ハイブリッド イベントを開催する方法: ハイブリッド イベントのチェックリスト

この仮想イベントの全体像を把握したと思ったちょうどその時、ハイブリッド イベントが登場しました。 現在の課題は、仮想およびライブの聴衆をホストし、両方を関与させてハイブリッド イベントを成功させる方法です。

確かに、事態はもう少し複雑になります。 しかし、ハイブリッド イベントも多くの可能性を提供します。 参加者にオプションを提供することで、ライブ イベントが提供するエンゲージメントの機会を活用しながら、リーチを拡大できます。

では、ハイブリッド イベントとは正確にはどのようなもので、どのように開催するのでしょうか? このハイブリッド イベントのチェックリストでは、ハイブリッド イベントの内容、理由、方法について説明します。 そして、この記事を読み終える頃には、独自のハイブリッド イベントを開催する準備ができていると感じるでしょう。

ハイブリッドイベントとは？

ハイブリッド イベントの定義から始めましょう。 簡単に言えば、ハイブリッド イベントは、ライブの対面イベントと観客を、仮想コンポーネントと仮想観客と組み合わせたものです。 これは、イベントの目標に応じて、ライブまたは録画のいずれかになります。

成功するハイブリッド イベントは、物理的な対面コンポーネントをオンラインの聴衆とシームレスに統合します。 両方の出席者は、仮想であろうと対面であろうと、講演を聞いたり、互いに交流したり、活動に参加したり、ネットワークを構築したりできる必要があります。

ハイブリッド イベントは、オンラインの視聴者への単なるイベントのライブ ストリームではないことに注意してください。 真のハイブリッド イベントは、両方のタイプのイベントの長所を組み合わせて、参加者がどこにいても真に魅力的でインタラクティブな体験を生み出します。

ハイブリッド イベントに移行する理由

したがって、このハイブリッド イベント全体が少し複雑に聞こえると思われるかもしれません。 仮想イベントに固執しないのはなぜですか? バーチャル イベントが多大な価値を提供することは否定できません。 また、厳密に仮想的なイベントが理にかなっている状況もあります。 しかし、ハイブリッド イベントを開催することで、バーチャルの価値を活用しながら、対面イベントが提供するメリットへの扉が開かれます。 それは両方の長所です。 ハイブリッド イベントで提供できる内容は次のとおりです。

より多くのエンゲージメント

ハイブリッド イベントを適切に行うと、両方の視聴者がつながり、参加できるようになります。 これにより、厳密な仮想イベントよりも多くのエンゲージメントと双方向性が提供されます。

柔軟性

私たちは皆、婚約に参加することを計画しているときに何かが起こる瞬間があります. ハイブリッド イベントを開催することで、土壇場で計画を変更する可能性があり、そうでなければキャンセルする可能性がある視聴者メンバーに可能性を開きます。 これにより、柔軟性が得られ、出席者のストレスが軽減されます。

リーチの増加

生活が通常に戻り始め、対面式のイベントが再開されても、何らかの理由で参加できない人が常にいます。 イベントが遠すぎる場合でも、別の競合がある場合でも、対面イベントに仮想オプションを提供すると、リーチが拡大します. これにより、他の方法ではイベントを完全にスキップする可能性のある人が引き続き参加し、ブランドに関与できるようになります.

コスト削減

イベントの規模によっては、ハイブリッド イベントをホストすることで、イベントの費用をいくらか解放できます。 出席者の半分がバーチャルでの参加を計画している場合、それは膨大な量の食事、スペース、さらには旅費さえも支払う必要がないことになります。

エバーグリーン バリュー

ハイブリッド イベントを使用すると、イベントから録画の完全​​なビデオ ライブラリを簡単に作成できます。 イベント自体のスライド、講演者の録音、オンライン Q&A を含めるだけで、Web サイトにアーカイブしたり、今後何年にもわたって聴衆にアクセスを提供したりできます。 これにより、ソーシャル メディアで共有したり、電子メール マーケティングを使用したり、ブログの投稿や Web サイトのコンテンツに作成したりできるイベント コンテンツに戻って再利用する機会も得られます。

ハイブリッド イベントを開催する方法: ハイブリッド イベントのチェックリスト

ハイブリッド イベントとは何か、なぜその価値があるのか​​がわかったので、楽しい話題に取り掛かりましょう。 どのように正確にホストしますか? イベント計画の前、中、後の段階に分けて、このハイブリッド イベント チェックリストをまとめました。

