成功する危機管理計画の作成：従うべき9つの重要なステップ

企業の世界では、「危機」という言葉が頭の中にたくさんのイメージを呼び起こすことがあります。 パンデミック、荒天、倉庫での火災、さらには法外な公のスキャンダルの大発生。

多くの組織では、最初からインシデントの発生を維持しようとするか、危機が発生した場合の影響を軽減または最小化することにより、このような状況に対処するためのプロセスを実施しています。 これは危機管理と呼ばれます。

危機管理は、組織の運営を危険にさらし、最終的には廃業させる可能性のある事件の影響を受けない組織ではないため、組織にとって不可欠な部分である必要があります。

この投稿では、危機管理計画を適切に作成する方法を段階的に説明します。 また、すぐに行動に移すために使用できる危機管理アクションプランテンプレートも提供しています。

危機管理計画の書き方

危機管理計画の本質には、危機管理チームの編成と危機管理計画の作成が含まれます。

危機管理計画とは何ですか？

これは、危機が組織を襲ったときに危機管理チームが取るべき行動を詳述した文書です。 それは、与えられた害を排除または軽減し、組織が危機後できるだけ早く業務を再開できるようにすることを目的とすべきです。

危機管理計画は、

• 1つまたは2つのタイプの危機に限定しないでください。 組織は複数の種類の危機にさらされる可能性があるため、組織のすべての側面をカバーする、十分に分析され、予測される危機シナリオを含める必要があります。 計画には、特定された危機シナリオに対して実装できる多くのアクションを含める必要があります。
• 危機管理チーム（CMT）のメンバーの参加を得て開発されます。 彼らの関与は、計画へのコミットメントを確実にするのに役立ちます。

危機管理計画の重要性：

CMPは、危機に効果的に対応するために組織がより適切に装備する必要がある文化と適切なシステムを作成します。

• 危機が発生した場合、適切に文書化された計画は、関係するチームが首尾一貫した意思決定を行い、悪影響を軽減するために必要な措置を迅速に講じるのに役立ちます。
• また、組織の最優先事項に焦点を合わせ続けると同時に、従業員を安心させ、恐れや疑問と戦うのに役立ちます。
• 危機管理計画を作成するプロセスは、組織に対する潜在的な脅威を特定し、それらの発生の可能性を最小限に抑えるための対策を考え出し、それらに対応するための積極的な対策を考え出すのに役立ちます。
• 危機管理計画は、会社の評判へのダメージを回避し、法的な問題を回避し、運用のダウンタイムを最小限に抑え、従業員の生産性を維持するのにも役立ちます。

以下にリストされているのは、危機管理計画を作成するときに実行する必要のある手順です。

危機管理チームを構築する

危機管理チームは、危機管理計画を作成し、実際の危機が発生した場合の対応を実行する責任があります。

彼らは、健全な計画を立て、危機の際に決定を下す権限を持つために、他の会社の利害関係者（すなわち、法務およびリスク管理部門、運用スタッフ、および上級管理職）と相談する責任があります。

チームは、危機の計画と管理の各領域（つまり、ロジスティクス、計画など）を担当するリーダーとサブメンバーで構成されます。 メンバーは、財務、コミュニケーション、運用、および管理の経験を持つ個人である必要があり、通常、部門長、上級管理者、人事管理者、サイト管理者、およびマーケティングまたは営業の幹部が含まれます。

会社の使命と価値観を確認する

危機管理チームの最初の責任は、会社の使命と価値観を見直し、計画に含まれる対応がそれらを反映していることを確認することです。

どの危機が組織を襲う可能性があるかを判断する

危機管理計画を作成する次のステップは、組織が直面する可能性のある危機の種類を特定することです。 リスク分析を実行することにより、組織を脅かす可能性のある最も可能性の高い種類の危機を効果的に特定できます。

組織が直面する最も一般的な種類の危機には、法的な問題、自然災害、評判の低下、サイバー攻撃、製品の安全性の問題、労働災害、職場内暴力、恐喝の試み、会社のボイコットなどがあります。 組織に対するすべての脅威を含める必要はありませんが、最も可能性のある脅威をカバーしてください。

