PDCAサイクルを使用してチームの問題解決セッションをスピードアップする方法

PDCAサイクルは、チームを一列に並べるのに役立つ優れたツールです。 彼らの考えや行動を整理するのを助けるために。 多くのチームは、チームワークの初期段階にあり、品質改善についてほとんどまたはまったく知らないときに、コースを外れる傾向があります。 ここでPDCAサイクルが役立ちます。

PDCAサイクルはかなり理解しやすいようですが、それには多くの層があります。 この投稿では、計画の各ステップをカバーし、行動サイクルをチェックし、サイクルを加速するために使用できるツールを提供します。

この強力なテクニックを使用して、チームの問題解決セッションを改善する方法を見つけましょう。

PDCAとは？

サイクルを説明する最良の方法は、グラフィックを使用することです。 サイクルは時計回りに4つのステップで流れます。 計画、実行、チェック、行動。 また、チームがプロセスを研究して計画を立て、テストを実行し、結果を確認して、それを本格的に実装するときに、チームが従うプロセスについて説明します。

Plan-Do-Check-Actサイクルは、反復的な4段階の管理方法です。 チームは、問題に取り組み、解決策を見つけ、ビジネスプロセスを改善するために使用できます。 多くの組織は、PDCAモデルを使用して品質改善の取り組みを整理しています。

PDCAサイクルを使用する際に覚えておく必要のあることの1つは、エンドツーエンドのプロセスではなく継続的なプロセスであるため、決して終了しないということです。 継続的な改善のためには、この手順を何度も繰り返す必要があります。

Actの最終段階に到達したら、最初に戻って最初からやり直す必要があります。 常に問題を探し、生産とサービスのシステムを改善し、品質と生産性を向上させて、継続的にコストを削減します。

リーン生産方式の哲学の本質的な部分であり、管理と製造の継続的な改善のためのフレームワークとして広く使用されています。

PDCAサイクルは、もともと品質の専門家であるWalter Shewartによって1930年に開発されたため、ShewartCycleとしても知られています。 その後、W。エドワーズデミング博士によって管理に適用され、デミングサイクルとして知られるようになりました。

PDCAサイクルを利用するメリット

• 効果的な解決策をすばやく見つける方法を提供する問題解決方法
• 着実な継続的な改善を確保する
• あらゆる規模の企業に実装でき、適応と実装が簡単です
• 実装されたプロジェクトの有効性を常に監視する機会を作成します
• 経済的損失につながる前に、リスクや問題を時間どおりに検出します
• プロセスとその中で彼らが果たす役割についての従業員の意識を高めます。

ただし、いくつかの欠点もあります。 PDCAプロセスでは、責任者全員が関与する必要がありますが、他のプロジェクトにも関与している場合は非常に困難です。 さらに、分析からテストまでの複数のステップが含まれるため、緊急の問題を解決するための優れたツールではありません。

Plan DoCheckActモデルをいつ使用するか

• 新しい改善または変更プロジェクトを実施するため
• 新しい製品、サービス、またはプロセスを設計するとき
• コンプライアンスを計画、実装、およびチェックする場合
• 問題を追跡して解決するには
• 継続的改善を実施するため
• 解決中の特定の問題に関連するビジネスプロセスの評価

