プロジェクト提案書の書き方: 8 つの専門家のヒントとガイドライン

第一印象を決めるのに二度目のチャンスはないと言われますが、それはプロジェクトの企画書を書くときにこそ当てはまります。

プロジェクトの関係者は、最初はあなたが何者であるかを知りません。 彼らはあなたが提案に提示したものだけを見ます。したがって、あなたの目標は、彼らに見てもらいたいもの、つまり、時間とお金を投資する価値のある、すべての詳細が考慮されたよく考えられたプロジェクトを彼らに見てもらうことです。

今、あなたの頭の中を駆け巡っている考えを推測してみましょう。関係者を魅了するプロジェクト提案書をどのように書くか?

簡単！

この分野の専門家によって設計されたプロジェクト提案書のプレゼンテーション テンプレートを使用するだけで済みます。

うまく作成された 1 ページのプロジェクト提案テンプレートを使用すると、あなたとあなたのチームにとってプロセス全体が簡単になります。

見事なデザインが完成し、プロジェクト提案のルールがすべて守られているので、必要な情報を入力するだけで、夢の提案をすぐに完成させることができます。

今すぐ編集してください!

プロジェクト提案書とは何ですか? 主要な概念の定義

プロジェクト提案書は、プロジェクトに関する詳細情報を聴衆に提供するための正式な文書です。プロジェクトの目的、その目標、成果物、予算、納期の概要を説明する必要があります。言い換えれば、プロジェクト提案書の概要には、利害関係者の関心を引く可能性のあるすべての詳細が含まれている必要があります。

プロジェクト提案書のプレゼンテーションの目的は、プロジェクトの範囲や規模によって異なります。 それは、新しい製品ラインを発売するためのマーケティング提案である場合もあれば、プロセスを合理化するための社内ビジネス プランである場合もあります。 それがどのようなものであっても、プロジェクト提案書は明確かつ簡潔であり、十分な情報に基づいた意思決定を行うために必要な情報を提供する必要があります。

プロジェクト提案書を作成する最も一般的な意図は次のとおりです。

• プロジェクトのスポンサーとなる外部資金を獲得する
• 必要なリソースとサポートを得るために上層部の承認を得ます
• プロジェクトに興味を持つ潜在的な投資家や利害関係者
• 一般に、プロジェクトに対する熱意を生み出す

目的に関係なく、すべてのプロジェクト提案が適切に作成され、効果的であることを保証するために、いくつかの共通のアプローチとルールがすべてのプロジェクト提案に適用されます。 主な提案の種類を見てみましょう。

募集されたプロジェクト提案

最も正式なプロジェクト提案例は、クライアントの正式な提案依頼書 (RFP)に応じて送信されます。 通常、それはプロジェクト オーナーが特定の当事者の特定のサービスや製品に興味があり、潜在的なサプライヤーが何を提供しているかを確認したいときです。

公募されたプロジェクト提案を作成する場合は、他の入札者と競争する準備をしてください。 この場合、プロジェクト提案書の概要は非常に魅力的で、目立ち、影響を与える準備ができている必要があります。 提案の詳細な比較が行われるため、競合他社に必要な優位性を得るために、提案を独自のものにする方法を検討する必要があります。

未承諾のプロジェクト提案

未承諾のプロジェクト提案の場合、プロジェクト オーナーからの正式な依頼はありません。たとえば、特定のプロジェクトの公開入札に参加することを決定し、特定のリクエストがなくてもプロジェクト提案書を送信することができます。

前のプロジェクト提案例と比較すると、入札者を直接比較することができないため、この提案例は競争力が低くなります。

ただし、やはり素晴らしい印象を与えてクライアントの承認を得たいので、提案が魅力的で視覚的に楽しいものであることを確認する必要があります。 未承諾プロジェクトの提案書には、クライアントからの厳密な要件を考慮する必要がないため、概要と形式に関して「より柔軟なルール」もあります。

非公式プロジェクト提案

多くの場合、クライアントは、プロジェクトの提案書を送ってほしいという非公式な依頼をあなたに紹介することがあります。これは、潜在的な顧客と交渉し、彼らがあなたが提供できるオファーの詳細に興味を持った場合を指します。

この場合、あまり形式張らないプロジェクト提案書を作成でき、短いプレゼンテーションや自由形式で構成された 1 ページの文書として提示することもできます。 ここでの主な目標は、プロジェクトのすべての詳細と責任について同じ認識を持てるように、十分な情報を提供し、詳細に説明することです。

