- タスク管理ソフトウェアを導入する
- 反復的なタスクを自動化する
- 毎日のチェックリストを作成する
- 適切な人にタスクを委任する
- コミュニケーションを効率化する
- 休憩を取ってセルフケアを実践しましょう
しかし、最初に次のような質問をする必要があります。
タスク管理がなぜそれほど重要なのでしょうか?
タスク管理は、業界を問わず、あらゆる職業で必要とされるため、非常に重要です。 時間を賢く管理することで、より短い時間でより多くのことを成し遂げることができ、生産性の向上と効率の向上につながります。
ワークロードを制御できるだけでなく、タスクが重複しないように計画することもできます。 また、適切なタスク管理は、いつ、何を取り組む必要があるかを全員が知っているため、チームメンバー間のコラボレーションを促進します。
タスク管理には、戦略的な計画、組織化、およびコミュニケーションのスキルが必要です。これらのヒントを念頭に置いておけば、プロのようにタスクを管理できるはずです。 アイゼンハワー・マトリックスを考えてみましょう。
1. アイゼンハワー行列の使用
「2 分未満かかる場合は、すぐに実行してください。」 - David Allen 氏、生産性コンサルタント、 『 Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity 』の著者
アイゼンハワー マトリックスは、タスク管理のための強力な手法です。 元米国大統領ドワイト・D・アイゼンハワーによって開発されたこのマトリックスは、次の 4 つの象限で構成されています。
- 重要かつ緊急です
- 重要だが緊急ではない
- 重要ではないが緊急である
- 重要でも緊急でもない
タスクをこれらのカテゴリに分類することで、マトリックスを使用して、最初に取り組むタスク、2 番目に取り組むタスクなどを決定できます。
実装方法
現在のタスクを紙またはオンライン タスク管理ソフトウェアに書き留めます。 重要性と緊急性に基づいて各タスクを割り当てます。
重要でも緊急でもないものは完了させてください。 次に、各タスクを一度に 1 つずつ完了するための計画を作成します。
たとえば、投稿のパフォーマンス データを分析した後にアイゼンハワー マトリックスを適用するソーシャル メディア マーケティング担当者であれば、ビジュアル投稿のパフォーマンスがテキストベースの投稿よりも優れていることに気づくかもしれません。 したがって、この方法に従って、テキストのみの投稿に視覚的なコンテンツを作成できます。
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ビジネスタスクを管理するための組織戦略の一部としてアイゼンハワー マトリックスを使用すると、ストレス レベルを軽減しながら生産性を向上させ、成功を収めることができます。
次のセクションでは、タスク管理ソフトウェアが組織の生産性を次のレベルに引き上げるのにどのように役立つかを見ていきます。
2. タスク管理ソフトウェアを使用する
「自分にとってうまくいくシステムを作りましょう。うまくいかないシステムに無理に自分を当てはめないでください。」 -ローラ・ヴァンダーカム、時間管理の専門家、作家 「 168時間：あなたには思っている以上の時間がある」
複数のプロジェクトを同時に管理することは、特に締め切りが厳しく、仕事量が終わりがないように見える場合には、困難を伴うことがあります。
適切な組織化とコミュニケーションがなければ、ビジネスは締め切りの遅れ、データの損失、顧客サービスの低下などの影響を受ける可能性があります。 収益が失われ、評判が損なわれる可能性があります。
適切なツールを使用すると、チームや個人にとってこのプロセスが簡単かつ手間のかからないものになります。 タスク管理ソフトウェアは、あらゆる規模の企業にとって、タスクを作成し、チーム メンバーに割り当て、進捗状況をより効果的に追跡するための強力なツールです。
このソフトウェアを使用すると、個々のタスクの期限を設定し、それらの期限が近づいたときに中央のダッシュボードでリマインダーを受け取ることができます。
チームメンバーは、複数のアプリやプラットフォームを切り替えることなく、プロジェクトについて共同作業やコミュニケーションを行うことができるため、混乱が軽減されます。
実装方法
たとえば、コンテンツ作成マーケティング担当者は、アウトラインを作成し、執筆パート (リサーチ/コピーライティング/SEO 最適化) をチームメイトに割り当てることができます。
誰もがアクセスできる共有ドキュメントを使用すると、更新情報を追跡したり、割り当てられたタスクを完了する際に各メンバーが何を達成したかを確認したりすることが簡単になります。
Trello、Asana、Basecamp などの一般的なタスク管理ソフトウェアには、チームのパフォーマンスを長期的に追跡し、改善点を特定できる分析機能が含まれていることがよくあります。
