プロジェクト管理ソフトウェアのビジネス ユース ケース

人類が建設を始めて以来、プロジェクト管理は普及してきました。 それはギザのピラミッドの建設にさかのぼることができます。 エジプト人は、プロジェクト管理の同じ原則を使用して、労働者のチームを管理し、そのような大規模で複雑な構造を設計しました。 今日、デジタル プロジェクト管理ソフトウェアは、あらゆる規模の企業がプロジェクトの進捗を管理および追跡するのに役立ちます。

堅牢なプロジェクト管理システムにより、企業はチームとリソースを計画、編成、管理、および主導して、望ましい結果を得ることができます。 360 度のプロジェクト管理ソフトウェアは、事業運営を内外で強化します。 これが、業界のリーダーがそのようなソフトウェアに依存してアウトプットを改善する理由です。

プロジェクト管理において中小企業が直面する課題

中小企業は、明確なプロジェクト管理の欠如によって最も影響を受けます。 限られたリソース プールと予算の制約が、プロジェクトの管理ミスと相まって、会社の成長に悪影響を及ぼす可能性があります。 プロジェクト管理において中小企業が直面する最大の課題のいくつかについて詳しくお読みください。

• コミュニケーションの欠如

小規模なチームは、お互いにしっかりとしたコミュニケーションを取ることが期待されています。 ただし、ペースの速い小規模なチーム構造で作業することは、その逆を証明する可能性があります。 中小企業は現在、一般的に社内外のコミュニケーション不足に関連付けられています。

• 明確な目標の欠如

ダイナミックで進化する企業構造への最大のハードルは、不明確な目標につながります。 絶え間ないアドホックな要求は、会社が以前に設定した目標に集中していないことを意味します. プロジェクトの 39% は、不明確な目標と明確なプロジェクト計画が原因で失敗します。 変更に対応するためのシステムが整っていない場合、目的の土壇場での構造化されていない変更は、プロジェクト全体を狂わせる可能性があります。

• 限られた予算

スタートアップや中小企業は通常、限られた財政的クッションで生き残ります。 これは、組織が厳しい財務計画で運営されていることを意味します。 土壇場でのわずかな変更や予定外の遅延により、配信が危険にさらされ、ビジネスの予算に影響を与える可能性があります。

• 説明責任の欠如

スタートアップは、外出先での管理スタイルで有名です。 これは、すべてのリソースが複数のプロジェクトで作業していることを意味します。 経営陣はそれが最適な作業方法であると考えるかもしれませんが。 仕事に対する説明責任がなければ、一度に複数のプロジェクトにさらに影響を与える可能性があります。

• 締め切りが厳しい

プロジェクトのタイムラインを決定するために一枚の紙を持って座っていると、多くの場合、不可能なタイムラインになってしまいます。 中小企業は通常、不可能に近いタイムラインでプロジェクトを取得します。 適切な管理システムが導入されていないと、すべてのビジネス機能が直接的な影響を受ける可能性があります。

プロジェクト管理ソフトウェアは中小企業にどのように役立つのでしょうか?

PMS は、小規模な組織や新興企業がビジネス機能を合理化して、プロジェクトを効率的に管理し、予定どおりに提供するのに役立ちます。 プロジェクト タイムラインの管理から定期的な更新の提供、リソースの利用の最適化まで、中小企業はこのようなツールから大きなメリットを得ることができます。

• 成功率の向上

一般に、プロジェクトの成功または失敗は、会社が当初の計画どおりにプロジェクトを納期どおりに完了したかどうかによって決まります。 プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、マネージャーがプロジェクトの進捗状況を評価するのに役立つマイルストーンを設定できます。 プロジェクトが遅れる可能性があることを早期に示すことで、管理者は時間厳守でタイムリーに対応することができます。

• コミュニケーションの改善によるプロジェクト計画の強化

プロジェクト管理システムは、すべてのプロジェクト、その進捗状況、およびリソースの利用可能性に関する集中データベースを保持します。 これにより、中小企業や新興企業はリソースの利用を最適化できます。 また、プロジェクトを追跡するための共通システムにより、関係者全員が相互にやり取りして進捗を迅速に追跡できるようになります。 マネージャーは、進行状況についてクライアントに通知することもできます。

• 予算に固執する

どの組織も収益に関心を持っていますが、その必要性は中小企業にとってより重要です。 新興企業や中小企業には、エラーの余地はありません。 効果的なプロジェクト管理ツールを使用すると、予算を追跡できます。 また、経費を追跡し、従業員が時間を費やしている領域と、請求可能な時間を削減するために組織が最も多く費やしている領域を特定することもできます。 これにより、企業は利益を最適化し、予算内でプロジェクトを遂行できます。

• 説明責任を追跡する

小さな会社や新興企業の従業員は、多くの場合、一度に複数のタスクをやりくりすることになります。 プロジェクト管理ソフトウェアは、役割と責任の定義に役立ちます。 こうすることで、複数の人が 1 つのタスクに取り掛かることがなくなるため、冗長性がなくなり、リソースの使用率が最適化されます。

