ワークフローを改善するための社内の自動文書処理のための 3 つのツール | ビジネスにおける AI #6

今日の企業は大量のドキュメントを処理しているため、自動化も検討する価値があります。 自動文書処理、つまりインテリジェント文書処理 (IDP) は、これらのニーズへの答えです。 IDP を使用すると、ドキュメント内の情報をスキャン、テキスト認識、分類、検索できます。 しかし、プロセスをできるだけ効率的にするにはどのようなツールを選択すればよいでしょうか? 続きを読んで調べてください。

自動文書処理 (IDP) とは何ですか?

自動化されたドキュメント処理は、スキャンや OCR だけではありません。 これは、社内のドキュメントを効果的に管理できるようにする一連のテクニックです。 IDP ツールを使用する主な利点は次のとおりです。

• 時間の節約:ドキュメントからのデータ抽出などの反復的なタスクを自動化することで、従業員はより戦略的なタスクに集中できるようになります。
• 精度の向上: IDP ツールは文書処理エラーを削減するのに役立ちます。これは節約につながり、コンプライアンスの問題を防ぎます。
• コンプライアンスの強化: IDP ツールは、組織がコンプライアンスを維持できるように、特定のルールや規制に準拠するようにプログラムできます。
• 効率の向上: IDP ツールはドキュメント処理の合理化に役立ち、作業の効率化につながります。
• 顧客サービスの向上:文書処理の高速化は、顧客サービスの向上につながります。

どのような書類を処理できますか?

自動的に処理できるのは請求書や契約書だけではありません。 IDP はさまざまな種類のドキュメントを処理できます。 その中には次のようなものがあります。

• 契約 – 雇用契約や顧客との契約など。
• 請求書 – 受信請求書と送信請求書の両方。
• レポート – 販売レポートや財務レポートなど。
• 通信 – 手紙、電子メール、その他の形式の書面によるコミュニケーション。
• フォーム – アンケート、申請書、提出物。
• 医療文書 – 患者のカルテ、検査結果。
• 財務書類 - 銀行取引明細書、貸借対照表。
• 法的文書 – 法的行為、行政上の決定。

4 つの自動文書処理技術

インテリジェント文書処理 (IDP) は、紙の文書をコンピューターに転送するための単なるスキャナーではありません。 文書を効率的に処理できるようにするいくつかのテクニックがあります。 その中で、言及する価値があるのは次のとおりです。

1. OCR、光学式文字認識– 紙の文書からテキストを読み取るための基本的な技術。 ほとんどの場合、これは企業内での文書の処理と回覧を自動化するための出発点となります。 これは、紙の文書に含まれるテキストをスキャンして認識するための、古くから実績のあるソリューションです。 デジタル化の進展に伴い、電子文書を利用する企業が増えています。 ただし、多くの場合、法的要件により、紙のデータベースを維持および処理する必要があります。 したがって、OCR は依然として広く適用されているツールです。
2. テキスト認識- 文書内のテキスト構造の分析。 自動文書処理の次のステップは、デジタル化されたデータを識別することです。 スキャンされた内容を機械が理解する上で重要なのは、関連するデータと無関係なデータを区別することです。 つまり、文書を送信した会社のブランド、偶発的な歪みや汚れなどから重要な情報を認識します。
3. ドキュメントの分類– ドキュメントをカテゴリに自動的に割り当てます。 認識された文書、またはそこから得られた情報は、デジタル データベースに送信されます。 文書の種類や文書に基づいて実行されるアクションに応じて分類されます。 たとえば、チャリティーコンサートに招待された人のデジタルカレンダーに会議の日付を登録したり、苦情処理後にフィードバックを促す個別の電子メールを顧客に送信したりすることが考えられます。
4. ドキュメント検索– ドキュメント データベース内の情報をすばやく検索します。 IDP のおかげで、検索ウィンドウに単語を入力するだけで、特定の請負業者からの請求書や特定の金額で購入されたチケットを見つけることができます。

自動文書処理ソフトウェアはどのように機能しますか?

文書処理ソフトウェアは、IDP 技術を使用して企業プロセスを自動化するツールです。 コンピューターとクラウドの両方で実行され、ERP (エンタープライズ リソース プランニング) や CRM (カスタマー リレーションシップ マネージャー) などの他のシステムと統合できます。

Google のドキュメント AI

Document AI は、ドキュメントの自動処理を特徴とする Google のクラウドベースのサービスです。 機械学習を利用して、非構造化ドキュメントから構造化データを抽出します。

Document AI は、高精度、拡張性、柔軟性、セキュリティなど、ドキュメント処理の強力なツールとなる多くの機能を提供します。 Google Cloud AI テクノロジーと、Workbench の事前トレーニングされたモデルまたはカスタム モデルのセットを使用して、Document AI はさまざまな種類のドキュメントを高精度かつ高速に処理できます。 その疑いのない利点は次のとおりです。

