Google スプレッドシートを使用してスプレッドシート CRM を作成する方法 [+ テンプレート]

公開: 2024-01-03

夢の Google スプレッドシート CRM を作成するために知っておくべきことすべて!

無料の Google スプレッドシート CRM テンプレートをここから入手します

現代の販売環境では、取引の進捗状況を追跡することが最も重要です。 ビジネスに CRM を導入する時期が来たと判断しました。 財務上の制約、ビジネスの規模、または考えられる無数の理由のいずれかに関係なく、Google スプレッドシートで無料の CRM を作成したいと考えています。

CRM を自分で作成するのは複雑なプロセスです。 ただし、夢の Google スプレッドシート CRM を作成するために必要な情報をすべて提供するためにここにいます。

Google スプレッドシート CRM とは何ですか?

Google スプレッドシート CRM を定義する前に、そもそも CRM とは何なのかを見てみましょう。

企業は顧客関係管理 (CRM) ソフトウェアを使用して、リード データベースを保存し、進行中の取引の進捗状況を追跡し、顧客とのより良い関係を構築します。

CRM にはさまざまな形式があります。 基本的なスプレッドシートからエンタープライズ レベルのソフトウェアまで使用できます。

そのスケールの最下位にある Google スプレッドシート CRM は、クライアント、取引、その他の顧客関係関連の事項に関する情報を含むシンプルなスプレッドシート ドキュメントです。 販売が進むにつれて、チームは新しい情報を更新する必要があります。 Google Sheets CRMには最低限の機能が備わっています。

一方、私たちは NetHunt CRM、Gmail 統合 CRM です。 私たちのプラットフォームを使用すると、上記で定義した以上のことを非常にリーズナブルな価格で行うことができます。 営業プロセスの特定の部分を自動化し、販売活動を追跡および測定するための詳細なレポートを生成することもできます。

Google スプレッドシートを CRM として使用するメリットは何ですか?

Google スプレッドシートは Excel スプレッドシートよりも明らかに優れています。 その主な利点は、幅広いコラボレーション オプションと無料であるという事実です。

さらに、Google スプレッドシートを使用すると、次のことが可能になります。

  • Google Apps Script を使用して CRM を強化する
  • スプレッドシート内で同僚と直接チャットできます
  • 注意が必要な場所で同僚にタグを付ける
  • チームメンバーに割り当てるタスクを作成する

Google スプレッドシートを使用するとさまざまなことができますが、NetHunt CRM などの専用 CRM に比べて高度さは大幅に劣ります。

テンプレートを使用して Google スプレッドシートを CRM として使用する方法

この記事の内容である、独自の Google スプレッドシート CRM の作成に移りましょう。

このプロセスは、NetHunt CRM の 14 日間の無料トライアルを開始するよりもはるかに複雑ですが、それでもロケット科学ではありません。

早速、Google スプレッドシートで CRM を作成しましょう…

ステップ 0: 代替案を検討する

決定をもう一度考え直したほうがよいかもしれません。 結局のところ、 Google スプレッドシート CRM は実際には CRM ではありません。 これは、本物の CRM を入手するまで使用するものです。

ただし、次の場合には、スプレッドシート CRM の作成が有効なオプションです。

  • あなたは 1 ～ 2 人の営業チームを擁する企業ですが、CRM の購入を正当化できるほど十分な顧客がいません。
  • 適切な CRM を選択する際に、クライアントのデータを迅速かつ簡単に保存する方法が必要です。

他に当てはまる場合は、NetHunt CRM などのビジネス専用の CRM を入手する必要があります。

ステップ 1: Google スプレッドシート CRM テンプレートのコピーを作成する

ここをクリックして、Google スプレッドシート CRM テンプレートを見つけてください。

次に、「ファイル」をクリックし、「コピーを作成」を選択します。 「共有」ボタンを使用して、チームメンバーに共有権限を与えることを忘れないでください。

無料の CRM テンプレートをコピーする方法
テンプレートを開き、「ファイル」をクリックし、NetHunt のテンプレートを編集して使用するためにコピーを作成します。

ステップ 2: Google スプレッドシート CRM をカスタマイズする

明らかに、私たちが提供したテンプレートがすべてのビジネスで機能するわけではないため、少し変更して自分好みのものにする必要があります。

これを行うには、販売プロセスを定義する必要があります。 定義していない場合は、ビルドします。 簡単な概要は次のとおりです。

  1. 取引を成立させるための営業担当者の行動をすべて書き留め、カスタマー ジャーニーを計画します。
  2. どのアクションをプロセスのステップにグループ化できるかを特定します (たとえば、LinkedIn で見込み顧客を見つけて ICP と照合することが 1 つのステップになる可能性があります)。
  3. すべての手順を書き留めます
  4. チームでこれらのステップを追跡する最も快適な方法をブレインストーミングします。

