訪問者管理ソフトウェアが企業のセキュリティを確保する方法

公開: 2023-11-30

オフィスや企業環境などの職場の安全を確保することは非常に重要です。職場のセキュリティには主に 2 つの側面があります。1 つはサイバー脅威から重要なデータを保護するデジタルセキュリティ、もう 1 つは施設、従業員、訪問者を保護する物理的セキュリティです。どちらも組織が円滑に機能し、成長するために不可欠です。

オフィス環境のセキュリティを強化する方法を検討するときは、出入りするすべての人を効果的に管理および監視する対策を採用することに焦点が当てられます。技術の進歩により革新的なツールが導入され、その 1 つが訪問者管理ソフトウェアです。

このソフトウェアは、建物内に存在する全員のセキュリティを目的として、施設を訪問する人々を追跡し、許可された個人のみが立ち入ることを保証するのに役立ちます。このような高度な企業セキュリティサービスを組み込むことは、職場を保護するために不可欠であり、企業セキュリティ会社や企業アライアンスのセキュリティを含む、関係者全員にとって職場がより安全で保護された空間になります。

訪問者管理ソフトウェアとは何ですか?

訪問者管理ソフトウェアは、建物や組織を訪問する個人の登録、監視、追跡のプロセスを自動化および監督する特殊なツールです。このソフトウェアは、キオスクやタブレットなどの独自のプログラムや機器で動作し、訪問者データを収集し、訪問者バッジを生成します。

このソフトウェアの主な目的は、安全性を確保することです。これは、誰が施設に出入りするかを識別するか、セキュリティプロトコルに基づいて訪問者を認識および評価し、不正アクセスを回避することによって行われます。

来訪者と従業員双方のセキュリティ対策を強化する「Vizitor App」により、非接触での来訪者登録や従業員の勤怠管理が容易になります。そのシームレスな統合は企業セキュリティ会社のニーズとよく一致し、企業敷地内に安全でセキュアな環境を促進します。このような先進的な企業セキュリティの導入は、職場の安全とセキュリティにとって非常に重要です。

訪問者管理ソフトウェアの種類

業界内のさまざまなニーズに合わせてカスタマイズされたさまざまなタイプの訪問者管理ソフトウェアソリューションがあります。

基本的なデジタル訪問者サインインシステム:基本的なデジタル訪問者サインインシステムは、従来の紙のログブックに代わって訪問者の活動をデジタル化し、施設内で動作するため、企業は訪問者情報を取得し、デジタルバッジを一元的に発行できます。シンプルではありますが、高度な機能はありません。
クラウドベースのソリューション:オンラインプラットフォームまたはモバイルアプリを通じて自己登録を提供するこれらのシステムは、クラウドテクノロジーを使用してデータ収集を簡素化します。複数の拠点を持つ組織やリモートワーカーにとって有益であることが証明されており、どこからでもアクセスできるようになります。
統合システム:既存のアクセス制御および物理的セキュリティ対策と連携する、別のタイプを表します。クラウドベースの機能と、QR コードや顔認識などのタッチレスサインイン方法を組み合わせることで、統合システムは訪問者とアクセスを効率的に管理しながら、訪問者の行動に関する貴重な洞察を提供します。
セルフサービスキオスクシステム:ユーザーフレンドリーなタッチスクリーンを通じて独立した訪問者チェックインエクスペリエンスを提供するこれらのキオスクは、写真のキャプチャ、ID スキャン、オンサイトのバッジ印刷を可能にし、企業の高度なセキュリティ対策に貢献します。セルフサービスキオスクシステムは、受付の作業負荷を軽減し、安全な訪問者追跡プロセスを保証します。
生体認証システム:顔認識や指紋スキャンなどの生体認証方法を採用した高度なシステムで、安全かつ合理的なチェックインを実現します。これらの方法によりセキュリティが強化され、訪問者検証プロセスが合理化されます。
モバイルアプリベースおよび Web ベースのシステム:個人のモバイルアプリまたは Web ポータルを介して簡単なチェックインプロセスを提供するこれらのシステムは、事前登録と一括訪問者登録をサポートします。チェックイン手続きを効率化し、効率的な訪問者管理に貢献します。

訪問者管理ソフトウェアは企業のセキュリティを確保するのにどのように役立ちますか?

