プロジェクト憲章を作成するには？ | | #39 プロジェクト管理を始める

公開: 2023-03-02

プロジェクト憲章は、プロジェクト管理のパンとバターです。 それらは、プロジェクトに属する目標と目的の明確かつ簡潔な概要を提供します。 憲章は、プロジェクトマネージャー、プロジェクトチームメンバー、および組織の管理者を含むすべての利害関係者にとって重要な文書です。 プロジェクトマネージャーにプロジェクトを開始および継続する権限を与え、目標、範囲、および期待される結果を定義するため、プロジェクト全体の正式な基盤を形成します。

プロジェクト憲章 – 目次:

序章
プロジェクトマネージャーはプロジェクト憲章に何を含める必要がありますか
プロジェクトを実施する理由
プロジェクトの目標
プロジェクトの範囲
成果物
プロジェクトタイムラインフレームワーク
プロジェクトの予算とリソースの割り当て
プロジェクトのリスク
プロジェクト憲章はビジネスケースとどう違うのですか?
まとめ

序章

PMBOK によると、プロジェクト憲章は、プロジェクト戦略を説明する最も重要な文書の 1 つです。 次のように定義されています。

「プロジェクトの開始者またはスポンサーによって発行され、プロジェクトの存在を正式に承認し、プロジェクトマネージャーに組織のリソースをプロジェクト活動に適用する権限を与える文書。」

プロジェクト憲章は通常、最初に策定され、変更されません。 タスクの実装中ですが、マイナーな改良は許可されています。 しかし、ドキュメントの内容とその準備方法は何ですか?

プロジェクトマネージャーは、プロジェクト憲章に何を含める必要がありますか?

プロジェクト憲章の量は、実施されるプロジェクトの規模と種類によって異なります。 ただし、次の要素を含める必要があります。

プロジェクトに着手する理由、
プロジェクトの目標、
プロジェクト範囲、
結果、
プロジェクトスケジュール、
プロジェクト予算、
設計リスク。

プロジェクト憲章には、プロジェクトマネージャーと主要な利害関係者の連絡先情報も含める必要があります。

プロジェクトを実施する理由

プロジェクトを開始するための簡単な理由を準備するときは、事前に準備したビジネスケースを使用することをお勧めします。 初めてプロジェクトに取り組む人が理解できるように、平易な言葉で書かれている必要があります。 通常、1 つまたは 2 つの説明段落で十分です。

プロジェクトの事業背景は？
プロジェクトはどのような問題を解決し、どのような機会を利用できるようにしますか? と
プロジェクトの期待される結果は何ですか？

プロジェクトの目標

プロジェクト憲章にすべての目的を含める価値はありません。主な目標と、そのすぐ下の階層にある目標に焦点を当てることをお勧めします。結局のところ、ビジネスケースでのプロジェクトの目標の説明は、「私たちは何をするつもりですか?」という質問に対する答えを提供する必要があります。 これはプロジェクト全体で有効である必要があります。 主な目標と目的は、プロジェクトを構成する活動が向かう方向を設定します。それらは明確で測定可能であり、組織の全体的な目標に沿っている必要があります。

プロジェクトの範囲

憲章に含まれるプロジェクトの範囲は、プロジェクトでカバーされるものとカバーされないものを含む、プロジェクトの境界を定義します。プロジェクトの結果と、プロジェクトに影響を与える制限や仮定の明確な説明を含める必要があります。 したがって、「どのようなタスクが実装されるのか」という質問に対する答えを検討する価値があります。 および「実装されないタスクは何ですか?」。 これは、プロジェクトの結果に関する暗黙の期待がこのように明らかになる可能性がある、複数の利害関係者が関与するプロジェクトでは特に重要です。

成果物

プロジェクト憲章には、プロジェクトのすべての成果物のリストを含める必要があります。これには、それぞれの簡単な説明と、それらが取り組んでいる特定の目標が含まれます。また、できればマイルストーンへの参照とともに、各アイテムのタイムラインと、それらを提供する担当者またはチームも含める必要があります。

プロジェクトタイムラインフレームワーク

プロジェクト憲章には、タイムラインで視覚化する価値のある全体的なプロジェクトスケジュールも含める必要があります。 その上で、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの開始日と終了日、マイルストーン、または結果を出すための予定日をマークする必要があります。

プロジェクトの予算とリソースの割り当て

プロジェクト憲章には、プロジェクト全体の予算も含める必要があり、ほとんどの場合、表の形式で提示されます。 これにより、次のことを簡単に示すことができます。

コストの主なカテゴリ- 人件費、材料、設備の見積もり、
変動の予測範囲– 価格変動または予期しない費用を考慮に入れるため、
準備金と予算の制約。

文書のこのセクションでは、人員、設備、施設などのリソースの割り当てについても詳しく説明する必要があります。

プロジェクトのリスク

プロジェクト憲章のリスクセクションでは、潜在的なリスクとその対応方法について概説する必要があります。 これには、次のような潜在的なリスクの特定が含まれます。

遅延、
コスト超過または
スコープの変更。

それらをリストアップすることで、利害関係者は、プロジェクトマネージャー、プロジェクトチーム、および組織が潜在的な問題に備えることができ、それらを軽減または回避するために何をすべきかを計画することができます。

プロジェクト憲章はビジネスケースとどう違うのですか?

プロジェクトチャーターとビジネスケースの違いは、主に作成する目的にあります。 プロジェクト憲章はプロジェクトを開始するための文書であり、ビジネスケースはプロジェクトを開始する理由を説明するものです。 憲章はプロジェクトで何を行うかを定義し、ビジネスケースは「何の目的で？」という質問に答えます。 どちらのドキュメントも、プロジェクトを適切に管理するために非常に重要であり、プロジェクトを成功させるのに役立ちます。

まとめ

プロジェクト憲章は、プロジェクトの実施の基礎として機能し、その開始を承認する重要な文書です。 プロジェクトの目標、目的、範囲、予算、リソースの割り当て、およびスケジュールの概要を示します。また、潜在的なリスクと仮定を特定し、プロジェクトが計画どおりに進む可能性を高めます。

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作者: キャロライン・ベッカー
プロジェクトマネージャーとして、Caroline は、最適なワークフローを設計し、プロセスを最適化するための新しい方法を見つける専門家です。彼女の組織力と時間的プレッシャーの下で働く能力により、彼女は複雑なプロジェクトを実現するのに最適な人物となっています。

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