始めましょう！

イベント前

1. 予算を設定する

すべてのイベントには、関連するコストがあります。 バーチャル イベントは、企業、ブランド、およびイベント プランナーが大幅なコスト削減を可能にしたため、多くの誇大宣伝を受けました。 物理的な会場の費用や出席者を直接ホストする費用がなければ、イベント マーケティングのための余分な余地がたくさんあります。 ハイブリッド イベントに関しては、イベントの対面部分と仮想部分の両方の予算を立てる必要があります。

だからと言って、ハイブリッド イベントがまだ破綻すると言っているわけではありません。 会場のために多くのスペースを投資する必要がないため、コスト削減の余地がたくさんあります。 サイズを制限すれば、軽食やライブ エンターテイメントにも多額の費用をかける必要はありません。 さらに、リーチが拡大することで、より多くの人をイベントに招待できるようになり、チケット販売による流動性の可能性が広がります。

それで、あなたは何のために予算を立てる必要がありますか？ ハイブリッド イベントでは、仮想イベント プラットフォームの使用と、ビデオ ストリーミングを可能にするためのテクノロジへの投資が引き続き必要になります。 さらに、ライブ会場があり、場合によってはスピーカーの旅費もかかります。 追跡しなければならないことがたくさんあるので、予算をハッシュ化するときに考慮したいもののリストを次に示します.

• ハイブリッド イベント プラットフォーム
• カメラと三脚
• スタジオマイク
• ライブ会場
• スピーカーおよび/またはスピーカーの旅費
• 軽食
• 音楽またはエンターテイメント
• イベントグッズまたは仮想イベントグッズボックス

2. バランスの取れた議題を作成する

ハイブリッド イベントはバランスがすべてです。 2 つの異なるニーズを持つ 2 つの異なるオーディエンスがいます。 イベントを成功させるには、これら 2 つのグループの共通点を見つける必要があります。 各グループがイベントの経験から何を望んでいるのかを定義することから始めます。

対面の聴衆

対面の聴衆は、エンゲージメントに関してはそれほど手を握る必要はありません。 彼らはおそらく興奮し、参加して他の人とつながる準備ができているでしょう. 彼らはあなたのイベントに参加するために投資したので、丸一日のセッションを期待するでしょう。 休憩はあまり必要ないかもしれませんし、講演者や発表者により集中するでしょう。

バーチャルオーディエンス

仮想視聴者は、短くて消化しやすいコンテンツを好みます。 エンゲージメントに関しては、彼らはより多くの注意を払う必要があり、イベント中にマルチタスクを行う可能性があります。 彼らはより多くの休憩を必要とするか、または望んでいるかもしれません。

ハイブリッドなオーディエンスへのケータリング

では、中間点は何ですか？ 議題を分割することを検討してください。 対面の聴衆が参加しているすべてのセッションに仮想聴衆を参加させないでください。 これらのセッションを記録し、仮想視聴者が自由にオンデマンドで視聴できるようにすることができます。

両方の聴衆に選択した量のセッションを提供します。 これらのセッションでは、対話に重点を置いてください。 各セグメントの質問と回答の部分を提供し、両方の視聴者を引き付けるための創造的な方法を考え出します。 以下では、エンゲージメント アクティビティと、両方のオーディエンスを結び付ける方法について説明します。 議題を設定する際に心に留めておくべき要点は、バランスを見つけることです。 各視聴者のニーズを念頭に置き、両方に対応します。 これにより、イベント中に常に双方が関与し、存在し続けることができます。

3. イベント バズを作成する

他のイベントと同様に、人々を興奮させたいと考えています。 これは、ハイブリッド イベントに関しては特に重要です。 人々が興奮すればするほど、お互いに関与する可能性が高くなり、視聴者は全体的につながりを感じます。

イベントの話題は、特にソーシャル メディアを活用する場合に、ブランドの認知度を広めるのにも役立ちます。 参加することに興奮している参加者は、独自のプライベート チャネルを通じて言葉を広めます。 これにより、他の見込み客が参加に興味を持ったり、新しい人にあなたのブランドを紹介したりすることができます。 イベントのバズは基本的に、マーケティング活動全体にとって価値のあるユーザー生成コンテンツ戦略です。

ハイブリッド イベントのイベント バズを作成するのに役立ついくつかのアイデアを次に示します。

• イベント ハッシュタグを作成する
• ソーシャル プラットフォームでイベント ページを作成する
• ウェブサイトやメール キャンペーンにカウントダウン クロックを追加する
• 仮想イベントのグッズやギフトを送る
• 出席者に自分のグッズの写真を共有するように勧めます
• 開封動画を共有する
• 誇大広告のビデオまたはイベントの予告編を作成する

実際に見てみましょう:

独自のイベントバズを作成する方法を知りたいですか? バーチャル イベント スワッグによって生み出された興奮が、どのようにイベントの成功につながったかについての素晴らしいストーリーがあります。

