中小企業の経費追跡のための 9 つの重要なベスト プラクティス

経費はビジネスの事実です。 ことわざにあるように、「積み上げるためには投機しなければならない」のです。

しかし、いつでも、支出よりも多くの収入を得ていることをどうやって確認できるのでしょうか?

中小企業の経費はすぐに膨れ上がる可能性があり、注意深く追跡していないと、予算を確認したときにひどいショックを受ける可能性があります。

したがって、いつ、どこにお金を使うかを注意深く監視することが重要です。

ただし、中小企業の経費追跡は面倒な作業である必要はありません。 適切なツールとテクニックを使用すると、追跡、評価、管理が簡単になります。

ここでは、実証済みの 9 つのベスト プラクティスを紹介します。

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• 中小企業の経費追跡に関する 9 つのベスト プラクティス

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中小企業が効果的な経費追跡から得られるメリット

効果的な経費追跡には多くのメリットがあります。 ここではそのほんの一部を紹介します。

• キャッシュ フローをより効率的に管理するのに役立ちます。
• これにより、支出パターンに対するより深い洞察が得られます。
• どこでお金を節約できるか、どこでもう少し支出できるかを示します。
• 現実的な予算を設定するのに役立ちます。
• ビジネスの予測に最適です。
• 税額控除に役立ちます。
• コンプライアンスにとって重要です。
• これにより、多くの会計プロセスが大幅に簡素化されます。

中小企業の経費追跡に関する 9 つのベスト プラクティス

1. ビジネスの規模と要件に基づいてシステムを選択してください
2. 事業運営に関連する明確なカテゴリを定義する
3. 経費の一貫したタイムリーな記録を維持する
4. 経費追跡を会計ソフトウェアと統合する
5. 経費を定期的に評価してコスト削減の機会を見つける
6. 経費追跡ポリシーと手順について従業員を教育する
7. すべての経費関連文書を一元管理するシステムを確立する
8. 経費追跡ソリューションのアクセシビリティとスケーラビリティを確保する
9. 安全なアクセス手段で機密の経費データを保護する

したがって、明らかな次のステップに移ります。

なぜそれが重要なのかがわかりました。ここでは、ビジネス経費を効率的に追跡するための 9 つの最良の方法を紹介します。

1. ビジネスの規模と要件に基づいてシステムを選択します

2024 年の財務トレンドに関して言えば、経費追跡システムや予測システムなどの自動プロセスに関しては、選択肢が豊富にあることがわかります。

世の中にはたくさんありますが、どれも少し異なるものを提供しています。

したがって、最初に見つけたシステムだけを選択しないでください。 時間をかけて調査し、ニーズに合ったものを見つけてください。

これを行うための最良の方法の 1 つは、自分の状況と要件を徹底的に理解することです。

特にビジネスの規模と経費の規模について考えてください。

たとえば、SME にはおそらく、低コストでシステムに何百人もの新しいユーザーを追加できるツールは必要ありません。しかし、小規模な財務部門のワークロードを軽減する自動化の恩恵を受ける可能性はあります。ビジネスは成長します。

一方、大規模な企業では、サブスクリプション費用についてそれほど心配する必要はないかもしれませんが、リモート アクセスが有利であると考える可能性があります。

2. 事業運営に関連する明確なカテゴリを定義する

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整理整頓すればするほど、ビジネス経費の追跡が容易になります。

したがって、最も一般的なコストを明確に定義されたカテゴリに分類します。

すべての経費が妥当であることを確認するには、これらのカテゴリを事業運営に合わせて調整してください。

たとえば、研修会社を経営している場合、経費のカテゴリには次のものが含まれる可能性があります。

• 文房具
• 交通費（燃料、公共交通機関のチケット、タクシーの乗車券などに細分化できます）
• 宿泊施設（住居コースの場合）
• 軽食
• 教育技術
• ティーチングソフト
• 公共事業
• 敷地賃料

…等々。

これらのカテゴリーに当てはまらないものは、合理的に不当な出費とみなされる可能性があります。

たとえば、誰かが新車の請求を行おうとして、それがあなたの「旅行」カテゴリのいずれにも当てはまらなかった場合、経営陣は警告を受け、請求が正当であるかどうかを判断するために請求者に連絡することができます。

3. 経費の一貫したタイムリーな記録を維持する

経費を一貫してタイムリーに記録することは、効率的なキャッシュ フロー管理に不可欠ですが、それは必ずしも簡単ではありません。

予期せぬ出費が発生した場合、または緊急の支出である場合、気をとられすぎてこれらの費用をすぐにシステムに入力できない可能性があります。

このため、さまざまな自動化ツールや追跡ツールを使用すると便利です。

これにより、すべての支出が自動的に記録され、以前の支出や活動を簡単に確認できるようになります。

たとえば、優れた注文管理ソフトウェアを使用すると、記録プロセスの多くを自動化し、在庫を簡単に追跡できるようになります。

これにより、経費と注文を自動的に追跡し、不一致が発生した場合に詳細情報を提供することができます。

4. 経費追跡を会計ソフトウェアと統合する

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経費追跡ソフトウェアと会計ソフトウェアを統合することで、時間を大幅に節約できます。

