永久在庫システムとは何ですか、またどのように機能しますか
公開: 2023-06-09
ワンクリックで在庫レベルを呼び出すことができ、一日中いつでも在庫をリアルタイムで把握でき、突然の「在庫切れ」通知に惑わされることがないことを想像してみてください。
これはすべて、永久在庫システムのおかげで可能になります。 在庫管理に対するこの革新的なアプローチは、世界中のビジネスの効率と正確さを再定義しました。
その利点と、それがあなたのビジネスをどのように変革できるかを紐解いてみましょう。
永久在庫とは何ですか?
永久在庫法は、在庫記録の変更が発生した瞬間にそれを注意深く記録する革新的な在庫会計システムです。
販売された製品、加工された製品、新たに入荷した製品など、あらゆるアクティビティが在庫データで即時に更新されます。 永続的なシステムは基本的に、在庫の最新のアカウントを常に維持します。
本質的に、永久在庫システムは、リアルタイムで在庫を調整する在庫管理へのアプローチです。
この方法により、実地棚卸と会計記録とのズレが解消されます。
すべての調整は即座にシステムに反映され、いつでも在庫状況の包括的なビューを提供します。
一方、従来の定期棚卸システムでは、手作業による実地棚卸が必要です。
これは、在庫の更新が即時ではなく、レコードが在庫の実際の状態を必ずしも反映するとは限らないことを意味します。
手動でカウントすると、エラー、遅延、非効率が発生するリスクが生じる可能性があります。
ここで永続的なインベントリ ソフトウェアの役割が登場します。
販売、返品、新しい在庫の追加など、取引が発生するとすぐにソフトウェアが在庫記録を自動的に更新するため、手動介入の必要がなくなります。
在庫プロセスの合理化を目指す中小企業のオーナーであっても、最適な効率性を目指す大企業であっても、永久システム (永久在庫ソフトウェアによってサポートされている) は、次のことを実現するための鍵となる可能性があります。
- 在庫精度の向上
- 在庫切れや過剰在庫の状況を軽減
- 業績の向上
永久在庫システムとは何ですか?またその仕組みは何ですか?
永久在庫システムと定期在庫システムの主な違いの 1 つは、在庫の追跡方法です。
詳しく見てみましょう。
永久在庫システムとは何ですか?
簡単に言うと、永久在庫システムは、在庫の販売または受領をリアルタイムで追跡するために使用される、テクノロジーベースの在庫管理方法です。
永久在庫方法をサポートするテクノロジーは通常、e コマース プラットフォーム (Shopify など)、コンピューター化された POS システム、または専用の在庫管理ソフトウェアです。
どのテクノロジーが使用されているかに関係なく、データが自動的に収集され、在庫レベルの詳細な変化が発生したときに表示されます。
定期在庫システムとは何ですか?
一方、周期系はその逆です。 これは物理的に行われるため、販売データと比較する前に、スタッフ メンバーが在庫を物理的に数える必要があります。
これを簡単に覚えておくと、定期システムは「定期的に」データを記録しますが、永続システムはバックグラウンドで「永続的に」実行され、関連するすべてのインベントリ情報を記録します。
定期的な在庫方法はエラーの余地が多く、最も非効率的な在庫管理システムではありません。
永久および定期在庫システムの実例
これらの概念は理論的には抽象的または学術的に見えるかもしれませんが、これら 2 つのシステムの実際の e コマースの例を見てみましょう。
あなたが個人用電子機器を販売する仮想の e コマース ストアを所有していると想像してください。
永久在庫システムのシナリオでは、顧客がオンライン ストアからワイヤレス ヘッドフォンを注文します。
販売が処理され、注文が確認されると、在庫データベースがすぐに更新され、販売されたヘッドフォンが在庫数から差し引かれます。
ヘッドフォンの在庫がどれだけ残っているかを正確に知るために、その日や週の終わりまで待つ必要はありません。
