リモートで作業しながらクライアントと共同作業するにはどうすればよいですか?

新型コロナウイルス感染症のパンデミックは、主にオフィスの外から業務を遂行する「強制」により、多くの企業や組織の運営方法を変えました。 しかし、リモートワークにはいくつかの利点があることがすぐに認識され、従業員にとっては柔軟性の向上、時間の節約、そもそもの通勤コストの削減が可能になり、雇用主にとってはより広い地域で人材を探すことができるなどのメリットが得られます。

しかし、この種の変化には、特にビジネス パートナーとの直接の接触の欠如による課題がないわけではありません。 以下では、リモートワークが普及した時代に、以前と同じ成果を確実に達成するためにクライアントと協力する方法について説明します。

継続的な連絡 – クライアントとの共同作業を成功させるための基礎

クライアントと仕事をするときに最も重要なことの 1 つは、クライアントと常に連絡を取り合い、仕事がどの段階にあるのかをいつでも把握し、質問に対する答えをすぐに受け取り、最終結果について心配しないようにすることです。 リモートワークの場合、直接の連絡は、定期的なオンライン会議 (選択したインスタント メッセンジャーで)、メールの交換、または電話で簡単に置き換えることができます。

両当事者にとって、この種の機会は、同じ結果を達成しながら、時間と財政的リソース（パートナーの施設への移動に費やされるなど）を節約できるため、非常に便利です。 この点に関して、クライアントとのニーズや共同作業の形式に応じて、会議の固定日（毎週、隔週、毎月など）を設定すると特に役立ちます。 このようにして、継続的なフィードバックとともにアクティビティの制御が保証されます。

共通の目標を設定する – クライアントと協力して双方に配慮する

オンサイト作業とリモート作業の両方において、双方の目標と期待を明確に定義することが重要です。 したがって、クライアントと協力する (および活動の実装を開始する) 前に、要件、作業範囲、期待される結果、そして最も重要なことに、完了日とマイルストーンについて徹底的に話し合う必要があります。 これにより、不必要な誤解が回避され、進捗状況を追跡し、最終製品が期待どおりに確実に納品されるようになります。

この目的を達成するには、まず、さまざまな種類のドキュメント、プロトタイプ、またはモックアップを定期的に共有し、一方が作業を追跡できるようにし、もう一方は活動の実施を改善するためのフィードバック (変更の提案、開発方向の承認など) を継続的に受け取ることができるようにすることが重要です。

オンライン ツール – 実装されたプロセスを高速化します

リモート作業中にクライアントとの共同作業を容易にするために、特別なプロジェクト管理ツール (Firmbee など) を使用することも価値があります。 このようなソリューションを使用すると、権限を与えられた全員が作業の進捗状況を追跡し、情報を交換し、通信し、ファイルを共有し、会議をスケジュールし、日常の連絡を効率化するためのその他のいくつかのプロセスを実行できるようになります。

このようにして、プロジェクトのスケジュールを簡単に管理し、タスクを割り当て、その実装を監視し、継続的なコミュニケーションを維持することができます。 これはすべて、このトピックに関係するすべての人にとって非常に便利であり、生じる質問や疑問の数を最小限に抑えることになります。

迅速な応答時間 – 自信をもたらす

クライアントとリモートで効果的にコラボレーションしたい場合は、パートナーの対応に努め、メッセージへの応答が遅れないようにすることも忘れないでください (もちろん、ワークライフ バランスを考慮しながら)。 すぐに完全な返答ができない場合は、メッセージを受信したことを相手に伝え、できるだけ早くフィードバックを返します。 そうすることで、あなたとあなたのチームに対するパートナーの信頼が強化され、進行中の活動に関する懸念も最小限に抑えられます。

さらに、示されたニーズに対して関心と共感を示し、さまざまな視点に耳を傾けて理解し、期待に応えること（特に修正やさらなる開発への方向性に関して）は、永続的な関係を築くのに役立ちます。 リモート環境の性質を考慮すると、適切な注意と注意を払ってこれらの側面に取り組む価値があります。

クライアントとのコラボレーション - 概要

リモートで作業しながらクライアントと共同作業することは、パートナーが以前と同様に (たとえ形は違っても) 十分に配慮されていることを確認する限り、対面でのやり取りを伴うオンサイトでの作業と同じくらい実りあるものになります。 このような状況を念頭に置いて開発されたさまざまなタイプのインスタント メッセージングやツール (特に、リモート関係の構築を容易にする) が間違いなく役立ちます。

それにもかかわらず、重要なことは、報告されたニーズに柔軟に対応し、変化する状況に適応する準備ができていることであることを忘れないでください。 場所、連絡手段、職務の遂行方法に関係なく、高品質のサービスを保証するためにプロセスを改善するよう常に努力することが、クライアントと効果的にコラボレーションするための鍵となります。

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著者: ニコール・マンキン

前向きな雰囲気を築き、従業員にとって価値のある環境を作り出す優れた能力を持つ人事マネージャー。 彼女は、才能のある人々の可能性を見出し、彼らを成長に動員することが大好きです。

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