Zoho CRMでブループリントを設定する方法は？

各ビジネスには、物事を行うための明確な方法があります。 さまざまなタスクやプロジェクトを完了するための経路として機能するワークフローがあります。 ソフトウェアは独自のビジネスプロセスを処理する膨大な量の機能を提供するために堅牢でなければならないため、ワークフローが発生する方法は、ソフトウェア要件を決定する際の重要な要素として貢献します。

現在、Zohoはこれらのさまざまな要件をコアまで理解し、それらを適切に実装するために可能なすべてのことを行います。 Zoho CRMブループリントは、実際、販売プロセスを個々の段階に分割できる方法です。 各段階を移行することで、ユーザーやスタッフに関連情報の入力を促し、見過ごされないようにすることが可能になります。

以下では、最初にブループリントとは何かを詳細に理解し、ZohoCRMでブループリントを設定する方法とその機能について明確なコンテキストを取得します。

ZohoCRMブループリント

リードがCRMシステムに取り込まれてからフォローされるまで、そしてそれ以降、組織が機能するために実行する多くの販売プロセスがあります。 たとえば、ExploreElectronicsPvtという会社があります。 顧客に技術的なガジェットを提供する株式会社。

現在、この会社が受け取る可能性のあるオンライン注文の他に、デモンストレーション、オフラインソース、およびイベントを介して生成されるリードをフォローアップすることになっている専任の営業チームを持つこともできます。 Zoho CRM Blueprintの営業担当者は、一連のリードに電話をかけ、これらの潜在的な顧客と製品のデモをスケジュールすることから始めることができます。

このデモの終わりまでに、見込み客がプロジェクトの購入に興味を持ったときに見積もりが生成され、承認されるとさらに注文に変換されます。 その後、製品を出荷して顧客に配送することができます。

ExploreElectronicPvtの販売上の問題。 株式会社

さて、先ほどお話ししたこのプロセスは、読んだときに非常に単純に聞こえるかもしれません。 ただし、実際にこのプロセスを実行する場合、特定の障害や抜け穴が原因で多くの問題に直面する可能性があります。 それらを完全に詳しく見てみましょう。

• 多くの場合、営業マネージャーはほとんどの時間を新しい営業担当者のトレーニングに費やすことができます。つまり、仕事に集中するのに十分な時間がありません。
• 製品とそれが提供できるすべてのものは、すべての営業担当者の心の中で常に明確であるとは限りません。 多くの場合、営業担当者は、見込み客が電話で要求した重要な製品の詳細に気付いていない可能性があります。これは、リードを失望させ、販売の損失につながる可能性もあります。
• また、重要な顧客情報が欠落している場合もあります。 配達チームが顧客情報または住所が間違っていることに気付くのは注文の処理中だけであり、これは明らかに注文の配達を遅らせる可能性があります。
• 割引ポリシーに従わない場合があります。 Explore Entertainmentには、割引を20％を超えることはできないというポリシーがある場合がありますが、場合によっては、割引の高い見積もりが処理され、セールスマネージャーの注意を逸らす可能性があります。

上記のインスタンスは、プロセスを実行するための大規模なチームがある場合に問題が発生する可能性がある最も古典的な方法の一部ですが、プロセスを効率的に実行するための明確に定義されたシステムがありません。 この場合、主な問題は常に、CRMの明確なガイダンスと検証がないことを中心に展開します。

ZohoCRMブループリントが提供するソリューション

Zoho CRMブループリントを使用すると、組織は抜け穴から完全に解放されながら、組織化された方法でプロセスを設計および実行できます。 Zohoブループリントのセットアップでは、CRM内のオフラインプロセスからほぼすべての詳細をキャプチャできるため、合理化のプロセスが非常に簡単になります。

1つのプロセスで各段階を定義し、人々を各段階にリンクすることが可能です。 プロセスの実行に沿ってチームを指導し、重要な情報を状況に応じて検証し、日常的なアクションを自動化することもできます。

• リード資格

  リード資格の目的が達成されていることを確認するために、 Zoho CRMブループリントは、呼び出し元のエージェントのスクリプトをかなり直線的にするのに役立ちます。 ソフトウェアは、製品デモをスケジュールする各ステップで営業担当者をガイドします。 ブループリントはコールエージェントスクリプトとして機能し、営業担当者が見込み客と電話をしているときに製品の説明を提供します。 これにより、営業担当者に伝達されるメッセージの不整合の問題を解決できます。

• フォローアップ

  Zohoブループリントの設定により、見積もりの​​送信とレビューで構成されるフォローアッププロセスで、ほぼすべてのステップを調整できます。 この場合、顧客に提供される割引は、営業チームが会社のポリシーを順守していることを確認しながら、CRMによって検証できます。 誰かが見積もりを受け入れるたびに、電子メール通知が営業マネージャーに自動化されるため、注意を怠ることはありません。