イベント期間中

4. オンサイトのホスト スピーカー

ハイブリッド イベントを主催する場合、スピーカーをリモートにするか、オンサイトにするかを選択できます。 スピーカー、パネル、またはその他の教育セッションを、直接聴衆と一緒にライブで開催するようにあらゆる努力をすることをお勧めします。 理由は次のとおりです。

何よりもまず、ブランドがよりプロフェッショナルに見えるようになります。 スピーカーをステージに配置し、背景に会社またはイベントのロゴを配置すると、スピーカーの信頼性が高まります。 スピーカーがステージにいるときは、より多くのエネルギーと相互作用があり、仮想参加者に見られ、感謝されます。

また、仮想参加者がよりつながっていると感じるのにも役立ちます。 彼らは、直接聴衆からの反応を見たり聞いたりして、群衆のエネルギーを活用することができます. 離れていても、バーチャル オーディエンスはライブ体験の一部であるかのように感じます。

6. オンラインと対面の聴衆をつなぐ

これは、どのハイブリッド イベントにおいても、困難ではあるが非常に重要なステップです。 ハイブリッド イベントが提供するメリットを真に活用したい場合は、2 つのセグメントに分かれたオーディエンスをつなぐ方法を見つける必要があります。 そもそも人々がイベントに参加する主な理由の 1 つは、ネットワーキングの側面です。 したがって、オンラインとオフラインの聴衆の間のギャップを埋めることで、イベント参加者にとってより価値のある体験を生み出すことができます.

幸いなことに、ここでハイブリッド イベント プラットフォームが役に立ちます。 最高のソフトウェアは、両方の視聴者にさまざまなエンゲージメント手段を提供します。 これは、ライブ ポーリング、チャット ルーム、ダイレクト メッセージ、さらにはデジタル名刺交換など、さまざまな形で提供されます。 最高のハイブリッド イベント プラットフォームは、スポンサーや展示用の仮想ブースを提供することさえできます。

どちらのオーディエンスも、これらのエンゲージメント方法に価値を見出す必要があることに注意してください。 これには、出席者とのコミュニケーションが必要です。 対面の聴衆がラップトップまたはデバイスを持参して、仮想の聴衆と通信できるようにしてください。 また、スピーカーが仮想聴衆と同様に関与していることを確認してください。 両方の側 (バーチャルとライブ) からの質疑応答アクティビティを組み込むことで、お互いから学びながら、両方の聴衆が関与していることを確認できます。

ネットワーキングを促進するもう 1 つのアイデアは、会議の議題にミート アンド グリートを組み込むことです。 これらの出会いと挨拶を仮想化し、対面およびリモートの聴衆の両方が利用できるようにします。

これらのエンゲージメントを自然に感じさせることが重要です。 ゲストに何かを強制しないでください。 しかし、対面とリモートの両方の参加者に、ソフトウェア プラットフォームに組み込まれた対話型ツールの使用を奨励することで、イベントが提供する通常のネットワーキングの機会のように見えます。

6.ソーシャルメディアを使用してエンゲージメントを促進する

ソーシャル メディアは、イベントの前、最中、後に貴重なツールです。 ただし、イベント中は、視聴者の双方が互いに関与するように促すために利用できます.

以下に、いくつかの異なるアイデアを示します。

• ライブの参加者に、リモートの参加者とのセルフィーをソーシャル メディアに投稿するように勧めます
• ライブの参加者にリモートの参加者と接続してもらい、これまでのお気に入りのセッションを共有してもらいます
• リモートの参加者がライブの参加者とつながり、自宅でイベントの記念品の写真を共有する

イベントバズについて話したときのことを覚えていますか? このアドバイスに従えば、イベント用の特別なソーシャル メディア チャネルが作成されたことになります。 このページを使用して、1 日を通してイベントのライブ フィードを維持します。 参加者に、写真を共有したり、コメントを投稿したり、グループの会話に参加したりしてもらいましょう。

イベントのソーシャル プレゼンスは、イベントにどれだけの労力を投資するかに依存することに注意してください。 イベント中に何が起こっているかについてソーシャル メディアに投稿することを怠った場合、視聴者が 1 日を通してブランドに関与しなくても驚かないでください。 このプラットフォームで積極的に発言することで、より多くのエンゲージメントが実現します。

イベント後

7. ビデオ ライブラリを作成する

イベントに続いて、ハイブリッド イベントのデジタル部分の最大の利点の 1 つを活用したいと考えています。 イベント中に記録して参加者が利用できるようにしたすべてのコンテンツは常緑化し、イベントが終わった後もずっと使用できる場所に保管する必要があります。

