チームの生産性を向上させるベスト 10 アプリ (およびそれらが機能する理由)

公開: 2019-09-10

最も基本的なレベルでは、チームが品質を犠牲にすることなく特定の期間内に完了できる、割り当てられたタスクまたはプロジェクトの数によってチームの生産性を判断できます。

カスタマーサポートや販売などの一部の部門では、チームの生産性は、一定時間内に正常に処理された会話、チケット、通話の数に基づいています。

ショートカット:

チームの生産性がそれほど重要なのはなぜですか?
チームの生産性を低下させる原因は何ですか?
役立つテクノロジー: チームの生産性を高める 10 のアプリ
チームの生産性を高める無料のヒント

イラスト-生産性-従業員

企業内の各部門が生産性を高めていれば、生産性の低いチームを抱える企業とは対照的に、中小企業は非常に短時間で目標を達成できます。

ただし、チームの生産性は、企業文化、コミュニケーション、コラボレーションなどの多くの要因に依存しますが、これらの要因が欠けている企業もあります。

幸いなことに、チームの生産性を向上させるために必要な環境や文化の構築に役立つ技術ツールがあります。

この記事では、チームの生産性を低下させる原因、職場の生産性を向上させるために使用できるツール、ビジネスの生産性を最適化するために実行できるいくつかの対策を学びます。

チームの生産性がそれほど重要なのはなぜですか?

チームの生産性を最適化することがビジネスの存続につながります。

チームが一貫して期限を守り、クライアントや顧客に素晴らしい結果を提供できれば、顧客数と月次 (または年間) 収益の両方でビジネスに恩恵がもたらされる可能性が高くなります。

このレベルの生産性は、企業が優れた評判と士気を築くのに役立つため、人々に自社の製品を購入したり、そのサービスに参加したりするよう説得するために、あまり多くのことを行う必要はありません。

最適には、チームの生産性が向上し、従業員が協力的で協力的な職場環境で潜在能力を最大限に発揮できるようになり、仕事の満足度が向上します。

これにより、従業員や顧客の離職率が減り、ビジネスコストが節約されるだけでなく、質の高い求職者が社内のポジションに応募することも促進されます。

チームの生産性を低下させる原因は何ですか?

ビジネスオーナーとして、チームの生産性を最適化する作業環境を構築したいと考えるのは当然のことです。ただし、いくつかの要因によりチームの速度が低下し、大規模な生産性が低下します。そのうちの 5 つを次に示します。

コミュニケーション不足:従業員が同僚とオープンにコミュニケーションを取らないと、自分の役割、責任、目標を理解することが難しくなります。

マネージャーやチームリーダーがプロジェクトに関してチームメンバーに包括的なフィードバックを提供する必要がある場合にも、同じことが当てはまります。

コミュニケーションが不十分だと、衝突、誤解、遅延、間違いが発生し、チームの生産性に悪影響を与える可能性があります。

サイロ:組織内のさまざまなチームが効果的に通信、共同作業、およびデータを共有しない場合、サイロが形成されます。

サイロで働くということは、従業員または部門全体がビジネスの他の部分から完全に隔離されていることを意味します。

ある部門の仕事が別の部門の仕事に影響を与えることが多いため、これはチームの生産性に悪影響を及ぼします。

たとえば、マーケティングチームは製品チームや顧客サービスチームと協力して、製品の優れた機能を強調し、質の高い見込み客を引き付けるマーケティング資産を作成する必要があります。

サイロ化があると、これらのチームは互いの仕事に影響を与えることができなくなり、見当違いのキャンペーンの作成と実行につながり、会社にコストがかかり、わずかな結果しか得られない可能性があります。

不必要な会議:会議によりチームメンバーはお互いの近況を報告し、プロジェクトの進捗状況について話し合うことができますが、会議が多すぎると逆効果になる可能性があります。

