Excelで検索可能なデータベースを作成する方法

公開: 2022-07-19

Microsoft Excelは、ビジネス界の究極の定番の1つです。それはパーソナルコンピューティングの初期の頃から存在し、すべての業界で使用される信じられないほど強力な多目的ツールに進化しました。

これは、大量のデータをナビゲート、解析、および計算するためのゴールドスタンダードです。その最も便利な機能の1つは、データベースとして機能する機能です。

データベースは、簡単に検索および取得できるデータのコレクションです。 Excelでデータベースを作成することにより、大量のデータを保存し、特定の情報を簡単に検索できます。

Excelには、データの計算と分析に使用できる組み込みの数式と関数が用意されています。また、さまざまな方法でデータを並べ替えたり、フィルター処理したりすることもできます。

さらに、Excelデータベースは複数のユーザーが簡単に共有および編集できるため、チームのコラボレーションに適しています。

この記事では、次のことを学びます。

Excelで検索可能なデータベースを作成する方法
Excelデータベースにデータを保存する方法
Excelデータベースを検索する方法
Excelデータベースのデータを並べ替えてフィルタリングする方法
複数のユーザーとExcelデータベースを共有および編集する方法。

始めましょう！

Excelで検索可能なデータベースを作成する方法

Excelで検索可能なデータベースを作成することには、eコマースビジネスの多くのユースケースがあります。検索可能なデータベースを使用して、顧客情報、在庫、またはその他のタイプのデータを追跡できます。

Excelで検索可能なデータベースを作成するためのステップバイステップのプロセスは次のとおりです。

新規または既存のExcelブックを開きます。
ワークシートにデータを入力します。データはワークシートの任意のセルに入力できますが、データを整理しておくために、隣接するセルにデータを入力することをお勧めします。
データを含むすべてのセルを選択します。
Excelリボンの[データ]タブをクリックします。
「Sort＆Filter」グループで、「Filter」ボタンをクリックします。これにより、各列のヘッダーにドロップダウン矢印が挿入されます。
検索する列のヘッダーにあるドロップダウン矢印をクリックします。
ドロップダウンメニューで、[テキストフィルター]オプションを選択します。
「テキストフィルター」メニューで、「含む」オプションを選択します。
「含む」ボックスに、検索するテキストを入力します。
「OK」ボタンをクリックします。これにより、ワークシート内のデータがフィルタリングされ、検索したテキストを含む行のみが表示されます。

「テキストフィルター」メニューの「等しい」、「等しくない」、「開始」、「終了」オプションを使用して、特定のデータを検索することもできます。

Excelデータベースにデータを保存する方法

データベースを作成したら、データをどこかに保存する必要があります。 Excelデータベースにデータを保存する方法はいくつかあります。

ワークシートの場合：ワークシートのセルにデータを入力することにより、データをワークシートに保存できます。
テーブル内：ワークシートでデータを選択し、Excelリボンの[挿入]タブをクリックすると、データをテーブルに保存できます。次に、「テーブル」グループの「テーブル」ボタンをクリックします。
ピボットテーブルの場合：ワークシートでデータを選択し、Excelリボンの[挿入]タブをクリックすると、データをピボットテーブルに保存できます。次に、「テーブル」グループの「ピボットテーブル」ボタンをクリックします。
クエリの場合：ワークシートでデータを選択し、Excelリボンの[データ]タブをクリックすると、クエリにデータを保存できます。次に、「外部データの取得」グループの「他のソースから」ボタンをクリックします。

Excelデータベースにデータを保存するための最良の方法は何ですか？

データベースにデータを保存する最良の方法は、ビジネスニーズとユースケースによって異なります。レポートまたはデータ分析にデータベースを使用する場合は、ピボットテーブルまたはクエリが適切なオプションです。

データの保存と基本的なフィルタリングにデータベースを使用するだけの場合は、ワークシートまたはテーブルで問題なく機能します。

Excelデータストレージのベストプラクティス

Excelデータベースにデータを保存するときに従う必要のあるいくつかのベストプラクティスがあります。

データを整理する

見つけやすく、使いやすいように、データを整理しておくことが重要です。これを行う1つの方法は、隣接するセルを使用して関連データを格納することです。

たとえば、顧客情報を保存している場合、あるセルに顧客の名前を入れ、次のセルに顧客の住所を入れることができます。

ヘッダーを使用する

ヘッダーは、各列に格納されているデータを識別するのに役立ちます。ヘッダーを追加するには、Excelリボンの[挿入]タブをクリックしてから、[セル]グループの[ヘッダー]ボタンをクリックします。

