紛失、不正確、不完全な請求書に対処するための 6 つの優れた方法
公開: 2022-08-01紛失、不正確、不完全な請求書は、すべての会計士と事業主の悩みの種です。 最高の製品を販売したり、優れたサービスを提供したりできますが、請求書に誤りがあると、予定どおりにお金を受け取ることができない可能性があります。 誤った請求書を発行すると、支払いプロセスが長く複雑になります。 請求書を紛失した場合、支払いは行われません。 そのような問題をどのように回避しますか？ 請求書の紛失、不正確、または不完全な場合の対処方法。 詳細については、記事を参照してください。
紛失、不正確、不完全な請求書 – 目次:
- 請求書の紛失 – 結果
- 請求書の紛失を防ぐ方法
- クライアントが間違った請求書を受け取るとどうなりますか?
- 間違った請求書の発行を避けるには?
- 不完全な請求書 – どのような問題が予想されますか?
- 不完全な請求書の発行を避けるには?
請求書の紛失 – 結果
請求書紛失とは？ クライアントに届いていないドキュメントです。 このような状況には、さまざまな理由が考えられます。 最も一般的な理由は次のとおりです。
- 住所データが正しくありません
- 間違ったクライアントに請求書を送る
- 請求書は発行されませんでした
- 手紙は郵便会社によって紛失されました
請求書を紛失した結果、クライアントからの支払いがなくなります。 あなたから書類を受け取っていないクライアントは支払いません。 請求書がまだ支払われていないことを確認するのは簡単ではありません – 唯一の方法は、クライアントから継続的に確認を収集することです。 このような状況では、紛失した書類を新しい支払い期限で再度送信する必要があります。 それはあなたがあなたのお金のために長い間待たなければならないことを意味します.
請求書の紛失を防ぐ方法
従来の郵送方法を使用する場合は、書留郵便または受領確認付き郵便を選択してください。 これにより、ドキュメントが宛先に到達したことが保証されます。 メールを送信する前に、クライアントの住所を注意深く確認して、請求書が確実にクライアントに配信されるようにしてください。 電子請求書はより良いオプションです。電子メールで送信することができ、ソリューションは従来の郵送よりもはるかに高速です. 電子メール システムには、郵送の確認を受け取ることができる受信オプションがあります。 このようなオプションを使用すると、請求書が適切な人に届いたことをすぐに知ることができます。
メールアドレスを間違えないようにするには？ そんな時に便利なのが請求書作成ソフトです。 アドレスが常に正しいことを確認するために、クライアントの正しいデータを一度だけ入力する必要があります。 請求書作成ソフトウェアは、繰り返し請求書を発行するのに役立ち、一般的には文書をより適切に整理するのに役立ちます。
クライアントが間違った請求書を受け取るとどうなりますか?
各請求書には、取引の主な目的が何であるかを明確に記載する必要があります。 購入者は、請求書の目的について疑問を抱くべきではありません。 取引対象の不正確な決定は、支払いプロセスを長くする可能性があります。 ドキュメントで使用されているすべての用語やフレーズを理解しているかもしれませんが、特に専門用語や不正確な表現を使用する傾向がある場合、クライアントはそれらを理解していない可能性があります.
「サービス番号 5 」というフレーズはあなただけが理解できますが、数十または数百の製品を注文する会社は、請求書から製品またはサービスを識別することに大きな問題を抱えています。 このような言い回しは、多くの疑問を引き起こす可能性があります。ここでは、数字の 5 が売り手なのか買い手なのかさえ明確ではありません。 サービスの対象についての情報もありません。
同様に、「注文番号 5 に応じた商品」というフレーズも不明確です。 私たちは商品、その数、種類、出荷、または価格についてあまり知りません. そのような請求書は買い手の会社の部門を越えて回覧され、すべての問題が解決されるまで支払われません。
支払いセクションに関連して使用される文言に関して、いくつかの誤りが生じる場合があります。 フレーズを使用しないでください: 受領後、月末に、最終営業日 - これは間違いにつながる可能性があります. あなたのクライアントは、そのような表現を自分のやり方で理解するかもしれません。 支払い期間に関する情報が不正確な場合、支払いが遅れる可能性があります。期待どおりにお金を受け取ることができません。
間違った請求書の発行を避けるには?
