取締役会がネズミ穴に落ちないようにする方法
公開: 2019-04-14会議の目的を定義する
それらに関連付けられた非常に具体的な項目と時間を含むアジェンダを作成します
あなたをネズミ穴に連れて行くキャラクターを特定することを学ぶ
私たちは皆、軌道から外れた会議に参加してきました。ことわざの「ネズミの穴」に沈んでしまい、そこからの救助は不可能だと感じています。 それはどのように起こりますか？ そして、どうすればそれを回避できますか？
前回の投稿では、会議前の取締役会の準備について書きましたが、率直に言って、これはあらゆる種類の会議に適用できます。 簡単に言えば：
- 会議の目的を定義する
- それらに関連付けられた非常に具体的な項目と時間を含むアジェンダを作成します
- 会議の少なくとも 72 時間前に配布される「事前読み物」を作成します (財務、戦略分析、重要な意思決定の枠組み)。
- そして重要なことは、取締役会の各メンバーと簡単な「事前電話会議」を行い、あなたが考えていることを説明し、あなたがカバーする予定のない非常に重要なことがあるかどうかを尋ねることです。
取締役会の衛生管理を徹底するためには、議題ごとに議題が割り当てられた印刷物を各席に配る必要があります。 逸脱することは許されますが、逸脱する場合は意識的な選択であることを確認してください。
これらすべてを事前に行っておけば、ネズミ穴に落ちる可能性はすでに大幅に減少しています。 しかし、それはまだ起こります。 ここにあなたを連れて行くキャラクターは次のとおりです。
「細密商人」
一部の人々は、55の質問をして、すべての詳細を理解したいと思っています. 彼らは、自分の責任の「範囲」について強い感覚を持っていません。 考えてみれば、55 の質問をすることはすべての取締役会のメンバーの時間を無駄にしていることに気付くでしょう。彼らはおそらくそんなことをするつもりはありません。
「詳細商人」に対処する優れた方法は、次のように言うことです。 これらは素晴らしい質問です。 議題を通過できないのではないかと心配しています。」 親切な人のほとんどは、非常に丁寧なヒントを得ることができます。
「ネガティブ・ネリー」
これらは、あなたが提示するものに間違いを見つけずにはいられない人々です。 あなたは本当にポジティブな兆候を 5 つ持っているかもしれませんが、彼または彼女の心は、うまくいかなかった 1 つのことを見つけるように配線されています。 そのことが他のものよりも本当に重要である場合 - 十分に公平です. しかし、ネガティブなネリーを気分良くさせるためにあなたを捕まえるだけなら、それを止めるのはCEOとしてのあなたの仕事です.
「気が散る先輩」
私たちは皆、非常に上級の投資家や企業の幹部と一緒に取締役会に参加してきましたが、彼らは事前に資料を読まなかったり、電話をかけたりしているため、会話の主旨を見逃しています。 彼らは、デッキにあった 101 の質問をしたり、あなたが既にカバーしたトピックについて尋ねたりします。
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聞いてください、それは起こります。 仲間の理事として、私はあまり動揺しないようにしています。 しかし、私が気が狂ってしまうのは、CEO が貴重な時間を費やして、すでに利用可能な情報に目を通すことで、この悪い行動に対応しようとするときです。 先読みと事前呼び出しを行った人々の時間に無礼です。
誰かが注意を払っていない場合、私は最初に礼儀正しくするために質問に再回答するでしょう. それが続く場合は、「その点については少し前に説明しました。 よろしければ次に進みたいと思いますが、ミーティングの最後に戻ってきて、その答えを確実に得られるようにすることをメモしておきます。」 （そして実際にそれを書き留めて、彼らが見るようにします）
ADD ディレクター
これは、まあ、私だからです！ しょうがない。 私はときどきあなたの話していることに気を取られてしまい、本当に議題にないことについて質問したくなることがあります。 私はそんなつもりはありませんが、もし私が優しい筆を返されたら、喜んでこう言います。 ごめんなさい。
それについては後で説明しましょう。」 ADD ディレクタの問題点は、文字通り、自分が望むものを何でも尋ねることを止めることができないということです。 ADDを持つ人の定義は、「衝動制御」の問題を抱えている人です. 私たちを自分たちから救ってください。 1 行の質問には丁寧に答えますが、脱線させないでください。
味方
これが最も必要なものです。 味方が必要です。 会議を順調に進行させるために、あなたの代表者である非常勤の取締役会メンバーが必要です。 できないときにステップアップしてくれる人です。 彼らがいつ助けるべきかを知るための合言葉を持ってください。
これは、「スティーブ。 あなたの質問は素晴らしく、私も同様の質問がいくつかあります。 メアリーが議題にとどまろうとしているのを見て、これが私たち全員が合意した議題だと思います。 その議題に注目して、会議の最後に戻ってきてもよろしいですか。 本当に申し訳ありませんが、オーバーランする時間がなく、これが私たちを軌道から外しているのではないかと心配しています。」 私はこの男です。
頼まれなくてもやる。 私の ADD は、会議で時間を無駄にすると非常にイライラするようにあらかじめ配線されています。 完全に非戦略的で議題から外れていることについて話しているという事実に気が散ってしまうため、注意を払うのに精神的に苦労し始めます。
明らかに、それが素晴らしい質問であり、価値のある議論であり、カバーする必要がある場合 — 私は参加します. 優れた CEO は味方を見つけ、会議がネズミ穴に落ちないように助けてくれます。
手短に
ネズミ穴に落ちるほとんどの会議がそこで終わる理由は、会議を軌道から外してしまう上記の原型の 1 つを持っているためです。 多くの場合、彼らは善意でそれを行い、求められたときに喜んで行動します。 あまりにも多くの CEO が、アジェンダに関係があるかどうかにかかわらず、尋ねられたすべての質問に答えることが自分の責任であると考えています。
これの問題点は、他のすべての取締役会メンバーの時間を軽視することと、取締役会がグループとして生産的に機能するために必要な時間を短縮することです。 そして問題は、ほとんどの取締役会メンバーが、時間の浪費に反対するよりもむしろ唇を噛むことです.
[Mark Suster によるこの投稿は、最初に bothsidesofthetable に掲載されたもので、許可を得て転載しています。]