リモート従業員の管理：生産性のための課題、ツール、およびベストプラクティス
公開: 2020-06-12リモートの従業員の管理で課題に直面していますか？
何年にもわたって遠隔地の労働力を抱えていた場合でも、COVID-19の封鎖に適応しなければならなかった場合でも、遠隔地の従業員の管理には課題が伴います。
会社の構造をすばやく切り替えて、自宅で仕事をさせることを余儀なくされた場合、予期しない課題に直面します。 しかし、リモートチームには大きな可能性と可能性もあります。
専門家は、リモートワークは避けられない未来であると主張しています。 ますます多くの企業がオンラインになるにつれて、リモートジョブはより達成可能になります。
2003年から2018年にかけて、リモートワークは140％増加しました。これは、他の従業員のほぼ10倍の速さです。 そして、これは現在の傾向が考慮される前です。 封鎖後、さらに多くの人々が遠隔地で働き続けるでしょう。
遠隔地の従業員の需要はすでに高まっているので、すぐに可能性を調べてみませんか？ トレンドに早く乗り込むことはあなたに優位性を与えます。
さらに、リモートチームはパンデミックに強いです。 Dan Lokは、ほぼ独占的にオンラインで事業を運営しています。 そのため、州が封鎖を開始したとき、彼の事業は円滑に運営することができました。
他の企業が苦戦している間、DanLokのチームは続けることができました。 彼の例から学び、このようなことが二度と起こらない場合に備えて安全を確保するために、今日から遠隔地の従業員の管理を開始してください。
遠隔地の従業員を管理するためのヒントを以下で見つけてください。
リモート従業員の管理に関する一般的な課題
リモートワーカーを管理するための2つの最も一般的な課題は、コミュニケーションと誤った期待です。
リモートワーカーとのコミュニケーションはバランスをとる行為です。 物理的に近接していなくても、彼らがあなたやチームとコミュニケーションできるようにしたいと考えています。
オフィスでは、お互いにぶつかったり、ウォータークーラーのチャットをしたりするのは簡単です。 ただし、リモートワーカーは自分自身です。 したがって、チーム全体とのつながりを感じることは困難な場合があります。
同時に、メールや毎日の密談で彼らに負担をかけたくないでしょう。 コミュニケーションを重視しすぎると、実際にはリモートの従業員の生産性が低下する可能性があります。 電子メールはタスクよりも簡単に優先され、ビデオチャットはワークフローを中断します。
これは、リモートチームを管理しながらコミュニケーションのバランスを取ることの難しさです。つまり、チームが閉鎖されていると感じたくないだけでなく、生産性を危険にさらしたくないのです。
遠隔地の従業員に対する誤った期待
あなたが直面するかもしれない2番目の課題は見当違いの期待です。 期待しすぎたり間違ったりすると、従業員の生産性が低下する可能性があります。
ある部分では、リモートチームが物理チームと同じように機能することを期待したくありません。 それらが9から5まで厳密に機能することを期待しないでください。
従業員が希望の時間に仕事をすることができるので、リモートワークはとても素晴らしいです。 彼らが夜に最も生産的であると知っているなら、彼らに夜に働かせてください。 合意した期日と基準を満たしている限り、問題はありません。
多くのリモートワーカーが直面する2番目の困難な期待は、可用性の維持です。 柔軟な時間は、一定の可用性と間違えやすいです。 しかし、遠隔地の従業員は、通常のスタッフと同じように休息が必要です。
リモートチームを細かく管理しないでください。 マイクロマネジメントは、従業員が見守られていると感じさせ、生産性を低下させる可能性があります。
これは、作業時間を追跡するシステムにログインする必要がある従業員に特に当てはまります。 作業に費やした時間は、生産性の最良の指標ではありません。
可能であれば、時間の追跡は一切避けてください。 彼らが必要な仕事をしていることをあなたのチームに信頼してください。 代わりに、パフォーマンスを追跡できるKPIを作成してください。 KPIは、投入した時間とは無関係にすることができます。
