議事録 (MoM) とは何ですか? MoM 用のソフトウェアとテンプレート

コラボレーションには生産的な会議が不可欠ですが、会議で議論されたすべての詳細を思い出すのは難しい場合があります。 そのため、会議の議事録を作成して、会議に関する各詳細を文書化する必要があります。 この記事では、MOM についてと、MOM を作成する方法について学びます。 まず、MOM とは正確に何なのかを学びましょう。

議事録 (MoM) とは何ですか?

MOM は通常、「議事録」の略です。 これは、会議中に行われた議論、決定、およびアクションアイテムの正式な書面による記録を指します。

MOM は、会議中に議論されたポイントを文書化し、責任を割り当て、参加者に参照を提供するために不可欠です。 これには、主要な議論のポイント、すべての参加者、会議の決議が含まれます。

議事録の重要性

議事録 (MOM) は、組織の効率性とコミュニケーションにおいて重要な役割を果たします。 MOM は、議論、決定事項、実行項目を文書化することで重要な参照点として機能し、参加者間の明確さと理解を確保します。

MOM は、時間の経過に伴うアイデアや戦略の進化を記録する歴史アーカイブとして機能します。

MOM は、不在のチーム メンバーと重要な情報を共有することでコミュニケーションを促進するだけでなく、より効果的な計画と戦略の開発にも貢献します。

いつMOMを作成する必要がありますか?

MOM は次の場合に使用できます。

• 会議の要点と目標を記録する
• 会議に出席しなかった人向けに会議の概要を作成する
• 正式な会議の場合に法的文書として保管する
• 今後の会議で使用する参考資料を保管する

MOM の作成に必要な手順

会議の議事録を作成する際には、会議の議題、出席者リスト、既存の MOM をリストアップする必要があります。 また、会議に誰が欠席し、誰が出席しているかを書き留める必要があります。 MOM を作成するために従う必要があるすべての手順の詳細な列挙を見てみましょう。

• 準備:議題、出席者リスト、以前の MOM などの必要な詳細を収集します。 また、録音用のテンプレートを設定します。
• 出席:出席者と欠席者の詳細をメモします。 ゲストまたは著名な参加者をマークします。
• 議題のレビュー:会議の議題に目を通し、各項目が確実に取り上げられていることを確認します。
• ディスカッションの詳細:簡潔な言葉を使用して、重要なポイント、決定事項、および実行項目を記録します。
• 責任の割り当て:期限を定めて、アクションアイテムを個人に明確に割り当てます。
• 説明:会議中に行われた説明を内容として含めます。
• 終了:会議の結論を確認し、フォローアップの要件をメモします。
• レビューと承認:レビューのために MOM を共有し、必要な承認を取得します。
• 配布:最終的な MOM を出席者および関係者に速やかに配布します。

MOMを作るメリット

議事録 (MOM) には重要な利点があります。 議論、決定、アクションアイテムの文書化された記録を提供し、明確さと説明責任を保証します。 MOM を作成することのその他の利点は次のとおりです。

• 文書:会議中の議論、決定事項、およびアクションアイテムの正式な記録を提供します。
• 参考資料:議事録は、参加者が議論された内容や割り当てられたタスクを思い出すための参考資料として機能します。
• 説明責任:実施項目と期限を文書化することで責任を割り当て、参加者間の説明責任を促進します。
• コミュニケーション: MOM は、会議に出席できなかった人々と重要な情報を共有することでコミュニケーションを促進します。
• 計画:過去の議論と結果を要約することで将来の計画を支援し、将来の行動と戦略を形作るのに役立ちます。
• 調整:議事録により、すべての参加者が議論され決定された内容について共通の理解を確保し、誤解を減らします。

議事録には何を含めるべきですか?