このリアルタイム データにより、企業は再注文のタイミングを常に把握し、在庫切れの可能性を防ぎます。
さらに、企業がワイヤレス ヘッドフォンを補充すると、在庫ソフトウェアがデータベースを即座に更新して新しい在庫レベルを反映します。
(在庫管理システムがバーコードスキャンシステムと統合されている場合、これはさらに簡単になります。 )
この自動化により、ビジネスの時間と労力が節約され、在庫記録が常に正確になります。
このリアルタイム データは販売の傾向やパターンに関する貴重な洞察を提供し、企業がデータに基づいた意思決定を行えるようにします。
ここで、これを定期在庫システムと比較してみましょう。
このシナリオでは、顧客が同じワイヤレス ヘッドフォンを購入した場合、在庫レコードはすぐには更新されません。
代わりに、企業は設定期間 (日、週、月など) が終了するまで待って、在庫レベルを手動で数えて更新します。
このアプローチは、トランザクションの頻度が低い小規模ビジネスには有効かもしれませんが、成長する e コマース ビジネスにとってはいくつかの課題が生じます。
まず、販売と在庫更新の間の遅延により、実際の在庫レベルと記録された在庫レベルの間に差異が生じる可能性があります。
その結果、企業は在庫よりも多くのヘッドフォンを無意識のうちに販売し、在庫切れや顧客の不満につながる可能性があります。
これは、それぞれ独自の在庫レベルと割り当てられた在庫を持つ複数のマーケットプレイスで販売する場合に特に危険です。
第 2 に、定期的な在庫システムは時間がかかり、人的ミスが発生しやすい可能性があります。
手動によるカウントは常に正確であるとは限らず、在庫記録に誤りが生じる可能性があります。
さらに、リアルタイムの在庫更新がなければ、情報に基づいて補充を決定したり、販売傾向を迅速に特定して対応したりするために必要なデータが不足する可能性があります。
したがって、定期的な在庫システムは、初期段階ではよりシンプルでコストがかからないかもしれませんが、エラー、非効率性、リアルタイム データの欠如の可能性により、長期的にはコストがかかることが判明する可能性があります。
一方、リアルタイム更新と自動化を備えた永久在庫システムは、特に成長を続ける e コマース ビジネスに対して、より効率的かつ正確な在庫管理アプローチを提供します。
永久在庫管理システムの主な違い
永久在庫管理システムと単純な永久在庫システムを区別する主な機能をいくつか紹介します。
分析ツール
通常、永久在庫管理システムには、ユーザーが在庫データを分析し、傾向を特定し、購入、価格設定、在庫レベルについて情報に基づいた意思決定を行うことを可能にする分析ツールが含まれています。
意思決定のサポート
永久在庫管理システムは、再注文ポイント、安全在庫レベル、その他の在庫管理パラメータを推奨することで意思決定をサポートします。
予測機能
一部の永久在庫管理システムには、ユーザーが履歴データと予想される需要に基づいて在庫レベルを予測できる予測機能が含まれています。
他のシステムとの統合
永久在庫管理システムは、販売時点管理 (POS) システムやサプライ チェーン管理 (SCM) システムなどの他のシステムと統合して、在庫レベルと傾向の完全なビューを提供する場合があります。
カスタマイズ可能なレポート
永続的な在庫管理システムを使用すると、ユーザーは、在庫回転率、在庫切れ、動きの遅い品目など、在庫管理の特定の側面についての洞察を提供するカスタム レポートを作成できます。
複数の場所のサポート
一部の永久在庫管理システムは複数の場所をサポートしており、ユーザーは複数の倉庫や店舗にわたる在庫レベルを追跡できます。
モバイルアクセス
永続的な在庫管理システムはモバイル アクセスを提供し、ユーザーが外出先で在庫レベルを監視し、情報に基づいた意思決定を行うことを可能にします。
e コマース ビジネスで永久在庫システムを使用する必要があるのはどのような場合ですか?