上級マネージャーの 71% は、会議がもっと生産的になる可能性があると感じています。それには十分な理由があります。

会議には時間がかかる場合があり、時間が経つごとに出席者の注意と関心は薄れていきます。

3 時間の会議の後、従業員が自分の仕事に専念して結果を出すには努力が必要です。

この生産性の低下は、従業員が 1 日 (または週) に複数の会議に参加する場合に非常に顕著になります。

不適切な管理:マネージャーやチームリーダーが怠惰な態度をとったり、従業員を細かく管理したりする組織では、チームの生産性が低いことがよくあります。

管理が悪いと従業員はイライラし、仕事に全力を注ぐ意欲がなくなります。

頻繁なマルチタスク:複数のタスクを同時に行うことは、物事をより速く完了するための良い方法ですが、職場の生産性が低下する可能性があります。

同時に多くのことを行うと、従業員の注意と集中力が分散され、能力を最大限に発揮してタスクを完了できなくなります。

ストレスと燃え尽き症候群:組織、特に急速に成長している組織では、物事を達成するためにより多くの労力と時間を必要とすることがよくあります。

従業員は個人、教育、家族への関心を無視して、仕事を完了するためにより多くの時間とリソースを費やさなければならないため、ストレスの多い職場環境が生じます。

事態が深刻になると、従業員は燃え尽き症候群を経験し、集中力、効率性、集中力、チームの生産性が低下します。

不十分な時間管理:急速に成長する組織では、従業員は生産性を維持するために時間を適切に管理する必要があります。

残念なことに、多くの従業員は、時間をうまく管理し、タスクに優先順位を付け、仕事と私生活のバランスを取ることに苦労しています。

締め切りを守れなかったり、ストレスが増大したり、生産性が低下したりする可能性があります。

役立つテクノロジー: チームの生産性を高める 10 のアプリ (およびその機能)

すんさま
スラック
アーサナ
クリックアップ
エバーノート
概念
ザピエル
文法的に
カレンダー通り
ハブスポット

生産性向上ツールは、ビジネスチームがプロジェクトをより効率的に管理し、ワークフローを合理化し、より短い時間でより多くの作業を完了するのに役立つ優れた方法です。

これらのツールは、メモの作成や毎日の ToDo リストの整理から、反復的なタスクの自動化や時間管理の最適化まで、さまざまな方法でチームを支援します。

以下は、チームがプロセスをより効率的かつ生産的にするために使用できる、最高の生産性向上アプリ 10 個です。

1. すんさま

さんさま

Sunsama は、ステップバイステップのルーチンで 1 日を計画することで、時間を管理し、ワークライフバランスを達成するのに役立つデジタルデイリープランナーです。

Sunsama の直感的なユーザーインターフェイスでは、Asana や Trello などのプロジェクト管理ツールからタスクを取得して、統一された日次ビューを作成できます。

Gmail や Outlook からメールを収集したり、カレンダーから会議を開催したりすることもできます。各タスクに取り組む時間を決定し、カレンダー上で今後のタスクをスケジュールすることができます。

価格: 14 日間の無料トライアル。有料プランは月額 16 ドルから始まり、毎年請求されます。

2. たるみ

スラック

Slackは、チームメンバーが簡単につながり、効率的に作業できるようにするコミュニケーションおよびコラボレーションツールです。

このアプリには、インスタントメッセージング、ファイル共有、音声およびビデオ通話、およびいくつかのサードパーティツールとの統合を可能にする集中システムがあります。

Slack にはチャネルベースの構造があり、チームのコミュニケーションや特定のプロジェクト/トピックをさまざまなチャネルに分類できます。

こうすることで、人々は自分が何に取り組んでいるのか、どの対話に参加しているのかを簡単に見つけることができます。

従業員は、面倒なことをしたり、無数のメールを読んだりすることなく、各チームが何に取り組んでいるのかを確認することもできます。

統合面では、Slack は、Google Workspace、Zoom、Zapier、Salesforce、さらには Twitter など、企業がプロセスで使用する無数のツールとシームレスに統合します。

これにより、チームはカスタムワークフローを作成し、プロセスを自動化し、技術スタック内の他のツールからのファイル、データ、通知を一元管理できるようになります。

価格：無料プランあり。有料プランは月額 7.25 ドルから始まります。通常のプランよりも強力な機能を必要とする企業向けに、カスタム Enterprise Grid プランがあります。

