仮想アシスタントの使用を開始するには? 役立つヒント
公開: 2022-08-23時間をかけてビジネスを発展させたいすべての起業家は、サポートが必要な段階に達します。 しかし、すぐに契約社員を雇うほどの業務量にはなりません。 このような場合、理想的な解決策は、仮想アシスタントのサービスを使用することです。 今日は、仮想アシスタント、ビジネスにおけるその役割、そのスキル、およびそれらを見つける方法に焦点を当てます。 一緒に仕事をしたことがない場合、この記事は理想的なリモート ワーカーを選択するのに間違いなく役立ちます。
仮想アシスタント – 目次:
- 仮想アシスタントとは誰ですか?
- 仮想アシスタントは何をしますか?
- どうやって仮想アシスタントを見つけますか?
- 仮想アシスタントのスキルを確認するにはどうすればよいですか?
- 仮想アシスタントを使用する最良の方法は何ですか?
- 概要
仮想アシスタントとは誰ですか?
仮想アシスタントは、コンピューターとインターネットを使用して、世界中のどこからでも割り当てられたタスクを実行するリモート ワーカーです。 標準的なサラリーマンを置き換える人です。 この担当者は、請求書の発行、卸売業者との連絡、ウェブサイトの管理など、バックオフィスから会社の運営に厳密に関連する事項を処理できますが、それだけではありません。 仮想アシスタントによって提供されるサービスのカタログは常に成長しており、この職業はますます人気が高まっています.
仮想アシスタントは何をしますか?
バーチャル アシスタントの能力の幅、およびその結果提供されるサービスのカタログは、非常に多様です。 それでも、それぞれが最も快適に感じる専門分野を持っています。 非常に包括的で、タスクのカタログ全体を指す場合もあれば、特定のスキルに関係する場合もあります。 そのため、仮想アシスタントを探しているときの重要なステップは、実行したいタスクを指定することです.
多くの仮想アシスタントは簡単な事務作業から始めますが、時間が経つにつれて、さらにトレーニングを受けて能力を拡大します。 最終的に、クライアントは、さまざまなタスクを実行する 1 人の従業員を獲得します。 プロジェクト全体を 1 人で担当した方が便利です。 効果の一貫性と制御の両方の点で。
参照しやすいように、VA が実行できるサンプル タスクのリストを以下に示します。
典型的な管理タスク
これらは、従来のオフィス アシスタントも実行するタスクです。 これらには、カレンダーの管理、予定のスケジューリング、または電子メールの処理が含まれる場合があります。 管理上の問題を扱う仮想アシスタントは、請求書の発行やメーカーへの発注も担当する場合があります。 このようなアシスタントは、ドキュメントのテンプレートを準備したり、従業員の最初の採用を行ったりします。 一言で言えば、彼らはあなたのビジネスの運営に関連するすべての管理およびオフィスの問題であなたをサポートします.
オンラインビジネスサポート
このカテゴリには多くのものが含まれます。 技術的な問題を専門とする仮想アシスタントは、新しいオンライン コースのランディング ページの作成やオンライン ストアのセットアップを担当する場合があります。 一部のアシスタントは、編集やビデオ編集などの特定のプログラムを専門としています。
プロモーションおよびマーケティング活動
このカタログには、ブランドの開発を目的としたすべての活動が含まれています。 これには、コンテンツ、グラフィック、ビデオなどの販促資料の作成だけでなく、ソーシャル メディアや Web サイトの包括的なサポートも含まれます。 仮想アシスタントは、特定のプラットフォームでの広告キャンペーンの作成またはコンテンツの作成を専門とする場合もあります。
もちろん、上記のリストは完全ではなく、アシスタントに委任できるすべてのタスクが含まれているわけではありません。 この内訳は、1 人のユーザーがソーシャル メディアを処理しながら同時にメールをチェックできないという意味でもありません。 多くの場合、1 つの仮想アシスタントが複数の部門の従業員に取って代わります。 この柔軟性は、この職業の最大の利点の 1 つであり、ますます多くの起業家が仮想アシスタントを使用している理由です。
仮想アシスタントはリモート作業にのみ関連付けられていますが、常にそうとは限りません。 場合によっては、校長は、オフィスへの訪問や郵便局での書類の郵送など、オンサイトのタスクも手伝ってくれる人を探しています。
どうやって仮想アシスタントを見つけますか?
この職業はますます人気が高まっていますが、リモートでの協力の可能性について知っている起業家はまだ多くありません。 彼らはそれについて何か聞いたとしても、どこでどのように見つけたらよいのかわかりません。 連携を開始するにはいくつかの方法があります。
ウェブサイト
多くの仮想アシスタントは、Web サイトの形でデジタル名刺を持っています。 その上で、彼らは自分のポートフォリオ、スキル、および一緒に仕事をしたクライアントからのフィードバックを紹介します。 ただし、最高ランクのサイトは常に最初の検索結果に表示されることに注意してください。
ソーシャルメディア
リモートでの仕事ですので、採用もリモートで行います。 Facebook グループの 1 つに参加することは、最も効果的な方法の 1 つです。 あなたがする必要があるのは、仕事のオファーとタスクの説明を含む投稿を追加することだけです.それに応じて、いくつかまたはダースの興味深いオファーを確実に受け取ります. そのようなグループは仮想アシスタントを集めるので、あなたのオファーが有能な人々に直接届くことを確信できます. ビジネスのプロファイルに関連するビジネス グループの 1 つに広告を追加することもできます。 これにより、あなたの業界に関連する経験や興味を持っている人を見つける可能性が高くなります.
