仮想イベントを成功させる方法: 招待からフォローアップまで

公開: 2020-06-23

この時点で、私たちは数え切れないほどの Zoom ミーティングに参加してきました。リストに仮想イベントを追加することは、座って見るためのさらに別の仮想会議のように思えるかもしれません. うーん。

トレンドを一蹴し、仮想イベントができることとあるべきことを再考してください! 直接イベントに参加することによってのみ達成されていたネットワーキング、エンゲージメント、教育の感覚を今でも提供できます。

可能な限り最高の仮想イベントを真に成功させるには、対面イベントの特徴をデジタル空間に拡大する必要があります。

仮想イベントを成功させる方法

最初は少し難しそうに聞こえるかもしれませんが、成功に役立つように、計画から実行までのプロセスを小さなアクティビティに分解しました。

招待状を送る
サインアップを促進する
イベントの準備
適切なホスティングプラットフォームを見つける
参加者へのフォローアップ

各ステップの詳細に飛び込んで、仮想イベントを成功させる準備をしましょう!

1.思い出に残る招待状を送る

招待状は、イベント参加予定者の最初の連絡先です。魅力的で楽しい招待状は、ウェブサイトやソーシャルメディアにサインアップリンクを投稿するよりも魅力的です。

重要なのは、イベントへの招待状を楽しく、現実的で、すぐに情報を提供でき、人を惹きつけるものにすることです。個人を名前で招待し (HubSpot の CRM を使用して行っているような既知のリストがある場合)、一貫性のある魅力的なデザインでブランドイベントを宣伝します。

すべての招待状で受信者にコンテキストと価値を与えます。重要な情報を追加すると、ターゲットオーディエンスに共有すべき洞察があることがすぐに示され、人々の関心を引くための話題が生まれます。出席者は企業のブランドの全容を仮想的に把握することはできませんが、効果的な招待は、ブランドの認知度と親しみやすさを高めるための最初のステップであることを忘れないでください。

私たちは「今」のデジタル世界に住んでいますが、仮想イベントの招待状は数週間前に送信する必要があります。次のことを宣伝して、参加者が見逃したくないイベントにしましょう。

主な講演者またはゲスト
学ぶべき新しいスキル
ネットワーキングの機会
業界または顧客の動向
みやげ品！

では、招待状の送信を開始するのに最適な時期はいつでしょうか? 通常、イベントへの登録は、開催日の 2 ～ 3 週間前に急増します。つまり、プロモーションや招待はこの時期に最も効果的です。出席者を最大化するために、マーケティング活動を数週間集中させます。

仮想イベントの詳細を共有する方法は何百もありますが、必要なすべての詳細を 1 か所で提供する招待状が不可欠です。

イベント名、日付、イベントへのアクセス方法、サインアップするための CTA、および該当する場合は議題や価格などのその他の必要な情報を提供するランディングページを作成します。ランディングページが作成されたら、次の方法で招待状を送信します。

広告。 オーディエンスがすでにアクティブなプラットフォームで、イベント、詳細を確認できる場所、サインアップ方法について広めるために、ブランドのリーチを拡大します。
ソーシャルメディア。 カウントダウングラフィック、Instagram ストーリー、またはビデオティーザーを作成して、ランディングページへのリンクで関心を集めます。
Eメール。 既存の関係を発展させ、信頼関係を築くために、チームにネットワークへのより個人的な招待状を送信してもらいます。

2. サインアップを育てる

サインアップのリストは増え続けています。注意して、これらのサインアップを維持して、イベントに確実に参加できるようにしてください。サインアップした個人の育成と関与を継続しないと、イベント自体がライブになったときに、予想よりも少ない数になる可能性があります.

電子メールマーケティングは、サインアップの前に留まり、イベントに価値を追加して出席率を高めるための最良の方法の 1 つです。イベントの価値を示すメールを送信し、参加への興奮を生み出します。または、FOMO マーケティングを利用します。新しい講演者の発表や、人気の高い需要に応じて新しいセグメントが追加されたなどの詳細をドリップして、登録率をさらに高めます。

企業に予算がある場合、サインアップ用の記念品バンドルは、参加者を引き付け、イベントに参加しているという慣れ親しんだ感覚を与える新たな傾向です. より少ない予算でイベントを調整する場合は、スポンサーと提携してアイテムを共同ブランド化し、参加者を結び付け、話題を生み出し、イベントの前後に全体的なブランド認知度を高めることを検討してください。

3. イベントの準備

ハッシュタグを作成し、参加者を引き付けるための舞台裏の計画と準備を示します。開催日が近づいたら、ハッシュタグを付けてソーシャルメディアに参加するよう参加者に促し、イベントの準備状況や参加への意気込みを返信してください。

最悪の事態を想定して計画を立てますが、最善の結果を期待してください。テクニカルサポートプランを作成し、スピーカーまたはホストに問題が発生した場合に備えてバックアップコンテンツを用意します。出席者が自分で問題に遭遇した場合に参照できるように、技術的なトラブルシューティング計画が整っていることを確認してください。チャットサポートまたは技術サポートの専任チームメンバーは、イベントを円滑に運営するために用意しておくとよい解決策です。

4. 適切なプラットフォームでホストする

予算を満たし、最高のストリーミングサービス、イベント機能、およびレポート機能を備えた最高のビデオプラットフォームを選択してください。仮想イベントの KPI を設定して ROI を測定し、追跡機能を使用して出席者に関する最良の洞察を得ることができます。

イベントの重要な要素を保存または記録して、後で出席者や欠席者と共有し、有用なリソースを作成して会話を続けます。

5. 出席者へのフォローアップ

ホストがログオフした後、イベントは完全には終了していません。参加者がバランスのとれた経験を確実に得られるようにするためには、フォローアップ戦略が必要です。

メールを送る。 イベントのスライドまたはトランスクリプトと、言及されているリソースを提供してください。後で他のイベントを改善するために、出席者から直接フィードバックを得るためのアンケートを含めます。
ソーシャルメディアに投稿します。 イベントの画像、引用、または短いビデオを投稿して、会話を続けます。
ブログ。 物事がどのように進んだか、仮想イベントの開催がどのように進んだかについて書いてください。他の人が仮想イベントを主催したい場合に使用できるヒントを含めます。あなたは業界の思想的リーダーになるかもしれません。参加者に、学んだことを自分の Web サイトに書いてもらうように勧めます。または、強いつながりができた場合は、自分の Web サイトに書いてもらうよう依頼してください。

仮想イベントスペースで成功するために前もって計画を立てる

うわー、それはたくさんでした！仮想イベントを成功させるには、多くの時間、エネルギー、計画が必要です。ブランドと参加者が最大限に活用できるように、仮想イベントを作成する際には、招待状からフォローアップまでのすべての詳細が重要です。

数分かけてチームとの報告会を行い、状況や次回の改善点について話し合い、分析に関するレポートを提出します。エンゲージメントから学び、視聴者をよりよく理解し、情報に基づいた意思決定を行って仮想イベントを前進させます。