eコマースストアで注文書を効果的に処理する方法
公開: 2019-09-10マーチャントが小売会社が販売する製品を取得するたびに、発注書を作成する必要があります。 このタイプの文書は長期的なサプライヤーにとって見過ごされがちですが、小売業者は在庫と経費を管理できるため、小売業者にとっては多くの利点があります。 そのため、この記事では、注文書と、e コマース ストアで注文書を効果的に処理する方法について十分に理解できるようにします。
1. 発注書とは何ですか?
注文書または PO は、購入者が作成し、販売者に提示する法的拘束力のある文書と見なされます。 オンラインで買い物をするときのオンライン ストアの「カート」のように、注文書は購入したいもののリストです。 ただし、購入者が必要とする製品の数量または種類、支払い情報、および配送の詳細を詳細に提供します。
2. 発注書を効果的に管理することの重要性
注文書は、あなたとサプライヤーの間の法的拘束力のある文書であるだけでなく、在庫を追跡し、財務業務を改善するために不可欠な文書でもあります。 多くの小売業者は、サプライ チェーンを最優先で管理するために、店舗のベンチマークを設定しています。 過剰な在庫は運転資本勘定を大幅に削減しますが、在庫切れは潜在的な顧客が製品を購入するのを妨げます. さらに、PO は、これまでに協力してきたすべてのサプライヤーの概要を提供し、最高の価格と製品品質を備えた最高のサプライヤーを選択するのに役立ちます。
3. 発注書の取り扱い方法
3.1. 明確な PO のガイドラインと段階を指定する
まず、効果的な発注書管理は、PO のガイドラインと段階を指定することから始まります。 これらの購買ポリシーとプロセスは、スタッフが理解できるように明確かつ具体的でなければなりません。 あなたのチームはマネージャーに代わって購入するため、将来の間違いや混乱を防ぐために、ガイドラインは一貫している必要があります。
ガイドに含める必要がある重要な情報は、注文書の承認プロセス、購入シナリオの例、またはサプライヤーの選択です。 これらは、e コマース ストアで注文処理がスムーズに行われるようにするために不可欠なものです。
3.2. PO プロセスを頻繁に確認する
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PO プロセスを頻繁に見直すことは非常に重要です。特に、さまざまな機能分野の多くの従業員が購買タスクに参加している場合は重要です。 倉庫や営業チームなど、各部門からフィードバックを得る必要があります。 このアクションは、発注プロセスの問題を指摘し、タイムリーに調整するのに役立ちます。
マーチャントは、顧客と直接やり取りするときに、顧客の意見からフィードバックを得ることができます。顧客は、発注管理を改善するための最良のアイデアを提供してくれる可能性があります。 また、監査と品質管理を定期的に実施できます。 後の監査のためにこれらの記録を保持する必要があります。 これらを 1 つの購入に関連させておくと、倉庫管理者はすべての貴重な情報とすべてのアイテムの概要を取得できます。
以下のチェックリストに従って、PO を確認できます。
- 会社名、
- POの日付、
- 販売条件、
- 請求先、販売先、および出荷先住所
- 料金明細、
- 購入者の署名と名前。
3.3. サプライヤーデータベースの構築
すべての小売業者は、過去に購入したすべてのサプライヤーの記録を保持する必要があります。 これらの記録には、少なくとも連絡先の詳細と支払い条件を含める必要があります。 サプライヤがビジネスに必要な一部の製品を使い果たした場合、代わりに別のサプライヤを即座に選択できます。 データベースにアクセスできると、ビジネスの全員がサプライヤを選択する時間を大幅に節約できます。これは、ストアで注文ソフトウェアを購入することの最も重要な利点の 1 つだからです。
3.4。 注文書処理の自動化
発注書は、契約条件を説明し、ビジネスを保護するため、常にタイムリーにサプライヤーに送信する必要があります。 これらの書類の提出が遅れる場合は、時間通りにパートナーに丁重に知らせる必要があります。
PO をサプライヤに送信する際の遅延の可能性を制限するために、マーチャントは発注書処理を自動化できます。 POS または MSI システムを使用して発注書を自動化することで、時間と労力を節約できます。 自動化された PO 処理のおかげで、製品を補充する時期と必要なアイテムの数を常に把握できます。 これらのシステムは、次のような購入タスクをサポートする強力なツールも提供します。
- 特定のしきい値に達すると、自動的に発注書が作成されます。
- クロスウェアハウス内配送の実装、
- 定期注文の作成、
- 購入関連書類の整理・保管、
- 注文のステータスと段階を追跡します。
ただし、エラーや間違いが発生して、小売業者のお金が無駄になる場合があります。 したがって、PO 承認プロセスを持つことで、マーチャントは財務や在庫の管理ミスを防ぐことができます。 PO プロセスを実装することで、重複した注文やビジネスに必要のない余分な在庫を持たないようにすることができます。これにより、発注書を効果的に管理し、サプライヤーに対して専門的でないことを防ぎ、常に顧客の注文を満たすのに十分な在庫。
より良いサービスを提供するために、顧客の好みについてウェブサイトから直接知りたい場合は、ポップアップ フォームを簡単に作成して質問することができます。
さらに読む: SEO を損なうことなくポップアップを使用するための 3 つの便利なヒント
3.5。 購買スタッフの管理
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将来、e コマース ストアに販売時点管理 (POS) またはマルチソース インベントリ (MSI) システムが必要だとします。 その場合、スタッフ メンバーに適切な権限を割り当てることが重要です。なぜなら、スタッフ メンバーは発注書を直接管理するからです。 これは、サプライヤが PO ステータスまたは配送情報を要求したい場合に特に役立ち、スタッフは正確かつ迅速に回答できます。
総括する
この記事が、購入注文と、e コマース ストアでの購入をより効果的に処理するための貴重なヒントについて理解を深めるのに役立つことを願っています。 上記のヒントを実装することで、管理の時間を節約し、サプライヤーと効果的に連携し、さらに重要なことに、適切な時期に適切な在庫を確保して販売し、売り上げを伸ばすことができます. 適切な発注ソフトウェアは、すべてのプロセスを自動化および簡素化し、調達タスクを簡単にします。 ビジネス ニーズとソフトウェアの予算を分析し、信頼できるパートナーを選択する必要があります。