会議の実施方法：効果的な会議ガイドライン

適切に計画および実行されない場合、会議は時間、リソース、および人々の才能の浪費になる可能性があります。 実際に目的を達成し、参加者に活力と意欲を与え、十分な作業を行う、または適切な計画を立てる効果的な会議。

この投稿では、会議を成功させる方法について説明します。 また、会議中に意思決定、問題の解決、ブレインストーミング、アイデアの生成に使用できる視覚的な会議ツールのリストも含まれています。

効果的な会議を実行するための手順

会議を呼び出す前に、実際に会議が必要であることを確認する必要があります。 個人的に対処する必要がある場合は、チーム全体で話し合うのはやめましょう。

また、メールやニュースレターなどの他のコミュニケーション手段に頼ってメッセージを伝えることができると考えている場合は、別の会議で従業員の時間を無駄にすることを避けることができます。

会議の目標を設定する

会議の目的は何ですか？ 特別発表ですか？ 何かを決める？ プロジェクトの進行を妨げている問題を解決しますか？

会議の目的を決定し、会議の終わりまでに達成される目標を設定することは、効果的な会議を計画するときに実行する必要がある最初のステップです。 この目的は、焦点を絞った議論の基礎を築くのに役立ちます。

会議の参加者を一覧表示する

出席者の空き状況と会議の目的に貢献する能力を考慮して、誰が出席するかを決定します。 これは、主要な意思決定者、トピックの専門家、結果の影響を受ける人々などである可能性があります。

誰かが会議に参加できないが、彼らの意見がまだ必要な場合は、電話会議または別のオンラインコラボレーションツールを介して彼らとつながるように手配することができます。

また、ファシリテーター、タイムキーパー、レコーダーなど、会議の実行に必要なさまざまな役割を選択して割り当てます。

会議の議事録を作成する

議事は、出席しているすべての人が会議の前に取得する必要があるものです。 これは、会議の招待状と一緒に送信できます。 このようにして、彼らは出席が必要かどうかを決定することができます。

論理的な順序で配置された会議アイテムと、各アイテムに設定された現実的な期間を含める必要があります。
以下は、Createlyで作成された会議の議事録テンプレートです。 オンラインで編集し、要件に合わせてカスタマイズできます。

変更したら、安全な図の共有リンクを使用して他の参加者と共有したり、イントラネットまたは内部WebサイトのCreately Viewerに埋め込んで、誰でも簡単にアクセスできるようにすることができます。

施設のある適切な場所を選択する

会議に設定するトーンに応じて、場所（つまり、正式な設定の会議室）を選択します。 会議に選択した日付と時間に利用できることを確認してください。

会議に必要なすべての機器も利用可能であることを確認することを忘れないでください。 これには、プロジェクター、スクリーン、およびビデオ通話などのための他のツールが含まれる場合があります。

アクションプランで終了する

会議中に下された決定が後で実行されることを確認するためのアクションプランを作成します。

レポーター/レコーダーは以下のようなアクションプランテンプレートを使用できますが、タスク/アクション、それらを実行する責任者、およびアクションアイテムのフォローアップを含める必要があります。

生産的な会議のためのツール

会議の実施方法を確認したので、意思決定、問題解決、ブレーンストーミングなどのさまざまな目的に使用できるいくつかの視覚的な会議ツールを次に示します。

マインドマップ

マインドマップは、アイデアを整理し、計画を立て、メモを取るための優れたツールです。

問題の解決策をブレインストーミングしている場合、マインドマップは思考の自由な流れを捉えるのに役立ちます。 主題について話し合っている場合は、それを使用してトピックをより深く掘り下げることができます。

また、会議の参加者にわかりやすい方法で情報を提示したい場合は、マインドマップが最適なオプションになります。

会議でマインドマップを効果的に使用する方法は次のとおりです。

SWOT分析

SWOTは、強み、弱み、機会、脅威の略です。

このツールは、戦略的計画、プロジェクト計画会議などで企業を評価するために使用されます。また、部門、製品、プロジェクトチーム、または競合他社の効率を評価するためにも使用できます。

SWOT分析を効果的に使用する方法を知る必要がありますか？

フィッシュボーン図/5なぜなぜ

これらは、根本原因分析で使用されるツールです。

フィッシュボーン図（別名原因と結果の図）は、問題の根本原因を特定して特定するのに役立ちますが、5つのなぜ図を使用すると、問題をドリルダウンして、根本的な原因と結果の関係を分析できます。

フィッシュボーン図の究極のガイドをチェックして、それを適用する方法を学びましょう。

親和性図

アフィニティ図は、パターンやテーマを特定するために大量のデータを収集および整理するのに役立ちます。 これは、調査やブレーンストーミングセッションなどから収集された多くのデータを分析して理解するために会議を運営している場合に役立ちます。

フローチャート

プロセスを最適化しようとしていますか？ プロセスのボトルネックを特定しますか？ または、新しいプロセスを設計しますか？ フローチャートは、これらの目的やその他多くの目的で役立ちます。

フローチャートは基本的にプロセスステップの視覚化です。 また、問題解決や意思決定にも役立ちます。

フローチャートの使用方法を学ぶためのフローチャートの究極のガイドは次のとおりです。

6つの思考の帽子

これは、会議の生産性を高めるためのもう1つのツールです。 6つの思考の帽子は、会議の参加者のさまざまな視点を探索できるツールです。

各メンバーは、異なる色の帽子（異なる視点を表す）を順番に着用し、問題について意見を表明するように求められます。 6つの思考の帽子のテクニックを使用する方法をここでより詳細に学びます。

ここでは、会議やグループディスカッションで使用できる視覚的なブレーンストーミング手法をいくつか紹介します。

ミーティングの実施方法に関するヒントはもうありませんか？

この投稿にリストされている手順は、従うのが簡単で、成功を保証します。 これらを前述のツールと組み合わせて、会議中の生産性を最大限に高めます。

会議の実施方法について、他にどのようなヒントがありますか？ 以下のコメントセクションでそれらを私たちと共有してください。