オンライン採用プロセスで GDPR に準拠するにはどうすればよいですか?

公開: 2022-05-25

従来の採用と同様に、リモート採用には求職者の個人データの処理が含まれます。 欧州連合および世界中のほとんどの国における個人データの保護は、法律によって規制されています。 個人データの不適切な収集、処理、および保管には、法的責任が伴います。 オンライン採用プロセスで GDPR に準拠するにはどうすればよいですか?

GDPR に準拠するにはどうすればよいですか? - 目次：

採用の目的と目的
オンライン採用
GDPR 規則
GDPR に準拠するにはどうすればよいですか?
概要

採用の目的と目的

リモート採用は、組織と求職者との間の効率的なコミュニケーションを保証するため、ますます人気が高まっています。また、費用対効果が高く、時間を節約できるソリューションでもあります。 オンラインの求人広告は頻繁に更新される可能性があり、候補者のプールは膨大です。

採用は人事管理の一部です。 この用語自体は、狭義と広義の両方で理解できます。一方で、採用は、求職者を調達し、情報を提供し、引き付けるプロセス全体と見なされる場合があります。他方では、将来の選択のためにそれらを識別する方法と呼ばれることがよくあります。

採用プロセスの主な目的は、会社の要件を満たす候補者を選択することです。これは、組織に十分な数の資格のある従業員を提供することと同じです。より具体的には、その目的は、人々が組織内で利用可能なポジションに応募するように動機付け、次に、選択を条件として候補者のリストを作成することです.

オンライン採用

世界的なデジタル化と COVID-19 のパンデミックを考慮すると、リモート採用はさらに一般的になっています。そのため、人気の求人掲示板に「リモート採用」条項が掲載された求人を頻繁に見かけます。アプリケーションをオンラインで送信する以外に、残りのプロセスはリモートツールと電話を使用して処理されます。

ある応募が採用担当者の注意を引く場合、採用担当者は候補者に電話をかけ、電話またはコンピューターで面接を設定します。ビデオ面接の場合、候補者は採用担当者が使用するインスタントメッセンジャーへのリンクとともに招待メールを受け取ります。 リンクを有効にして、指定された日時にミーティングに参加するだけです。最も人気のあるインスタントメッセージングアプリには、Skype、WhatsApp、Facebook Messenger、Microsoft Teams、Signal などがあります。

オンライン採用の段階

採用プロセスは、次のようないくつかの段階で構成されています。

ステージ 1 – 求人の掲載、電子申請書の収集、事前選考。さらなる手続きのためのアプリケーションを選択した後、採用担当者は求職者に電話をかけ、面接を設定します。最初のミーティングでは、候補者の外国語能力を評価するなど、いくつかの基本的な情報を確認します。最終的な予定は電子メールで確認されます。

ステージ 2 – オンライン面接。この時点で、採用担当者は候補者のスキルとエンゲージメントをチェックし、採用プロセスの次の段階に進む資格があるかどうかを決定します。

ステージ 3 – さらなる検証。受験者はテストと課題を解決します。採用担当者は、この段階で最終決定を下します。

ステージ 4 – オンラインでのオンボーディング。採用担当者は、成功する候補者を決定して仕事を提供した後、その候補者を採用し、オンボーディングプロセスを完了できます。

GDPR 規則

一般データ保護規則 (GDPR) は、2018 年 5 月 25 日の時点で直接適用される EU のデータ保護法であり、1995 年のデータ保護指令に取って代わります。個人データは、特定の個人の識別に関連する非常に広い用語です。データ保護は主に以下をカバーします。

名前と苗字
国民識別番号
自宅住所
Eメール
銀行名と口座番号
人の写真
身体的または精神的健康に関する情報
コンピュータの IP アドレス
宗教
人種
民族的起源
性的指向

グローバルに広がる現代の問題は、データの収集、プライバシーの損失、および個人のセキュリティに対する脅威に関連する問題です。この点で、 GDPR は UE の管轄の柱である最も厳しい規制です。ブラジルなど、他の国でも同様の指令が施行されています。オーストラリア、日本、タイ、および米国の一部の州。

オンライン採用で GDPR を遵守するにはどうすればよいですか?

採用プロセスが開始されると、雇用主は個人データ管理者になり、次のようなデータを取得できます。

名前と苗字
生年月日
教育
資格
雇用記録
連絡先の詳細。

組織は、前述の情報を収集および処理する際に、特定の国のデータ保護法を遵守する必要があります。 求人に応募する候補者は、採用目的での個人データの処理に同意する義務があります。雇用主の義務は、採用プロセスの終了後に候補者の個人を特定する情報を削除することです。

求人掲示板は管理上の役割を果たさず、個人データを処理しないことに注意してください。 彼らの機能は、プリンシパルのオファーを提示し、アプリケーションを収集するためのツールを提供することに限定されています。

GDPR コンプライアンスに関する重要な情報

採用プロセス中に雇用主が取得できる一連の情報は非公開であり、上記のデータが含まれています。 雇用主は、婚姻状況、民族的出自、性的指向などに関する情報を要求する権利はありません。
従業員を獲得するという採用プロセスの目的を考えると、収集されたデータはこの目的にのみ役立つ必要があります。 データは、他の状況では使用できません。 データを自由に利用して、他の団体が利用できるようにすることは容認できません。
候補者のデータの処理は、書面による同意に基づいている必要があります。
採用プロセス中、雇用主は候補者に会社名と本社、データ収集の目的、および情報へのアクセス権を通知する必要があります。
採用プロセスのすべての段階で、求職者は自分のデータの処理方法を制御する権利を有します。
採用プロセスが終了した後、雇用主は収集されたすべてのデータを削除する義務があり、データ管理者は適切な方法でデータを保護する必要があります。

GDPR に準拠する方法 – 概要

オンライン採用プロセスで GDPR に準拠するにはどうすればよいですか? まず、特定の国の個人データ保護法をよく理解してください。それらのほとんどでは、候補者の個人識別情報は特別に保護されています。したがって、採用目的でのみ収集して処理することが重要な問題です。また、採用担当者は、候補者の人種、出自、婚姻状況に関連する情報を取得するべきではありません。

さらに、ソーシャルメディア上の特定の候補者に関するデータを検証し、バックグラウンドチェックの一環として職歴をスクリーニングすることは、物議を醸す問題です。 GDPR によると、そのような慣行は受け入れられません。ただし、そのような情報は一般に公開されているため、非倫理的であると見なすことは困難です。

要約すると、採用プロセスにおける GDPR コンプライアンスの問題は幅広いテーマです。 . 適切な準備と法的規制の知識は、新しい従業員を獲得する手順を非常に容易にします。

リモートでの採用プロセスで GDPR に準拠する方法は既にご存じでしょう。他のリソースをお読みください: オンラインの就職面接の準備方法に関する 5 つのヒント.

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作者: ニコール・マンキン
前向きな雰囲気を作り、従業員にとって価値のある環境を作り出す優れた能力を持つ人事マネージャー。彼女は才能のある人々の可能性を見て、彼らを動員して成長させるのが大好きです.
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