遠隔地の州外の従業員に支払い、コンプライアンスを維持する方法

あなたのビジネスに最適な選択をすることは、別の州に住む誰かを雇うこと、引っ越したいスタッフを収容すること、またはあなたの顧客基盤を拡大するために州の境界を越えて従業員を動かすことを意味するかもしれません。 給与の州外の従業員ごとに、該当する税務および雇用機関に準拠し続けるために、いくつかの準備作業を行う必要があります。 以下のガイドは、始めるのに役立ちます。

1.W-2従業員と独立請負業者

この記事では、独立請負業者ではなく、W-2従業員としての資格を持つリモートワーカーに焦点を当てていますが、すぐに区別することが重要です。 IRSは通常、労働者が作業の方法、時期、場所を管理し、雇用主が作業の望ましい結果のみを指示する場合、労働者を独立した請負業者として扱います。 それ以外の場合、彼らはW-2の従業員です。

これはカットアンドドライの定義ではなく、リモートワークによって灰色の領域が作成される可能性があることに注意してください。 しかし、答えはあなたのビジネスが州の所得税を差し控え、社会保障、メディケア、失業税を支払うかどうかを決定します。 企業は通常、独立請負業者への賃金に対する税金を源泉徴収または支払う必要はありませんが、W-2従業員に対してはそうする必要があります。

IRSの独立請負業者または従業員のページでは、行動管理、財務管理、関係の種類の3つの大まかなカテゴリの概要を説明し、正しい労働者の分類を選択できるようにしています。 さらに、州法は、労働者の分類と支払いの方法に影響を与える可能性があります。 たとえば、カリフォルニア州議会法案5（AB5）は、企業が労働者を独立請負業者として分類することをより困難にしています。

2.リモートワーカーの作業状態と居住状態

リモートワーカーがW-2従業員としての資格があることを確認したら、リモート従業員がどこで働いてどこに住んでいるかを判断します。 遠隔地の従業員が1つの州に居住し、別の州で働くために出張する場合がありますが、通常、遠隔地の従業員が勤務している州では税金を源泉徴収して報告する必要があります。 たとえば、会社がワシントンに拠点を置き、カリフォルニアで働いていてネバダに住んでいる遠隔地の従業員がいる場合、従業員の所得税を差し控え、カリフォルニアで州の失業税を支払うことになります。

回答が妥当な場合は、従業員の自己申告による勤務地に基づいて源泉徴収を行うことができます。 ただし、州とデミニミスまたは免除規則との間の相互合意など、考慮すべきいくつかの可能な例外があります。

相互合意

相互協定は、一方の州の居住者が他方の（相互の）州での源泉徴収の免除を求めることを許可する2つの隣接する州の間で結ばれています。 相互協定は、労働者が複数の州税申告書を提出することを防ぎます。 従業員の勤務国と居住国が相互協定を結んでいる場合は、居住国でのみ税金を源泉徴収して報告します。

ただし、相互関係は自動的な概念ではありません。 従業員は、職場の州ではなく、自宅の州で税金を源泉徴収するように要求する必要があります。 従業員から州税免税フォームが提供されたら、職場の州の源泉徴収を停止し、本国の州の源泉徴収を開始します。 従業員の労働状態があなたのビジネスを監査する場合に備えて、これらの州の免税証明書をビジネス記録に記録しておいてください。

デミニミスまたは免除規則

州内の従業員が非常に限られた基準で別の州で働いている場合、他の州の所得税の対象とならない可能性があります。 デミニミスまたは免除規則は、しきい値（州で働くために費やされた最大日数や所得のドル額など）を定義します。これを超えると、雇用主は州税の源泉徴収を開始する必要があります。

州で働くほとんどの従業員は、デミニミスのしきい値をリモートで超えており、法律は管轄区域ごとに大きく異なる可能性があります。 したがって、州固有のガイダンスについては、従業員の勤務地にある州税務部門に連絡することが不可欠です。

3.専門家の指導を求める

他の場所で働いて生活している従業員の給与を管理することは、リモートチームを構築する上で最も複雑な側面かもしれません。 幸いなことに、役立つ専門的なサービスがあります。

給与プロバイダー

給与プロバイダーは、会社が給与税法を遵守し、源泉徴収税申告書を提出するのを支援できます。 給与プロセスを自動化することで、正しい金額の税金を支払い、重要な期日を逃さないようにすることもできます。 ほとんどの給与プロバイダーは、労働省に登録して雇用税IDを取得するように求めます。これにより、彼らはあなたの代表として税金を源泉徴収し、送金することができます。

CPAまたは税務専門家

ガイドラインは州ごとに異なる場合がありますが、多くの場合、従業員が州で定期的に作業することで、「物理的プレゼンス」ネクサスルールをトリガーするのに十分です。 Nexusは、あなたのビジネスが他の州と十分に強いつながりを持っており、その州の所得税と消費税の責任を負う場合です。

従業員の勤務地で歳入局のWebサイトにアクセスすると、いくつかの回答が得られますが、ビジネスにネクサスがあるかどうかは複雑な質問になる可能性があり、外国企業として登録し、その州で登録代理人を任命する必要があります。リモートの従業員が働いています。 税務専門家または公認会計士との面会は、登録および税務上の義務を理解し、その上にとどまるのに役立ちます。

4.地方労働法

また、最低賃金要件や強制休憩など、遠隔地の従業員が勤務する管轄区域の現地の労働法について学ぶことも重要です。 労働省の雇用者ガイドは、このトピックに関する優れたリソースです。

遠隔地の従業員が勤務している州では、州の失業保険プログラムを通じて失業保険に登録する必要があります。 そうしないと、州の失業保険法に違反した場合の罰金や手数料にあなたのビジネスがさらされる可能性があります。

ほぼすべての州で、雇用主は労働者災害補償保険に加入する必要があります。これにより、仕事に関連する怪我や病気が発生した場合に従業員を保護します。 あなたは商業プロバイダーまたはあなたの州の労働者災害補償保険プログラムのいずれかを通してサインアップすることができます。 詳細については、従業員が仕事をする州の労働者災害補償担当者に連絡してください。