営業プロセスを定義したら、次のステップはそれを CRM に追加することです。 CRM テンプレートの事前定義されたステージは次のとおりです。

  • アウトリーチを開始しました
  • デモ
  • 交渉
  • 請求済み
  • 勝利した
  • 失った

これらのステージはテンプレートの優れたプレースホルダーとして機能しますが、販売プロセスを完全に表すにはより具体的である必要があります。

テンプレート内のステージを編集するには、次の手順に従います。

  1. 鉛筆アイコンを押して、ドロップダウン メニューのカスタマイズ メニューを開きます。
  2. 「範囲に適用」フィールドには、値として「CRM!J2:J1000」があることを確認します。
  3. 「J」は、Google スプレッドシート CRM に他の列を追加したかどうかに応じて変更できます。
  4. 表示されたステージを編集したり、色を変更したり、移動したり、「別の項目を追加」ボタンを使用して新しいステージを追加したりして、ワークフローをカスタマイズします。
無料テンプレートでステージを編集する方法
無料テンプレートでステージを編集する方法

収集したい情報用に新しい列を追加することで、テンプレートの「フィールド」を追加および調整することもできます。 現在、テンプレートには次のフィールドが用意されています。

  • クライアント名
  • 会社の業種
  • 会社の規模
  • 電話
  • Eメール
  • リンクトイン
  • クライアントリクエスト
  • 製品/サービスの種類
  • 取引金額
  • 手数料率
  • 獲得したコミッション
  • 担当マネージャー
  • コメント

ステップ 3: Google スプレッドシート CRM に顧客データを入力する

Google スプレッドシート CRM を設定する最後の、そして最も面倒なステップは、CRM に顧客を登録することです。 Google スプレッドシートは単なるスプレッドシート作成プラットフォームであるため、すべてのデータを手動で入力する必要があります。

そう、あなたまたはあなたのチームメイトは座って、すべての取引とすべての顧客をGoogle スプレッドシートの新しい CRM に入力する必要があります。

ただし、CRM へのデータの入力は、専用 CRM プラットフォームであってもスプレッドシート CRM であっても、適切な CRM を使用することと同じくらい重要です。 データの入力方法を誤ると、データベースが乱雑になり、そもそも CRM の目的が損なわれる可能性があります。

Google スプレッドシート CRM にデータを入力する際に​​注意すべき点は次のとおりです。

  • CRM に重複した取引やエントリがないことを確認してください
  • すべての情報を正しいフィールドに入力していることを確認してください
  • すべてのデータが、そのデータが属するクライアントまたは見込み顧客に関連する行に配置されていることを確認します。

入力済みの Google スプレッドシート CRM がどのようなものであるかについて追加のヒントが必要な場合は、Google スプレッドシート CRM テンプレートの「サンプル CRM データ」タブを確認してください。

埋め込まれた CRM データベースの例

Google スプレッドシート CRM の欠点は何ですか?

Google スプレッドシート CRM の使用には欠点があります。

スプレッドシート CRM を最大限に活用するには、これらの欠点を理解することが最も重要です。 Google スプレッドシート CRM は本格的な CRM を意図したものではなく、実際の CRM を入手する前のプレースホルダーとして機能することに注意してください。

Google スプレッドシート CRM を使用する主な欠点は次のとおりです。

手動データ入力

毎月何百人もの見込み客をデータベースに入力するのは大変です。 思った通り最悪です。 ただし、Google スプレッドシート CRM には、顧客入力のための他のオプションが残されていません。

NetHunt CRM のような専用 CRM を使用すると、オプションはそれほど制限されません。

まず、ボタンをクリックするだけで、顧客ベース全体を即座に引き継ぐことができます。 当社のカスタマー サクセス チームは、すべてがスムーズに転送されるようにこれを構成するのを支援します。

当社の CRM システムは、顧客データを自動的に収集し、データベースに追加できます。 ユーザーは受信メールから顧客レコードを作成し、見込み客を即座にデータに追加できます。 また、さまざまな統合を利用して、その機能を拡張して、顧客の LinkedIn プロフィールなどを含めることもできます。

統合といえば…

利用可能なネイティブ統合はありません

カスタムの Google Apps Script を作成することも、Google ストアからプラグインを入手することもできます。 Google ストアからダウンロードしたプラグインは、販売プロセスの最適化に関しては、ほとんど役に立ちません。

NetHunt CRM などの最新の CRM システムは、多くのネイティブ統合を提供します。つまり、Zapier のようなサードパーティ アプリを介さずに直接統合されます。 これらの統合により次のことが可能になります。