リニューアルプロジェクトのご提案

1 つのプロジェクトがすでに完了しており、クライアントがプロジェクトの更新リクエストを持って再び来ているとします。または、戻ってきて共同作業を行うための特別オファーを提供して古くからの親切なパートナーを紹介したいとします。

この場合、リニューアルプロジェクトの提案書を作成し、理想的には前回から何が改善されたのか、どのような新しいアイデアを提供する必要があるのか​​、そしてなぜあなたのプロジェクトが依然としてこの特定のクライアントに関連しているのかを示す必要があります。

リニューアルプロジェクトの提案は通常、クライアントとの以前のプロジェクト提案の概要に基づいて行われ、ある程度の一貫性を保ち、当事者がお互いに満足できるようにします。

継続プロジェクトの提案

おそらく、これは競合他社がほとんどなく、クライアントもすでにあなたのことをよく知っているため、最も「簡単な」プロジェクト提案書の 1 つと言えるでしょう。 さらに、すでに確立されたパートナーシップがあり、それを延長するため、新しいコラボレーションを開始するように誰かを説得する必要はありません。

継続プロジェクトの提案は、プロジェクトの 1 つのフェーズが終了に近づいたときに使用され、追加の期間に対して新しい提案を行うように求められます。この場合、古いプロジェクト提案のアウトラインを調整し、新しい成果物を追加する必要があります。

追加プロジェクト提案書

以前のプロジェクト提案の概要がすでに承認され、必要な関係者がコラボレーションに参加した場合でも、何か新しいものを追加する必要がある状況に陥る可能性があります。

たとえば、新しい要件に基づいて追加の投資や関係者の関与を求めるプロジェクト提案書を作成する必要性を感じることがあります。 この場合、追加のリソースが必要な理由と、それによってどのような改善がもたらされるかを説明する補足的なプロジェクト提案書を作成する必要があります。

ここでの主な目的は、あなたの提案が依然として関連性があり、プロジェクトのより良い結果を達成するには追加の支援とサポートが必要であることをクライアントに示すことです。

プロジェクト提案書の書き方について知っておくべき 8 つのステップ

プロジェクト提案書の作成は、Web 上に既製のテンプレート、フォーマット、サンプルが豊富にあるおかげで、簡単な作業になりました。車輪の再発明を行ったり、プロのデザインを作成したり、テキストのレイアウトを考えたりするのに時間を無駄にする必要はもうありません。

Renderforest – あらゆる業界向けのプロジェクト提案テンプレートを提供するオールインワンのデザイン プラットフォームです。 あなたが何を必要としているか、どのビジネス分野で働いているか、そしてどのような利用規約を考慮する必要があるかに関係なく、Renderforest はあなたの背中を押してくれました。

今すぐ編集してください!

ただし、適切なテンプレートを選択する前に、プロジェクト提案書を作成するためのいくつかの重要な原則を知っておく必要があります。 ここでは、結果をもたらすプロジェクト提案書を作成するために従うべき手順の完全なリストを示します。

1. 執筆の準備

適切なリサーチは、プロポーズを成功させる縁の下の力持ちです。 これはプロセスの目に見えない部分の 1 つかもしれませんが、最も重要な部分の 1 つです。 建物の建設を開始する前に適切な基礎を築く必要があるのと同じように、提案書を書き始める前にプロジェクトについてしっかりとした調査を作成する必要があります。 そうしないと、今後、弱い基盤にいくら属性を追加しても成功しません。

したがって、プロジェクトをあらゆる面から調査するのに十分な時間をとってください。何が必要なのかを明確に理解していると 100% 確信できるまではやめないでください。

さらに、プロジェクトの後援者が誰なのか、そして彼らにプロジェクトの価値を示す最善の方法は何かを判断します。

これらのステップが正常に完了すると、プロジェクトの目標と目的が設定され、プロジェクトが最終的にどのようなものであるべきかについてよりよく理解できるようになります。

したがって、リサーチに必要な時間を頭の中に与え、骨組みが準備できたら実際の執筆プロセスに移ります。

2. 説得力のある概要を作成する

これからは、プロジェクトの意味、深さ、ニュアンスを短い概要で伝えるという困難な作業に取り掛かります。 広範な調査を行い、頭の中が何百ものプロジェクトの詳細でいっぱいになると、このすべての情報を数文に要約するのに労力がかかります。

それでも、エグゼクティブサマリーは標準であり、プロジェクト提案書の概要の重要な要素であるため、その書き方をマスターする必要があります。

エグゼクティブサマリーは、プロジェクトの簡潔だが有益な概要です。通常、次のセクションが含まれます。

• あなたが解決しようとしている問題
• 解決するために必要なリソース
• 問題に対処するために使用する方法論
• プロジェクトの期待される結果とその成功を測定する方法など。

