生産的なリモート会議を実行する方法| ベストプラクティスとテンプレート

事実：リモートチームは、オンサイトワーカーよりも多くの会議を行う傾向があります。

あなたが現在自宅で仕事をしているなら、あなたはこれが真実であることを知っています。

時々物事は制御不能に見えるかもしれません。 画面に顔が多すぎて、一度に話している人が多すぎて、遅れて参加している人がいて、他の人が何を話しているのかわからない場合、突然、招待されていない通話に参加することを決めた誰かの猫に焦点が当てられます。

しかし、会議は重要です。 また、リモートチームの場合、これは、どこにいても全員の連携を維持するのに役立つ1つのことです。

以下にリストされているのは、自宅の快適さから非常に効果的なリモート会議を実行するのに役立ついくつかのプラクティスです。

飛び込む準備はできましたか？

リモートミーティングのベストプラクティス

1.参加者を特定し、準備を支援します

会議に参加する必要がある人の決定は、会議の実際の目標によって異なります。

また、仮想会議を計画するときは、使用するツール、複数のタイムゾーン、競合するスケジュールに制限がある可能性があるため、誰が会議に参加するかをより慎重に検討する必要があります。

会議の時間を決める前に、出席者自身のスケジュールを確認することが不可欠です。

オフィスでは、昼食をとっている間、廊下ですれ違う、話し合うなど、より多くの情報を共有できるので、議題についてもっとカジュアルになれます。

ただし、仮想会議には、より多くの事前準備が必要です。

会議の目標/目的、追加のリソースへのリンク、または前日ではないにしても数時間早くディスカッション中に使用するアプリへのリンクとともに、議事録を送信することが重要です。

これにより、出席者は、必要なソフトウェアをインストールし、読んで、調査し、会議をその日にスケジュールし、その他の技術的要件に対応することで、来るべきことに備えることができます。 同時に、会議中に各出席者が果たすことが期待される役割を明確にします。

2.リモートミーティングのガイドラインを明確にする

会議のガイドラインは、物事をより適切に管理するのに役立ちます。

各参加者に何をする/貢献するか、オンラインでどのように行動するかを明確にします（つまり、他の人が話し終えるまで待ってから意見を表明するか、カメラをオンにしてマイクをミュートして他の人が話しているかなど）。 。）。

これらのガイドラインは、議事録と一緒に送信する紹介メールで言及できます。 または、会議の冒頭でこれらについて言及するために数分かかります。

同時に、参加者は、これらの簡単なオンライン会議のエチケットガイドラインに従うことで、物事をより効果的に保つのに役立ちます。

• ふさわしい服装
• プロフェッショナルで仕事に適した背景（つまり、ベッドがない、部屋が散らかっているなど）が設定されていることを確認してください。
• 話していないときにマイクをミュートする
• 気を散らさないでください。 他の人がプレゼンテーションをしているときに、電話を見つめたり、キーボードで入力したり、他のタスクに取り組んだりしないでください。
• スマートフォンを無音にして、他の通知をオフにします
• あなたの番を待ちます。 他の人が話している間、または話している間は邪魔しないでください
• コメントや質問がある場合は、話す前に自分自身に注意を向けてください。 手振りをするか、「質問」または「コメント」と言います
• 準備ができている。 会議の前に、接続、カメラ、マイクが機能していることを確認してください

ヒント：出席者にファシリテーター、notetaker、タイムキーパーなどの役割を割り当てます。これらの役割を異なる日にローテーションして、全員が関与し続けるようにします。

3.適切なリモート会議ソフトウェアを選択します

成功したすべての仮想会議に共通するものは何ですか？ それとその目的を促進するための優れたツールのセット。

ニーズに基づいて選択できるさまざまなツールがあります。

ズーム：これはソフトウェアベースの会議室ソリューションであり、チームはビデオの有無にかかわらずオンラインで会議を行うことができます。 より大きなチームと何かについて話し合い、彼らの反応をビデオで見たい場合、このツールはうまく機能します。

Slack：Slackは、音声通話やビデオ通話にも使用できるメッセージングアプリです。 毎日のスタンドアップや毎週のプロジェクトチェックインのリマインダーを設定したり、会議の議事録を投稿に記録したり、Slackチャネルに直接記録したりできる、別のSlackチャネルを作成できます。ただし、ビデオグループ通話のみが許可されます。合計15名。 したがって、短い会議の小規模なチームに最適です。