すべての経費は最終的にはアカウントを経由する必要があるため、最初から 2 つを統合してみてはいかがでしょうか。

そうすることで、経費をアカウントとすぐに同期できます。

これにより、完全に最新の状態に保つことができ、キャッシュ フロー管理や税金などに役立ちます。

何よりも、財務部門がすべてのビジネス経費を手動で入力する必要がなくなります。

5. 経費を定期的に評価してコスト削減の機会を見つける

出費は厄介なものになる可能性があります。

あちこちに少しずつ支出すると、予算が大幅に減り、深刻なキャッシュ フローの問題が発生する可能性があります。

したがって、経費を注意深く監視するだけでなく、経費を定期的に評価してコスト削減の機会を見つけ、事業経費を削減することが重要です。

たとえば、経費を調べてみると、従業員の燃料手当に多額の費用を支払っていることがわかるかもしれません。

近くに住むスタッフの相乗りを奨励したり、自転車通勤の取り組みを実施したり、リモート勤務の機会を増やしたりすることで、このコストを削減できます。

ここでも、適切なテクノロジーとツールが重要です。

優れた中小企業キャッシュ フロー管理ソフトウェアは、経費の状況を一目で示すだけでなく、平均より多く支出している箇所を強調表示し、経費サイクルのパターンを指摘することができます。

6. 経費追跡ポリシーと手順について従業員を教育する

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人的ミスや誤解は、中小企業の経費を効率的に追跡する上での最大の障害の 1 つです。

経費の入力を忘れたり、間違って入力したり、すべての経費を一度に提出する前に何ヶ月も請求書を保留したりすることがあります (慎重なキャッシュ フロー管理システムが混乱する)。

このため、経費追跡ポリシーと手順を全員が理解することが重要です。

従業員に次のように説明します。

• 経費を追跡する方法
• ポリシーと手順の目的
• 経費の入力方法
• 請求の期限
• ソフトウェアの仕組み
• 経費の問題について誰に相談すればよいか

等々。

7. すべての経費関連文書の一元管理システムを確立する

支出の監視と納税には記録管理が不可欠です。

すべての中小企業経費書類を一元的に管理できるシステムにより、管理がよりシンプルかつ効率的になります。

特定のドキュメントやトランザクションを探してプラットフォーム間を行き来する必要はもうありません。

あるプラットフォームから別のプラットフォームにデータを手動で転送する必要はもうありません。

代わりに、すべてを 1 か所で見つけることができます。

もちろん、すべての経費プラットフォームが必要なことをすべて実行できるわけではありません。

このような場合、他のツールやプラットフォームと統合して、これらのツールやプラットフォームから中央システムにデータが自動的に同期されるソリューションを探すことをお勧めします。

8. 経費追跡ソリューションのアクセシビリティとスケーラビリティを確保する

従業員が経費ポリシーと手順を理解することの重要性についてお話しました。

しかし、経費追跡ツールを適切に使用するには、アクセスできる必要があります。

スタッフメンバーにとって使いやすい経費追跡ソフトウェアを選択してください。

アクセシビリティ機能も重要です。

チームの一部のメンバーが経費追跡ツールにアクセスできないために使用できない場合は、問題があるため、これを優先してください。

スケーラビリティも重要です。 経費追跡システムがビジネスの成長に合わせて成長し、必要に応じて追加のユーザーやワークロードを受け入れることができるようにしたいと考えています。

したがって、将来にわたって使い続けることができるスケーラブルなシステムを探してください。

9. 安全なアクセス手段で機密の経費データを保護する

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言うまでもなく、経費データは非常に機密性の高いものです。 したがって、それを保護することが重要です。

セキュリティとデータの侵害は、財務に損害を与え、プライバシーを侵害するだけでなく、データ保護規制の間違った方向に陥り、重大な法的結果を招く可能性があります。

経費追跡ツールとプラットフォームを選択するときは、ビジネスが直面する可能性のあるサイバーセキュリティの課題に対処できるソリューションを探してください。

セキュリティ機能をできるだけ頻繁に更新し、懸念がある場合は遠慮せずにサポートに連絡してください。

評判の良い企業であれば、セキュリティを優先しており、喜んでチェックを実行し、アップグレードを実施し、それに関する質問に答えてくれます。

中小企業の経費を正しく追跡する

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中小企業にとって効率的な経費追跡は、キャッシュ フロー、利益、さらには仕事量に大きな違いをもたらす可能性があるため、正しく管理することが重要です。

適切なソフトウェア、トレーニング、確実な経費追跡ポリシーと手順を使用すれば、中小企業のコストを管理し、真に効率的なキャッシュ フロー管理の成果を得ることができます。

優れたデジタル ツールは、ビジネスのほぼすべての側面において変革をもたらす可能性があり、経費追跡も例外ではありません。

リサーチを行えば、このプロセスをより簡単、より効率的、より安全に行える評判の良いソフトウェアを見つけるのに問題はありません。