違いを理解する: 注文書 (PO)、梱包明細書、請求書

公開: 2023-05-11

注文書と請求書の違い

小売業者や e コマースの販売者にとって、注文書、梱包明細書、請求書の違いを理解することは、業務を効率的に行うために非常に重要です。

それは購入プロセスから始まります。結局のところ、持っていないものは売れません。

注文、発送、受け取りの間には、販売者が成功するために乗り越えなければならない学習曲線があります。完全な開示: これは言うは易く行うは難しです。

ただし、リサーチと昔ながらの試行錯誤を行うことで、すぐにプロになることができます。

売り手は効率的に購入する方法を学び、何が自分のビジネスに役立つかを理解する必要があります。この投稿では、注文書、請求書、納品書の基本を説明することで、購入プロセスに関する不安を和らげるのに役立ちます。

発注書とは何ですか?

注文書 (PO) は、買い手から売り手に送信される注文リクエストです。この文書には、注文される商品の種類と数量に関する詳細が記載されています。

また、合意された購入価格と支払い条件についても概要を説明します。

バイヤーは注文書を使用して、到着する製品が本当に注文した製品であることを確認します。

小売業界に発注書が導入されて以来、購入プロセスがより効率的になり、在庫と支払いの追跡が改善されました。

発注書を提出するために、買い手は通常、より適切な追跡とサプライヤーへの電子提出を可能にする電子ソフトウェアシステムを使用します。

注文書には、売り手と買い手が過去の販売または購入に関する正確なデータを保持するために使用する必要な詳細が記載されています。

注文書には以下が含まれます。

PO番号
発送日
請求先住所
お届け先の住所
ご依頼内容、数量、金額
条項

注文書の例:

発注書テンプレートが必要な場合は、発注書用の無料テンプレートを入手できる場所がいくつかあります。

テンプレートラボ
スマートシート
法的テンプレート

当社の在庫管理ソフトウェアSkuVault は、事前に設定された補充レベルに基づいて発注書を自動的に生成し、ベンダーの連絡先情報を発注書テンプレートに直接取り込むことができます。これにより、時間を大幅に節約できます。

発注書が重要なのはなぜですか?

買い手が注文書を発行し、売り手がそれを受理すると、それが販売の管理文書となります。

注文書は、買い手との契約条件に基づいて支払いを約束するものです。これにより、売り手は自信を持って商品を提供できるようになります。

全体的な売買契約の一部として、売主のリスクを軽減し、買主が不履行になった場合に法的保護を提供する、当事者間の拘束力のある契約とすることができます。

注文書番号は追跡に特に役立ちます。販売者は、PO を使用して、注文書番号を使用して出荷と購入を照合できます。 PO には、すべての当事者が調整しやすくするために、買い手と売り手の両方の情報も含まれています。

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IMS を導入すると、在庫管理が強化され、誤出荷によるコストが削減されます。

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請求書とは何ですか?

買い手が発注書を送信した後、売り手は買い手への請求書を作成します。

請求書は交渉の余地のない文書です。これは、販売者が条件を受け入れ、注文された商品またはサービスを提供することに同意するが、条件を変更したり交渉したりするつもりはないことを意味します。

最初から始める必要がありますか? 請求書の作成方法についてはガイドをご覧ください。

注文書は買い手によって発行されますが、請求書は売り手によって発行されます。これは買い手と売り手の両方を識別し、注文書を参照する必要があります。

販売される商品を説明および定量化し、出荷日、単価と適用される割引、納期、支払い条件を示します。配送や輸送方法に関する情報も含まれる場合があります。

請求書の例:

請求書のテンプレートが必要な場合は、請求書の無料テンプレートを入手できる場所がいくつかあります。

請求書ホーム
シンプルな請求書
請求書ジェネレータ

無料の請求書テンプレートは、請求書をたまにしか作成する必要がない非常に小規模な業務に適している場合があります。

より合理化したい場合は、ピッキング、梱包、出荷プロセスを通じて在庫追跡の一部として使用できる請求書を SkuVault から自動的に生成できます。

請求書と注文書には、多くの同じ詳細が記載されています。請求書は支払いを要求する注文の請求書として機能するため、これは当然のことです。

したがって、各当事者が正確に発注書と請求書を照合できるように、両方の文書に同じ情報が含まれていることが非常に重要です。

注文書と請求書の違いは何ですか?

発注書と請求書の主な違いは、PO に記載されているが請求書には含まれない文書と技術的な詳細の目的です。

売り手にとって、請求書は、納品した製品に対して支払うべき金額を買い手に求める丁寧な方法として機能します。請求書は、配達された商品の代金がまだ支払われていないことを通知するものです。他の請求方法と同様に、請求書では支払いの延長が許可される場合があります。

企業は通常、B2B トランザクションでのみ請求書を使用します。企業間の商品の取引はB2Cの販売よりも信頼性が高いため、売り手は買い手が支払い可能なときに確実に支払いを受け取ることができます。

小売業者または e コマースビジネスへのサプライヤーとして、商品は通常、購入者による値上げで販売されます。これによりキャッシュフローが生み出され、元の販売者は報酬を受け取ることができるというより大きな自信が得られます。

請求書が重要なのはなぜですか?

