作業の驚くほど微妙な要素を1つ合理化すると、数え切れないほどの時間を節約できます。

この要素はドキュメント編成です。

ドキュメントは私たちの仕事をとても楽にしてくれます—状況が発生したとき、あなたは「私は何をしますか？」と考える必要はありません。 チーム全体が参照できるシステムがすでに整っています。

毎日答える必要のある無意味な質問はもうありません。 すでに解決策がある問題をいじくり回すのにこれ以上の時間を費やすことはありません。 ドキュメントを確認してください！

しかし、やることリスト、手順、スタイルガイド、会議メモ、その他の重要なドキュメントをすべてどこに保管しますか？

時々、あなたはその二重のエスプレッソを持っていて、完全にあなたのゲームにいて、すべてを見つける場所を正確に知っているかもしれません：

しかし、それが通常のやり方ではない可能性は高いと思います。

通常は、いくつかのデスクトップフォルダまたはGoogleドキュメントフォルダをクリックしてから、関連するキーワードを検索バーに入力して、ドキュメント検索を開始します。

そこにドキュメントが見つからない場合は、DropboxまたはEvernoteを使用してください。

それでは、うーん、誰かをAsanaのドキュメントに一度リンクしませんでしたか？ たぶん、あなたはそこであなたの古いタスクを検索してリンクを探すべきです。

チームで作業している場合、この問題は本質的に指数関数的に増大し、完全に耐えられなくなります。

うーん。 これが各チームメンバーに対して毎日数回発生すると仮定すると、どのくらいの時間を無駄にしますか？

組織は、コンテンツマーケティングのタスクを正常に完了するための、最も基本的な部分の1つです。 あなたはおそらく複数の解決策を試しましたが、ほとんどの場合、それらは何らかの面で不十分です。

それは、自分の仕事に関係するすべてのものを実際に置くことができる場所がほとんどないからです。

Notionはその場所になるように設計されています。 これは、作業とチームに関連するすべての情報を完全に整理して保存するための「ミッションコントロール」として機能します。

それはかなり高尚なようですよね？ 私は同意しますが、Notionは、ドキュメント、メモ、タスク、リスト、データベース、および1日を通して処理できるその他のほとんどすべての種類の情報に対するソリューションを提供します。

この記事では、この「オールインワンワークスペース」を詳しく見て、通常の情報ハントを適切に編成され、完全に組織化されたチーム本部に変換する方法を確認します。

概念レビュー：何でも整理できるオールインワンワークスペース

Notionは、チームの組織の多くのギャップを埋めることができます。 他のプラットフォームが不足している場合、Notionは解決策を考え出しました。 Notionがサポートできるすべての種類のドキュメントやその他の作業関連アイテムを見ていきましょう。

1.自分のものをNotionにインポートする

これはNotionの美しさの大きな部分を占めているので、Notionにインポートできるさまざまな種類のドキュメントに分解したいと思います。

多くの異なるオプションの1つをクリックするだけで、チームでの作業中に必要になる可能性のあるほぼすべての種類のドキュメントをインポートできます。

インポート機能は、可能な統合の数によって柔軟になります。 Notionでドキュメントを収集してさらに使用する場合、使用できるドキュメントの種類にほとんど制限はありません。

メモとドキュメント

ノートやドキュメントの場合、Evernote、Word、Google Docs、Dropbox Paperからドキュメントをアップロードできます。つまり、特定の情報を見つけるためにこれらのプログラムを個別に精査する必要がなくなります。

それだけではありません。Googleマップ、Twitter、Typeform、Codepenなどのアプリやプログラムではなく、幅広い情報をNotionドキュメントに埋め込むことができます。

ナレッジベース/Wiki

次に、ナレッジベースとして、 ConfluenceやGitHubWikiなどのいくつかの非常に一般的なプログラムからアップロードできます。これは、基本的に、新しいタブを開いてその情報を再度検索する必要がないことを意味します。Notion内を検索するだけで、すぐに自分の情報を見つけることができます。探しています。

Confluenceのようなチームコラボレーションツールの統合を検討する場合、これは特に強力だと思います。 チームのディスカッションとワークフローを管理するためのその力は、Notionの巧妙なすっきりと統合されたときに拡大されます。

タスクとプロジェクト

チームはタスクとプロジェクトを中心に展開しているため、Notionには、他のプロジェクト管理プログラムを統合してすべてを1か所にまとめるのに役立つ優れたソリューションがあります。

たとえば、TrelloボードまたはAsanaのチーム管理ツールをNotionにインポートして、すべてを1か所から整理および管理できます。

他の強力なツールを統合することで、Notionを完全に活用して、チームを管理、監視、および通信できます。

ただし、ワークフローまたはプロジェクト管理ツールをまだ使用していない場合、Notionにはワークフローを作成および管理する独自のシステムがあります。 それはあなたがいつもあなたが必要だと知っていたプロジェクト管理ツールになることができます。