3. アーサナ

アーサナ

Asanaは、あらゆる規模のチームが品質を損なうことなく仕事を整理し、目標に集中し、期限を守るのに役立つプロジェクト管理ツールです。

Asana を使用すると、タスクを作成し、適切なチームメンバーに割り当て、期日を設定し、各タスクを実行する手順を規定することができます。

添付ファイル、説明、サブタスクを追加して、各タスクのコンテキストを提供することもできます。

管理者は、チームメンバーによるコメント、タスクの更新、変更の通知が Asana から送信されるため、プロジェクトの進行状況を常に把握できます。

ワークフローを合理化するために、Asana は Google Drive、Canva、Dropbox、Slack などのツールと統合しています。

価格: 30 日間の無料トライアル。有料プランはユーザーあたり月額 10.99 ドルから始まり、毎年請求されます。

4.クリックアップ

クリックアップ

ClickUp は、直感的なユーザーインターフェイスと簡単にナビゲートできる機能を備えた強力なタスク管理ツールです。

このツールを使用すると、チームはプロジェクトのすべての側面を 1 か所に表示するビジュアルキャンバスを作成できます。これにより、目標に集中し続けることができます。

複数のプロジェクトに取り組んでいる場合、ClickUp を使用すると、タスクビューと依存関係をカスタマイズして、作業を整理し、優先順位を付けることができます。

このプラットフォームは、カンバンやスクラムなどのアジャイル手法をサポートし、アジャイルダッシュボード、バーンダウンチャート、スプリントボードなどの機能を備えています。

また、Slack、Figma、HubSpot、Loom などのサードパーティの MarTech ツールとも統合されます。

価格：無料プランあり。有料プランはメンバーあたり月額 7 ドルから始まります。カスタムプランが必要な企業向けに、Enterprise プランをご利用いただけます。

5. エバーノート

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ポストイットを鏡やコンピューターの画面に貼り付ける時代は終わりました。現在、チームはデジタル的にメモを作成および整理し、 Evernote を介してすべてのデバイス間でメモを同期できるようになりました。

このツールを使用すると、チームメンバーは任意のデバイスからメモやファイルにアクセス、編集、アップロード、共有できます。

また、ToDo リストの作成、文書のスキャン、画像の追加、Web ページや記事のクリップ、カレンダーの同期、素晴らしいアイデアを思いついたときに音声メッセージを録音することもできます。

Evernote のビジュアル掲示板を使用すると、不要な情報をフィルタリングして重要なタスクに集中できます。

価格：無料プランあり。有料プランは月額 10.83 ドルから始まり、毎年請求されます。

6. 概念

Notionは、メモを取ったり、作業を整理したり、チームで共同作業したり、プロジェクトを管理したりできる、包括的なオールインワン生産性ツールです。

コンテンツ作成、マーケティング、ソフトウェア開発など、さまざまな業界のあらゆる規模の個人およびチームを対象としています。

Notion には柔軟でカスタマイズ可能なワークスペースがあり、ページ、ボード、データベースを作成して、プロセスやワークフローに合わせて情報を整理できます。

To Do リスト、カレンダー、タスク、メモを作成し、他のチームメンバーと共有できます。

また、チームメンバーと同時にドキュメントやプロジェクトに取り組むことができるため、シームレスなコラボレーションが促進され、生産性が向上します。

Notion は、Asana、Canva、ClickUp、Figma、GitHub などの他のビジネスツールと統合します。

価格：無料プランあり。有料プランはユーザーあたり月額 8 ドルから始まり、毎年請求されます。

7. ザピア

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Zapierは、ビジネスプロフェッショナルが繰り返し行うタスクを自動化し、アプリ間のブリッジとして機能する Web ベースの自動化ツールです。

このツールは、Airtable、Calendly、Gmail、 Mailchimp 、HubSpot、Notion などの何千ものアプリと統合されており、マーケティング担当者、プロジェクトマネージャー、営業担当者、開発者などが使用できます。

Zapier を使用すると、ユーザーは以前のコーディング経験がなくても、「ザップ」 (特定のイベントによってトリガーされる自動アクション) を作成できます。

たとえば、Web サイトに新しいブログ投稿を公開するたびにツイートを送信するザップを設定できます。

または、ランディングページやソーシャルメディアプラットフォームを通じて収集した新しい見込み客をメールリストに自動的に追加することもできます。時間が解放されるので、より重要なプロジェクトに集中できるようになります。

Zapier を使用すると、開発者はユーザーのニーズに基づいてカスタムアプリケーションを作成し、それを他のソフトウェアに接続することもできます。

価格：無料プランあり。有料プランは月額 19.99 ドルから始まり、毎年請求されます。堅牢なセキュリティ機能と監視機能を備えた自動化を必要とする組織向けに、企業向けのプランがあります。