• 文書処理用の単一プラットフォーム– 単一プラットフォームを使用することで、OCR やフォーム パーサーなどの文書処理用の事前トレーニング済みモデルや、特定の業界向けの特殊なモデルを含むすべてのモデルとツールに迅速にアクセスできます。
• Google の AI テクノロジー– Document AI は、Google の画像認識 (OCR を含む) および自然言語処理 (NLP) テクノロジーを使用して、価値の高い、大量のドキュメント用の事前トレーニングされたモデルを作成します。
• データ エンリッチメント– Google ナレッジ グラフ テクノロジーを使用して、処理された情報を検証し、エンリッチメントする機能。これにより、インターネット上で入手可能な情報に基づいて、会社名、住所、その他のデータを確認できます。
• プロセスに人間による検証を追加– 新しい Human-in-the-Loop AI 機能は、選択されたプロセスに人間による承認の瞬間を追加することで、文書処理の精度を高めます。

Google の Document AI の強みは、他の Google Cloud サービスとの統合であり、高度なワークフローの作成に役立ちます。 このアドレスからオンラインで試してみてください。

ロッサム

Google の Document AI は、高度なクラウド テクノロジーを活用し、文書処理を他のクラウド サービスと統合したい企業に最適ですが、Rossum は、特定のビジネス ニーズに合わせてカスタマイズできる柔軟でスケーラブルなソリューションを必要とする企業に最適です。 。

出典: Rossum.ai

言い換えれば、Rossum は、人工知能を使用してドキュメントからデータを抽出する、洗練度は若干劣るものの、より使いやすいツールです。 手動による文書入力プロセスを排除し、データの精度を向上させることができます。 クラウドのおかげで、Rossum は高速、正確、そして使いやすいです。 請求書、契約書、フォームなど、さまざまな種類のドキュメントの処理に適しています。

• 自動データキャプチャ: このツールは文書を自動的に分類し、手数料や罰則につながる可能性のあるデータ入力エラーを排除します。 あらゆる形式とチャネルのドキュメント データを処理し、通信を自動化して手動追跡を排除し、スパムや重複ドキュメントをフィルタリングし、柔軟なキュー システムでドキュメントをルーティングおよび処理できます。
• 高度な機能: Rossum は、前処理、検証、後処理、レポートなどの機能を提供します。 これにより、このツールは多用途で、さまざまなビジネス ニーズに適応できるようになります。
• カスタマイズされたソリューション: Rossum は、会計、オンボーディング、サプライチェーン管理、注文管理、品質保証など、さまざまな業界やニーズに合わせてカスタマイズされたソリューションを提供します。

ドクスモ

Docsumo は、複雑なモデル トレーニング プロセスに従事せずにドキュメントを迅速かつ効率的に処理したい企業に最適です。 これは、大量の非構造化ドキュメントのデータを 99% 以上の精度で簡単に処理するためのプラットフォームです。 自動ドキュメント分類、データ分類、インテリジェント OCR、リアルタイム データ検証などの多くの機能を提供します。

出典: Docsumo.com

Docsumo は、文書処理を効率化したい中小企業に最適です。

• 汎用性 – Docsumo は、請求書、銀行取引明細書、契約書、船荷証券、エネルギー請求書など、さまざまなドキュメント形式を処理できます。
• インテリジェントな抽出 – 高度な AI テクノロジーのおかげで、Docsumo はこのような複雑なドキュメントから必要なフィールドのみを正確に抽出してレビューできます。
• データ検証 – Excel のようなルールと式を作成して、ドキュメント内、ドキュメント間、またはデータベースに対して抽出されたデータを検証します。
• 自動分類 – Docsumo は、異なるドキュメントを処理する前に自動的に区別し、データを適切なデータベースに転送できるようにします。
• システムとの統合 - 保険、金融、物流などの業界を問わず、Docsumo は既存のシステムに簡単に統合できる既製の API を提供します。
• セキュリティ – このプラットフォームは GDPR に準拠し、SOC2 認定および HIPAA に準拠しており、企業データが安全で管理下にあることが保証されます。

Docsumo は、包括的な自動化により 95% のノータッチ処理率と 99% の精度を誇る Arbor Realty Trust や National Debt Relief など、世界中の多くの企業から賞賛されています。

まとめ

自動化された文書処理は、多くの企業で業務を効率化するための鍵です。 Google、Rossum、Docsumo の Document AI などのツールを使用すると、企業はビジネス プロセスを高速化し、データの精度を高め、顧客サービスを向上させることができます。 適切なツールの選択は企業の特定のニーズによって異なりますが、これらのソリューションはすべて、今日のデジタル世界で企業が成功するのに役立つ高度な機能を提供します。

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著者: ロバート・ホイットニー

JavaScript の専門家であり、IT 部門を指導するインストラクター。 彼の主な目標は、コーディング中に効果的に協力する方法を他の人に教えることで、チームの生産性を向上させることです。

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