ほとんどの e コマース ブランドがそうであるように、小売業が大量の販売を扱う場合には、永久在庫システムが最善の方法です。
ただし、中小企業でもこの在庫管理システムの恩恵を受けて、在庫関連のタスクを簡素化および自動化できます。
永久在庫システムのメリットとデメリット
永久在庫システムは、さまざまな理由から、e コマース ビジネスにとって定期的な在庫システムよりもはるかに優れています。 最大の利点は、何といっても人的ミスが大幅に減少することです。 その他の利点は次のとおりです。
ダウンタイムなし
すべてはテクノロジーに依存しているため、在庫レベルは永久在庫管理システムを使用して即座に更新されます。 実地棚卸の実行という時間のかかる作業と、その結果として生じるビジネスのダウンタイムや販売機会の逸失に別れを告げることができます。
ボーナスとして、倉庫組織がより効率的になり、従業員の時間を節約できるようになります。 また、サプライ チェーンのコストが削減され、キャッシュ フローが改善され、会社の収益が向上します。
予測が向上します
正確な予測は、効果的な在庫管理の重要な要素です。 ネットワーク機器大手のシスコは、2001 年に不適切な在庫予測がもたらす影響について苦い経験をしました。
約22億5000万ドルの機器部品と原材料を損失として償却しなければならなかった。
あなたのビジネスはまだそこまでの規模ではないかもしれませんが、損失は損失であり、それでも傷つきます。 永久在庫システムの助けを借りて、ビジネスへの損失を回避できます。
すべてのトランザクションを追跡できるため、オンデマンドで完全な製品責任を確保できます。
リアルタイムで記録
また、永久在庫システムは定期在庫システムよりも正確です。
その理由は簡単です。主要な在庫管理タスクが自動化されているため、販売データと在庫データが発生するとすぐに記録され、在庫予測や監査に積極的に応用できます。
これは、e コマース ビジネスが必要なときにいつでも、より正確な在庫アカウントを持つことができることを意味します。
その結果、在庫切れや製品不足、生産不足を回避するための措置を講じることができます。
在庫管理コストの削減
永久在庫システムは、在庫に関連するすべての指標の包括的なデータセットを提供します。
最も優れている点は、原価計算システムの計算式が正しく設定されていれば、このデータの分析が比較的簡単であることです (これについては後で詳しく説明します)。
これは、在庫管理に費やす費用を削減するというプラスの波及効果をもたらします。 データを使用すると、需要をより正確に予測し、過剰な原材料や在庫を回避できます。
また、需要に基づいて在庫保持コストを増減することもできるため、必要のないストレージにお金を支払ったり、その逆を確実に防ぐことができます。
永久在庫システムのデメリット
永久在庫システムの短所に入る前に、次の点のいくつかが短所としてリストされていますが、代替手段 (定期在庫システム) と比較すると、それらは小さな不便のようなものであることに注意することが重要です。
年次実地在庫監査
永続的な在庫管理システムを導入している場合でも、在庫を数えてデータを物理的に同期する必要があります。
この数が必要なのは、記録された在庫が、時間の経過とともに物理的に在庫があるものを正確に反映しない可能性があるためであり、ましてや、破損、盗難品、収縮による損失（在庫に関連するリスク）を含め、ドロップシッピングや注文の在庫を考慮することはできません。あなたのビジネス）。
在庫を監査する最も効率的な方法をお探しの場合は、循環棚卸に関する投稿をご覧ください。
収縮は、サプライヤーのミス、従業員の盗難、書類上のミスなど、さまざまな理由で発生します。
これはビジネスにとってコストが高く、利益の損失につながる可能性がある問題です。在庫コストを回収できず、在庫を販売して収益を生み出すこともできません。
良いニュースは、縮小が発見された場合、個人または事業税申告書から控除できることです。 永久在庫システムによって提供される細心の記録がこれに役立ちます。
継続的な記録の保持と監視
データが増えると責任も増します。 永久在庫システムは、あらゆる在庫取引を追跡および記録するように設計されているため、収集されたすべてのデータに対して同様に堅牢な記録保持および監視システムを確立する必要があります。
なぜ？
エラーや誤ってスキャンされたアイテムは、在庫記録に影響を与える可能性があります。
幸いなことに、これらの要因のほとんどを説明する公式 (修正) を使用することで、これに数学的に対処できます。 それについてはすぐに説明します。
セットアップコストが高い
永久在庫システムは、ソフトウェア、機器、トレーニングの必要性により、定期的な在庫管理方法を実装するのに費用がかかる場合があります。
ただし、リアルタイムの在庫更新と正確な手持在庫の計算には、初期設定の費用が十分以上にかかります。
これらの機能は、e コマース ビジネスで在庫切れを回避し、従業員が在庫に触れるのを最小限に抑えるのに役立ちます。
永久在庫システムでは在庫はどのように追跡されますか?
私たちは、購入または販売された在庫数を即座に更新することで永久在庫システムが機能することをすでに確立しています。 しかし、永久在庫システムは実際にはどのように機能するのでしょうか?