仮想アシスタント機関
一部の機関は、仮想アシスタントを使用しています。 このソリューションには、長所と短所があります。 最大の利点は、担当者が最適な従業員を選択することを担当することです。 アウトソーシングしたい特定の業務のリストを作成するのは、あなた次第です。 エージェンシーの担当者は、誰と一緒に仕事をしているのか、特定のタイプのタスクを誰に割り当てる価値があるのかを正確に知っています。 さらに、すべてのアシスタントは採用プロセスを通過したため、スキルを発揮する必要がありました。
このような場合、特定のアシスタントではなく代理店と契約を結びます。これは状況によってはプラスにもなります。 まず、あなたの責任は仕事をコントロールすることではありません。 あなたにとって重要なのは結果であり、残りは代理店によって処理されます. ただし、最大の欠点は価格であり、直接協力の場合よりも高くなります。 それでも、予算が問題にならない場合は、それを選択してください。
フリーランスのウェブサイト
Upwork などのフリーランサー関連サイトに広告を追加することで、さまざまなタイプのスペシャリストを検索する方法がますます一般的になっています。 オファーを追加して特定のポジションを説明するだけで、しばらくすると世界中からたくさんの反応が返ってきます。
推奨事項は、仮想サポートを見つける良い方法でもあります。 同様の業界で働いているか、ビジネスを運営している友人に、このタイプのソリューションを使用したことがあるかどうか尋ねることをお勧めします。 仮想アシスタントは、同時に複数の起業家と仕事をすることが多く、推薦による雇用は、完璧な従業員を見つけるための最良の方法の 1 つです。
仮想アシスタントのスキルを確認するにはどうすればよいですか?
初期スキル検証のよく知られた形式は、採用アンケートを作成することです。 これは、すでに初期段階にある最良の候補者を選択するための良い方法であると同時に、候補者を知るためのはるかに優れた方法です.
適切に選択された質問は、履歴書やカバー レターよりもはるかに多くのことを明らかにします。 採用アンケートへの興味深い追加は、状況に応じた質問である可能性があります。この質問では、問題を解決するために会社が見つけた状況のサンプルを説明できます。 このような回答により、その人が同様のパターンで考えているかどうか、またどのような価値観に基づいているかを評価できます。 アンケートには、特定のプログラムでグラフィックを準備したり、短いテキストを書いたりする短い募集タスクが付随することもあります。
スキルの基本的な検証に加えて、このような調査には別の利点があります。 それらに答えるには少しの意欲とコミットメントが必要です。そのため、オファーを送信した人があなたと一緒に働くことに興味を持ち、自分のスキルに自信を持っているという確信が持てます。
送信されたオファーを最初に分析した後、最適な候補をいくつか選択する必要があります。 それぞれとオンラインで行われるビデオインタビューは、最終的な選択をするのに役立ちます. Google Meet や Zoom など、この目的に役立つプラットフォームは多数あります。
仮想アシスタントを使用する最良の方法は何ですか?
それに対する答えは 1 つあります。それは場合によります。
契約自体の種類に関しては、仮想アシスタントがビジネスを運営したり、ビジネスインキュベーターや他の種類の会社と協力して仕事の請求を行うことができるため、ほとんどの場合B2Bです. ただし、場合によっては、起業家は標準的な民法契約に署名することを好みます。 また、機密保持契約など、協力が必要な場合に署名する必要がある追加の文書についても覚えておく価値があります。
仮想アシスタントとの連携は長期にわたる場合もあれば、特定の注文に関する調査の実施や Web サイトでの製品の紹介など、特定のタスクを実行する場合もあります。
請求に関しては、状況はそれほど単純ではありません。 利用可能なオプションがいくつかあります。 一部の仮想アシスタントには、起業家が購入できる時間単位のパッケージがあります。 パッケージには、10 時間または 40 時間の作業が含まれることもあります。 ほとんどの場合、有効期限は 30 日間で、起業家は月の初めにパッケージのサイズを決定する必要があります。
このような方法は、仮想アシスタントとの協力の範囲が大きいが不定期である場合に最も効果的です。たとえば、起業家が顧客サービスのサポートを必要としているが、コミュニティが非常に小さいため、1 日に 1 時間しか作業できず、仮想アシスタントには、ソーシャル メディアへの投稿の作成も含まれます。 このおかげで、彼女は自分の時間を特定のタスクに自由に割り当てることができ、クライアントは実際に働いた時間に対してのみ料金を支払います。
協力が特定のタスクに基づいている場合、より良い決済形態は、作成された作品に対する決済である可能性があります。 協力の開始時に、広告カタログの準備や電子ブックの作成などの最終的な金額について合意します。 この場合、アシスタントが準備に費やす時間は重要ではありません。 重要なのは効果、つまり完成品です。
概要
バーチャル アシスタントとの連携は、長期的なコミットメントをせずに従業員を見つけるチャンスです。 成長中の企業や、季節的にのみサポートが必要な企業に最適です。 金銭面も大きなメリットです。 起業家は、必要なときにのみ費用を負担します。 彼は、オフィスに座ったりコーヒー休憩をとったりするのではなく、リアルタイムの仕事にお金を払っています。
仮想支援の利点には、汎用性も含まれます。 一方では、起業家は、毎日多くの時間を費やし、創造的な仕事と開発のためのスペースを得る簡単なことでサポートを求めることができます. 一方で、プログラムの技術サポートなど、自分の能力を超えた問題については助けを期待できます。 結局のところ、事業主はすべてを知っている必要はありません。
仮想アシスタントの操作について知っておく必要があるのはこれだけです。 また読む: ビジネスで仮想アシスタントを採用する 11 の理由
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作者: アンディ・ニコルズ
5 つの異なるレベルと無限のモチベーションを持つ問題解決者。 これにより、彼は完璧なビジネスオーナー兼マネージャーになります。 従業員やパートナーを探すとき、彼が最も重視する資質は、世界に対する開放性と好奇心です。