• 注文管理

  注文管理プロセスの各ステップで営業担当者をガイドするために、ZohoCRMブループリントは重要な役割を果たします。 在庫確認、配送、さらには配送も行います。 ここでは、営業担当者も顧客の住所などのCRM情報を入力するように求められます。 これにより、製品の納期に遅れが生じないようになります。

ZohoCRMブループリントの基本ブロック

Zoho CRMのブループリントは、基本的に、体系的かつ明確な方法でビジネスプロセスを実行するように設計されています。 このブループリントを使用すると、プロセスの各段階を定義し、適切な人をすべての段階に関連付けることができます。 また、プロセスの実行を通じてチームをガイドするのにも役立ちます。 さらに、日常的なアクションを自動化しながら、重要な情報を状況に応じて義務付けて検証するのにも役立ちます。

ブループリントは、プロセスでカウントされるステージの順序を作成することによって設計されます。 CRM言語では、ブループリントの主要な構成要素は状態と遷移です。

州

ブループリントの設定では、「状態」は特定の時間に何かが入っている状態です。 たとえば、CRMの取引は、資格、交渉、割引の承認などのフォローアップが行われるまで、さまざまな段階を経ます。 これらすべての段階は状態と呼ばれます。 プロセスフローを設計するには、ブループリントエディタで状態をドラッグアンドドロップする必要があります。

遷移

移行は、プロセスに参加する2つの状態間のリンクに他なりません。 これは、レコードがある種類の状態から別の種類の状態に移動するために必要な条件を規定します。 たとえば、レコードが資格から交渉に移行するために必要な条件とアクションは、通常、移行ブロックで規定されています。

ブループリントの設計

プロセスのセットアップまたは構築のプロセスは、実際には3ステップの手順です。 含まれるもの：

1.基本情報の入力

ここでは、プロセスを作成する必要のあるモジュール、レイアウト、およびフィールドを指定できます。

「セットアップ」、「自動化」、「ブループリント」の順に移動できます。

• 次に、ブループリントの作成をクリックできます。
• このブループリントの作成ポップアップでは、プロセスを作成するモジュール、レイアウト、およびフィールドを選択できます。
• プロセスはリードによるフォローアップのプロセスであるとしましょう。 この場合、StandardレイアウトとStageフィールドを持つDealsモジュールを選択できます。
• より明確にするために、基準を指定することもできます。指定しない場合、レイアウトで作成されたすべてのレコードがプロセスに入るからです。
• 最後に、[次へ]をクリックします。

2.プロセスフローの定義

ブループリントエディタでは、デフォルト状態の開始から終了状態までのプロセスフローを定義できます。

ブループリントエディタでは、プロセスの一部を形成するすべての状態をド​​ラッグアンドドロップできます。

• [状態]ボタンで異なるノードを接続することにより、状態間のプロセスフローを確立することもできます。
• 開始状態は、選択した選択リストフィールドのnone値と同等であることに注意する必要があります。
• 2つの状態の間の[+]ボタンをクリックすると、トランジションを作成できます。 トランジションを削除するには、トランジションラインを右クリックして、[トランジションの削除]をクリックするだけです。

3.移行設定を構成します

必要に応じて、プロセス内のさまざまな状態間で、移行前、移行中、移行後の設定を構成できます。 たとえば、州間の移行を見ることができます。

これを「クロージング」と名付けることができます。 上記のExploreElectronicsの例では、以下は構成時に遵守する必要のあるガイドラインの一部です。

• 交渉の移行を完了するために、Explore Electronicsの営業担当者は、割引率と終了日を入力できます。
• 会社の方針に基づき、製品の割引は20％を超えることはできません。
• クロージングトランジションが実行されるとすぐに、営業担当者のマネージャーに電子メール通知を自動化して、取引の提出について通知することができます。

したがって、Blueprintを使用すると、CRMでオフラインビジネスプロセスのレプリカを作成できると簡単に言えます。 リードの生成から取引の成立まで、組織は多くのビジネスプロセスに従います。 ブループリントを使用して、ZohoCRMユーザーにビジネスプロセスのすべてのステップを実行する方法に関する詳細なガイドを提供できます。

たとえば、顧客に見積もりを送信する前に、いくつかのドキュメントを収集する必要があります。 ブループリント内にドキュメントのアップロードを義務付けるステージを設定し、ドキュメントがアップロードされた直後にレコードを次のステージに移動できるようにすることができます。

結論

オフラインで実行するプロセスがソフトウェアアプリケーションで正確にキャプチャされていない場合、それが正しい方法で実行されるという保証はありません。 プロセスにいくつかの不整合やギャップが存在する可能性があります。これがBlueprintが解決する問題です。

Zoho CRMブループリントは、ビジネスプロセスのオンライン複製のようなものです。 ソフトウェアのオフラインプロセスのすべての詳細をキャプチャできます。 専門家のZohoコンサルタントに連絡してZohoCRMブループリントを実装すると、自動化、検証、効果的なチームコラボレーションが保証され、プロセスがさらに効率的になり、あらゆる種類の抜け穴がなくなります。