会議の議事録を作成する場合、文書に含める必要がある要素がいくつかあります。MOM の重要な要素をいくつか示します。

• 会議の日時
• 出席者リストとその役割
• 会議の目的または目標
• 会議の議題と議論されたトピック
• 取るべき行動と決定
• 今後のステップとフォローアップのスケジュール
• 検証のための出席者の署名とイニシャル

会議議事録の作成 (ベスト プラクティス)

会議の議事録を有効にするには、日付、時刻、参加者の数を記録する必要があります。 次に、今後の会議に関する詳細を追加する必要があります。

• 事前に会議の概要を作成する:会議をより実りあるものにするために、会議で議論されるすべてのポイントとともに会議の概要を作成することをお勧めします。 これにより、会議開始時の混乱を回避し、出席者が有効な議題を確実に守ることができます。
• 会議の目的を書き留める:この時間中に、会議の目的とこの会議で達成されることが期待されるものを書き留めるようにしてください。 このメモは、会議に参加できなかった人にとって役立ちます
• 今後の会議の日付を決定する:会議のメモを取っている場合は、話し合われたトピックに関して次の会議がいつ開催されるかを含めることも同様に重要です。 これにより、参加者は、割り当てられたタスクを完了するのにどれくらいの時間がかかるかのガイドラインが得られます。 さらに、今後の会議の日付を決めることは、タスクの優先順位付けにも役立ちます。
• AI を使用して会議を作成する 概要:会議でメモを作成する責任がある場合は、会議の文字起こしツールを使用できます。 このツールを使用すると、すべての通話録音、文字起こし、要約が会議とカレンダーにリンクされるため、すべてが 1 か所に保管されます。
• 議題を使用して会議の重要なポイントを追跡する:会議の後、会議の議題を使用して結果を追跡できます。 一般的なガイドラインとしてアジェンダを使用すると、設定した目標に対する進捗状況を測定できます。

議事録作成用テンプレート

1. 正式な取締役会 MoM テンプレート
2. 非公式会議の MoM の例
3. 取締役会会議の MoM テンプレート
4. David Sacks の SaaS 取締役会会議の MoM テンプレート
5. 月次経営会議
6. スプリント計画テンプレート
7. 1 対 1 ミーティングのテンプレート

会議の議事録を迅速に作成するには、事前構成されたテンプレートを使用できます。 MOM テンプレートは、正式な取締役会議事録から月次管理議事録、非公式会議議事録、スプリント計画、SaaS 会議などまで多岐にわたります。 MOM 手順を合理化するために、これらの各テンプレートが以下に提供されています。

1. 正式な取締役会議事録テンプレート

2. 非公式会議議事録の例

3. 取締役会議事録テンプレート

4. David Sacks の SaaS 取締役会会議テンプレート

5. 月次経営会議

6. スプリント計画テンプレート

7. 1 対 1 ミーティングのテンプレート

議事録作成に最適なソフトウェア

MoM の作成には、無料ソフトウェアと有料ソフトウェアの両方から選択できます。 検討できる最も一般的なオプションのいくつかを次に示します。

無料のMOMソフトウェア

• Google ノート: MOM の作成、共有、メモのアーカイブなどに使用できる無料のソフトウェアです。
• Evernote: Evernote は、メモの作成や取り込み、Do To リストの作成、メモ上での共同作業などに無料で使用できます。
• EasyRetro:これを使用すると、付箋を作成したり、同僚と共有したり、アクション アイテムを作成したり、プロジェクトのアイデアを書き留めたりすることができます。

有料MOMソフトウェア

• NTask:タスクの作成と割り当て、他のユーザーとのタスクの詳細の共有、プロジェクトの詳細の計画、会議の開催などに使用できます。
• Zipdo:この会議メモ アプリはカレンダーに接続し、会議ごとに共同メモを作成します。
• Beenote:会議の作成、管理、組織に使用できる AI ベースのソフトウェアです。

結論

会議の議事録を利用すると、会議全体をいくつかの重要なポイントに要約することが非常に簡単になります。

この記事を読むと、MOM を作成する必要がある理由がわかり、自分用に MOM を作成できるようになります。 より簡単なアプローチとして、ユースケースに応じて MOM を作成するためのテンプレートを検討することもできます。

議事録 (MoM) に関連する FAQ