  • CRM の顧客カードから顧客に直接電話をかける
  • 見込み客の LinkedIn プロフィールを取得して CRM に追加し、顧客カードから直接メッセージを送信します。
  • 顧客カードから直接顧客にメールを送信する
  • メッセンジャー アプリを使用して、CRM から快適に見込み顧客や顧客とチャットできます
  • データを Looker Studio にエクスポートして、詳細なリアルタイム レポートを作成します。

一方、NetHunt CRM は以下と統合します。

  • Google Workspace（Gmail、Looker Studio、Google Contacts を含む）
  • リンクトイン
  • インターホン
  • メッセンジャーアプリ: WhatsApp、Instagram、Facebook Messenger
  • スラック
  • ザピエル
  • などなど...

データベースが整理されていない

マネージャーなら誰でも、チームにプロセスを導入させるよりも、プロセスを設定するほうが簡単だと言うでしょう。

問題のプロセスがスプレッドシートにデータを手動で入力している場合、チームでの導入はさらに困難になります。

フィールドは好きなだけ追加できますが、チームがフィールドを使用するかどうかはどのように制御すればよいでしょうか?

NetHunt CRM などの最新の CRM システムは、さまざまな販売プロセス段階の必要に応じてさまざまなフィールドを設定します。

たとえば、営業担当者が見込み客を作成したい場合は、見込み客の名前、番号、会社名、役職を、見込み客の電子メール アドレス/電話番号とともに入力する必要があります。 ただし、リードを次の段階に移行するには、営業スペシャリストが会社規模のフィールドにも入力する必要がある場合があります。

一方、Google スプレッドシート CRM を使用すると、誰もがすべてを見ることができます。 データ漏洩、視覚的な混乱、不要な情報を避けるのは難しい場合があります。 最新の CRM システムでは、ユーザーが CRM データにアクセスするためにさまざまな権限レベルを設定できます。

これは、チームメンバーが関連情報にアクセスでき、必要のない情報に圧倒されることがないことを意味します。

顧客データを保存する以外のことはできません

技術的には、これは欠点ではありません。 あなたは顧客データを管理するための CRM を望んでいたので、顧客データを管理するための CRM を入手しました。

一方で、CRM業界は常に進化しています。 Google スプレッドシート CRM から得られる機能は、ほとんどの最新の CRM システムの最低限度をはるかに下回っています。

現在、CRM システムは単なるデータバンクではなく、次のようなことが可能です。

  • 日常的なプロセスを自動化して営業担当者の時間を解放します
  • CRM 内から電子メール キャンペーンを直接設定、送信、追跡します
  • リアルタイムのレポートを生成して、販売活動の状況を常に把握します
  • 見事に視覚化されたパイプラインを作成して、進行中のプロセスを解釈しやすくします。
  • すべての顧客コミュニケーションを 1 つの傘下に集中化
  • 技術スタックの他のツールを単一の環境に接続します

… もっと！

よくある質問

Google スプレッドシートは CRM として使用できますか?

技術的にははい、Google スプレッドシート ドキュメントを CRM として使用できます。ほとんどの企業にとって、スプレッドシート CRM は恩恵というよりも面倒なものです。 より良いオプションは、NetHunt CRM などの最新の CRM スイートです。 Google スプレッドシート CRM が期待できる以上の柔軟性と機能を提供します。

Google スプレッドシートで無料の CRM を作成するにはどうすればよいですか?

Google スプレッドシートで無料の CRM を作成するには、Google スプレッドシート CRM テンプレートのコピーを作成し、ビジネスの詳細に合わせて編集するだけです。 この記事では、カスタム フィールドを作成し、ステージを変更し、新しく取得した Google スプレッドシート CRM を完全に自分のものにする方法についてのガイドを提供します。

Excel を使用して独自の CRM を作成できますか?

Excel を使用して独自の CRM を作成することは、Google スプレッドシート CRM を作成することとは少し異なります。 Excel CRM の設定に役立つガイドを作成しました。 現在、当ブログで公開中です。

結論

Google スプレッドシート CRM には、本格的な CRM システムの追加機能がすべて備わっているわけではありませんが、確実な出発点となります。 ただし、このタイプの CRM は、より高度なソリューションを実装する準備が整うまでの基本を提供するのにのみ適しています。

ビジネスが拡大するにつれて、より動的で統合されたカスタマイズ可能なソリューションがすぐに必要になります。 それまでは、Google スプレッドシートのシンプルさとアクセシビリティを活用してください。

レベルアップする準備ができたら、NetHunt CRM ファミリーに歓迎し、顧客関係をまったく新しいレベルに引き上げるお手伝いをします。