実際、ほとんどの遠隔地の従業員は信頼でき、通常の労働力と比較して週に平均4時間多く働いています。
主要業績評価指標
主要業績評価指標（KPI）を使用すると、あなたとあなたの従業員は成功を追跡できます。 KPIは、ユーザーまたはチームが一緒に設定します。 いずれにせよ、彼らは誰もが彼らがしなければならないことを知っていることを確認します。
KPIは測定可能であり、従業員が自分の仕事が順調に進んでいるかどうかを確認できるようにする必要があります。 これにより、従業員の作業パフォーマンスをより追跡しやすくなります。
繰り返しKPIを達成できない場合は、話し合う価値があるかもしれません。 KPIの観点から成功することが多い場合は、KPIを宣伝することを検討してください。
採用プロセスと支払い手順
効果的な採用プロセスが整っていれば、潜在的な課題を回避できます。 従業員を雇用するときは、彼らがリモートワークの資格があるかどうかを確認することをお勧めします。
この適性は彼らの自然な才能と強みに依存します。 優れたリモートワーカーは通常、もう少し内向的です。 また、詳細を重視し、独立して行動を起こすことができます。
もちろん、外交官もリモートで仕事をすることができますが、あなたは彼らの社会的幸福を確保する必要があります。 彼らが周りの人々を幸せにする必要がある場合、リモートワークは彼らを満足させないままにするかもしれません。
したがって、採用するときは、これらの要素を考慮してください。 時には、最初にパートタイムのポジションに雇い、従業員をテスト段階に置くのは良い考えです。 そうすれば、仕事上の関係が実りあるものであるかどうかを両方でテストできます。
多くの課題を早期に取り除くことができるもう1つの要因は、支払いです。 多くの事業主は、遠隔地の従業員の方が安いと考えており、通常は正しいと思います。
しかし、あなたがしたいことは、業界標準よりも多く支払うことです。 そうすれば、モチベーションと満足度が上がるので、生産性が上がります。 幸せな従業員はもっと一生懸命働きます。
自宅で気晴らし
リモートの従業員を管理する際の最後の障害の1つは、気が散る環境になる可能性があります。 これは、この人が初めて自宅で仕事をしている場合に考えることが特に重要です。
従業員は指定されたオフィススペースを持っている必要があります。 そうすれば、自宅で仕事をしている間も生産性を維持できます。 このスペースには気を散らすものがないようにする必要があります（たとえば、部屋にテレビがない）。
家族に他の人がいる場合は、それも考慮する必要があります。 彼らのハウスメイトは、自宅での仕事がまだ仕事であることを理解していますか？ 彼らはあなたの従業員を邪魔する傾向がありますか？
早い段階で彼らの環境について尋ね、同様の障害を回避するかどうかを確認してください。
一部の従業員は、喫茶店や外で働くことを楽しむかもしれません。 それは大丈夫ですが、彼らは気を散らすことなく働く場所を持っているべきです。
コミュニケーションツール
リモートの従業員を管理する上で最も一般的な障害のいくつかを認識したところで、コミュニケーションツールについて考えてみましょう。 これには、リモートチームをより効率的に管理できるアプリや管理システムが含まれます。
コミュニケーションツールは、コミュニケーションの合理化やワークフローの最適化に役立ちます。 ここにあなたが知っておくべきいくつかがあります。
ビデオ通信の場合、最も一般的なツールはZoomまたはSkypeです。 Skypeは完全に無料です。 投資する予算がある場合は、Zoomをお勧めします。これは、ビジネスにとってより完全なソリューションであるためです。
ズームを使用すると、会議の記録、画面の共有などを行うことができます。 これは、チームに対面でのコミュニケーションをもたらすのに最適なツールです。
テキストメッセージの場合、Slackは企業に非常に人気があります。 Slackを使用すると、会社のチャネルといくつかのサブチャネルを作成できます。
チームが大きい場合は、サブチームごとにこれらのサブチャネルを作成できます。 チーム全体が不要なメッセージでスパムされるのを避けてください。