データをフィルタリングする

データをフィルタリングすると、探しているデータを見つけるのに役立ちます。データをフィルタリングするには、Excelリボンの[データ]タブをクリックしてから、[並べ替えとフィルター]グループの[フィルター]ボタンをクリックします。これにより、各列のヘッダーにドロップダウン矢印が挿入されます。

次に、フィルタリングする列のヘッダーにあるドロップダウン矢印をクリックして、ドロップダウンメニューから目的のオプションを選択できます。

データを並べ替える

データを並べ替えると、探しているデータを整理してすばやく見つけることができます。データを並べ替えるには、Excelリボンの[データ]タブをクリックしてから、[並べ替えとフィルター]グループの[並べ替え]ボタンをクリックします。これにより、[並べ替え]ダイアログボックスが開きます。

[並べ替え]ドロップダウンで、並べ替える列を選択します。次に、[順序]ドロップダウンで、データの並べ替え方法（昇順、降順など）を選択します。最後に、「OK」ボタンをクリックします。

Excelデータベースを検索する方法

優れたデータベースは、主に2つのことを行います。データを保存し、特定の基準に基づいてそのデータを検索（または「クエリ」）できるようにします。

Excelデータベースを検索する方法は次のとおりです。

Excelリボンの[データ]タブをクリックします。
「並べ替えとフィルター」グループの「フィルター」ボタンをクリックします。これにより、各列のヘッダーにドロップダウン矢印が挿入されます。
検索する列のヘッダーにあるドロップダウン矢印をクリックします。
ドロップダウンメニューから「カスタムフィルター」を選択します。これにより、[カスタムフィルター]ダイアログボックスが開きます。
最初のドロップダウンで、「含む」を選択します。
2番目のドロップダウンに、検索条件を入力します。
「OK」ボタンをクリックします。
列のデータは、検索条件を含む行のみを表示するようにフィルター処理されます。

フィルタを削除するには、Excelリボンの[データ]タブをクリックしてから、[並べ替えとフィルタ]グループの[クリア]ボタンをクリックします。

Excelのリレーショナルデータベース

Excelはリレーショナルデータベースとしても機能します。ここでは、リレーショナルデータベースとは何か、なぜそれが重要なのか、Excelで設定する方法について簡単に説明します。

リレーショナルデータベースはどのように機能しますか？

リレーショナルデータベースは、データをテーブルに格納するデータベースの一種です。テーブルはファイルシステムのフォルダに似ており、各テーブルには情報のコレクションが格納されています。

リレーショナルデータベースでは、各テーブルはリレーションシップを介して他のテーブルに接続されます。これらの関係により、テーブル内のデータを相互にリンクできます。

たとえば、顧客テーブルを注文テーブルにリンクすることができます。これにより、特定の顧客のすべての注文を確認できます。

Excelでリレーショナルデータベースを作成するにはどうすればよいですか？

Excelでリレーショナルデータベースを作成するのは2段階のプロセスです。

まず、データを格納するテーブルを作成する必要があります。次に、テーブル間の関係を作成する必要があります。

ステップ1：テーブルを作成する

テーブルを作成するには、Excelリボンの[挿入]タブをクリックしてから、[テーブル]グループの[テーブル]ボタンをクリックします。これにより、「テーブルの作成」ダイアログボックスが開きます。

「範囲」フィールドに、テーブルに含めるセルの範囲を入力します。次に、テーブルにヘッダーが含まれている場合は、[マイテーブルにヘッダーがあります]チェックボックスをオンにします。最後に、「OK」ボタンをクリックします。

Excelはワークシートにテーブルを挿入します。テーブルにデータを追加するには、セルにデータを入力するだけです。

各テーブルに名前を付けることをお勧めします。これを行うには、テーブル内の任意の場所をクリックしてから、Excelリボンの[テーブルデザイン]タブをクリックします。「テーブル名」フィールドに、テーブルの名前を入力します。