今日の世界では、従業員、訪問者、サプライヤーを含む多くの人が毎日企業の敷地に出入りしています。この個人の流れは、企業が対処する必要がある特定のリスクをもたらします。

ほとんどの企業は監視カメラや警報器を備えていますが、防御の最前線である受付デスクのセキュリティを強化する重要性が見落とされがちです。来客管理システムへの導入は、企業スペースの安全・安心の確保に大きく貢献します。

訪問者管理ソフトウェアは、施設の保護と訪問者のやり取りの管理を目的としたさまざまな機能を採用することで、企業のセキュリティの維持に大きく貢献します。

Vizitor アプリが提供する機能の一部は、タッチレスのデジタルソリューションを通じて訪問者と従業員の管理に革命をもたらしました。従業員の簡単なチェックイン、デジタル文書署名、バッジ印刷、タッチレス勤怠を可能にすることで、職場の安全性と効率性が向上しました。

事前登録:訪問者、特に VIP ゲストが事前登録して事前に訪問を計画すると、チェックインプロセスがスムーズになり、永続的なポジティブな印象を残すことができます。この配慮により、侵入を効率化するだけでなく、予期せぬ侵入を最小限に抑えてセキュリティを強化し、企業のセキュリティ対策の高度化に貢献します。
タッチレス/QR テクノロジー:訪問者と従業員がタッチレスまたは QR コードのサインイン方法を使用してチェックインできるオプションがあると、物理的な接触のない手間のかからないエクスペリエンスが生まれます。このテクノロジー主導のアプローチでは、安全プロトコルを優先しながら、便利なチェックインプロセスを確保し、企業のセキュリティサービスと完全に連携して、敷地内の安全な環境を維持します。
ライブ写真の撮影:訪問者がチェックインすると、訪問者管理システムがライブ写真を撮影します。これにより、本人であることが保証され、なりすましや虚偽の情報の提供のリスクが軽減されます。また、正確な訪問者記録を維持するのにも役立ち、調査や監査に役立ちます。
バッジ印刷:このソフトウェアを使用すると、訪問者の詳細と写真を含むパーソナライズされたバッジの作成が容易になります。これにより、企業敷地内での訪問者の識別と追跡が容易になり、より高いレベルのセキュリティが確保されます。

このような最上位のセキュリティ機能は Vizitor アプリに統合されており、企業敷地内での訪問者の識別と追跡を簡単に行うことができます。セキュリティプロトコルをより高いレベルに引き上げ、シームレスな訪問者管理エクスペリエンスを保証します。

カスタマイズ可能な ID カード:訪問者は自分の ID カードをアップロードして、企業が正確かつ必要な情報を確実に入手できるようにします。このデータを保存すると、訪問者の説明責任が強化され、個人情報の盗難の可能性が減ります。
デジタル文書署名:ゲストが重要な文書にデジタル署名できるため、NDA や権利放棄などの機密性の高い契約の機密性とセキュリティが確保されます。この電子署名プロセスにより、企業情報が漏洩から保護されます。
カスタマイズ可能な契約:訪問者ごとに、目的に合わせて異なる契約に署名する必要がある場合があります。たとえば、ベンダーは面接に来た人とは異なる契約に署名する場合があります。これらの契約は、訪問者が特定のセキュリティポリシーに準拠することを保証するのに役立ちます。
招待状の送信と確認:従業員は会場と主催者の詳細を含む招待状を送信でき、訪問者は招待状とともに固有のパスコードを受け取ります。このように組織的に入場管理を行うことで、セキュリティ対策が強化されます。
組織の追加:異なる場所間を移動する場合、統合された訪問者パスによりシームレスな登録プロセスが保証されます。この機能は、さまざまなサイト間での利便性と一貫性を提供し、企業のセキュリティ対策の高度化と職場全体の安全性の向上に貢献します。
タッチレス出席:ビジターパスによるタッチレスチェックインとチェックアウトにより、従業員の利便性と安全性が向上します。この非接触アプローチは、より安全な職場環境をサポートします。
主催者の通知と承認:この機能は、訪問者を招待カテゴリとウォークインカテゴリに分類します。招待された訪問者は事前に登録および検証されますが、ウォークイン訪問者は到着時にホストを選択します。ホストは通知を受け取り、訪問者に会うかどうかを決定できるため、訪問を制御できるようになります。

このプロセスは Vizitor アプリによってより便利かつ安全になり、ホストは施設のセキュリティプロトコルに従って、パーソナライズされたメッセージと電子メールを使用して、入り口で訪問者を迅速かつ安全に承認または不承認にすることができます。

オーバーステイアラート:訪問者が許可されている期間を超えて滞在した場合、この機能は関係者にアラートを送信します。潜在的なセキュリティインシデントに対するタイムリーなアクションと迅速な対応を可能にすることで、セキュリティ侵害の防止に役立ちます。

結論

訪問者管理ソフトウェアは、さまざまな業界や業務部門にわたる高度な企業セキュリティにとって非常に重要になっています。職場が進化し、ハイブリッドワークモデルが採用され、従業員数が増加するにつれ、企業は新たな課題に効果的に対処するための堅牢な訪問者管理ソリューションを必要としています。

Vizitor アプリのようなソフトウェアを導入すると、信頼できるソリューションを求める企業の企業セキュリティサービスのレベルが大幅に向上します。 Vizitor は、非接触チェックイン、デジタル文書署名、アクティブな占有状況の監視に合わせて調整された機能を備えており、現代のビジネスのニーズに合わせて強力な企業アライアンスセキュリティを保証します。