通常、テキストメッセージは電子メールよりも高速です。 電子メール通信だけでは、ワークフロー全体が遅くなる可能性があります。
プロジェクト管理ツール
ほとんどのビジネスオーナーはコミュニケーションツールを知っていますが、プロジェクト管理ソフトウェアやその他の機能は見過ごされがちです。
ワークフローをサポートするツールがないと、生産性が低下します。 人々は彼らが何をすべきか、あるいはプロジェクトがどこにあるのかを知りません。
たとえば、ビデオおよび映画製作のビジネスを運営しているとしましょう。 映画、グラフィックデザイン、コピーライティングなどを専門とする人が必要です。
ワークフローやプロセスが整っていない場合、編集者は次のビデオをいつ編集するかわかりません。 映画を撮る人は、ビデオをどこにアップロードするのか、次に何をすべきかわからないかもしれません。
Asana、Basecamp、ClickUp、Floatなどのツールは、明確で合理化されたプロセスを維持するのに役立ちます。 すべてが1つの場所で行われており、従業員は次のタスクを確認する場所を知っています。
そのような1つのシンプルなツールは、従業員の生産性に計り知れない影響を与える可能性があります。
コラボレーションのためのツール
最後に、使用するツールで従業員が共同作業できるようにする必要があります。 リモートの従業員を管理する場合、チームコラボレーションの作成は難しい場合があります。 それらはすべて、互いに独立して動作することになる可能性があります。
しかし、従業員が協力するとき、それは新しい創造的なアイデアにつながる可能性があります。 リモートチームの場合、複数のユーザーが1つのドキュメントまたはシートで作業できるようにするGoogleドキュメントなどのツールが役立ちます。
どちらを選択する場合でも、実際のチームワークを実行できるように、ライブ編集を可能にするツールであることを確認してください。
ベストプラクティス
これで、リモートの従業員を管理するための一般的な課題と便利なツールについての洞察を得ることができました。 しかし、あなたとあなたのリモートチームが学ぶことができるベストプラクティスのいくつかは何ですか？
これらの慣行に従って、課題や挫折を自然に回避すると同時に、従業員の生産的な幸福を確保してください。
不幸なリモートチームはすぐに燃え尽き、非生産的に働き、お金がかかります。 そのため、機能することが証明されているシステムやアイデアを確認することをお勧めします。
ビジネス文化とビジョン
成功するリモートチームのルーツは、ビジネス文化です。 すべての企業や企業には特定の文化があります。 しかし、文化は偶然に起こるものではありません。それは、リーダーとしてのあなたと各チームメンバーによって形作られます。
リモートの従業員を適切に管理するには、所有権と説明責任の文化が必要です。 すべてのチームメンバーが自分の責任を認識し、責任を負っている場合は、細かく管理する必要はありません。
これが信頼を生み出すものです。 経営陣がコントロールしすぎると、従業員は落胆し、創造性が低下します。
成功する企業は、商品のようにではなく、信頼と注意を払って従業員を扱います。
前に述べたように、リモートワーカーに自分の条件で作業する機会を与えます。 それらがそれらの時間の間に生産的であることができないとき、特定の時間枠を強制しないでください。
優れたビジネス文化は明確であり、誠実さに基づいています。 リーダーは他の人に責任を負わせますが、自分自身にも責任があります。 クリックしてツイート通常、リモートワーカーと一緒に前向きで栄養のある文化を作るのは簡単です。 これは、リモートチームは多くの場合、より幸せで、より満足しており、自分の仕事を愛する傾向があるためです。
さらに、ビジネスビジョンを明確に伝えたいと考えています。 従業員は、求められていることをなぜ行っているのかを知っておく必要があります。 最良のシナリオ–彼らの個人的な目標は、会社の全体的な目標と一致しています。
定期的で構造化された会議
リモート通信の課題についてはすでに触れました。 コミュニケーションを合理化するための優れた方法は、ビデオ会議を定期的に開催することです。