請求書は、期限内に支払いを受ける方法として販売者にとって重要です。

請求書と注文書を照合することで、よりシームレスな取引が可能になります。本質的には、注文と支払い要求の間のループを閉じます。

請求書は、製品またはサービスが提供されたことを証明するものでもあります。これは、売り手が契約条件を遵守し、売り手の支払いを受ける権利を確立したことを示します。買い手が支払いを行わなかった場合、売り手が注文を履行したという追加の証拠が提供されます。

会計の観点から見ると、すべての負債が支払われるまで、請求書には取引が売掛金として記録されます。

納品書とは何ですか?

納品書は、注文に同梱される配送書類であり、配送パッケージ内に同梱されるか、パッケージに付属の配送用ポーチの中に押し込まれます。

運送状、梱包リスト、または配送リストと呼ばれることもあります。梱包明細書には商品の詳細が記載されており、受取人が荷物内の商品が注文したものと一致していることを確認できます。

納品書と請求書の違いは何ですか?

請求書と納品書はどちらも販売者から購入者に送信されますが、目的はまったく異なります。すべての企業が請求書を使用していますが、すべての企業が納品書を使用しているわけではありません。

たとえば、サービスベースの企業は、製品を販売していないという非常に明白な理由で納品書を使用しません。代わりに、請求書を発行するだけです。

梱包明細書は、販売目的で商品が発送および受領される場合にのみ必要です。

請求書と納品書のもう 1 つの違いは、文書を誰が受け取るかということです。

これらの書類を送信するのがあなたである場合、誰がそれを受け取るべきかを念頭に置くことが重要です。 請求書は支払い責任者に送付する必要があります。たとえば、これは経理部門かもしれません。

納品書は商品を受け取る部門に送信され、入荷した商品を記録できるようになります。場合によっては、これは同一人物である可能性もありますが、特に倉庫や大規模な事業では、ビジネスの異なる分野である可能性が高くなります。

現実の世界では、スタートアップのビジネスや新しい人間関係において、納品書や請求書が間違った相手に送られてしまうという問題が数多く発生しています。

すべての発送には梱包明細が含まれている必要があります。梱包明細の詳細は、ビジネスや販売される商品に基づいてカスタマイズされます。

文書には、注文日、注文に含まれる製品、および各製品の数量が記載されている必要があります。事業者によっては、製品の重量も含まれる場合があります。このような詳細は、注文品を開梱するときに梱包明細書をガイドとして使用する多くの購入者にとって重要です。

納品書例

一般的な梱包明細とその内容の例を次に示します。

梱包明細書のテンプレートが必要な場合は、梱包明細書の無料テンプレートを入手できる場所がいくつかあります。

テンプレートのアーカイブ
マイクロソフトオフィス
インボイスベリー

少量のビジネスを行っている場合は、これらの無料テンプレートが適している可能性があります。

ビジネスや倉庫の運営をより堅牢にするには、 SkuVaultなどの在庫管理システムを使用して梱包明細を生成し、梱包明細を兼ねることができるピックリストを自動化したり、出荷ソフトウェアによって生成された梱包スキップを使用したりすることをお勧めします。

SkuVault は、ShipStation、ReadyCloud、ShipRush、ShipWorks、Temando などのすべての一般的な配送ソリューションと統合します。

なぜ納品書が重要なのでしょうか?

納品書はさまざまな理由で重要です。

販売者にとって、梱包明細は、出荷される商品の正確な数を提供します。これらは、注文を処理する品質管理段階で、適切な品目と量が出荷されていることを確認するためのチェックとして機能します。

購入者にとって、梱包明細は購入者側でも同様に機能し、受け取った商品が梱包明細の内容と一致していることを確認します。

売り手の施設を離れる前に矛盾を発見することが重要です。

荷物の内容を明確に識別することで、受け取った人はリストと照らし合わせて品目にチェックを入れることができます。購入者が注文品に関する問題を発見するのに最も適した時期は、注文品が最初に到着したときです。

請求書は買い手と売り手の両方が記録のために保管する必要がありますが、商品が受け取られて確認されれば、梱包明細は不要になります。

注文書、梱包明細、請求書 – その仕組み

注文書、請求書、納品書はすべて異なる目的を果たしますが、連携して機能します。これらの取引を適切に実行すれば、買い手と売り手の両方が利益を得ることができます。

売り手は買い手から利益を得て、買い手は最終的に製品を購入する顧客から利益を得ます。注文書、請求書、納品書のおかげで、このプロセスはスムーズかつ効率的に実行されます。

