説得力のあるビジネスケースを書くには？ | | #35 プロジェクト管理を始める

ビジネス上の正当な理由、またはビジネス ケースは、プロジェクト マネージャーが準備する重要なドキュメントの 1 つです。 結局のところ、それは利害関係者を納得させ、最終的にプロジェクトが支援、資金提供を受け、実施されるかどうかを決定します。 では、そのような説得力のあるビジネスケースをどのように書くのでしょうか?

説得力のあるビジネスケースを書くには？ - 目次：

1. 序章
2. なぜこのプロジェクトを追求するのですか？ ビジネスニーズを明確に定義する
3. 何をしたらいいでしょう？ プロジェクトの範囲を説明する
4. 私たちはどのように働きますか？ スケジュールの概要
5. いくらかかるでしょうか費用便益分析の準備
6. その目標は努力する価値があるか？ 望ましい結果を集める
7. まとめ

序章

最新の PMBOK におけるビジネス ケースの定義は非常に広範です。 次のように書かれています。

「ビジネスケースは、提案されたプロジェクトの価値提案であり、財務的および非財務的利益を含む可能性があります。」

このような短い説明から、利害関係者に説得力のある文書を作成する方法を推測することは困難です。 では、計画されたプロジェクトのためにどのようなビジネス ケースを作成すればよいのでしょうか?

ビジネスケースには、最大限の明確さが求められます。 したがって、最初に行うのは、私たちの冒険が何についてのものであるかについて、実際の子供または想像上の子供に話しているかのように説明することです。 なぜプロジェクトをやりたいのか、何をしたいのか？ それをどのように達成し、誰をターゲットにしますか?

なぜこのプロジェクトを追求する価値があるのですか? ビジネス ニーズを明確に定義する

優れたビジネス ケースに向けた最初のステップは、プロジェクトの目的が取り組む必要性と、組織にとってのビジネス上の利益を明確に定義することです。 つまり、なぜプロジェクトを実施するのかという問いに対する答えです。

それらに答えるには、次の準備が必要です。

• 予備的なビジネス要件
• 目標と目的に関する詳細な情報、
• 目標を達成することによって恩恵を受けた組織の将来の状態の概要。

プロジェクト マネージャーは、最初の利害関係者の承認と、プロジェクトを計画フェーズに移行する決定の後、ビジネス ニーズの詳細をプロジェクト憲章に入力します。

何をしたらいいでしょう？ プロジェクトの範囲を説明する

次のステップは、プロジェクトの範囲を提示することです。 その正当な理由は、実行する予定のタスクとビジネス ニーズを理解できる形で関連付ける必要があります。 このようにして、プロジェクトを追求する価値がある理由が説明されます。 ビジネス ニーズが投資に見合うだけの価値があり、緊急であることを関係者に納得させる必要があるため、現時点で対処する必要があります。

また、私たちが採用しようとしている技術的ソリューションとイノベーションについても言及する価値があります。 高度なソリューションと専門的な装置またはソフトウェアを採用する場合、基本的な概念を説明し、専門用語を避けると、理論的根拠が明確になります。

私たちはどのように働きますか？ スケジュールの概要

ここで、プロジェクトの作業スケジュールの概要を説明します。 ここでマイルストーンに言及し、期待される結果を 1 文または 2 文で説明する必要があります。 これにより、利害関係者は範囲だけでなく、プロジェクトの実施方法も理解できるようになります。 また、チームの規模と、プロジェクトの最初の結果を達成するために必要な時間もすぐにわかります。

いくらかかるでしょうか費用便益分析の準備

コスト分析を提供することで、利害関係者はプロジェクトの資金調達に関する決定を下すことができます。 可能な限り正確に提示する必要があります。

• 総量 - プロジェクトに関連するコストと必要なリソースの適切な分析に基づいて、
• 長期プロジェクトを実施する場合は、マイルストーンまたは年ごとのサブ金額。

ビジネス ケースでは一般的な金額のみが必要ですが、プロジェクト ライフ サイクルの後の段階で、詳細な財務データと分析が必要になります。 したがって、利害関係者がプロジェクトマネージャーがプロジェクトの実施コストに精通していることを知ることができるように、最初に見積もりを準備する価値があります。

その目標は努力に値するものですか？ 望ましい結果を集める

最後のステップは、プロジェクトの望ましい結果を書き留めることです。 これは将来の状態の簡潔なビジョンであり、各利害関係者グループへのメリットを明確に説明しています。 あなたはそれを保つべきです：

• 簡潔、
• 専門用語なし、
• データと望ましい結果を含むビジュアルを使用して、
• 現実的。

プロジェクトチームの活動は実施中に精査され、プロジェクトの確立された望ましい結果と比較されるため、最後の点に関する意味を心に留めておいてください。 彼らが野心的でありながら十分に用心深い場合、あなたは彼らに安全に会うことができ、プロジェクトはニーズに沿ったままであり、意図した結果を生み出します.

まとめ

説得力のあるビジネス ケースには、明確に定義されたビジネス ニーズ、プロジェクトの範囲、タイムライン、費用対効果の分析、および望ましい結果が含まれている必要があります。

ビジネス ケースを提示することで、プロジェクトの価値を利害関係者に効果的に伝えることができます。 PMBOK が述べているように、「望ましい結果を明確に記述し、プロジェクト全体で繰り返し評価し、更新する必要があります。」 したがって、プロジェクト マネージャは、プロジェクト全体を通してビジネス ケースの観点からプロジェクトを定期的に評価する必要があります。 このようにして、彼らはそれがニーズに沿ったままであり、利害関係者と合意した目標に向かって進んでいることを最も簡単に確認できます.

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作者: キャロライン・ベッカー

プロジェクト マネージャーとして、Caroline は、最適なワークフローを設計し、プロセスを最適化するための新しい方法を見つける専門家です。 彼女の組織力と時間的プレッシャーの下で働く能力により、彼女は複雑なプロジェクトを実現するのに最適な人物となっています。

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