スプレッドシートとデータベース

私たちのほとんどは、スプレッドシートとデータベースを忠実に使用しています。 それらはあまりにも役に立ちすぎて除外できないため、NotionはGoogleスプレッドシートやAirtableなどの強力なスプレッドシートツールの統合もサポートしています。

メモ、ドキュメント、知識、データベースを1つの使いやすいインターフェイスに保持することは、1つの場所にまとめることでこれらすべてを簡単に実現できることを想像すると、簡単に思えます。

2.新しいページを作成します

新しいページの作成は、Notionで行う最も基本的で一般的なアクティビティであるため、非常に柔軟であることは理にかなっています。

新しいページを作成するための1つのボタンだけでなく、プロジェクトの一部の特定のニーズに合うように新しいページをカスタマイズおよびフォーマットできるいくつかのオプションが表示されます。

新しいページを作成するときに最初に行う必要があるのは、作成するページのタイプを選択することです。

つまり、それが単純なドキュメント、データベース、ギャラリー、カレンダー、ボードのいずれであるか、またはNotionがすでに作成したテンプレートの1つから選択するかどうかを決定する必要があります。

これらのテンプレートは非常に柔軟です。 たとえば、設計仕様のドキュメントを作成する場合は、適切なテンプレートを選択して情報を入力することで簡単に作成できます。

デザインスペックテンプレートには、背景と調査のためのスペース、やることリスト、およびWebサイトへのリンクなどの他の重要な部分があります。

ナレッジベースに関しては、テンプレートも同様に柔軟です。 チームホーム、個人ホーム、会議メモ、または従業員のオンボーディング用の新しいページを簡単かつ迅速に追加できます。

これらのテンプレートは美しく実用的です。ガイドを作成し、チームメンバーがタスクを完了するまでのプロセス全体を実際にスピードアップします。

ナレッジベーステンプレートについて注意すべき興味深い点の1つは、従業員のオンボーディングテンプレートが、潜在的な採用者を比較対照するように設計されたTrelloボードと非常に似ていることです。

テンプレートを使用するか、Trelloからインポートするかは最終的にはあなた次第ですが、このツールの信じられないほどの柔軟性により、同様のタスクを複数の方法で実行できるため、チームのすべての知識を1か所にまとめることができます。

タスクとプロジェクトの場合、やること、チェックリスト、ワークフローなどのリストスタイルのテンプレートから選択できますが、カレンダーテンプレートやロードマップテンプレートなど、さまざまな形式のテンプレートを選択することもできます。どちらも、整理と視覚化に役立つように設計されています。今後のタスクとプロジェクト。

最後に、メモとドラフトのテンプレート、採用パイプライン、軽量CRM、読書リスト、資金調達データベースなど、データを収集および保存するためのさまざまなスタイルのテンプレートから選択することもできます。

明らかに、ほぼ無限の方法でデータを収集できるため、これらのテンプレートは、チームでデータを収集および分析するのに役立つページを設計および開発するのに役立つ単なるキックスタートです。

3.新しいサブページを作成します

このステップは、ワークスペースが実際に活気づく場所です。

追加するページは、同じように柔軟性があり、同じテンプレートに基づいて作成できるサブページによって補完され、具体化されます。

ページを作成したら、サブページを作成するために必要なのは、ページの左側にある折りたたみ可能なメニューのページの横にある小さなプラス記号をクリックすることだけです。

サブページ内では、ページやワークスペース内と同様に、内部の情報を表示、編集、または変更できるユーザーを完全にカスタマイズできます。 機密性の高いページをロックして、ドキュメントに変更が加えられていないことを確認することもできます。

概念に関する最終的な考え

Notionが、組織を改善するために誰でも使用できる非常に柔軟なツールであることは非常に明白です。

誰でもこのツールを使用できますが、チームで作業し、さまざまな種類のドキュメント、プログラム、またはデータを定期的に処理する人は、このツールを使用すると、適切な情報を見つけるために必要な清掃の量が大幅に減ることに気付くでしょう。 これは、プロジェクトへのコラボレーションと生産的な貢献のための優れたフレームワークを提供します。 Notionは、完全な接続のためにモバイルでも利用できます。

より大きなデータを扱う大規模なチームや、より多くのアクセスを必要とする起業家のために、個人の場合は月額4ドル、チームメンバーの場合は月額8ドルから始まる有料プランがあります。これは、多くのサブスクリプションを終了できることを考えるとそれほど悪くはありません。他の有料の組織およびプロジェクト管理ツールの。

おそらく最良の部分は、ドキュメントを管理するための基本的なプラットフォームが必要で、大きなファイルをホストする必要がないチームがNotionを完全に無料で使用できることです。高度な権限設定があります。 これは、Notionを使い始めるのが特に簡単であることを意味します。基本的に、無制限の無料トライアルを利用できます。

Notionが魅力的に聞こえる場合は、それを試してみても失うものは何もありません。

Yassir Sahnounは、WriteWorldwideのコンテンツストラテジスト、ライター、共同創設者です。 彼はコンテンツ戦略とSEOでSaaSビジネスを支援しています。 Yassirの詳細については、YassirSahnoun.comをご覧ください。