8. 文法的に

文法的に

Grammarly は、人々のスペル、文法、書き方の改善を支援する AI ベースのライティングアシスタントです。

このツールは、複雑なアルゴリズムを使用して書かれた内容を分析し、スペルや文法の間違いを指摘したり、より良い文構造を提案したりするなどのリアルタイムのフィードバックを提供します。

プレミアムプランでは、Grammarly は文章の明瞭さ、声のトーン、エンゲージメントに関するフィードバックを提供します。これは、英語を母国語としないユーザーにとって役立ちます。

このツールは、Google Docs、Gmail、Slack などのツールや、Web ブラウザ、デスクトップアプリケーション、モバイルデバイスなどのさまざまなプラットフォームと統合されます。

価格：個人向けの無料プラン。 Grammarly Business の 7 日間の無料トライアル。有料プランはユーザーあたり月額 15 ドルから始まり、毎年請求されます。

9. カレンダーリー

平穏に

Calendlyは、あらゆる規模の企業がクライアント、顧客、チームメンバーとの会議のスケジュール設定を自動化するために使用できるスケジュールツールです。

このツールはカレンダーと同期し、イベントを設定して忙しい時間をブロックできるようにします。

誰かがあなたとの約束や会議を予約したいとき、あなたと行ったり来たりしたり、電子メールでカレンダーのリクエストを送信したりすることなく、Calendly で空いている時間を選択できます。他のタスクに集中できる時間が確保されます。

Calendly の優れた機能はバッファリング機能です。

再編成やストレッチのための 15 分間の休憩や、直前の会議の障壁など、会議の間に緩衝時間を設定できます。

これにより、人々が急にあなたのスケジュールに多くの予定を追加しすぎてしまうことを防ぎます。

Calendly は、ClickUp、HubSpot、Notion、Slack など、このリストにあるいくつかのサードパーティ生産性ツールと統合します。

価格：無料プランあり。有料プランは 1 シートあたり月額 8 ドルから始まります。

10.ハブスポット

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HubSpotは、インバウンドマーケティング、顧客サービス、販売、 CMS 、運用、およびコマースツールで構成されるオールインワンの顧客関係マーケティング (CRM) プラットフォームであり、企業が顧客を引き付け、関与し、満足させるのに役立ちます。

これらすべてのツールが 1 つのプラットフォーム内に組み込まれているため、企業はプロセス、ワークフロー、キャンペーン、コミュニケーションを合理化できます。

HubSpot CRM は、クライアント/顧客のプロファイルとやり取りを 1 つのリポジトリに整理し、すべてのチームメンバーが何が起こっているかを確認できます。

また、カスタムダッシュボードとメトリクスを通じて企業の運用活動の詳細な概要を提供するため、さまざまなチームの同期が容易になり、データサイロの形成を防ぐことができます。

価格: HubSpot の価格は、使用するツールによって異なります。各ツール、つまり「ハブ」には、基本的な無料プランが用意されています。有料プランは次のとおりです（毎年請求されます）。

マーケティングハブ

スタータープランは月額 18 ドルから始まります
プロフェッショナルプランは月額800ドルから
エンタープライズプランは月額 3,600 ドルから始まります

セールスハブ

スタータープランは月額 18 ドルから始まります
プロフェッショナルプランは月額450ドルから
エンタープライズプランは月額 1,500 ドルから始まります

カスタマーサービスハブ

スタータープランは月額 18 ドルから始まります
プロフェッショナルプランは月額450ドルから
エンタープライズプランは月額 1,200 ドルから始まります

CMSハブ

スタータープランは月額 23 ドルから始まります
プロフェッショナルプランは月額360ドルから
エンタープライズプランは月額 1,200 ドルから始まります

オペレーションハブ

スタータープランは月額 18 ドルから始まります
プロフェッショナルプランは月額720ドルから
エンタープライズプランは月額 2,000 ドルから始まります

チームの生産性を高める無料のヒント

スタンドアップミーティングを開催する
従業員に報酬を与える
適切なコミュニケーションを促進する
従業員の健康を優先する

生産性ツールの使用以外にも、チームの生産性を向上させるために実行できる手段があります。そのうちの 4 つを次に示します。

1. スタンドアップミーティングを開催する

毎週複数の会議を開催すると従業員の時間がすべて奪われ、チームの生産性は向上しません。

ありがたいことに、Loom や Slack などのコミュニケーションツールにより、チーム、特にリモートのチームが非同期でコミュニケーションできるようになりました。