• 効果的なプロジェクト評価

ソフトウェアの助けを借りたプロジェクト評価により、企業はギャップと強みを特定できます。 企業はこれを使用して、プロジェクト関連のギャップを改善し、強みを倍増させることができます。 PMS ツールは、どのマイルストーンが達成され、どこで遅延が発生したかを示すレポートを提供します。

推奨される読み物: 適切なプロジェクト管理ソフトウェアを選択するための総合ガイド

中小企業向けプロジェクト管理ソフトウェアのケース スタディ

ケーススタディ 1

ケーススタディ 2

プロジェクト管理において企業が直面する課題

膨大なリソースを持つ大企業も、プロジェクト管理の課題から逃れることはできません。 大企業でプロジェクトを管理することは、ルービック キューブを解くようなものです。 マネージャーは、プロジェクトのいくつかの要素を最上位に置きながら、他のすべての要素に焦点を当て、タスクを完了するための最適なルートを特定する必要があります。 企業のプロジェクト管理の課題について詳しくは、こちらをご覧ください。

• リソースの競合

一度に何百ものプロジェクトを管理することになると、よく構造化された組織でさえ、リソースの競合に直面する可能性があります。 必要なリソースが 1 つだけの場合でも、複数のリソースが同じプロジェクトで作業することになることがあります。 また、不十分な計画は、企業がプロジェクトに利用できるリソース (人材、原材料、ソフトウェア、ハードウェア、機械など) を持っていないことを意味する場合があります。

• スコープクリープ

スコープ クリープは、当初合意された作業範囲と比較してプロジェクト要件が時間の経過とともにどのように変化したかを示す、プロジェクト管理の最大の課題の 1 つです。 この範囲の変更は、プロジェクトに関連するほとんどすべての変更につながります。

• チームスキルの不一致

マネージャーとして、あなたは仕事に最も適した熟練したメンバーのチームを持つことが期待されています。 プロジェクトのスキルレベルと要件にミスマッチがあると、プロジェクトはずっとハードルに直面することになります。

• リスク管理が不十分

マネージャーは、プロジェクトに関連するリスクを評価する必要があります。 必要に応じて、チームが常に適応できるようにしておく必要があります。 プロジェクト マネージャーは超能力者ではありません。つまり、どんなに努力しても、プロジェクトに関連するすべてのリスクを列挙することはできません。

• 締め切りに間に合わなかった

上記の指針のいずれかがプロジェクトの妨げになる場合、必然的に最終納品が遅れます。 2.5% の企業のみが、プロジェクトの 100% を予定どおりに完了していると主張しています。 プロジェクトの納品が遅れると、関係者全員がイライラする可能性があり、これが会社の成長をさらに妨げる可能性があります。

プロジェクト管理ソフトウェアは大企業にどのように役立つのでしょうか?

何千人もの従業員を抱える大企業も、プロジェクト管理システムの恩恵を受けることができます。 これにより、組織はすべてのプロジェクトを追跡し、それらを小さなスプリントにさらに分割し、リソースが過負荷または過少に働かないようにし、会社がプロジェクトから生じるすべてのリスクに備えていることを確認できます。

• スプリント計画

企業は、プロジェクト管理ソフトウェアのスプリント計画を通じて作業を計画できます。 これにより、企業はプロジェクトを小さな部分に分割し、部分ごとに計画されたスプリントを作成できます。 これにより、チームは優先順位と計画を継続的に見直しながら、特定の目標に集中することができます。

• プロジェクト文書

企業は、プロジェクト管理システムでプロジェクト全体と作業範囲を文書化できます。 これにより、企業はチーム内の混乱や誤解を軽減し、全員が期待されていることを理解できるようになります。

• ワークロードを追跡する

優れたプロジェクト マネージャーは、常に従業員を評価して、リソースの使用率が常に最適であることを確認します。 PMS ソフトウェアは、管理者が利用可能なすべてのリソースのワークロードと可用性を追跡するのに役立ちます。

• リスクアセスメント

マネージャーは、プロジェクトに関連するすべての潜在的なリスクを評価することはおそらく不可能ですが、堅牢なプロジェクト管理ソフトウェアは、そのリスク評価でそれを行うことができます. リスク スポットを特定し、発生する可能性のあるインシデントを計画するのに役立ちます。

大企業向けプロジェクト管理ソフトウェアのケーススタディ

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結論

プロジェクト管理ソフトウェアはもはやオプションではありません。 今日、企業はプロジェクト管理ツールに依存して、事業運営を合理化し、予定通りに成果を上げています。 PMS を使用すると、企業は進捗状況を追跡し、計画を変更し、100% の確率で優れた結果を生み出すことができます。 ですから、もう待つ必要はありません。ビジネス用のプロジェクト管理ツールを入手してください。