多くのハイブリッド イベント プラットフォームでは、リソースを共有し、ビデオを保存できるスペースを作成できます。 最高のプロバイダーを購入する際は、このことを念頭に置いてください。

ただし、動画を静的に保存するだけでは不十分です。 これらのコンテンツを、将来のマーケティング戦略に積極的に統合できる新しいリソースに転用することを検討してください。 作成できるコンテンツのアイデアをいくつか紹介します。

• 記録されたセッションからトレーニング コースを作成します。
• ソーシャル メディアで共有する「1 日、1 週間、または 1 か月のレッスン」を確立します。
• メール ニュースレターやセールス アウトリーチで使用するビデオのヒントを公開します。
• 記録されたセッションごとにブログ投稿を作成し、各投稿にビデオを含めます。

再利用を工夫して、従来のライブ イベントよりもはるかに大きな ROI をハイブリッド イベントから得ることができます。

8. ハイブリッド イベントの成功を分析する

すべての発言と実行が完了し、ほこりが落ち着いたら、腰を下ろして袖をまくり、イベントの指標を掘り下げます。 ハイブリッド イベント プラットフォームの利点の 1 つは、分析プロセスが非常に簡単になることです。 ソフトウェア システムは、登録、ログイン、チャット、ビュー、ダウンロード、共有などの行動を追跡した可能性があります。 あとは、これらの指標の背後に何らかのコンテキストを置き、それらを使用してフォローアップ戦略を計画し、次のハイブリッド イベント アジェンダのガイドとして使用するだけです。

これらの指標を分析するときは、各参加者のエンゲージメント レベルに特に注意してください。 エンゲージメント スコアが高い人については、エンゲージメント スコアが高い人により的を絞ったフォローアップを送ることを検討してください。 おそらく、営業チームに特定のコンテンツを提供してもらうか、イベント中に彼らが最も関心を持っていた特定のカテゴリに向けた追加リソースを含むターゲットを絞ったメールを送信します.

9. 仮想参加者と対面参加者の両方をフォローアップする

これで、ハイブリッド イベント チェックリストの最後のステップに進みます。 フォローアップ。

イベントでのベスト プラクティスは、出席者に感謝することです。 ハイブリッド イベントを主催する場合は、この重要な手順をスキップしないでください。 ターゲットを絞った戦略的なフォローアップ アプローチを使用して、さらに一歩前進することをお勧めします。 多くの場合、これはイベント全体の中で最も価値のある部分です。

出席者にこの卓越した教育体験を提供し、ブランドと真につながる機会を与えました. 今こそ、あなたの会社で次の一歩を踏み出すよう彼らを励ます時です。 ハイブリッド イベントの後に送信する必要がある重要なフォローアップ メッセージを次に示します。

• 参加者全員にお礼のメール。 これは小さいですが、重要なステップです。 視聴者に時間を割いてくれたことに感謝し、イベントのハイライトを送信し、イベントが提供するエネルギーとブランドのつながりをとらえた写真を共有します。
• イベントにサインアップしたが表示されなかった人への「お会いできなくて申し訳ありません」メール。 イベントのハイライトをこのメールに含めて、彼らが見逃したものを示します。 これは、イベント前のマーケティングが引き起こした可能性のあるリードへの別のタッチポイントとして機能します。
• イベント後のアンケートを出席者に送信します。 これにより、次のハイブリッド イベントに向けて何を改善する必要があるかについて、洞察に満ちたフィードバックを得ることができます。
• 営業チームから、イベントの参加者にも個人的なフォローアップを送信してもらいます。 これにより、最初の「ありがとう」メールのメッセージが強化され、個人的かつ人間的なタッチが追加されます。

これらの手順を使用して、独自のハイブリッド イベントをホストします

ハイブリッド イベントの未知の新しさに怯えてはいけません。 本格的に取り組むと、ハイブリッド イベントは、対面イベントと仮想イベントの最高の機能を組み合わせて、ブランドが視聴者とつながり、関与するさらに良い機会を生み出します。

イベントが通常に戻ったとしても、視聴者のメンバーが変わったことを覚えておいてください。 仮想世界は出来事を永遠に変えました。 視聴者は、ブランドがオプションと柔軟性を提供することを期待します。 そのため、ハイブリッド イベント プロセスを学び、戦略の微調整を開始する重要な時期です。

実際、適切なツールと知識がこれまで以上に利用しやすくなったため、ハイブリッド イベントを理解するのはそれほど難しくありません。 リーチが拡大し、視聴者とブランドの両方がつながる機会が増えるため、ハイブリッド イベントは一歩踏み出す価値のある挑戦になります。