このセクションは読者がプロジェクト提案書を開いたときに最初に目にする部分であるため、このセクションでは多くの責任があなたの肩にかかっています。 したがって、プロジェクト オーナーを魅了し、ドキュメントのさらなる探索に興味を持ってもらえるような特別なことを約束することが使命です。

すべてのプロジェクト提案書が完成した後、最後に概要を書くことを検討することもできます。こうすることで、全体像を把握し、アイデア全体を 1 つの段落でより正確に要約することができます。

3. プロジェクトの範囲の説明

核心部分に取り掛かり、プロジェクトの詳細を明らかにし始める必要があります。 まずはプロジェクトの背景から始めます。これは、プロジェクトの背後にある理由、このプロジェクトが解決しようとしている問題の現状などについての詳細な説明です。

たとえば、きれいな水の重要性について社会的啓発キャンペーンを実施する場合は、それがどのような種類の問題なのか、また、問題を解決するにはなぜ意識を高めることが重要なのかについて言及する必要があります。 プロジェクトの対象地域の水不足や水質の現状に関する統計を含めることもできます。

問題の現状をカバーすることに加えて、プロジェクトの範囲には次の内容を含める必要があります。

• 以前にこの問題に貢献したのは誰ですか?また、以前のプロジェクトの成果は何ですか?
• 前回の試みが成功しなかったのはなぜですか?
• プロジェクトで埋めようとしているギャップは何ですか?
• これまでの方法よりも効果的な方法は何ですか?

プロジェクトを完了するために使用するツールと方法の詳細な説明も含める必要があります。 ここでは、確立された作業分解構造 (WBS) が非常に役立ちます。

4. プロジェクトの目的の概要

さて、ここまでのプロジェクト提案書を書くときに、プロジェクトとそれが重要な理由についてはすでに十分に話しました。

ただし、プロジェクトの目標については詳細なセクションが必要です。達成したいことの抽象的な概要ではなく、到達する必要がある正確なポイントが記載されています。

この点で、広く普及しているSMART手法は非常に便利です。これは、「具体的な目標」、「測定可能な目標」、「達成可能な目標」、「関連した目標」、「期限付き目標」の頭字語です。 これらの各点に光を広げてみましょう。

• 具体的な目的とは、「生活の質の向上」などとは書かないことを意味します。代わりに、「言及された地域の水質汚染を 6 か月間で 15% 削減する」などの具体的な目標を設定する必要があります。 違いを見ます？ 2 番目のオプションは非常に明確です。
• 測定可能な目標は、明確な指標で進捗状況を追跡できる必要があることを示しています。上の例のように明確な目標を書けば、自動的に追跡可能で測定可能になります。 さらに、プロジェクトが正しい軌道に乗っているかどうか、つまり言ったことを実行しているかどうかを関係者が追跡するのに役立つ明確な指標が必要です。
• 達成可能な目標とは何を意味するのでしょうか?単純。 目標は現実的で達成可能であり、プロジェクトに利用できるリソースの量を反映している必要があります。 現実的な目標とは、絵に描いたような目標ではありません。 したがって、水汚染を 6 か月で 50% 削減するのではなく、プロジェクトに対する信頼と確信を呼び起こす、より現実的なものを選択してください。
• 関連する目標とは、プロジェクトの目標に直接関連する目標です。場合によっては、簡単に軌道から外れて、プロジェクトに直接関係のない目標を追い始めてしまうことがあります。
• 最後に、期限付きの目標には厳格な期限があるため、プロジェクトの関係者、特に投資家は、あなたがプロジェクトに熱心に取り組んでおり、立ち上げまでの明確なタイムラインがあることに自信を持ちます。

5. 解決策の提示

なぜプロジェクトが重要なのか、どの問題が未解決のままではいけないのかについて、たくさんのことが語られています。 では、企画書を書くとき、次は何をすべきでしょうか? はい、解決策です。 実際のところ、あなたの主なプロジェクトの約束は何ですか?

解決策のセクションは以前のセクションより短いかもしれませんが、印象的で正直なものでなければなりません。プロジェクト研究の段階に戻ると、望ましい結果を得るためにどのような手順を踏む必要があるかを明確に理解する必要があります。 成功につながると思われる明確な計画がない場合は、プロジェクトを立ち上げるべきかどうかをもう一度考えてください。

しかし、あなたがここにいるのは、おそらく、その仕事を行うための適切な方法と知識を備えているからでしょう。 では、このセクションには何を含めるべきでしょうか?