このガイドは、永久在庫システムの 5 つの重要な機能、つまり在庫レベル、COGS (売上原価)、再注文ポイント、発注書、受領在庫に焦点を当てています。
注: ビジネスに統合される場合、プロセスは若干異なる場合があり、サプライ チェーンの構造によって異なります。 特定のニーズに合わせて SkuVault をカスタマイズできるように、デモをスケジュールすることをお勧めします。
1. 在庫レベル
製品が販売されると、 RFID (無線周波数識別)またはバーコード スキャナーが使用され、POS システムにリンクされた在庫管理システムに引き落としの更新が通知されます。
この変更はシステムによって記録され、すべての販売チャネルに配布されます。
2. COGS (売上原価)
一般に COGS として知られる売上原価は、企業が販売する商品の製造にかかる直接コストを示す重要な財務指標です。
これには、製品の作成に直接使用される材料費と労働力のコストが含まれます。
永久在庫システムのコンテキストでは、COGS は静的な数値のままではなく、在庫レベルと同様に継続的に更新され、リアルタイムで再計算されます。
これがどのように機能するかをさらに詳しく見てみましょう。
アイテムが販売されるたびに、その特定の製品に関連するコストがその期間の COGS に追加されます。
これは永久在庫システムで自動的に行われます。 同様に、アイテムが在庫に追加されると、そのアイテムを取得または製造するコストも考慮されます。
したがって、在庫に変動があれば、それが加算であろうと減算であろうと、計算された原価計算に直ちに影響します。
永久在庫システムにおける COGS のリアルタイム更新には、大きな利点があります。 これにより、企業は販売された商品の直接コストを即座に把握できるようになります。 このデータは、企業が情報に基づいた価格設定、マーケティング、購入戦略の決定を行うのに役立ちます。
たとえば、COGS が上昇した場合、企業は販売価格を引き上げたり、費用対効果の高い生産方法を模索したりすることを検討する必要があるかもしれません。
または、COGS が比較的低い場合は、利益率を損なうことなく売上を増やすためにプロモーション割引を提供する機会を示している可能性があります。
さらに、リアルタイムの COGS データにより財務報告の精度が向上します。 COGS は粗利益 (収益 - COGS = 粗利益) を計算する際の重要な決定要因であるため、COGS データを更新することは正確な利益計算と効果的なビジネス分析に役立ちます。
3. ポイントを並べ替える
再注文ポイントは効果的な在庫管理にとって重要であり、最適な在庫レベルを維持するために製品をいつ再注文するかを知らせます。
これらの再注文ポイントは、永久在庫管理システム内の単なる固定数値ではありません。 代わりに、過去の在庫データと販売データに基づいて動的に更新できます。
基本的に、永久在庫システムは各 SKU に関連するすべての取引を記録し、販売速度、季節的な需要変動、サプライヤーからのリード タイムなどのパターンに関する貴重な洞察を提供します。
この蓄積された履歴データの結果、システムは、ビジネスの販売量の流れに合わせて、再注文ポイントをリアルタイムでインテリジェントに調整できます。
たとえば、季節的な需要により特定の製品の販売率が突然増加した場合、システムはこの変化を検出し、自動的に再注文ポイントを減らし、タイムリーな補充を保証します。
逆に、製品の売上が低迷した場合、システムは過剰在庫を防ぐために再注文ポイントを引き上げることができます。
この再注文ポイントの動的な調整は、最適な在庫レベルの維持に貢献し、在庫切れや在庫過多の状況のリスクを軽減します。
これにより、適切な在庫を適切なタイミングで確保できるようになり、最終的に顧客満足度とビジネス効率が向上します。
4. 注文書
永久在庫システムでの注文書の作成と送信が自動化され、在庫管理がさらに合理化されます。
SKU が指定された再注文ポイントに達すると、一部のシステムは自動的に注文書をトリガーできるため、手動による監視や介入が不要になります。
これは、特定の品目の在庫が再注文ポイントまで下がった瞬間に、その品目の必要数量を詳細に記載した新しい取引注文が生成されることを意味します。
この注文はサプライヤーに自動的に送信されます。
このプロセスにより、タイムリーな補充が保証され、事業運営を中断して顧客満足度に悪影響を与える可能性のある在庫切れの可能性が防止されます。
さらに、この自動化により、数量の間違いやサプライヤーの詳細の間違いなど、手動による注文書の作成によく伴う人的エラーが最小限に抑えられます。
また、時間とリソースも節約され、チームは日常的な在庫監視ではなく、より戦略的なタスクに集中できるようになります。
関連記事:安全在庫公式の使用方法: ステップバイステップガイド
5. 受け取った製品
製品の受け取りは、在庫管理プロセスにおいて重要なステップです。 SkuVault のような永久在庫システムは、倉庫管理ソフトウェアとシームレスに統合できるように複雑に設計されています。