唯一の解決策は、正確で正しい言葉遣いです。 わかりやすい請求書により、支払いプロセスが迅速化されます。 請求書には、クライアントの注文と同じ文言を使用してください。 同様に、クライアントとの契約がある場合は、契約の文言を使用してください。 これにより、クライアントは請求書の項目について 2 度考える必要がなくなります。
注文も同意書も持っていない場合はどうなりますか？ EAN (European Article Number) 番号または GTIN (Global Trade Item Number) 番号を使用するようにしてください。これらの番号は、販売された商品を明確に識別します。 サービスについてはどうですか – それらを正確に説明し、提供日を示します。
部分的な請求書を発行する場合は、追加情報を含めてください。 クライアントが請求書の正確性を確認するのに役立ちます。 実行されたタスクの範囲を示す詳細なリストにすることができます。 良い慣行の 1 つは、契約の条項の一部を含めることです。 より透明で理解しやすい文書ほど、支払い部門に早く届きます。
支払日を設定すると、請求書の支払期日が正確に決まります。 以前の支払いに対するリベートを使用する場合は、そのリベートについてお知らせください。 延滞金の請求について教えてください。 クライアントは、何を期待するかを事前に知る必要があります。これは、支払いスケジュールを管理するのに役立ちます. このように請求書を慎重に管理することで、クライアントとあなたに多くのメリットがもたらされます。請求書の照合がはるかに簡単になることは間違いありません。
不完全な請求書 – どのような問題が予想されますか?
請求書が不完全であると、データの補足に時間がかかるため、請求プロセスが遅くなります。 不完全な請求書は通常、支払いキューの最後に移動されます。 不完全な請求書がクライアントによって支払われる可能性はほとんどありません。 不足している情報を見つけて説明する必要があります。 誰かがこの問題に対処しなければなりません。 クライアントは、そのような問題に対処する貴重な時間を無駄にしたくありません。 通常、請求書に不備がある場合は問題ありませんが、頻繁に間違いを犯すと、クライアントがあなたとの協力を断念する可能性があります。 不完全な請求書は、あなたの経営状態を十分に物語っていません。 請求書のような価値と重要性のある書類に誤りがあると、クライアントに疑問や質問が生じます。 請求書で注文を維持することはできないため、会社の他の場所に注文はありません。
不完全な請求書の発行を避けるには?
請求書を送信する前に、すべての重要なデータを再度確認してください。 支払日と支払方法に注意してください。 データに不備があると、設定した日に支払いが行われなくなります。 そのような不愉快な出来事は避けたほうがよいでしょう。 既製のテンプレートを使用して請求書を発行します。 価値のあるテンプレートには、法律で要求されるすべての必要な要素が含まれている必要があります。 スペシャリストによって専門的に作成されたテンプレートを備えた請求書作成ソフトウェアを使用することは有益です. このようなテンプレートを使用すると、請求書はきちんと整頓され、完全なものになるはずです。 請求のプロセスはよく整理されている必要があり、請求書は完璧でエラーのないものでなければなりません。
私たちのコンテンツが気に入ったら、Facebook、Twitter、LinkedIn、Instagram、YouTube、Pinterest の忙しいミツバチ コミュニティに参加してください。
作者: アンディ・ニコルズ
5 つの異なるレベルと無限のモチベーションを持つ問題解決者。 これにより、彼は完璧なビジネスオーナー兼マネージャーになります。 従業員やパートナーを探すとき、彼が最も重視する資質は、世界に対する開放性と好奇心です。