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ビジネスに適したタスク管理ソフトウェアを選択するときは、ニーズと予算を考慮してください。
タスクの割り当て、期限、進捗状況の追跡、ファイル共有など、要件に合った機能を備えたソフトウェアを探してください。
どれかを選択する前に、さまざまなソフトウェア オプションをテストし、チームがトレーニングを受け、快適に使用できることを確認してください。
3. 反復的なタスクを自動化する
頻繁に実行するタスクを自動化して、時間を節約し、エラーを減らします。 マクロ、スクリプト、自動化ソフトウェアなどのツールを使用して、ワークフローを合理化します。」 - Laura Stack、生産性と時間管理の専門家兼著者 「やるべきことが多すぎるときの対処法: タスクを減らし、成果を上げ、1 日 90 分を節約する」
顧客サービス、デジタル マーケティング、プロジェクト管理などの分野で反復的なタスクを自動化すると、ワークフローを最適化できます。
ソフトウェアとテクノロジーを使用すると、ビジネス オーナーはデータ入力、請求書発行、電子メール マーケティングなどのタスクを自動化し、時間を節約し、エラーを最小限に抑えることができます。
自動化ツールは、自動電子メール、発券システム、通話配信、チャットボットなどの機能を提供し、Web サイト訪問者や顧客が保留にしたり複数の電子メールを送信したりすることなく、迅速に答えを見つけられるようにします。
さらに、緊急性や重要性に基づいてリクエストに優先順位を付けることができるため、チームは最も緊急性の高いアイテムに最初に集中できます。
実装方法
たとえば、販売が成功した後にフォローアップ メールを送信する責任があるとします。メールを 1 つずつ手動で作成して同じ情報を繰り返し入力する代わりに、メール自動化ツールを使用できます。
顧客が貴社のビジネスからタイムリーなコミュニケーションを確実に受け取ることができると同時に、時間を節約できます。
個人メールからの画像
反復的なタスクを自動化すると、ビジネス タスク管理の改善に大きな影響を与える可能性があります。 時間を解放することで、従業員は問題解決や意思決定など、人間の注意を必要とするより高度なタスクに集中できます。
そうは言っても、毎日のチェックリストを作成することは、チームが順調に進み、目標を達成していることを確認するために不可欠なステップです。
4.毎日のチェックリストを作成する
「ToDo リストは動的かつ柔軟である必要があり、優先順位の変化に合わせて調整できる必要があります。」 - Julie Morgenstern、組織と時間管理の専門家、著者 『内側から外側への時間管理』
構造や明確な計画が欠如していると、勤務日が混沌とした非生産的なものになる可能性があります。 その結果、ストレスや不安を感じ、仕事の質の低下につながる可能性があります。
毎日のチェックリストを作成することで、漏れのあるタスクがないことを保証し、何を達成する必要があるかについてチーム メンバー全員が同じ認識を持っていることを保証できます。
実装方法
まず、その日の最も緊急のタスクをすべてリストアップします。 次に、それらをより小さな管理可能なタスクに分割します。
次に、重要性と期限に基づいてタスクに優先順位を付け、完了に役立つメモや詳細を含めます。 最後に、その日の進捗状況を追跡します。 このステップにはアイゼンハワー マトリックスも含めることができます。
たとえば、コンテンツ マーケティング担当者は、ブログ投稿の執筆を含む毎日のチェックリストを作成できます。このチェックリストは、アイデアのブレーンストーミング、投稿の概要、調査の実施、下書きの作成、編集、公開などの小さなタスクに分割できます。
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一日のうちに新しいタスクや期限がないか注意してください。 これらのタスクを時間どおりにリストに追加すると、整理整頓が容易になり、タスクの漏れを防ぐことができます。
毎日の終わりにチェックリストを確認して進捗状況を評価し、必要に応じて優先順位と時間の見積もりを調整します。
毎日のチェックリストにより、すべてのタスクに真剣に取り組むことが保証されます。 その結果、適切な人にタスクを委任することが容易になります。
5. 適切な人にタスクを委任する
「優先順位付けが重要です。タスクのリストを作成し、目標に最も大きな影響を与えるタスクに集中してください。」 -ブライアン・トレーシー、作家、モチベーションを高める講演者 時間管理と生産性に関する研究で知られています。
チームワークやコラボレーションが必要な職業では、チームメンバーがそれぞれの強みや専門知識に合わせてタスクを処理できるようにしたいと考えます。