これらのツールにより不必要な会議は排除されますが、チームメンバーは少なくとも月に 1 回会議を開催して、互いに連絡を取り合い、自分たちが取り組んでいることについて話し合う必要があります。そこでスタンディング、つまりスタンドアップミーティングが登場します。

これらの短いミーティングでは、さまざまなチームメンバーが、完了した作業、現在行っている作業、およびまだ開始していない作業についての最新情報を報告します。

これらのミーティングにより、人々は自分の仕事についてさまざまな視点、意見、フィードバックを得ることができます。

スタンディングミーティングを適切に開催するためのヒントをいくつか紹介します。

会議は短くしてください。立ったままの会議であれば 15 ～ 20 分もあれば十分です。
議題を作成し、事前に出席者に論点を送信して、参加者が準備を整えて参加できるようにします。
会議がある日の同じ時間に会議を開催します。スケジュールを守るためにサポートが必要な場合は、事前に他の人に知らせてください。
チームが離れている場合は、Google Meet や Zoom などのビデオ会議ツールを使用して会議を開催します。

2. 従業員に報酬を与える

タスクやプロジェクトに全力を注いだ後に認められることほど嬉しいことはありません。優れたチームリーダーやマネージャーは、時間をかけてチームメンバーが費やした努力や努力を認め、報いる必要があります。

この表彰は、会社の常設会議や年次イベントで行われることがあります。

覚えておくべきことの 1 つは、量ではなく質を最初に評価する必要があるということです。

たとえば、顧客担当者 A は 1 か月に 100 件のチケットに回答したが、顧客満足度 (CSAT) スコアは 62% で、顧客担当者 B は 1 か月に 45 件のチケットに回答し、CSAT スコアは 96% であったとします。

このシナリオでは、顧客担当者 B のより質の高い仕事を称賛/報酬する必要があります。

これは品質の重要性を強調するだけでなく、他の従業員が顧客満足度を念頭に置いて業務を遂行するよう奨励することにもなります。

3. 適切なコミュニケーションを促進する

働きやすい職場環境を作り出すために、従業員同士が自分の仕事について話すよう奨励してください。

こうすることで、高品質のキャンペーンやプロジェクトを作成、実行するために必要な多様な意見、フィードバック、サポートを得ることができます。

とはいえ、コミュニケーションはチームメンバー間だけでなく、部門を超えて行われる必要があります。

マーケティング、製品、販売、カスタマーサクセスチームなどの部門を超えたチームのメンバーは、互いにコミュニケーションを図り、他の部門で何が起こっているかを常に把握できる必要があります。

これにより、サイロが形成される可能性が減るだけでなく、チームの生産性も向上します。

4. 従業員の健康を優先する

従業員は会社の利益を増やすためだけに生きているわけではありません。オフィスの外では、彼らは現実の生活と責任を持った人々であるため、彼らの健康を優先する職場環境を構築する必要があります。

どのアプローチを取るべきかを知るには、従業員と話し、個人的な健康目標を共有してもらいます。

これらの目標は、会議の数を減らすか、昼休みを長くするか、瞑想やヨガのセッションを好むか、有給休暇を取るか、それともまったく別のことを好むかを判断するのに役立ちます。

従業員が健康を維持するための最良の方法を共有する場合は、定期的なチェックインを行って、目標に優先順位を付けて目標を達成できるようにしてください。

これにより、説明責任とチームのサポートが確立され、健康的な習慣の形成が促進され、そのすべてがチームの生産性に貢献します。

結論: チームの生産性を一度に 1 つの要素ごとに向上させる

チームの生産性を向上させようとするときは、ゆっくりと取り組んでください。まず、生産性を妨げるマイナス要因を特定し、それらを修正する方法をブレインストーミングします。

すべてのアイデアを同時に実行しないように注意してください。そうしないと、従業員が混乱して燃え尽きてしまう危険があります。代わりに、アイデアを個別に実行し、従業員全員をプロセスに参加させてください。

時間が経てば、従業員が互いにコミュニケーションし、重要なタスクに優先順位を付け、時間を効果的に管理し、品質を損なうことなくプロジェクトを予定通りに実行できる作業環境を構築できるようになります。

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