実際の例

購入プロセス全体が最初から最後までどのように機能するか、またこれらのドキュメントがどのように連携するかを実際の例で見てみましょう。

発注書の作成: A 社では、売れ筋製品の 1 つの在庫が残り少なくなってきています。売上を維持するには再注文する必要があります。 A 社は、製品の数量と特定の要件を指定した発注書を作成します。この発注書はサプライヤーである会社 B に配信されます。
注文書を受け取りました: 会社 B は注文書を受け取り、必要な仕様を備えた製品を供給できることを確認します。
注文の発送: その後、会社 B は購入者に製品を発送し、納品書を同梱します。また、配達された商品の支払いを求める請求書も送信します。
注文を受け取りました: A 社は、梱包明細を使用して注文が正しいことを確認し、注文書、梱包明細、および請求書を相互参照して、すべてが一致していることを確認します。すべてが整ったら、請求書の支払いが処理されます。
注文の記録: 商品の在庫を受け入れた後、A 社はこの情報を在庫管理システムに入力し、記録を正確に保ちます。

このシナリオでは会社 A は買い手ですが、売り手になる可能性もあります。その後、消費者が会社 A から製品を購入すると、この会社は製品と一緒に送る独自の納品書を作成します。

発送前に、A 社は梱包明細書と注文書を比較して、正しい商品を発送していることを確認します。このステップだけで、取引が誤出荷につながる可能性を回避できます。

その後、A 社は製品を納品書とともに顧客に発送します。顧客は製品を受け取ったら、納品書を使用して購入を確認します。

この購入プロセスと販売プロセス全体は、スプレッドシートや Word 文書を使用して手動で実行できますが、エラーが発生しやすく、追跡が困難です。

SkuVault の在庫および倉庫管理ソフトウェアを使用すると、最初から最後までプロセス全体をより確実に管理できます。プロセスを自動化し、売買プロセス全体を通じて正確な在庫数を確保することで時間を節約できます。

注文書、納品書、請求書に関するよくある質問

ここでは、注文書、納品書、請求書に関するよくある質問をいくつか紹介します。

注文書にはさまざまな種類がありますか?

はい。サプライヤーは、SkuVault によって生成された注文書などの標準的な注文書を受け入れますが、次のような特定の目的のために別の注文書を使用したい場合があります。

契約: 契約の発注書は指定された期間です。たとえば、サプライヤーに対して 1 年間有効な発注書があるとします。特定の注文の詳細と期間は異なる場合があります。
ブランケット: ブランケット発注書は、配送スケジュールのない特定の商品を注文したり、必要に応じて定期的または不定期のスケジュールで再注文するための「オープンアカウント」を確立したりするために使用されることがあります。
計画済み: 計画済み発注書は、品目、数量、価格はわかっているが、納期が予測できない場合に使用されます。

請求書と請求書の違いは何ですか?

人々は「請求書」と「請求書」を同じ意味で使用する傾向がありますが、意味は異なります。

請求書は簡略化されたリストであり、通常、レストランでの食事後に得られるものと同様に、即時支払いを要求します。請求書は、注文した商品またはサービスのより詳細な内訳であり、支払い条件と義務を指定します。

売上請求書と領収書の違いは何ですか?

請求書は支払いの請求書です。領収書は支払いが行われたことを証明するものです。

声明とは何ですか?

請求書は、特定の出荷または配送された商品に基づいた支払いの要求として発行されます。

請求書は、徴収プロセスの一環として、すべての未払い料金の概要として発行されます。

通常、請求書は商品の発送または配達時に送信されます。明細書は通常、すべての未払いの請求書とアカウントのアクティビティを通知するために毎月送信されます。

梱包明細と船荷証券の違いは何ですか?

船荷証券（BOL）は、商品の所有権を売り手から買い手に移転する文書です。 BOL は、貨物が配達されたことを確認する法的文書です。

梱包明細には、出荷時に配送される実際の商品が記載されています。

一括発注書とは何ですか?

包括発注書は、買い手とサプライヤーの間の長期契約の一種であり、買い手は指定された期間にわたってサプライヤーから一定量の製品またはサービスを購入することに同意します。

このタイプの取り決めは、調達プロセスを合理化し、サプライヤーに安定した予測可能な注文の流れを提供するため、双方にとって有益です。

結論

ビジネスや倉庫を運営する場合、購買プロセスにおいてこれらの書類が果たす違いと役割を理解することが非常に重要です。

企業のために購入することは、一部の人にとってストレスの多いプロセスになる可能性があります。注文を適切に発注および受信する方法を学ぶのは、特にこれまでに注文したことがない場合は難しい場合があります。

ただし、これは適切に行う方法を学ばなければならないものであり、一度コツを掴めば、購入はスムーズでシームレスなプロセスになります。

これらの基本を覚えて、ビジネスをコントロールしてください。