政府補助金作成者のための補助金コンプライアンスと公平性に関する 4 つの実際の教訓
公開: 2024-09-05最新の行政管理予算局 (OMB) のガイダンス更新では、公平性が最優先事項であることを明確に説明しています。
コンプライアンスの維持と公平性の向上の両方を目指す政府補助金作成者にとって、単一の手段はありません。しかし、それは前向きな市民体験から始まります。
前向きな市民体験への取り組みを正式に表明することが何を意味するのかの実例を探しているなら、先住民コミュニティから学ぶべきことがたくさんあります。
誰に仕えるかに関係なく、部族国家は助成金交付プロセス全体を通じて真に公平である方法について重要な教訓を提供し、間違った場合に何が危険にさらされるかを示しています。
煩雑な助成金プロセスは公平ではありえない
助成金申請プロセスに不必要な障壁が増えるたびに、資源が豊富なコミュニティと資源が不足しているコミュニティの間の格差が拡大します。これらの障壁を打ち破るには、申請者の視点から申請エクスペリエンスを理解する必要があります。
これらの面倒なプロセスは、多くの部族国家が連邦資金にアクセスするために通過する申請プロセスで特に顕著です。この申請自体は、この作業に専任する人員配置能力を持たない部族にとっては非常に困難な場合があります。
OMB の調査プロジェクト中に、ある部族メンバーは自分たちの経験を次のように説明しました。冗長な質問がたくさんあり、中には「なぜそれが重要なのですか？」というような質問もありました。何日も電話を切らされることになるし、政府が何を知りたいのかも明確ではない。」
資源が不足している部族は、専門家を雇って支援できる部族に比べて、資金の確保がうまくいかない傾向があります。 「（助成金を獲得している）最も裕福な部族であることがわかります。なぜなら、彼らは助成金作成者に資金を提供する余裕があるからです。能力の低い部族には専門家を雇うリソースがありません」と部族のメンバーの一人はOMBの研究者に説明した。
申請と裁定の段階を超えて、管理コストまたは間接コストの制限は、能力の低い部族にとって不利になります。小規模な部族には、大規模な部族のようにコストを複数のプロジェクトや部門に分散する能力がありません。
部族の土地での高速インターネット アクセスを増やす取り組みに関する GAO の報告書の中で、注目すべき点の 1 つは、ミシシッピ州チョクトー族が、E レートの申請を自分たちで行うのが困難だったときに、E レートの申請を管理するためにフルタイムの補助金作成者を雇っていることです。
報告書は、なぜこれが公平性の問題なのかを掘り下げており、「コンサルタントは、このプロセスには急な学習曲線があり、他の部族の責任を果たしながらメンバーに学習曲線を克服させるための資金や時間がすべての部族にあるわけではないことを確認した。」と述べている。幸いなことに、最新の統一ガイダンスの更新により、このような経費を考慮して間接経費の許容額が引き上げられました。
要点: 政府の補助金交付者は、自らのプロセスがいかに不平等を永続させる可能性があるかを認識する必要があります。政府の補助金交付者としてのあなたの役割は、時間をかけてサービスを提供するコミュニティの視点を理解し、彼らの負担を軽減するための措置を講じることです。
信頼は明確な目標であるべきです
助成金交付プロセスのあらゆる段階で、コミュニティのメンバーと公的機関との関係が形成されます。明確な意図を設定し、それを実行しなければ、助成金のプロセスはコミュニティの価値観、文化的信念、日常の経験を見落とす可能性があります。そうなると、コミュニティは支援を提供することを目的としたプログラムに対する自信や信頼を失うことがよくあります。
信頼を築くために、助成金作成者はコミュニティのメンバーからフィードバックを求め、協力してプログラムを構築する必要があります。米国森林局の「部族協議と国家間の関係の強化」行動計画は、森林局が信頼構築への取り組みを正式に表明することがどのようなものかを示す好例となっています。
注目すべきは、この計画では、関係を強化するために何をするのか、そしてスケジュールはどのようになるのかについて具体的になっているということです。その内容には、「森林局は、[email protected]の相談メール受信箱の管理を通じて、部族からの問い合わせに対応する手順を確立する」などの詳細が含まれている。このレベルの特異性が重要です。
信頼へのコミットメントがあいまいな場合、約束を守らないプログラム、あるいはさらに悪いことに、約束に反するプログラムが作成されることになります。
連邦インディアン信託責任は 1942 年に設立されました。これは、先住民部族に対して責任と信頼をもって行動する連邦政府の義務を定めています。これは、先住民族の子供たちが家から連れ去られ、連邦運営の寄宿学校に送られ、地域社会を破壊した人種差別プログラムと同じ時代でした。信頼の理念と実際に施行されている政策との間に矛盾があることは、プログラムを包括的な目標に向けて固定することがいかに大きな賭けであるかを明確かつ明示的に示しています。