これにより、入荷在庫を管理するプロセスが合理化され、効率的になります。
その仕組みは次のとおりです。在庫が倉庫に到着するとすぐに、バーコード、QR コード、または RFID タグを使用してスキャンされます。
このスキャン中に、データは在庫管理システムに直接通信されます。 この自動化により、在庫記録が即時かつ正確に更新され、新しい在庫が反映されます。
このリアルタイム更新にはいくつかの利点があります。
- これにより、在庫記録の正確性が確保され、物理的な在庫と記録されたデータとの間に不一致が生じる可能性が低減されます。
- 現在の在庫レベルを即座に把握できるため、在庫補充、販売、マーケティング戦略について十分な情報に基づいた意思決定を行うことができます。
- 倉庫業務の効率化に役立ちます。
倉庫管理ソフトウェアは、入荷した在庫をすぐに登録することで、製品の配置を効率的にガイドし、スペースの使用を最適化し、より迅速で組織的な注文の履行を促進することができます。
永久在庫システムは基本的に、在庫管理プロセスのあらゆる段階での継続的なデータ収集と利用に基づいて構築されています。
最初の販売と製品処理から再注文ポイントと新しい在庫の受け取りに至るまで、各ステップは綿密に追跡され、システムが動作している限り無期限にループされます。
この継続的なデータ フロー サイクルにより、スムーズで中断のないサプライ チェーンが確保され、効率的な運用、エラーの削減、顧客満足度の向上に貢献します。
在庫管理から推測を排除し、正確なリアルタイム データに置き換えることで、企業が情報に基づいた戦略的な意思決定を行えるようになります。
永久在庫の計算式
企業はさまざまな方法を使用して、利用可能な在庫のコストを計算します。 いずれにせよ、請求される総在庫コストは一定のままです。
永久在庫システムを使用する場合、これらの在庫原価計算システムまたは計算式は、在庫数を追跡するためのより効率的な方法を提供します。
以下に、最も一般的な方法とそれをビジネスに適用する方法のリストをまとめました。
先入れ先出し (FIFO) アプローチ
このアプローチの基礎となる原則は単純です。在庫が作成または購入されたのと同じ順序で購入されるようにするというものです。
この方法は、生鮮食品を手元に置いておく場合に便利です。
また、長期間保管されている品物は更新する必要があるか、損傷しているか、その他の理由で販売できなくなる可能性があるため、非生鮮品を在庫することも有利です。
永久在庫プロセスにFIFOを組み込む最も効果的な方法の 1 つは、在庫室の奥から新しい製品を追加して、注文が到着したときに古い在庫が最初に棚から出されるようにすることです。
後入れ先出し (LIFO) アプローチ
受け取った順序で販売原価を計算する FIFO 法とは異なり、LIFO法では、最新の株式購入注文の原価を使用して COGS (販売原価) を計算します。
簡単に言うと、販売ごとに在庫レベルが変化するのとは対照的に、在庫は発注書の総コストに基づいて計算および調整され、販売データと比較されます。
加重平均コストアプローチ
加重平均コスト手法により、販売された在庫量とその時点での現在の在庫レベルが決まります。
これは、COGS/在庫の総在庫数として計算されます。
関連記事:平均在庫の計算式: いつ使用するか、なぜ使用するか – SkuVault
完成品アプローチ
企業は完成品の在庫カウントを使用して、注文が入ったらすぐに出荷できる在庫量を判断します。
原材料や完成品を在庫する企業でよく使用されます。
在庫（原材料と完成品）の総コストを計算することにより、在庫コストを予測するためにも使用されます。
計算式: 前年度の完成品価格 + (COGM – COGS)
経済的注文数量
経済的注文数量 (EOQ) は、倉庫スペースを最大化し、在庫切れを最小限に抑えるための、企業の在庫に対する最適な発注書です。
[2SD] / H = EOQ の平方根を取ることによって計算されます。
ここで、H は保有コスト (単位あたり、年間) を表します。
S はセットアップ料金 (手数料と送料を含む注文ごと)、
D は需要率 (年間に販売される平均在庫量) です。
最終的な考え
より優れた在庫管理ツールを会社に提供することで、全体的な成功が保証されます。
これらのツールを永久在庫システムと組み合わせると、在庫を効果的に管理する優れた方法になります。
ただし、永久在庫システムの選択は方程式の一部にすぎません。 また、物流の取り組みを最適化するには、適切なソフトウェア、統合、パートナーも必要です。
SkuVault は、あらゆる在庫をワンストップで購入できるショップです。
SkuVault を使用すると、サプライ チェーンに対する完全な洞察を維持しながら、在庫管理タスクに費やす時間を短縮できます。
今すぐデモをスケジュールしてください。ビジネスに取り組むのではなく、ビジネスに取り組むのに私たちがどのように役立つかをご紹介します。