創造的に：オンラインホワイトボードでそれを視覚化することによってアイデアや概念を説明したいですか？ Createlyは、マインドマップを使用してブレインストーミングを行ったり、フローチャートを使用して会議中に新しいプロセスなどについて話し合ったりするチームに最適なツールです。 リアルタイムコラボレーション機能により、誰もが同じキャンバス/ボード上のコメントを同時に編集および共有できます。

Googleドキュメント：会議の議事録を作成したり、会議のメモを共有したり、プロジェクトの提案に協力したりする場合でも、Googleドキュメントは優れたツールです。 誰もがリアルタイムでドキュメントを共同編集して編集したり、チャットしたりコメントしたりできます。また、改訂履歴を使用して、いつでもドキュメントの古いバージョンに戻すことができます。

これらのツールを組み合わせて使用​​して、会議の目的を達成することもできます。 たとえば、Slackを使用して相互に通信したり、Createlyを使用して戦略を説明および記録したりできます。 画面をチームの他のメンバーと共有して、誰もが作業内容を確認できるようにするか、Slackチャネルから（Slack用のCreatlyプラグインを使用して）Createlyドキュメントを作成して、全員がすばやくアクセスできるようにします。

ヒント：自宅で仕事をしているときの対面でのコミュニケーションに最も近いビデオをできるだけ使用してください。 さらに、出席者のボディーランゲージを読んで、実際に注意を払っていることを確認する機会が与えられます。

4.氷を砕くための時間を割り当てます

リモートチームの場合、会議は関係構築の時間にもなります。 公式の問題について話し合うのではなく、会議の冒頭で時間をかけて氷を砕いてください。 これは、参加者が今後何時間も従事し続けるのにも役立ちます。

仮想会議室を回って、1週間がどのようになったかを全員に尋ねたり、全員が影響を受けている現在のイベントについて話したりすることができます。

ヒント：当面の問題について正式に話し合う前に、会議の目的も全員に思い出させてください。

5.メモを取り、アクションプランを作成します

会議中に共有されたすべてのアイデアを記録しておくことが重要です。 会議に参加できなかった人と共有し、後でアクションプランを作成するために使用できます。

物事を話し合い、解決策を見つけることと同じくらい重要なのは、会議の成果物とアクションアイテムに参加したすべての人に計画を実行するように割り当てることです。 同時に、期日と次の会議がいつ行われるかを明確にすることが重要です。

タスク管理ツールを使用している場合は、そのツールのすべてをすばやく計画できます。 アクションプランテンプレート（以下のテンプレートを確認）を使用して、優先順位を付けることもできます。

ヒント：会議後に割り当てられたアクションアイテムを含むすべての要約を記載したメールを送信します。

リモート会議中に物事を生産的に保つための7つのテンプレート

以下は、仮想会議中にすぐに使用できるいくつかのテンプレートです。 テンプレートをクリックするだけで、エディターで開くことができます。 編集/レビューのリンクを他の人と共有して共同作業します。

行動計画

このアクションプランテンプレートを使用して、役割と責任、リソース、期日などをその場で解決します。

ミーティングノート

会議のメモを削除するためのこのシンプルなテンプレートを使用して、会議の議事録を整理します。 後で要約メールに添付するか、Slackチャネルで共有して、他のユーザーにアクセスできるようにすることができます。

開始停止続行

チームが実行を開始し、実行を停止し、このテンプレートで実行を継続する必要があるアクションを検討します。

心理図

このテンプレートを使用して、トピックについてブレインストーミングします。 色分けを使用して、さまざまな参加者によって追加されたアイデアを識別することができます。

フィッシュボーン図

このフィッシュボーン図を使用して、問題解決を簡素化し、問題の根本原因を見つけます。

アイデアボード

アイデアボードで集めたアイデアを集め、整理し、優先順位を付けます。 アフィニティ図を使用して、アイデアを分類し、傾向/パターンを見つけることもできます。

チーム憲章

このチーム憲章テンプレートを使用して、チームの方向性を明確にし、境界を確立するために協力します。

生産的な仮想会議を実施するためのヒントは他にありますか？

コロナウイルスのパンデミックのために最近家で働いていますか？ 次に、オンライン会議に参加することはあなたの日常の一部でなければなりません。 チームが物事の生産性を維持するために使用するベストプラクティスのいくつかを教えてください。