組織を襲う可能性のあるリスクの種類は、ビジネスの性質とその環境によって異なりますが、影響を与える可能性のあるリスクを特定するために使用できるいくつかの方法があります。

• 業界の他の組織が直面している危機の種類を分析して、理解を深めます。
• 危機の包括的なリストを参照し、組織に関連する脅威を特定します。
• 組織内のプロセス、システム、および構造を1つずつ調べて、危機につながる可能性のある脆弱性を見つけます。
• 専門家（つまり、ファイナンシャルアドバイザーまたは会計士）に相談するか、日常的に遭遇するリスクについて洞察を持っている可能性のある従業員からフィードバックを入手してください。
• 顧客の苦情を調べて、顧客が最も不満または不満を持っているものを特定します。

特定した脅威を分析します

自分に影響を与える可能性のある危機のリストを作成したら、それらを1つずつ分析し、重大度と確率に基づいてランク付けします。

リスク管理マトリックスを使用して、発生の可能性と影響に基づいて特定されたリスクを評価し、リスクを軽減するために優先順位を付けることができます。

計画には、このように特定された最も可能性の高い危機への対応を含める必要があります。

警告サインを特定する

特定された危機のそれぞれに目を通し、それらに関連する警告の兆候を特定してみてください。 これらを知ることで、危機の発生を早期に発見し、その影響を防止または軽減するための対策を適用することができます。

天気予報のようないくつかの警告サインはより明確ですが、販売や金融危機の症状はより不明確であり、時間の経過とともに現れるでしょう。 それらを認識して解釈するには、危機管理チームの経験と専門知識が必要になる場合があります。

ビジネスへの影響分析を実施する

この評価は、危機が事業運営に与える可能性のある潜在的な影響を分析するのに役立ちます。 それはあなたがあなたのビジネスへの危機の影響について詳細に理解するのを助けるでしょう。 それがどのように生産を混乱させ、プロセスをブロックし、経済的損失を引き起こし、評判を傷つけるかなど。

通常、ビジネスへの影響の分析は、最悪のシナリオを念頭に置いて実行されるため、組織がより体系的で論理的な対応計画を作成するための基盤を築きます。

対応と緊急時対応計画を作成する

潜在的な危機とそれが組織に与える可能性のある影響を特定してランク付けしたので、次のステップは、発生する可能性のある危機にどのように対応するかを決定することです。

計画どおりに危機が発生する可能性は低いですが、複数の状況に適用できる柔軟な対応を考え出すことが重要です。 たとえば、洪水時に適用できる特定の応答は、火災の爆発時にも適用できます（つまり、避難、施設の封鎖、隔離）。

それぞれの危機の間に実行されるアクションを特定するとき、それらを実行する責任を負う個人またはチームを割り当てることも重要です。 それに加えて、応答を実装するために必要なツールとリソース、および実行するステップのタイムラインに関する詳細を入力する必要があります。

緊急時対応計画のもう1つの重要な部分は、危機ごとにスポークスパーソンまたはコミュニケーション担当者を割り当てることです。 通常、患部で最も専門的な人がこのポジションに理想的です。

チームを教育および訓練する

完成した危機管理計画をチームの他のメンバーや組織の主要な利害関係者と共有します。 彼らが彼らの責任を知っており、危機の間に彼らの役割を実行する方法に精通していることを確認してください。 必要に応じて、あなたは彼らの職務をよりよく遂行するために必要な訓練を彼らに提供することができます。

計画を定期的に確認する

危機管理計画の内容を確認し、必要に応じて更新して、最新かつ有効であることを確認します。 危機の余波で、何がうまくいき、何がうまくいかなかったかを確認し、学んだ新しい教訓に基づいて計画を更新します。

危機管理計画を作成する準備はできましたか？

その性質上、危機は予測不可能であり、発生する可能性は低いです。 ただし、大きなダメージを与える可能性があります。 発生する可能性のある危機に備えるための最善の方法は、それを計画することです。 上記の手順に従って独自の危機管理計画を作成し、以下のコメントセクションで経験を共有してください。