• ビジョンステートメントは、プロジェクトを進めるための地図です。チームがどこに向かっているのか、その理由と方法をまとめています。 明確なビジョンステートメントは、外部および内部の利害関係者にとっても同様に重要であるため、それが正しい方法で書かれていることを確認してください (仕組みを参照してください)。
• プロジェクト スケジュールには、完了する必要があるタスクの順序と完了までの期間が示されます。ここでは、すべてのマイルストーンをリストすることが重要です。 そうしないと、正しい手がかりを失い、その結果、プロジェクトのタイムラインに遅れてしまうリスクがあります (仕組みを参照してください)。
• チームメンバーの役割と責任は、関係者ごとに明確な割り当てを示しています。さらに、誰が何に対して責任を負うのかが明確なので、いつ、どのように何が起こるかを誰もが知っています。
• その他の詳細はより明確になり、プロジェクトの実装が容易になります。これは、使用するレポート ツールのリスト、またはプロジェクトを完了するために必要な材料や機器のリストです。

6. 徹底したニーズアセスメントの実施

提案の主な目標に徐々に近づく – 関係者から必要なリソースを集める必要があり、もちろん、なぜそうする必要があるのか​​を説明する必要があります。

プロジェクトに必要なリソースとそれらが必要な理由を特定するには、徹底的なニーズ評価を実施することが不可欠です。 まず第一に、約束した活動を確実に完了できることが重要です。 さらに、プロジェクトの提案概要にそれを含めることが重要であるため、資金を獲得できる可能性が高くなります。

ニーズ評価について書くときは、次のことを含める必要があります。

• プロジェクト予算は、プロジェクトに関連するすべての費用の包括的なリストです。これには、大小の購入、スタッフの給与、税金、使用する材料の価格、会議やカンファレンスに出席する必要がある場合の旅費などが含まれている必要があります。 ここでプロジェクト予算の例を参照してください。
• コストの内訳はプロジェクトの予算と同じように見えるかもしれませんが、予算のより詳細なバージョンです。ここには、各リソースが必要な理由と、そのリソースをどこで入手するか、そしてどれくらいの費用がかかるかについての詳細な説明を含める必要があります。 投資家は自分のお金が正しい方法で使われていることを知る必要があるため、これは重要です。
• 最後に、リソース割り当て計画は、プロジェクトを効果的に完了するためにさまざまなリソースをどのように編成する必要があるかを示します。 簡単に言うと、関係者がプロジェクトに提供するリソースをどのように使用するかを示す計画です。 ここでは、リソース割り当ての仕組みについて詳しく説明します。

7. リスク管理への取り組み

予期せぬ事態を予測することは、すべてのプロジェクト マネージャーの特別な使命です。 プロジェクトの提案書を作成するときは、混乱が発生した場合に備えて、信頼できる緊急時対応計画を作成しておく必要があります。

この計画は、プロジェクト提案書の概要に含める必要があります。 そうしないと、あなたの計画は投資家にとって十分に信頼できるものとは見えず、混乱に適時に対処できると彼らは確信できなくなります。

リスク会計には標準的なテンプレートがないため、プロジェクト中に発生する可能性のあるすべての主要なリスクについて慎重にブレインストーミングする必要があります。 リスクを特定するには、プロジェクトの完了に影響を与えたり、プロジェクトの完了を妨げたりする可能性のあるすべての要因を考慮する必要があります。

さらに、発生する可能性が高いものと、防止および軽減する実際のものを優先する必要があります。 また、プロジェクト提案書では、考えられるそれぞれのリスクに対応する計画があることを示す必要があります。

8. 効果的な結論を書く

さて、もうすぐ、よくやった仕事を祝福する時期が来ています。 最後の部分は、プロジェクトの結論です。これは、読者に行動を起こす動機を与えるのに十分な説得力のあるものでなければなりません。

結論では、要点を改めて述べ、プロジェクトのユニークな点を捉える必要があります。 また、グラフ、レポート、チャート、または主張を裏付けるものの、プロジェクト提案書の本文からは省略されていたその他の種類のデータを含めるのにも使用できます。

これらは、成功するプロジェクト提案書の概要を作成するために実行する必要があるすべての手順です。 プロジェクト提案書のアウトラインの作成方法については理解できたので、次は、プロジェクトに簡単にカスタマイズして使用できる、既成のアウトラインをいくつか検討してみましょう。

今すぐ編集できる簡単なプロジェクト提案の例

必要なすべてのプロジェクト提案は、Renderforest のプロジェクト提案ライブラリに保存されます。これらのすぐに使用できるテンプレートを使用して、プロフェッショナルな外観のプロジェクト提案書を作成するのは非常に簡単です。 今すぐ試せるものをいくつかご紹介します!