すべてを自分でやろうとすると圧倒されて燃え尽きてしまうかもしれません。 タスクを委任し、基準に従って確実に完了させることで、ワークロードを効率的に管理できます。
実装方法
タスクを委任するときは、まず各チームメンバーのスキルセットと専門知識を考慮してください。 どの人がその仕事に最も適しているかを特定することで、チームの各メンバーがそれぞれの強みを活用し、自分が処理できるタスクに確実に取り組むことができます。
さらに、スキル レベルに基づいて作業を割り当てることで、エラーが発生するリスクを軽減し、チームの成果物の品質を最大化できます。
ソーシャル メディア管理などのタスクをその分野の経験を持つチーム メンバーに委任し、コンテンツの作成と戦略に集中します。
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タスクを委任するための明確な指示を提供することは、チームメンバーが完了する必要があるものと、それに関連する期限や期待事項を確実に理解できるようにするために不可欠です。
コミュニケーションを合理化することでタスク管理プロセスをさらに改善できる方法を見てみましょう。
6. コミュニケーションの効率化
「明確さが重要です。コミュニケーションでは具体的かつ直接的にし、不必要な詳細や専門用語は避けてください。」 - Erica Dhawan、コミュニケーションとコラボレーションの専門家、著者 「デジタルボディランゲージ: 距離に関係なく信頼とつながりを築く方法」
コミュニケーションが改善されると、タスクの完了にミスが発生したり、遅延が発生したりする可能性があります。 一方で、効果的なチームワークとタスク管理は良好なコミュニケーションに依存します。
実装方法
まず、全員が同じ認識を持てるように、応答時間とコミュニケーション チャネルについての期待値を設定します。 次に、電子メールまたはインスタント メッセージング システムを利用して情報や最新情報を送信し、全員がつながり、最新情報を入手できるようにします。
次に、その日の進捗状況についてグループでディスカッションする時間を毎日決めます。 全員が自分の課題について話し合うことで、問題をより迅速に解決することが容易になります。 毎日のチェックインだけでなく、チームメンバー間のオープンな対話を奨励し、コラボレーションを促進します。
たとえば、プロジェクト管理チームは Trello ボードをセットアップしてタスクを割り当てて追跡したり、Zoom や Slack を介して定期的なチェックインをスケジュールしたり、応答時間の予想を設定したりできます。
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チームごとのタスク管理について説明したので、次は、見落とされがちですがビジネス タスク管理の重要な部分である休憩とセルフケアの実践に移りましょう。
6. 休憩をとり、セルフケアを実践する
「疲れたら休んで、体も心もリフレッシュして、仕事に戻りましょう。」 -ラルフ・マーストン、モチベーションを高めるスピーカー、自己啓発と成功に関する研究で知られる作家。
目標を達成し、最高のパフォーマンスを発揮するには、身体的および精神的な健康に気を配ることが必要です。 セルフケアを怠ると、燃え尽き症候群や疲労、全体的な健康状態の低下につながる可能性があります。
実装方法
- 15 分間外を散歩したり、ストレッチ セッションをしたりするなど、短い休憩を数回取ります。
- 健康的な食事とスナックを食べる
- 寝る前に本を読むか、毎朝10分間瞑想する
- 毎晩十分な睡眠をとりましょう。 睡眠不足は日中のパフォーマンスの低下と相関します。
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これらの活動を日常生活に組み込むと、身体の健康を超えて広範囲にわたる利点が得られます。
精力的に、リラックスして、自信を持って仕事に取り組む労働者は、その日の課題に対処する能力がより優れています。
結論
効果的なビジネス タスク管理とは、重要度に基づいてタスクに優先順位を付け、すべてがスムーズに実行されるように十分な計画を立てることを意味します。
これらのヒントを日常生活に組み込むには、多少の献身と努力が必要かもしれませんが、それだけの価値はあります。 ビジネスの成功を促進するだけでなく、個人の成長と発展も促進します。
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著者略歴:
Oliver Stasinszky は、LiveAgent のアウトリーチ チームのリーダーであり、 e コマースとカスタマー サービスの経験があります。 彼は書くこと、読むこと、そしてあらゆる楽器の演奏方法を学ぶことに情熱を持っています。