一部の企業は、毎週または隔週で会うことを選択します。 毎日の会議を選ぶ人さえいます。 ただし、毎日の会議を開催する場合は、従業員の時間を保護するために会議を短くしてください。
通常、毎週または隔週の会議が最適です。 毎月の電話に出る企業もありますが、その期間が長すぎて生産性に悪影響を与える可能性があります。
また、ビデオ会議が構造に従うようにする必要があります。 混沌とした会議は生産性を低下させます。 自分で構造を思い付くことができない場合は、実績のある公式を使用してください。たとえば、レベル10の会議などです。
チームミーティングに加えて、四半期ごとに1対1のミーティングを行うことをお勧めします。 これらの会議は、各従業員とのコミュニケーションを深め、彼らがうまく機能しているかどうかを確認できるので素晴らしいです。
彼らはあなたの期待と彼ら自身の目標を満たしていますか？ 問題が発生した場合は、四半期ごとの会議で話し合うこともできます。
コミュニケーションの時間枠
従業員に自分の作業スケジュールを設計させるのは理にかなっていると私たちは言いました。 ただし、必要なのは、誰もが満たさなければならない特定のタッチポイントです。
たとえば、全員が毎週の会議に出席する必要があります。 または、全員が24時間以内にテキストメッセージに返信する必要があります。
あなたとあなたのビジネスにとって意味のあることをリモートの従業員に伝え、あなたの期待を明確にします。
また、どの通信チャネルを何に使用するかを指示することもお勧めします。 どのような場合に彼らはテキストメッセージを使用することを期待しますか？ どのような場合にメールを使用する必要がありますか？ 彼らはあなたにプライベートメッセージを送ることを許可されていますか？
正式な規則はありません。 物事をどのように実行したいかについて、事前に従業員に伝えてください。
目標とキャリアチャンス
リモートワーカーをフリーランサーのように扱うのは一般的な罠です。 彼らがあなたのチームの一員である場合、彼らを従業員のように扱ってください。 彼らに彼らのキャリアを促進し、彼らの個人的な目標を追求する機会を与えてください。
彼らが永遠に彼らの立場に固執しているように彼らを感じさせないでください。 毎年または半年に1対1の電話をかけ、その様子について話し合います。 来年の彼らの目標は何ですか、そしてチームはどのように助けることができますか。
従業員を尊重し、幸せにします。 そうすれば、忠実なチームができます。 チームの変動には多額の費用がかかるため、忠実な従業員は非常に貴重です。
新しい従業員を雇って訓練しなければならないとき、あなたは時間とお金を失います。 あなたはまだ必要なときに新しい人を雇いたいです。 新入社員も新鮮なアイデアを持ち込みます。 しかし、人々を頻繁に去らせる文化は避けてください。
チームビルディング
強力なチームを作成することは、リモートで実行されるビジネスにとって特に困難です。 前述したように、物理的なオフィススペースでは、人々は自然にお互いにぶつかり、コミュニケーションを取ります。
そのため、一部の職場では、リモートの従業員にオープンチャットを提供することを好みます。 そのチャットでは、仕事以外のことなら何でも話すことができます。 これは、オフィスで行われる通常の小さな話を置き換えるのに最適な方法です。
リモートチームを長期的に開催する予定の場合は、毎年のチームミーティングを検討してください。 チーム全体にとって、1年に2、3日一緒にいるだけで有益な場合があります。
ワークフローをDragon100Habitsチェックリストに合わせる
現在、リモートの従業員の管理に関しては、留意すべきことがたくさんあります。 しかし、チームの管理をより明確かつ透明にする方法があると言ったらどうでしょうか。
Dan Lokは、諮問委員会のDragon 100を通じて、スケールアップの方法について他のビジネスオーナーを指導しています。 Dragon 100に参加していない場合でも、Dragon100Habitsチェックリストにアクセスできます。
チェックリストを使用すると、すべての従業員を明確にすることができます。 チームを上級管理職からジュニアメンバーに調整します。 今すぐガイドにアクセスしてください。