オフィスの春の大掃除の優先順位の設定

公開: 2022-10-07

春が近づいています。雪が散り、花が咲き、木々が葉を取り戻すのを見始めています (少なくとも一部の人はこれを見ているはずです)。私たちが採用している習慣の 1 つが春の大掃除です。あなたの人生の多くの余分なものを一掃するという考えは、あなたの人生を行うための白紙の状態を提供します. 春の大掃除の時ほど、オフィスの整理整頓に優先順位を付けるのに最適な時期はありますか? オフィスの春の大掃除は、オフィスを成功に導くための実践です。

ファイリングシステムをセットアップする

まず、オフィスをきれいに整えるには多くの注意が必要です。ファイリングシステムの設定は非常に重要です。あなたが机の上にすべてを山積みまたはビンに投げ込み、そこにあることを決して覚えていないタイプの人なら、これはあなたのためです. あなたにとって重要なカテゴリを設定します。私の個人的なファイリングシステムは、カテゴリごとに優先順位が付けられたものに設定されています。まず、請求書の支払い。次に、支払われる請求書。 3 つ目は、記録のためだけです。最後に、アーカイブされているものの、保持することが重要な情報 (税務記録など) です。

ファイリングシステムを設定することは、見ているものにアピールすることです。あなたにとって重要なさまざまなカテゴリがあるかもしれません。たとえば、受信する通信は、紙に書かれたものである場合があります。受信したメールを整理するためにファイルを設定することは、あなたにとって非常に重要な場合があります。クライアントとベンダー向けの通信ファイルを設定して、見逃さないようにします。紙の契約で作業している場合は、契約の実行日を含むファイルを設定します。これにより、締め切りに正直に取り組むことができます。今後のプロジェクトのために。

または、予定日ごとに整理します。医者や弁護士はこれが得意です。彼らは、前日の終わりに翌日の予約帳とファイルをレイアウトしています。たくさんの予定がある多忙な専門家の場合は、時間を取って翌日のファイルを小さなファイリングキャビネットに整理するか、ファイルが電子ファイルの場合はデスクトップに置いて準備できるようにします。お客様が来店されたとき。

メールの受信トレイに春の大掃除をしましょう

私はこれについてとても有罪です。将来いつでも役に立ちそうなものがあれば、私はそれを永久に保管します。私はメールパックラットです。私のように罪を犯している場合は、時間をかけてこれらのメールを確認してください。あなたが無視してきたものを見つけて、それらのものをゴミ箱に直行させてください. そしてゴミを空にする。これにより、To Do リストがすっきりと表示されます。記録のためだけにメールが必要な場合は、メールにアーカイブ用のフォルダーを作成し、それらのアーカイブに送信します。現在関連のある電子メールだけを保持します。私を信じてください、あなたはそれでとても気分が良くなるでしょう。あなたが私のような人なら、私のメールに何かが数日以上留まっているのを見ると気が狂います. ですから、言うまでもなく、受信トレイを一掃します。

ソーシャルメディアチャネルを無視しないでください

エバーグリーンの投稿が山ほどある場合は、この機会に最も効果の高い投稿に優先順位を付けてください。ソーシャルメディアチャネルでアナリティクスを使用して、最も注目を集めているものを見つけます。最高の投稿を見つけたら、それらの投稿を中心にスケジュールを設定し、もう少し注意が必要な投稿を埋めます。 dlvr.it には、Evergreen の投稿を適切なカテゴリで適切な仕様に設定するのに役立つ優れたツールスイートがあります。優先度の高い投稿で 1 つのカテゴリを設定し、重要度の低い投稿で別のカテゴリを設定するだけです。次に、スケジュールを設定して、好きなように投稿を交互に行います。 EverQueue を使用すると、頻繁に投稿することを避けることができます。

時間をかけてベンダーを評価する

春の大掃除は、使用しているツールを再評価するのに最適な時期です。私は 1 つまたは 2 つのツールセットに慣れる傾向があり、それらのツールから外れることはありません。ただし、1 つのツールで実行できる作業に多くのツールを使用している場合は、使用するツールを減らすことで、時間、労力、および費用を節約できます。通常、単一のツールは、多数のツールよりもはるかに優れたソリューションです。たとえば、サウンドとビデオを 1 つのツールで編集できる場合は、それを行いたいと思うでしょう。私の場合、SnagIt を使用して、ビデオ、オーディオ、およびスクリーンキャプチャをキャプチャします。このツールは、物事を統合し、非常にシンプルに保つのに役立ちます。特定の仕事に特定のツールを使用することは素晴らしいことですが、それらの仕事を組み合わせることができれば、なおさらです。

不要なサブスクリプションを削除する

Huffington Post には素晴らしい提案があります。彼らは、あなたの電子メールを調べて、体重を減らしていないサブスクリプションを見つけることを提案しています. メールに登録されているサブスクリプションを確認し、先月、これらの人々からのメールをわざわざ開いていないかどうかを確認してください。そうでない場合は、それらを捨ててください。必要に応じて後で購読できます。ただし、ほとんどの場合、自重を取り除くことはあなたに利益をもたらすだけです.

テンプレートを更新する

特に、ほとんどすべてに標準形式を使用している場合、これらのテンプレートを更新することは、ビジネスを維持するために不可欠です。昨年、ポリシーを更新しましたか? 契約書に記入してください。ほとんどの場合、電子メールを介して取引を行いたいですか? 一般的な問題の電子テンプレートを作成します。これらのテンプレートはすべて、紙で使用する場合でも電子的に使用する場合でも便利です。

可能な限りデジタル化する

税金のために領収書を保管する必要がありますか? それらをコンピューターに入力してください。デスクのスペースをとっている巨大な紙幣の山はありませんか? それらをスプレッドシートに入れ、紙のコピーを細断します。請求書が入ってきたら、これを続けてください。紙が減るだけでなく、ばかげた紙を覚える必要がある場合よりもはるかに整理されます. また、できるだけ頻繁に ebils を入手してください。電子請求書はメールの受信トレイに届き、郵便で紛失する可能性のある請求書よりもはるかに早く注意を引くことができます.

すべてを一緒に入れて

全体として、春の大掃除とは、白紙の状態で生活を楽にすることです。紙とコンピューターで整理することで、物事を忘れることがなくなるので、通常はより幸せになります. やらなければならないことをすべて思い出すのが苦手で、1 年も触れていない受信トレイを整理してやることリストをまとめることは、あなたの人生により多くの時間を提供するだけです。