仮想会議室の管理: 成功のヒント
公開: 2016-12-03私のホーム オフィスから離れた場所で働くマーケティング代理店のアカウント マネージャーとして、バーチャル ミーティングは、多くが全国に散らばっているクライアントや同僚とやり取りするための不可欠で、費用対効果が高く、便利な方法になりました。 あらゆる場所からの参加を可能にすることで (もちろん、安定した WiFi 接続があれば)、ミーティングを実施することで出張費が事実上大幅に削減されることは周知の事実です。フライト、宿泊、食事の費用が完全になくなるからです。
そして、不必要な支出を削減したくない人はいませんよね?
しかし、予想外かもしれませんが、仮想会議はより生産的で包括的な従業員を育成することもできます! 実際、調査によると、仮想会議を利用するリモートの従業員は、最大 13% 効率的である可能性があります。
そうは言っても、すべての画面共有や電話会議が成功するように設定されているわけではありません. 適切な構造とガイダンスがなければ、仮想会議はすぐに失敗する可能性があります (おそらく、このようなものです...)。
各会議出席者の仮想会議室のエクスペリエンスを最大化し、セッションの全体的な効果を向上させるために、次のいくつかのベスト プラクティスに従う必要があります。
適切なテクノロジーを選択することは非常に重要です。
Skype for Business、Zoom、GoToMeeting、および WebEx はすべて、参加者がドキュメントを共有したり、チャットしたり、会議を記録したりできる、優れた共同仮想ビデオ会議プラットフォームです。 一部のソリューションには、会社のロゴと色で会議室をブランド化するために使用できるカスタマイズ オプションも用意されています。 さらに、洗練されたプロフェッショナルで信頼性の高い仮想イベント配信プラットフォームを本当に探している場合は、内部または外部の会議、ウェビナー、教育、およびトレーニングのニーズに対応するセルフマネージド ソリューションを提供する市場がいくつかあります. 「バーチャル ワークプレース」の人気が高まるにつれて、利用可能なコミュニケーション ツールとソフトウェアの数が増加することは間違いありません。
助けになるヒント：
- 新しいプラットフォームを使用している場合は、練習で完璧になります! ライブに移行する前に、さまざまな機能、機能、およびナビゲーションを確認して試してみることを忘れないでください。
- 会議の主催者として、常に最初に会議に参加してください。 新しい参加者が会議に参加するために必要なソフトウェアをダウンロードしたり、テクノロジのバグや接続の問題を解決したりするために、各会議の開始時に数分を割り当てます。 それは私たちの最高に起こる可能性があります！
仕事前の打ち合わせは欠かせません。
定義された詳細な会議議題を作成して送信することは (かなり前もって!)、参加者が集中してタスクに集中できるようにするのに役立ちます。 出席者の予定表と統合された会議の招待状を送信するときは、必ず議題を添付してください。 会議の前に事前作業またはドキュメントのレビューを完了する必要がある場合は、そのことをメッセージで明示してください。 誰も宿題を終えていないために会議に参加しないことほど、会議の勢いを失うものはありません。
従うべきもう 1 つの良い経験則は、会議中に新しいデータを提示しないことです。 繰り返しますが、重要な文書を数日前に送付し、会議の前にすべての資料を確認するよう参加者に依頼することをお勧めします。これにより、参加者は内容に十分に投資し、会話に参加する準備ができます。
助けになるヒント：
- 議題を作成するときは、全員のエネルギー レベルが高い会議の開始時に重要なトピックに取り組むようにしてください。
- 会議の出席者数を妥当な人数に保ち、誰もが自分が大切にされていると感じ、焦らずに貢献できる機会を持てるようにします。
会議の開始。
仮想会議を開始する準備をするときは、周囲のノイズを必ず排除してください。 繰り返しになりますが、あなたが会議を主催する場合は、会議室に最初に署名またはダイヤルインする必要があります。 これにより、メンバーの入会を歓迎し、正式な紹介を行う機会が得られます。 一部の参加者は携帯電話から参加している可能性があり、プラットフォームのインターフェイスで発信者 #1 または電話番号自体としてのみ識別できることに注意してください。
助けになるヒント：
- 例会の早い段階で話したことがある場合でも、話す前にメンバーに名前を言うように依頼します。 特に、電話に多くの参加者がいる場合や、初めて話す人と話している場合は、話者を混同しがちです。
- 電話参加者の関与を維持する (そして彼らの意見が重要であることを再確認する) ために、グループに質問をするときは、まず彼らの意見や回答を求めてください。 さらに、誤ってループから除外することはありません。
会議の進行役。
最も一般的な仮想会議の課題の 1 つは、メンバーを積極的に関与させ続けることです。 はい、私たちは非常に忙しい時があります。仮想会議が停滞していると、参加者は会議中に自分自身を「ミュート」して、電子メール、テキスト メッセージ、最新のスポーツの試合結果、Instagram などをチェックするなど、他のタスクを実行したくなるかもしれません。
この受動的な聞き取りに対抗するには、メンバーに自分自身をミュートしないように依頼し (メンバーも静かな場所にいる場合)、ビデオを介して参加するようメンバーに促すこともできます。
助けになるヒント：
- 会議の参加者の関与を維持するもう 1 つの方法は、プラットフォームのツールと機能を活用することです。 アイデアを口頭で共有するよう招待するだけでなく、出席者に質問や回答をチャット ペインに入力するよう依頼したり、メンバーにタスクを割り当てたり、インタラクティブな投票を利用したりします。 適切な目標は、会議の 80% をインタラクティブにし、その 20% を受動的な参加にすることです。
おしまいです！
会議を終了する前に、必ず数分かけて内容を要約してください。 お互いに達成感があれば、通話に費やした時間に対して誰もが気分が良くなります。
おそらく、さらに重要なことは、次のステップを割り当てること、または通話中のメンバーが対処する必要があるアクション アイテムを割り当てることです。 可能であれば、全員が出席している間に次の会議の日時を設定します。 そして最後に、会議の後、必ずすべての参加者にメモを送り、同じアクション項目を要約し、さらなる指示を提供してください。
役立つリソース:
- 仮想チームのパフォーマンスを強化するために使用できるより実用的なヒントについては、次の書籍をご覧ください:効果的な仮想チームを導く: 卓越した結果を達成するための時間と距離の克服、Guided Insights プリンシパル Nancy Settle-Murphy 著。 それは素晴らしいです！
仮想会議を最大限に活用するための他の提案はありますか? 以下のコメントでお気軽にお知らせください。