要点:政府のあらゆるレベルの補助金交付者は、協力するコミュニティとの関係構築を優先し、それが実際にどのようなものであるかを具体的に把握する必要があります。目標を設定するだけでは十分ではありません。実行するには具体的な計画を作成する必要があります。
助成金提供者は資金不足を埋めるのに協力する必要がある
プログラムの資格を持つ人々のニーズを満たすのに十分な資金がなければ、人々は必然的に取り残され、結果は不公平になります。資金不足を埋めるのは助成金作成者の責任です。
Tribal Broadband Connectivity Program は、善意のプログラムがどのように失敗する可能性があるかを示す好例です。米国商務省の国家電気通信情報局 (NTIA) は、プログラムの一環として 9 億 8,000 万ドルの補助金を割り当てました。しかし、NTIA は総額 50 億ドルを超える申請要求を受け取りました。つまり、実質的に資金が提供されたプロジェクトは 20% 未満でした。そして、資金を求めて競争すると、資源に恵まれた部族が勝つ傾向があります。
助成金作成者が資金不足に直面した場合、支援する方法を探す必要があります。彼らは独自に予算を再構築することはできないかもしれないが、立法機関や連邦プログラムからのより多くの資金提供を主張することはできる。より多くのサポートを必要とするコミュニティの代弁者となる方法を探してください。
先住民コミュニティの場合、連邦、州、地方、部族の助成金のネットワーク全体があり、彼らが受けられる可能性があります。プログラムの資金とニーズとの間にギャップがある場合は、コミュニティのメンバーを、資格のある可能性のある他の資金調達の機会に結びつける努力をしてください。追加の資金を見つけて申請する際に、できる限り彼らのリソースとなってください。
大きな資金不足が予想される場合は、資格のある応募者全員が必要な資金を受け取れるように、プログラムの焦点を絞り込む価値があるかもしれません。このアプローチにより、より公平な立場を保つことができ、人々が時間をかけて資金を申請するだけで拒否されるという事態を防ぐことができます。
教訓:政府の補助金には資金不足が常に含まれる可能性がありますが、コミュニティのメンバーが不足分の矢面に立つ必要はありません。助成金交付者は、その負担を軽減するためにできる限りのことを行わなければなりません。
フォームとレポートを標準化して負担を軽減する
政府の補助金プログラムはサイロ化する傾向があるため、申請と報告の要件は大きく異なる場合があります。複数の資金源からの資金提供を求めているコミュニティにとって、バリエーションが混乱や重複作業を引き起こす可能性があります。
ある連邦補助金担当官で部族の連絡担当者は、資金調達プロセス内のバリエーションの層について次のように説明しています。「連邦政府以外の団体は、政府機関固有のフォームを準備することが求められることがよくあります。タイムライン、ワークフロー文書、予算、論理モデル、要約はすべて不必要に異なります。」
新しい OMB 統一ガイダンスの更新では、財務報告を標準化する要件が追加されました。助成金作成者は、標準的なデータ要件を超える追加の財務情報を要求することはできません。デビッド・クラーク氏によると、OMBは標準化されたプログラマティック・レポートの義務化も検討したという。しかし、助成金作成者はプログラムの範囲が広すぎるため、それが難しすぎると感じたため、最終的にはそのアイデアを撤回しました。
要点:プログラムによるレポート要件を標準化する必要はありませんが、標準化に取り組むことは、受領者の負担を軽減するのに役立ちます。要件を他の政府補助金プログラムと一致させる方法を探してください。そして、可能な限り部門や機関全体での標準化を支持してください。
テクノロジーは、プログラム全体でより均一な応募者のエクスペリエンスを生み出すのにも役立ちます。複数の機関や部門が同じ助成金管理ソフトウェアを使用している場合、助成金受領者は資金を申請するたびに新しいプラットフォームやワークフローを学ぶ必要がありません。
市民のエクスペリエンスを向上させるために、適切な補助金管理ソフトウェアを選択してください
現在、ポジティブな市民エクスペリエンスを生み出すことは、もはやコンプライアンスとは別個の考慮事項ではありません。それらはこれまで以上に密接に結びついています。
戦略とインフラストラクチャを構築する際には、公平になるように設計された政府補助金作成ソフトウェアを選択してください。そして、前進する際には、有権者からフィードバックを求め、彼らの視点からそれがどのように感じられるかを学びましょう。それが究極の真実の情報源です。