ほとんどの組織では、このモデルは通常、プロセスの変更を実装してプロセスを改善するために使用されます。

PDCAサイクルの使い方

PDCAサイクルには4つの段階があります。 以下に、関連する手順とともにそれらをリストしました。

計画–問題を特定して分析する

このステップは、テスト可能な実用的な計画で終了します。 そのためには、まず問題を特定し、改善が必要なプロセスを特定する必要があります。

1. プロセスを選択、定義、説明します。 開始、終了、その間の一連のステップ、それが行うこと、関係する人々、使用される機器の材料とリソース、および環境条件。
2. キープレーヤーを特定します。 内部および外部の顧客、サプライヤー、プロセス所有者、およびオペレーター
3. 顧客の期待を理解します。 外部顧客と内部顧客の両方の特定のニーズを特定します。 彼らは何を、いつ、どこで、どのくらいの量で欲しいのかなど。
4. リサーチ; プロセスで利用可能な履歴データを見て、そのパフォーマンスを理解し、プロセスを適切に理解するために必要なさらなるデータを特定します
5. プロセスに関連する問題を指定します。 たとえば、顧客の期待に応えられなかった、サイクルタイムが長くなった、リソースが不足しているなどの原因が考えられます。
6. 根本的な原因を特定します。 問題についてブレインストーミングして、その主な原因を見つけます
7. 解決策を見つける：プロセスを改善するために適用できる解決策を開発します。 有効性に基づいてソリューションに優先順位を付けます。
8. アクションプランを作成する：プランを実装するために実行する必要のある手順、必要なリソース、責任者を特定し、時間枠を設定します

このステップで使用できるツールは次のとおりです。

• フローチャート/プロセスマップ; フローチャートを使用して、プロセスを視覚化し、開始から終了までのステップのフローの概要をすばやく提供できます。 スイムレーンを追加すると、関係するさまざまな部門や所有者を強調表示することもできます。

• 親和性図; このツールは、調査、調査、フィードバック、会話などから収集したすべてのデータを分類するのに役立ちます。そうすることで、解決策を見つけるときに役立つ可能性のあるデータのテーマを理解できるようになります。

• 原因と結果の図。 このツールは、あなたとあなたのチームが問題についてブレインストーミングしてその主な原因を特定する必要がある場合に役立ちます。

• 影響力マトリックス; ソリューションに優先順位を付ける場合、影響力マトリックスを使用して、ソリューションの効果とそれにかかる労力に基づいてソリューションに優先順位を付けることができます。

• アクションプラン：これを使用して、主要なタスク、必要な人員、リソース、およびプランの時間枠をすばやく特定し、チームの他のメンバーに伝達します。

実施–ソリューションの開発と計画の実施

最初のステップで考案された計画は、この段階でテストされます。

トライアルは、顧客と一緒に、実験室または実稼働環境で小規模に実行する必要があります。 小さなパイロットプロジェクトを実装して最初に結果を観察することにより、完全に失敗したプロジェクトの莫大なコストを負担することなく、間違いを特定するのに役立ちます。

特定された問題を排除するために選択したソリューションがどれほど効果的であるかを理解するために使用できる特定の手段を用意することも同様に重要です。

チェック–結果を評価する

チームは、実行中のテスト計画の結果を確認します。 プロセスのパフォーマンスは向上しましたか？ 顧客のグループは変化に気づきましたか？

テスト計画からデータを収集するときに、計画どおりに機能したものと機能しなかったものを特定します。

データを分析し、結果を測定して、選択したソリューションを大規模に実装できるかどうかを判断します。 解決策が思ったほど効果的でない場合は、別の解決策の計画を立てて、実行と確認の手順をもう一度繰り返す必要があります。

行動–フィードバックを使用して改善と再計画を行う

このステップでは、計画の完全な実装が完了します。 テスト中に発見した改善点を、実装する前に計画に適用します。

• 改善された計画とその重要性について組織の他のメンバーを教育する
• 従業員が職務を変更できるように、必要なトレーニングを従業員に提供します
• 手順を標準化して、手順を実行するときに全員が同じ形式を使用するようにします
• 変更されたプロセスの実装を監視および制御するプロセスを導入する

ここで、ステップ1から現在の状態のフローチャートをやり直して、新しく改善されたプロセスを示すことができます。

計画、実行、チェック、行動する準備はできていますか？

デミングサイクルまたはPDCAサイクルは、組織の改善活動を導くための優れたツールです。 上に示した手順は非常に簡単に実行でき、それらに固執すると効果的な結果が得られます。

私たちと共有するものがありました。下のコメントセクションでお知らせください。