ステップ2：関係を作成する

テーブルを作成したら、それらの間に関係を作成する必要があります。これを行うには、Excelリボンの[データ]タブをクリックしてから、[データツール]グループの[関係]ボタンをクリックします。これにより、[テーブルと列の選択]ダイアログボックスが開きます。

「使用可能なテーブル/列」リストで、関係に含めるテーブルと列を選択します。次に、「追加」ボタンをクリックします。

テーブルと列の追加が終了したら、[閉じる]ボタンをクリックします。これにより、「関係の作成」ダイアログボックスが開きます。

[主キー]ドロップダウンで、最初のテーブルから主キー列を選択します。主キーは、テーブルの各行を一意に識別する列です。

「外部キー」ドロップダウンで、2番目のテーブルから外部キー列を選択します。外部キーは、最初のテーブルの主キー値と一致する値を含む列です。

たとえば、customerテーブルの主キーが「CustomerID」列である場合、注文テーブルの外部キーは「CustomerID」列になります。

最後に、「作成」ボタンをクリックします。 Excelは関係を作成し、2つのテーブルを結ぶ線として表示します。

これで、この関係を使用して、両方のテーブルのデータをフィルタリングおよび並べ替えることができます。たとえば、注文テーブルをフィルタリングして、特定の顧客の注文のみを表示することができます。

これを行うには、Excelリボンの[データ]タブをクリックしてから、[並べ替えとフィルター]グループの[フィルター]ボタンをクリックします。これにより、テーブルの各列のヘッダーにドロップダウン矢印が追加されます。

「CustomerID」列のヘッダーにあるドロップダウン矢印をクリックして、リストから顧客を選択します。 Excelはテーブルをフィルタリングして、その顧客の注文のみを表示します。

「並べ替えとフィルター」グループの「クリア」ボタンをクリックすると、フィルターを削除できます。

この関係を使用して、別のテーブルからデータを検索することもできます。たとえば、注文テーブルから顧客の名前を検索できます。

これを行うには、顧客の名前を表示するセルをクリックしてから、Excelリボンの[数式]タブをクリックします。「Lookup＆Reference」グループで、「Vlookup」ボタンをクリックします。これにより、「関数の引数」ダイアログボックスが開きます。

「Table_array」フィールドで、顧客テーブルを選択します。次に、「Col_index_num」フィールドに、顧客の名前を含む列の番号を入力します。この例では、顧客の名前が2番目の列にあるため、「2」と入力します。

次に、「Range_lookup」フィールドに、Excelで近似一致を検索する場合は「TRUE」と入力し、Excelで完全一致を検索する場合は「FALSE」と入力します。この例では、完全に一致する必要があるため、「FALSE」と入力します。

最後に、「Lookup_value」フィールドで、顧客のIDを含むセルを選択します。これは、Excelが顧客の名前を検索するために使用する値です。終了したら、「OK」ボタンをクリックします。

Excelは顧客の名前を検索し、セルに表示します。これで、ワークシートの他のセルと同じように、このセルを数式で使用できます。

たとえば、顧客の名前と注文番号を連結して、注文ごとに一意の識別子を作成できます。可能性は本当に無限大です。

ご覧のとおり、Excelのリレーショナルデータベースは、ビジネスの顧客データと注文データを管理するための非常に強力な（ただし複雑な）ツールです。

データベースがeコマースにとって重要なのはなぜですか？

データベースは、企業が顧客情報、製品情報、および注文情報を保存できるようにするため、eコマースにとって重要です。

しかし、Excelはこれまでのところあなたを連れて行くだけです。マイクロソフトの主力スプレッドシートツールが大好きなだけでなく、成長を決意したダイナミックなeコマースビジネスには、より堅牢なソリューション、つまりSkuVaultのような在庫管理ソフトウェアが必要です。

SkuVaultは、企業が顧客の注文、製品情報、在庫レベルを追跡するのに役立つ強力な在庫管理ソフトウェアです。

このプラットフォームは、Excelを手動で更新することなく、すべてのストアフロントで顧客の注文と在庫レベルを自動的に追跡します。

SkuVaultの動作の詳細については、こちらの機能ページをご覧ください。

また、eコマースビジネスの運営と拡大に関するアドバイスについては、ブログを購読するか、次の関連記事を確認してください。

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