ビジネス提案書のテンプレート

プロフェッショナルで現代的なビジネス提案書テンプレートをお探しですか? これ以上探さない！ 当社のビジネス提案書テンプレートは、デザインよりも内容に重点を置く必要がある正式なプレゼンテーションに適用できるデザインとレイアウトを特徴としています。

今すぐ編集してください!

プロジェクト提案書のテンプレート

あらゆるプロジェクトに最適な、より普遍的でカジュアルなプロジェクト提案書テンプレートに移行します。 プロジェクトの背景、プロジェクトに設定した目標と目的、プロジェクトを完了するために必要なタイムラインとリソースを説明する詳細なシーンが含まれています。

今すぐ編集してください!

マーケティング提案書のテンプレート

カラフル、ダイナミック、詳細 – 現代のマーケティング提案がどうあるべきかを想像するすべてがこのテンプレートにまとめられています。 その印象的なデザインは潜在的な視聴者の注目を集めると同時に、そのコンテンツは確実にプロジェクトへの投資を検討するよう説得します。

今すぐ編集してください!

プロジェクト提案概要 FAQ

プロジェクト提案書とプロジェクト憲章

プロジェクト憲章は、プロジェクトの開始を示す公式文書であり、プロジェクト提案書が作成され承認された後にのみ作成できます。 したがって、プロジェクト提案書がプロジェクトの承認を得ることを目的とした説得力のある文書である場合、プロジェクト憲章はプロジェクトを完了するために必要なリソースとスケジュールの詳細を含む公式文書です。

それらは目的も作成された時期も異なります。 それにもかかわらず、どちらもプロジェクト管理を成功させるために必須の文書であり、どちらにもプロジェクトの目標やその他の詳細に関する重要な詳細が含まれています。

6種類の企画提案書とは何ですか？

1. 要請された提案は、潜在的な顧客またはクライアントからの正式な要求に応じて作成されます。これは最も競争力のあるタイプのプロポーザルです。
2. 未承諾のプロポーザルは、潜在的な顧客やクライアントのリクエストなしに送信され、あなた自身やあなたのプロジェクトを紹介するために使用できます。たとえば、未承諾のプロジェクト提案を使用して公的助成金を申請することができます。
3. 非公式提案とは、正式な構造を持たない二者間での提案の交換です。これは内部使用のみを目的としており、特定の形式やガイドラインには準拠していません。
4. 更新提案は、以前にすでに契約を結んでいた当事者との協力を更新するために作成され、少し調整して再開したいと考えています。
5. 継続提案とは、進行中のプロジェクトを継続するための提案です。通常、最初に合意したプロジェクトの期限が近づいたときに作成されますが、さらに作業を行う必要があります。
6. 補足提案は、顧客またはクライアントが進行中のプロジェクトに対して追加のサービスまたは商品を要求し、新たな費用を正当化する必要がある場合に作成されます。

プロジェクトの提案書はどれくらいの長さが必要ですか?

重要なのは単語の長さではなく、プロジェクトの提案がどれだけ詳細で説得力があるかです。 プロジェクトの提案書を構造化して簡潔にしておけば、必ずしも長いプロジェクト提案書を作成する必要はありません。

Renderforest のプロジェクト提案テンプレートは、プロジェクト提案の重要な原則に従って構築されており、すべての重要な情報が数ページに最適に網羅されています。これらを出発点として使用して、独自のプロジェクト提案書を迅速かつ簡単に作成できます。

重要なポイント

プロジェクト提案は、あなたがその仕事に最適なチームであることをプロジェクト オーナーに示す正式な方法です。 これは、プロジェクトの目標、タイムライン、正常に完了するために必要なリソースが記載された、詳細かつよく構造化されたドキュメントです。

すぐに使えるテンプレートを使えば、プロ並みのプロジェクト提案書をデザインするのは簡単ですが、本当に重要なのはその中に含まれるコンテンツです。 プロジェクト提案書の概要を作成するときは、正確かつ説得力があり、あらゆる詳細を考慮し、考えられるすべての問題を考慮する必要があります。

その目標は、プロジェクトを成功させることだけではなく、プロジェクトを完了するまで導くためのフレームワークを構築することでもあるということを忘れないでください。

プロジェクト提案の海で頑張ってください!

• 提案書テンプレートのデザインを数秒で作成するためのガイドは次のとおりです。

• Web サイトのモックアップとは何ですか?どうすれば作成できますか?

• あらゆる機会に適した 15 の素晴らしい修了証明書テンプレートのアイデア